基于OneNote的大學(xué)生個人知識管理

張明弟 朱守業(yè) 陳忍

江蘇師范大學(xué)教育研究院 江蘇徐州 221116

基于OneNote的大學(xué)生個人知識管理

張明弟 朱守業(yè) 陳忍

江蘇師范大學(xué)教育研究院 江蘇徐州 221116

微軟的Office配套組件OneNote功能齊全，在個人知識管理方面獨具優(yōu)勢，目前主要應(yīng)用對象是辦公人員，學(xué)生層面的應(yīng)用很少。以此為切入點，簡要介紹大學(xué)生個人知識管理的內(nèi)涵與特點，結(jié)合OneNote在知識管理方面的優(yōu)勢，主要從知識獲取、知識存儲與組織、知識利用與創(chuàng)新三個方面分析OneNote在大學(xué)生個人知識管理方面的應(yīng)用，旨在把OneNote引進大學(xué)生個人知識管理領(lǐng)域，為大學(xué)生個人知識管理提供新的途徑。

知識管理；大學(xué)生個人知識管理；OneNote

當(dāng)前，各種知識管理軟件層出不窮，大學(xué)生可選的知識管理軟件很多，如Google Reader、Dropbox，Gmail等。OneNote，作為Office的配套組件，應(yīng)用對象主要是辦公人員，學(xué)生層面的應(yīng)用很少。OneNote符合大學(xué)生個人知識管理的特點，在個人知識管理方面獨具優(yōu)勢。

1 個人知識管理的內(nèi)涵

信息社會，個人知識管理是指個體借助信息技術(shù)工具對知識及其獲取、利用和創(chuàng)造過程進行系統(tǒng)規(guī)劃和管理，增加知識的有序性和系統(tǒng)性，促進知識的積累、交流和共享，最大化個人知識的使用效益和價值[1]。

知識管理的內(nèi)涵包括3個方面的內(nèi)容：1）信息時代的“知識”具有鮮明的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)特征，知識管理需要借助一定的信息技術(shù)手段或工具進行；2）知識管理的過程是個體知識從混沌“無序”逐漸走向系統(tǒng)“有序”的過程，是個人知識體系不斷構(gòu)建和完善的過程，也是個體提高工作和學(xué)習(xí)效率、提升個體核心競爭力的有效途徑；3）知識是一種特殊的、抽象的產(chǎn)品，知識管理應(yīng)以知識的獲取和利用為重點，以促進知識共享與創(chuàng)新為目標(biāo)，最大限度地發(fā)揮個人知識的效益和價值。

2 大學(xué)生個人知識管理的必要性及其特點

2.1 大學(xué)生個人知識管理的必要性

大學(xué)生進行個人知識管理是主客觀條件相互作用的結(jié)果，是社會和個人可持續(xù)發(fā)展的必然要求，是個人提升核心競爭力的重要途徑。個人知識管理不僅可以幫助大學(xué)生構(gòu)建個人知識體系，還可以幫助大學(xué)生認清自身能力與不足，從而有針對性地吸收所需的專業(yè)知識或根據(jù)實際需要去培養(yǎng)或增強某些方面的能力。知識經(jīng)濟大背景下社會對大學(xué)生知識和能力的要求及其自身學(xué)習(xí)特點的內(nèi)在要求決定了大學(xué)生個人知識管理的必要性和迫切性。

1）大學(xué)生個人知識管理是信息時代和社會發(fā)展的必然要求。經(jīng)濟時代的到來，知識作為一種生產(chǎn)性要素，一種無形資產(chǎn)，參與了市場競爭，對社會產(chǎn)生很大的影響，大學(xué)生必須能夠?qū)⑦@種無形資源（知識）和有形資源（環(huán)境、人際網(wǎng)絡(luò)）有效結(jié)合并創(chuàng)造新的價值。因此，大學(xué)生應(yīng)當(dāng)緊跟時代發(fā)展，緊跟信息技術(shù)的步伐，與時俱進，勤于對知識的管理，在知識管理中不斷開發(fā)智力資源，培養(yǎng)新見解、新思維，提升個人信息素養(yǎng)和綜合素質(zhì)。

2）大學(xué)生的學(xué)習(xí)特點使得其有必要對個人知識進行統(tǒng)一管理。大學(xué)生學(xué)習(xí)的課程多、范圍廣，其學(xué)習(xí)具有自主性、創(chuàng)造性、專業(yè)針對性和職業(yè)定向性，需接觸一定深度與廣度的專業(yè)知識以完成自己的學(xué)業(yè)以及日常學(xué)習(xí)任務(wù)，其學(xué)習(xí)是有目的、有計劃的。在大學(xué)生個人知識的構(gòu)成中，顯性知識所占比例非常小，大部分是隱性知識，如果不能主動地管理知識，將會導(dǎo)致大量信息的流失，難以形成完整的個人知識體系[2]。

