醫院基建檔案管理問題

□文/韓樹青

（大連醫科大學附屬第一醫院 遼寧·大連）

基建檔案的管理是整個基本建設管理中一項重要的基礎工作，已漸漸成為醫院工程建設項目的重要依據。基建檔案不僅涉及到建設項目在立項審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收全過程中形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等形式的以紙質、膠片、磁介、光介等載體形式存在的全部文件，還涉及到包括前期文件、竣工文件和竣工驗收文件及交付使用過程中的改建、裝修、設備安裝施工過程和結果的記錄等。為了不斷提高醫院基本建設項目的質量和效益，充分發揮基建項目在醫院工作的作用，規范醫院建設工程文件的歸檔整理，保障醫院基本建設檔案資料能夠準確、完整、長期、有效地保存并能夠保障、快速地為需求提供所需的服務，醫院應當加強基本建設檔案資料管理工作。

一、基建檔案在醫院建設中的作用

1、基建檔案為醫院現狀布局和遠景規劃提供重要依據。醫院基建檔案是醫院基本建設活動過程中的一項重要組成部分，又是醫院建設發展的重要基礎和依據。檔案管理的最基本目的是記載基建在建設、改建、擴建、維修、使用過程和結果的技術狀態記錄。基建檔案管理的關鍵是及時收集基建項目開工前到竣工交付使用后的各種報批文件、合同協議、洽商變更等各種類的資料。任何基本建設缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據。它不僅反映了該建筑物的變化和發展，為醫院規劃、建設、管理工作提供現狀和歷史依據，也對醫院發展和經濟建設發揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關系相互要求的條件；為歷史查找、產權查證、經濟糾紛以及科學研究等提供素材，它不僅服務于今天，也有利于未來，因此為醫院現狀布局和遠景規劃提供了重要依據。

2、基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源。醫院要發展，就必然加大投入力度，既要建設新區又要改造舊區，還有日常的維修管理，經常引起縱橫交錯復雜矛盾，要解決好這些問題，就要健全法制和依靠基建檔案。例如，我院隨著總體規劃的逐步進行，從二部的建設到一部院內住院部的改造裝修到營養部、圖書館樓的改建到急門診的改擴建，又到三部的建設，近年來我院的基本建設可以說是接連不斷，而且又都是在交叉進行，這就需要通過查考許多過去的相關資料，掌握歷史的資料，從而確定新的建設總體規劃。這樣不僅可以加快建設速度，還可以提高設計質量及經濟效益。由于醫院基建項目具有投資大、周期長、環節多、內外協作關系復雜的特點，因而形成的檔案有多種載體、檔案數量多、保存價值高。這些檔案是醫院工程建設的真實記錄，它客觀地記載了當時的歷史情況，反映了醫院基本建設的完整過程，為醫院領導班子決策提供依據，因此基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，體現了醫院基本建設的成長與發展歷程。

二、醫院基建檔案管理工作中存在的問題

1、檔案管理人員知識缺乏。從事檔案管理工作的人員所學專業與所從事的工作不一致，對基建檔案管理知識了解得不夠，導致對基建檔案管理重要性的思想認識不夠。在工作中發現相關單位簽訂的合同、協議日期有的不明確或沒有填寫，或編號較亂，沒有編號或重復編號的等問題沒有及時發現，使案卷管理不規范的現象較普遍。

2、檔案管理意識不強。基建檔案資料應該力求完整、正確、真實、嚴謹。由于基建工程和檔案的專業性，工程人員和檔案人員互相不了解專業技術知識和工作程序，工程各參建部門缺乏相互溝通交流，再加上基建工程隊伍流動性大，人員不穩定，檔案資料流向不清，使基建檔案的收集、整理和歸檔不及時、不規范。

3、檔案管理制度不健全。基建工程具有工程周期長、流程長、階段多、涉及部門多等特點，各部門沒有制定相關基建檔案的收集、管理制度，使基建檔案的收集、整理與歸檔工作與工程建設不能協調開展，存在“重工程建設，輕檔案管理”思想，工程項目管理和技術文件資料出現分散、損壞、丟失等情況，制約了檔案管理工作的持續發展。

三、醫院基建檔案管理改進措施

1、提高基建檔案管理人員素質。提高基建檔案管理人員的意識，加強對基建檔案管理人員的業務培訓工作。正確認識基建檔案重要性是提高基建工程管理和檔案管理水平的關鍵和保證，通過了解基建工程建設程序和基建專業知識，掌握基建檔案管理知識及整理規范操作方法，讓每個工作人員都了解、重視基建檔案管理工作，平日注意學習新技術，緊密聯系改革、技術、發展的新要求，努力提高自己的業務素質和科學知識，拓寬知識面，優化知識結構，做好基建檔案管理工作，提升醫院管理水平和基建工程建設水平。

2、建立健全基建檔案管理制度。建立健全基建檔案管理制度并嚴格執行，是做好基建檔案管理的基礎。根據基建工程項目特點和基建檔案管理要求，應配備專職檔案人員，明確各自管理職責，細化各項制度，真正落實到部門和人員責任中。嚴格按照基建檔案管理程序、標準進行檔案管理和保管利用工作，保證基建檔案收集齊全、整理規范、歸檔及時、保管安全。

3、加強硬件建設，努力實現檔案管理現代化。醫院基建檔案是醫院全部基建活動的真實記錄，是醫院寶貴的歷史資源，體現了醫院基本建設的成長與發展歷程。為此，醫院基建檔案是醫院管理工作的重要環節，對醫院效益產生重要影響，是醫院提高績效，增加效益，科學管理的重要保證。因此，要加強醫院基建檔案的科學化管理，加強硬件建設，實行基建檔案現代化專業管理模式，建立基建檔案管理網絡體系，深化職能，依法治檔，按照國際質量管理體系實行規范化、標準化、科學化管理，使基建檔案資料具有真實性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準確率，使醫院的基建檔案資料能更好地為醫院的建設事業不斷發揮借鑒與參考的作用。

隨著醫療事業改革的進行和深入，醫院的發展規模也不斷擴大，基建檔案隨之也越來越體現出它的重要性。做好基建檔案管理工作，保證工程檔案資料的準確、完整和系統尤為重要。

[1] 趙霞.淺談醫院基建檔案的管理[J].中華現代醫院管理雜志，2006.4.

[2] 朱俊.檔案管理現代化的重要性[J].中華現代醫院管理雜志，2004.5.

[3] 沈麗嬌.如何提高醫院基建檔案的歸檔率.中國醫藥指南，2011.3.

[4] 張青.重視醫院基建檔案管理.中國病案，2012.1.