施工企業項目財務業務一體化建設

近年來，隨著信息技術的不斷發展和企業管理精益化要求的不斷提高，財務業務一體化這個詞也出現的越來越頻繁。簡單的說，財務業務一體化就是利用信息化系統，通過建立基于業務事件驅動的財務業務一體化信息處理流程，使財務和業務數據融為一體，并能實現企業成本數據的動態歸集和分析。財務業務一體化的實現對企業的業務、財務管理體制、企業內部相關管理流程等都具有很高的要求。

和制造業等其他行業相比，工程建設行業有其自身的特點，其整體的管理水平和信息化建設水平也較低。施工企業的財務業務一體化建設目前還處在摸索階段，成功的案例不多，因此不能完全照搬其他行業財務業務一體化建設的經驗。本文將結合筆者在施工企業項目財務業務一體化的一些實施經驗，把施工企業如何開展項目財務業務一體化建設與大家分享。

一．施工企業項目成本管理現狀和財務業務一體化建設的意義

1. 施工企業項目成本管理現狀

企業運行的重要目標之一就是盈利，工程項目施工是施工企業的主營業務，因此對工程項目的成本管控是施工企業成本管理的核心。目前，絕大多數的施工企業項目成本管理都分成了業務口徑和財務口徑兩套相對獨立的成本核算管理體系。

業務口徑的成本核算通常是以國家工程施工預算定額體系和工程量清單計價體系為基礎建立。它是按照工程項目的分部、分項工程等分類，以項目施工的作業分解結構（WBS）科目來進行成本歸集和分析。與制造業相比，由于施工企業的產品（工程項目）的特點是個體大，組成產品的成本單元非常復雜，成本構成要素多，所以成本歸集科目較細。（圖1-1-1）

而財務口徑的項目成本核算，是按財政部制定的《企業會計準則》（建造合同）的要求建立的。一般按照人工、材料、機械、其他直接費、間接費等科目進行成本歸集。這種成本歸集的分類與制造業產品的產品成本構成比較吻合，但與施工項目成本核算相比，其核算的條目就顯的較粗，且與業務口徑的成本核算科目有根本的不同。（圖1-1-2）

另外根據財務核算的嚴謹性要求，做帳時必須要求票證合一。即相關成本歸集要待各種憑證齊全后才能入賬。但工程項目由于點多面廣，涉及的成本數據很多，相關憑證單據的收集的及時性較差。材料、機械、分包成本等數據在日常歸集中都需要一定的時間。況且很多施工企業的財務都是采用總部集中管理，各項目的成本一般要在發生一周甚至是一個月之后，相關的憑證單據才能提交至財務部門，因此財務核算數據的滯后性很大。

從圖1-1-1和圖1-1-2中我們可以看到，兩套核算口徑下具體的成本分類是不同的。理論上說，其在同一時間點下的成本合計數應該是相同的。不過在實際的項目施工過程中，由于兩套成本核算體系是分別由財務部門和業務部門自行統計分析，兩套體系的核算規則不同，數據分析的時間點不一致，且部門之間缺乏有效的數據溝通體制，因此在施工過程中兩套數據的合計數很難實現一致。所以領導往往會面臨這樣一個問題：明明是同一個項目，而業務部門和財務部門卻上報了兩套結果完全不同的成本分析數據。經常是看看財務賬面的數據項目贏利，但工程完工決算后又出現虧損，這對項目管理決策和風險防范都帶來了很大的影響。

圖1-1-1

圖1-1-2

2. 施工項目財務業務一體化建設的意義

1) 可實現業務和財務兩個核算體系成本數據的統一

通過財務業務一體化系統的建立，可以解決業務口徑和財務口徑對項目成本核算不統一的問題。所有成本數據通過業務端發起并錄入，利用信息系統傳遞至財務端生成憑證。利用系統完成對成本數據的多重屬性標注（時間屬性、成本科目屬性等），既滿足業務口徑按WBS科目進行分析的需要，又滿足財務口徑上按《企業會計準則》（建造合同）中規定的成本科目進行歸集。從而保證了在同一時點下，兩套核算體系下項目成本數據的唯一性。（圖1-2-1）財務業務一體化系統的建立，也可以實現施工企業財務由事后記錄向預測分析、決策輔助轉型，改變施工企業財務部門只會做流水賬，不能進行深度項目成本分析的局面。

圖1-2-1

2) 提高項目成本數據歸集的質量和效率

通過建立業務成本數據和財務數據的一體化系統，可以有效的提升企業管理決策支持數據的準確性和及時性。各項目成本數據通過系統自動歸集，同步生成財務憑證和各類成本分析報表，數據歸集實現了實時、動態。由于所有數據最終歸集至財務系統，也為業務數據的復核加了一把鎖，徹底改變了業務和財務數據口徑不統一的問題。