3）社會發(fā)展日新月異，知識密集型產(chǎn)業(yè)發(fā)展迅速。個人知識管理是提升個人能力和核心競爭力的有效手段，為滿足社會需要，方便知識提取與更新，大學(xué)生急需建立個人知識庫，增加個人知識儲備，提升個人能力，為個人知識學(xué)習(xí)和能力培養(yǎng)的可持續(xù)發(fā)展提供堅實的基礎(chǔ)。

2.2 大學(xué)生個人知識管理的基本原則和特點

大學(xué)生學(xué)習(xí)具有自主性、專業(yè)針對性和職業(yè)定向性，這就要求大學(xué)生的學(xué)習(xí)要密切聯(lián)系實際，緊跟專業(yè)發(fā)展。由于時間、精力、資金等方面的限制，大學(xué)生個人知識管理的實施應(yīng)當(dāng)以人為本，具有可操作性。大學(xué)生學(xué)習(xí)的這些特點決定了大學(xué)生個人知識管理的基本原則和特點[3]。

1）簡單方便。大學(xué)生學(xué)習(xí)內(nèi)容多種多樣，有基礎(chǔ)課、專業(yè)課、選修課等，OneNote筆記本可以自由地書寫自己的思想、觀點、心情以及快速地對課程內(nèi)容進行分類管理和使用。

2）經(jīng)濟實惠。大學(xué)生沒有穩(wěn)定的經(jīng)濟來源，其生活、學(xué)習(xí)的費用基本上都是靠父母維持。由于經(jīng)濟上的依賴，很多時候都要考慮到經(jīng)濟問題。OneNote是微軟Office自帶的一款軟件，可以免費使用。Office 2010將OneNote作為其標(biāo)準(zhǔn)配件，因而只需安裝Offices 2010就可以免費使用這個軟件。

3）知識庫可擴充。網(wǎng)絡(luò)時代，知識更新速度快，專業(yè)發(fā)展快，大學(xué)生的知識內(nèi)容需要不斷地更新以跟上知識發(fā)展的步伐。對知識進行有效的管理，是大學(xué)生提高自身能力和打造就業(yè)競爭力的有效手段。

4）簡易分類。大學(xué)生學(xué)習(xí)的課程門類多，資料來源廣泛，要求對知識有一個簡易的分類方式，以促進其對知識的整理、消化與吸收。OneNote可以對不同學(xué)科及內(nèi)容的知識以筆記本的方式進行分類管理。

3 利用OneNote進行個人知識管理的優(yōu)勢

OneNote（Microsoft Office OneNote）是一種數(shù)字筆記本，其設(shè)計理念是“隨心所欲地獲取、組織和再利用你的筆記”[4]。它為用戶提供了一個收集知識和信息的平臺，可有效整合、存儲個人知識，是一款非常實用的個人知識管理軟件。它具有人性化的設(shè)計、強大的文件管理功能和搜索功能，在知識管理方面有著特殊的優(yōu)勢。

3.1 OneNote的設(shè)計非常人性化

首先，OneNote的排版方式非常符合人們的學(xué)習(xí)習(xí)慣。正如現(xiàn)實中的筆記本一樣，在OneNote中分別對應(yīng)筆記本、分區(qū)、頁和子頁。各種筆記本是在左側(cè)以樹狀形式顯示的，事先的每一類就是一個筆記本，筆記本的分區(qū)是在該筆記本中以橫向平鋪的方式顯示的，每一頁的知識點又在右邊以頁及子頁的方式顯示，可對每一頁的內(nèi)容進行編輯、修改、刪除等操作；其次，OneNote可以對內(nèi)容進行自由編輯。OneNote2010采用浮動式工具欄，它具有Word編輯功能、手寫功能、標(biāo)記功能，可使某些內(nèi)容突出顯示，使內(nèi)容結(jié)構(gòu)更加清晰明了。

3.2 強大的文件管理功能

首先，OneNote導(dǎo)航窗格式的筆記本管理方式，符合人們的文件管理習(xí)慣。筆記本內(nèi)容可以進行大綱式的查看，筆記本分區(qū)及頁的位置可以根據(jù)個人需要任意移動和修改，可輕松管理文件。其次，OneNote支持圖像、文本、音頻文件的混合輸入，可插入附件、表格、圖像、鏈接，錄制聲音。筆記頁面格式非常靈活，可將文本、文件內(nèi)容等移動到所需的任意位置。將相關(guān)的內(nèi)容整合到一個筆記本里，便于知識的融合與管理，也有利于提高大學(xué)生的自主學(xué)習(xí)效率。

