企業采購環節內部控制研究：以家電行業為例

●杭州凱利不銹鋼廚房設備有限公司 周鑫校

采購對于企業來說是整體價值實現的一個重要環節，但是常常被看做是地位較低的環節，往往得不到足夠的重視，但是在競爭日益激烈的環境下，家電企業下游價格不斷下降，降低采購成本，提升采購效率就成為提升家電企業利潤的重要環節，正逐漸成為家電企業競相追逐的新方向。本文正是在這樣的背景下，介紹家電企業采購的特點和采購過程中容易出現的問題，并按照采購活動的各個環節設計內部控制制度[1]。

一、家電企業采購環節特點

家電企業是典型的加工裝配型企業，最突出的特點就是對上游零部件的依賴性較大，零部件數量因最終產品不同有所差異，但是基本上都在數百種。這一特征決定了家電企業往往需要與上游的零部件供應商達成長期的合作聯盟，上下游之間相互依賴、相互合作，這種采購和生產模式是與汽車行業相類似的金字塔型。

如上文所述，家電企業的上游供應商有數百上千家，按照與家電企業交易的分包商的不同，可以將供應商分為三類：一種是家電企業不與之限定具體采購數量和品種的通用型零部件制造企業，這類供應商自己具有較獨立的業務，其自身也有一整套金字塔型的生產體系；第二種供應商是按照家電企業的訂單要求，生產特定產品的零部件加工企業，這類企業主要是提供一些特殊形狀和用途的塑料、金屬等部件，并且以中小型的企業為主；第三類是零部件組裝企業，這類企業其實是前兩種企業的下游，家電企業在向前兩種供應商采購之后，將零部件交由第三方企業初步組裝成相對獨立的部件單元，而后銷售給家電企業完成最終的組裝。

二、家電企業采購環節中存在的問題分析

（一）采購環節監督不到位。目前家電企業采購活動的人員職責分工不甚明確，如采購過程中的采購申請與審批、詢價與供應商的確定，合同的訂立與審計、材料的驗收與財務付款等環節沒有做到崗位分離，人員之間的內部牽制尚未設立或者是形同虛設，對采購活動缺乏必要的監督，在這種情況下，極易造成采購人員與供應商之間出現內部交易，侵占家電企業的財物和資金。以最簡單的采購申請和批準責權劃分不清，就極易出現采購人員與供應商串謀，將一些價高質差的商品以次充好，危害家電企業的經濟利益[2]。

（二）采購環節缺乏科學有效的籌劃。目前很多家電企業十分重視預算管理，但往往忽視采購的預算管理以及生產計劃，主要表現為以下四個方面：一是采購環節與生產環節脫鉤，經常出現過量采購而積壓在倉庫，直接導致采購成本上升，占用大量流動資金，增大了企業的資金負擔；二是采購不及時，與上一種情況不同的是，家電企業在采購中同樣經常出現采購不及時造成生產減緩甚至中斷，難以準時交貨；三是采購成本過高，之所以出現采購成本高企，主要是因為在采購之前缺乏充足的規劃，一些重復采購的品種也常采用零星采購，沒有很好地發揮出規模采購的優勢；四是采購付款不及時，對企業的信譽和形象都有所損害。

（三）采購人員能力素質參差不齊。目前家電企業普遍重視銷售環節，花費大量的時間和資金來建設，卻往往忽視采購人員能力素質的培養，就造成很多采購人員在物資采購中缺乏詢價和商務談判技巧，不能獲得供應商的底價導致采購成本上升；其次是對采購產品本身認識不足，不能熟練辨別出采購商品的質量優劣；第三個方面就是上文曾經提及的采購人員法律意識淡薄，常出現牟取私利的情況[3]。

（四）對供應商的管理缺乏。家電企業的生產是典型的加工裝配型，需要與大量的供應商合作，有時甚至需要成立戰略聯盟，由此可見供應商對家電企業的重要作用，但盡管如此，目前很多家電企業在供應商管理過程中還存在不少問題，嚴重制約了企業進一步降低成本，增強市場競爭力，結合筆者多年來的實踐經驗，主要可以體現在以下幾個方面：