3) 可實現從企業到現場的多層次和多項目跨地域的動態成本管理

利用系統，可以實現企業級和項目級的多層次管理，使管理層能夠全面、及時地對各工程項目成本情況進行實時的掌握，并做出適當的決策。同時還可以利用系統數據的積累，建立企業動態成本定額庫。各工程項目發生設計變更等成本變動情況后，通過軟件及時錄入，形成合同變更文件和原始數據，為今后工程變更索賠打下基礎。

4) 可以有效控制項目成本風險

利用系統，可以建立項目的成本風險控制的事前防范，事中管控，事后分析的三級體系。從投標階段開始，就以系統中生成的企業成本定額為依據進行報價編制。項目實施階段企業總部和項目經理部通過系統對成本進行動態監控。項目竣工后系統則可以對歷史數據進行匯總和分析，形成新的企業內部成本定額。

二．施工企業項目財務業務一體化建設的主要做法

信息化系統是企業管理的工具，是企業管理理念的延伸。財務業務一體化建設的基本路線為：完善成本管理體制，進行項目成本管理組織變革；企業業務流程再造和信息化系統建立；做好由點到面的系統實施和有效培訓；形成和完善財務業務一體化的相關經濟分析和考核機制；最終實現企業財務業務一體化的系統性建設。主要做法包括：

（一）完善成本管理體制，進行項目成本管理組織變革

1. 建立適合企業管理現狀的成本管理體制。

信息化系統非常嚴謹，它一定是按照既有的設計流程進行運轉。因此管理流程上的任何堵塞都會導致系統無法繼續運行下去。所以企業首先要結合自身的管理特點和現狀，對項目成本管理體制進行梳理。項目成本管理的理念未必需要非常先進，關鍵在于適用和有效。在成本管理體制建設上，企業切忌貪大求全，照搬他人的經驗，過于理想化而脫離管理現狀，否則這樣反而會在系統的實際運行中“卡殼”。而應該基于“適用、有效”的原則，根據企業自身狀況度身打造，對現有能夠正常運作的相關管理制度，步步為營，先固化，再優化。

2. 建立財務和業務等部門共同參與的成本管理工作小組

由于財務業務一體化建設涉及企業的多個部門，因此不能僅僅依靠軟件公司的相關實施人員進行管理咨詢調研和實施準備。企業應建立財務和業務等部門人員組成的成本管理工作小組，定期組織各相關部門開展工作。相關人員一定要對其部門的業務流程相當熟悉，并能積極主動的協同其他部門人員來開展工作。其主要工作就是制定成本數據的歸集規則，制定項目成本分解結構，分析各項目的財務和業務數據，過程中不斷完善核算方式和相關流程，隨時解決系統運行中的各種問題，疏通部門之間的業務堵塞點。

（二）開展以業務財務一體化為目標的業務流程再造

首先是梳理企業現有的相關業務流程，成本工作小組應對原有各類業務清單進行修正，確保業務流程能夠涵蓋業務和財務成本管理的需要。

其次是深入開展調研，要掌握各項業務處理的過程細節和要點，領導決策的數據需求。調研范圍涵蓋關鍵業務崗位、相關部門以及高層主管領導。

最后是在梳理和調研的基礎上對業務流程進行整合，界定各業務部門和崗位的職責，明確部門和崗位之間業務銜接的具體界限。改變原有管理體制中業務和財務成本管理“割裂”的狀況，形成符合企業自身管理特點的財務業務一體化的管理架構。

（三）制定與財務業務一體化相關的業務標準化

標準化建設是信息化工作的重要基礎之一，在進行了業務流程梳理后，可以進行與財務業務一體化相關的業務標準化工作，制定以下相關標準：

1. 企業項目編碼標準；

2. 業主、分包商、供應商編碼標準；

3. 人員、物料和設備編碼標準等成本業務相關標準；

4. 以作業分解結構（WBS）為基礎，建立涵蓋企業各種施工類型的成本分解結構（CBS）標準；

5. 財務核算科目與業務成本數據交互標準；

6. 財務核算科目與成本分解結構對應標準。

（四）建設財務業務一體化信息系統

從軟件開發的技術角度來說，信息系統建設難度并不大。但應重點關注以下兩個關鍵點：

1. 業務數據和財務系統數據的打通。

在完成了前期的業務和財務部門的成本管理體制建設和管理流程梳理重建后，在信息系統中實現業務前端輸入成本數據，系統按設定規則推送至財務端生成憑證是不難的。實踐中這里的難度在于如果是財務系統和業務系統分屬兩個獨立的系統，且不是一家軟件商的產品的話，則兩個系統之間數據傳遞，可能會面臨兩個軟件商之間互相開放數據接口，甚至是需要讀取對方系統數據庫相關數據的問題，這就需要企業對軟件商要有很強的協調和掌控能力。而如果直接在現有財務系統上開發，雖接口和數據對接、讀取問題可以解決，但在已有系統上的開發會受到原財務系統設計架構的限制，且目前各財務系統軟件商在對業務系統的開發方面經驗較少。這就需要企業在涉及業務管理的系統開發上要花更多的精力，對財務系統軟件商的掌控上也要有相當的力度。