3.3 完備的搜索功能

首先，OneNote可以跨內(nèi)容類型檢索，它具有光學(xué)識別功能和語音識別功能，不僅可以對文本內(nèi)容進行檢索，還可以對圖像中的文本以及聲音文件中的語音內(nèi)容進行檢索；其次，在檢索范圍上，OneNote可以分別對所有或特定筆記本、筆記本分區(qū)及頁進行檢索，檢索關(guān)鍵詞在搜索結(jié)果集中突出顯示，方便信息定位。

4 基于OneNote的大學(xué)生個人知識管理

個人知識的運作過程大體包括3個階段，即輸入、轉(zhuǎn)換過程與輸出。與此相對應(yīng)，大學(xué)生個人知識管理能力也主要包括3個方面的內(nèi)容：知識的獲取能力、知識的存儲與組織能力、知識的利用與創(chuàng)新能力。OneNote可以對知識內(nèi)容、知識來源以及交流信息進行管理，為大學(xué)生提供了一個非常實用的知識管理平臺，在知識管理方面有著廣泛的應(yīng)用。

4.1 OneNote在知識獲取方面的應(yīng)用

大學(xué)生獲取知識的途徑很多，可以通過網(wǎng)絡(luò)、圖書等方式查閱資料、聽學(xué)術(shù)報告和講座、參與社會實踐等，知識來源廣泛。OneNote可以整合多種信息格式，具有強大的信息收集功能。

1）在OneNote中插入文件。在OneNote中可插入各種不同類型的文件，如文本、圖片、聲音、視頻等。一種簡便的插入方式就是直接把文件拖動到筆記本頁上，OneNote會自動為本地文件或網(wǎng)頁信息加注，即將資料來源顯示在筆記頁中，方便了知識收集過程的管理。插入文件有3種不同的形式，如表1所示。

2）創(chuàng)建鏈接。在OneNote中可對一個主題創(chuàng)建新頁，并在筆記本中創(chuàng)建指向該頁的超鏈接。通過鏈接頁，可以在筆記本中創(chuàng)建信息網(wǎng)站，從而可以根據(jù)需要添加和編輯信息。

3）錄音和錄像。OneNote一個非常強大的功能就是錄音和錄像功能，大學(xué)生在上課、參加重要會議或聽講座時，可對教師的講解或報告人的報告進行錄音或錄像，并與文本內(nèi)容同步。

4）做筆記。OneNote的筆記功能非常實用，可以有兩種方式。①利用筆記本模板功能快速做好筆記。OneNote 2010模板部分包括各種模板，用于創(chuàng)建專門用途的筆記本，如學(xué)院、空白、商務(wù)、圖案、計劃等筆記本樣式，可以根據(jù)筆記的類型添加模板，個人也可以將自己喜歡使用的頁面樣式創(chuàng)建為新的模板。②鍵入或手寫筆記。OneNote可以在筆記本頁的任何位置鍵入或手寫筆記、添加注釋、標(biāo)注等。

表1 OneNote插入文件的三種形式

5）新建便箋。OneNote的便箋功能跟便利貼類似，可以寫下多個代辦事項，形成備忘錄，方便查看，便于個人時間的管理。

4.2 OneNote在知識存儲與組織方面的應(yīng)用

大學(xué)生可以為每類知識或主題在OneNote中建立筆記本，各類知識信息以筆記本的形式加以存儲。在筆記本頁，可以按自己喜歡的方式對知識加以組織和利用。

1）創(chuàng)建筆記本和內(nèi)容知識框架。在OneNote中，大學(xué)生可以根據(jù)自身需要為每門課程或主題創(chuàng)建一個筆記本，然后在創(chuàng)建的數(shù)字筆記本頁中創(chuàng)建內(nèi)容知識框架。OneNote筆記本頁的特點：①不受頁面大小限制，可以在任何位置插入空間；②利用手寫功能，可在頁面的任何位置鍵入或手寫筆記，筆的大小及顏色可自行設(shè)定；③頁面格式靈活，文本、圖片、聲音等各種類型的文件在OneNote筆記頁中均隨意存放。

大學(xué)生在閱讀書籍或研究某一主題時，可隨時加入自己的看法、見解，即手寫或鍵入筆記，難理解的地方可以做標(biāo)記，OneNote內(nèi)置了很多標(biāo)記，如待辦事項、重要、問題、定義、電話等；還可以在主題邊上鏈接網(wǎng)站或文檔、圖片等，OneNote會自動為信息來源加注，從而創(chuàng)建自己的知識框架，如圖1所示。