一是家電企業采購部門對供應商的情況了解不深入，尤其是涉及供應商信譽的背景資料不夠全面，容易在采購過程中出現諸如短斤缺兩、質量不合格等問題，此外，信譽缺失也使后續的交貨延遲，增加時間成本和經濟成本；二是家電企業對上游供應商的管理制度不完善，對供應商的關注并不持續，僅僅在雙方發生交易時才加強關注，這樣的管理方式勢必導致供應商選擇的片面性和盲目性，難以保證在采購時獲得最低的價格和最好的質量。為了緩解這一矛盾，需要家電企業增加原材料庫存以保證生產的正常進行，因此應增加采購的庫存成本；三是多數家電企業并未與上游供應商建立長期的戰略合作關系，缺少必要的合作與協調。

三、完善家電企業采購環節內部控制的措施

（一）加強采購環節的審批制度。有效的審批是將采購環節風險消除在事前的重要措施，對于家電企業的采購環節來說，因為采購活動涉及的上游行業與產品都非常多，因此需要建立嚴格的授權審批制度，明確采購的審批方式、流程、各層級的審批權限、責任以及風險控制制度。對于不同的物資采購申請，要分大類建立責任授權體系，部門所需原料由部門負責人審批，特殊類型的物資采購由公司總部研究審批，有些還需依據采購額等向決策層請示。

（二）加強采購成本控制。對于進貨成本，首先要審核是不是每一份申請單所列明物資的數量、品種符合公司相關制度規定，其次要確認申請采購部門的負責人以及相關責任人簽字。在具體的操作流程上，成本管理部門要對大額的采購進行成本敏感性分析，并安排專人對這些變化進行監督，然后按照敏感性影響程度高低對采購物資進行分類，并使進貨總成本控制在經濟訂購量范圍之內 。

對于到貨成本，家電企業在內部控制時主要是保證到貨成本不超過訂單或者合同成本，因為行業的競爭日趨白熱化，高企的物流成本在家電企業總成本中占比越來越高，嚴格控制到貨成本能夠提升企業的盈利能力和資金流動性。

對于儲存成本，其降低主要是通過家電企業的生產部門對原料需求量預測來調節的，除此之外，還可以通過選擇一些信譽好、合作時間長的供應商，以降低檢驗和質量成本。

（三）加強采購付款控制。家電企業的采購付款屬于應付賬款范疇，但因其最初產生在采購環節，因此需要在采購活動中就加以控制，主要的控制方法有以下三種：一是家電企業的財務人員在辦理采購付款業務時，嚴格檢查購貨發票、結算憑證、訂購單、驗收單以及入庫單等相關資料的真實性、準確性、完整性、一致性以及合法性，一旦發現疑點則拒絕支付，直至相關資料補齊再次檢驗合格后才付款；二是財務人員對已經履行付款手續的業務及時記錄，并嚴格管理往來款賬戶；三是家電企業要完善請款控制制度，在企業、供應商以及銀行三者之間建立實時的對賬制度。

（四）強化內部體系的執行力度，全面提升采購管理水平。在制定采購環節的內控制度之后，首先要不斷拓寬監督管理的渠道，真正發揮監督職能，將事后監督向事前監督轉變，提高采購部門的工作效率及質量，對采購過程中出現質量問題或價格明顯有失公允的采購人員予以重點監督，確認存在違規操作問題后堅決予以清理，以此不斷強化各級管理人員的內控意識以及對內控管理制度的執行意識[5]。其次家電企業要優化會計組織結構以適應采購環節的優化調整，不僅可以提升財務管理的效率，也可以有效防止采購環節中的各種違規行為，大幅提升家電企業的采購效率和質量。

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1.張燕江、呂光虎、諸波.2009.基于內部控制五要素的采購業務內部控制設計[J].財會通訊，11。

2.江新庭、聶紹芳、唐洋.2010.對中小企業采購過程中內部控制的探討[J].商業會計，06。

3.劉艷艷.2009.采購和應付賬款循環的內部控制[J].中國商界(上半月)，10。

4.李湘軍.2009.我國家電行業國際競爭力評價分析與對策研究[D].吉林大學 。

5.紀宇.2008.我國家電企業國際市場進入方式研究[D].天津財經大學。