2. 業務和財務項目成本數據分類和統一的問題。

這個問題是財務業務一體化系統建設關鍵中的關鍵，也是區別與其他行業的財務業務一體化系統的地方。因為我們既要解決業務工程預算和工程量清單體系口徑下的成本歸集分類問題，同時還要滿足財務《企業會計準則》口徑下的成本歸集分類，并還要使之能與業務口徑數據能夠統一起來。解決這一問題的方法是建立項目成本分解結構（CBS），通過成本分解結構將業主合同清單、公司內部目標成本清單和施工過程中的實際成本清單這三套清單體系關聯起來，從而實現項目成本數據的過程動態對比。（圖2-4-1）在把每個成本數據對應到成本分解結構（CBS）上的同時，再將其與財務成本核算科目體系關聯，就能夠實現財務業務數據的統一。簡而言之，就是將每一個成本數據都賦以兩個屬性，使其分別對應業務口徑和財務口徑。（圖2-4-2）

在這里，成本分解結構（CBS）是核心，它的制定需要對企業的施工業務以及項目成本構成非常熟悉。它既是一種項目成本的分解結構，也是成本管理的一種方法。項目的成本分解結構（CBS）將對系統后續的成本數據歸集、分析都會產生影響，因此對成本分解結構（CBS）的設定一定要仔細、謹慎。

系統的開發解決了上述兩個關鍵問題，并將企業的相關管理流程轉化為信息化。系統開發還要考慮簡化操作步驟，提供良好的人機界面并能實現管理經驗的提煉與分享。如企業定額、標準成本分解結構等基礎資料的積淀與自動更新等功能。另外還要結合企業不同層面的管理需要，開發針對基礎錄入數據進行挖掘和分析的各類報表。

圖2-4-1

圖2-4-2

（五）做好由點到面的實施和有效的系統培訓工作

企業推行財務業務一體化應該由點到面進行，先試點，再鋪開。試點項目的選擇不但要選擇實施環境較好、管理水平和理念較高的優秀項目。同時還依據“短板理論”找一些軟、硬實施環境相對較差的項目進行試點。這樣一方面能夠檢驗系統的適用性，另外又能通過試點項目發現系統存在的不足和尋找最優的實施方法，為后續在企業內全面實施積累經營，打下基礎。

系統建成后培訓工作是重頭戲。一定要通過信息化系統建設、前期項目試點，可以培養出企業自己的財務業務一體化系統專家，由這些專家來進行全面實施階段的培訓講授工作。這樣做的優點是培訓老師可以使用專業業務語言來進行講授，避免了軟件公司實施人員非專業語言的講授帶來的誤解。且相比軟件公司操作手冊式的的培訓，企業自己的專業人員可以結合具體實際業務進行講解，這樣效果會更好。另外培訓應按業務操作對象分批進行，不搞集中大課，不搞操作說明書式培訓。應該結合小案例進行培訓，或者單獨給項目人員結合自己實際項目的系統數據錄入進行培訓。

（六）建立和完善相關系統分析和考核機制

財務業務一體化系統全面實施后，應及時建立配套的企業項目成本分析體系和相關制度。在此基礎上還要完善相關考核機制。做到有體制、有標準、有應用、有考核，使這項工作形成常態，最終建立起企業完整的財務業務一體化管理體系。

三、結語

施工企業項目財務業務一體化是提升項目經濟管理水平，實現項目成本精細化管理的一個重要工具。它不但改變施工企業（特別是大中集團型施工企業）原有的金字塔式的項目經濟數據匯總方式，實現了扁平化、信息化管理，還使企業實現了以業務數據為前提，以項目數據為核心，以財務數據為校核的全新運作方式。使基于流程管理的業務處理過程實現規范化，實現了各部門間的相關信息高度集成與共享，改變了過去“各自為戰”狀況。它極大地提高了業務和管理工作的效率，業務處理的同時自動產生會計信息，使業務與財務實現有機銜接。并且能夠對基礎數據進行進一步的挖掘和分析，最終為企業各級領導者的決策提供可靠依據。