2）導(dǎo)航窗格式的筆記本管理方式。在OneNote 2010的導(dǎo)航窗格中可以輕松查看和排列筆記。展開窗格可顯示筆記本的分區(qū)，右邊同步顯示分區(qū)的頁及子頁的詳細信息，易實現(xiàn)筆記本、筆記本分區(qū)及頁的定位，如圖2所示。此外，還可以使用拖放功能對筆記本及其分區(qū)和頁進行重新組織。

4.3 OneNote在知識利用與創(chuàng)新方面的應(yīng)用

知識管理就是為了知識的利用與創(chuàng)新，OneNote的搜索功能可實現(xiàn)快速定位和查找信息，方便了知識的提取與利用；筆記本內(nèi)容導(dǎo)出形式多樣，可直接發(fā)送到博客，方便了知識的同步管理；共享功能有利于同步交流、小組協(xié)作學(xué)習(xí)的開展和知識創(chuàng)新。

1）OneNote具有強大的搜索功能。OneNote可跨多種內(nèi)容類型分別對筆記本、筆記本分區(qū)及頁中的信息進行快速查找和定位。搜索結(jié)果會在一個動態(tài)顯示框中顯示，關(guān)鍵詞以不同顏色呈現(xiàn)，點擊鏈接，便跳轉(zhuǎn)到相應(yīng)的筆記本頁中。OneNote信息檢索方式如表2所示。

圖1 OneNote創(chuàng)建知識框架

圖2 OneNote導(dǎo)航窗格式的筆記本管理

2）內(nèi)容導(dǎo)出形式多樣化。OneNote會自動為用戶保存信息，也可以點擊OneNote中的“文件”上的“發(fā)送”命令，發(fā)送至電子郵件、Word、博客；或者點擊“文件”菜單上的“另存為”命令，將其保存為OneNote分區(qū)、Word、PDF、網(wǎng)頁等形式。筆記保存形式的多樣性可以節(jié)省花費在不同信息格式轉(zhuǎn)換上的時間，同時也方便了知識信息的上傳、共享與交流。

3）內(nèi)置Outlook郵件功能。在OneNote中不僅可以利用導(dǎo)出功能將筆記本發(fā)送到電子郵件，還可以在筆記本頁直接打開Outlook，進行筆記本發(fā)送、查看來往電子郵件等操作，從而便于電子郵件的管理。

表2 OneNote檢索方式

4)可實現(xiàn)共享和協(xié)作。在OneNote中知識共享采用向?qū)问酵瓿伞Ｗ砸粋€Windows Live ID號就可以選擇需要共享的筆記本，可實現(xiàn)多人同時編輯，即使對方?jīng)]有安裝OneNote也可以用瀏覽器進行編輯。它能夠自動組合和更新任何人所做的修改，始終將最新的信息提供給每個人，方便知識的交流與創(chuàng)新，這樣利于協(xié)作學(xué)習(xí)的開展和創(chuàng)新思維的形成。

5 展望

目前，Office OneNote在辦公方面的應(yīng)用非常廣泛。隨著經(jīng)濟時代的發(fā)展、社會競爭的日益加劇，社會對大學(xué)生知識能力的要求越來越高，個人知識管理成為提高大學(xué)生核心競爭力的重要手段。鑒于OneNote在個人知識管理方面的特殊優(yōu)勢，它在大學(xué)生個人知識管理方面將有更大的發(fā)展和應(yīng)用空間。

[1]百度百科.個人知識管理[EB/OL].http∶//baike.baidu.com/view/346754.htm.

[2]畢春苗.信息技術(shù)環(huán)境下大學(xué)生個人知識管理策略探究[J].中國管理信息化,2011(2)∶76-77.

[3]袁靜.E-learning環(huán) 境下大學(xué)生個人知識管理的實施策略研究[D].長春∶東北師范大學(xué),2006∶10-11.

[4]宗曉艷,潘靜.OneNote帶來教學(xué)新體驗[J].中小學(xué)信息技術(shù)教育,2005(5)∶76-77.

Applications of OneNote in Personal Knowledge Management of College Students

Zhang Mingdi, Zhu Shouye, Chen Ren

OneNote as a component of Microsoft Office is completely functional and has a great advantage in PKM. Currently, its application object is mainly office staff not students. This article taking this as a point, briefly introduces college students’ PKM connotation and characteristics, combined with its advantages in PKM and discussed its applications in PKM mainly from there aspects: the knowledge acquisition, knowledge storage and organization and knowledge application and innovation. The paper aims to introduce OneNote into the field of college students’ PKM and provide a new way for their PKM.

personal knowledge management; personal knowledge management of college students; OneNote

G434

B

1671-489X(2013)12-0112-04

10.3969/j.issn.1671-489X.2013.12.112