協同應用：建筑業信息化發展基石

當今，任何一個擁有現代化管理模式的企業，向市場化、國際化方向邁進的過程中，建立彈性、靈活、高效的電子化協同辦公環境已經變得至關重要。同樣，隨著我國經濟的高速發展，基礎設施的建設需求也越來越大，這就對建筑企業有了更高的要求。建筑企業想要更好地迎接這一挑戰，就需要借助一些有效的手段不斷提高自身管理水平，眾多建筑企業紛紛引進了協同辦公系統這一信息化工具。

協同辦公平臺是將現代化辦公思想和計算機、網絡、通訊等現代化工作進行整合，以“溝通、協作、控制”為設計理念，以工作流和信息流技術為核心，以軟件為載體和實現手段，實現辦公事務處理、信息管理與資源共享、輔助領導決策、即時提醒等多方面的工作內容平臺。

實際上，建筑施工企業近幾年所關注的協同應用主要集中在三個方面。一是供應鏈的協同，重點幫助建筑施工企業，建立與材料供應商之間的協同關系，通過協同平臺的應用，實現材料采購、倉儲、運輸等環節的高效管理。二是大項目的協同，重點解決項目的相關數據信息如何在多個管理部門之間的協同流轉，幫助這些部門有效的利用項目的有關數據。三是項目管理與財務的協同，重點解決項目收付款、成本與財務之間的協同應用，通過協同既滿足財務部門對成本核算、收付款流程管控的要求，又滿足了項目部對項目成本及時控制的需要。

“協同”實現高效管理

根據調查詢數據顯示，建筑施工企業的協同辦公平臺應用相對比較成熟，且應用的功能內容也比較豐富，主要有事務管理，包括提高工作人員日常工作效率提供的個性化服務功能。通過該功能，工作人員可以及時了解需要辦理的各項事務，進行自己的工作日程安排，管理個人文件，收發電子郵件，修改個人的登錄口令等。

協同辦公平臺還可以對公文進行管理，實現公文“收、發、辦、管”一體化管理，為領導閱示批示、簽發文件、部門閱辦文件、會簽文件提供快速方便的電子辦公手段。按可自定義的工作流，自動完成公文在各步驟（起草、審核、簽發、分發、歸檔等）流轉，并記錄相關文件內容、擬稿人、審稿人、批準人以及審批意見、審批時間等信息。

以中國二十冶集團有限公司為例，該公司的協同辦公平臺是目前企業應用最成熟的系統之一，該系統提供協同工作、公文管理、表單應用、電子郵件、知識管理、公共信息、日程/計劃/會議、常用工具以及系統管理等應用模塊，從而達到高效全面的管理效果。

中國二十冶集團有限公司協同辦公系統首先實現了單位總部和各下屬分支高效、透明地完成協作式的辦公，通過公文、協同流程、知識文檔的管理建設，實現跨部門、跨地域的高效協作與信息共享。其次實現了單位管理向無紙化辦公的轉變。通過OA系統為單位內部的信息傳遞建立聯系，便于單位內部協同工作。規范使用者的管理，從而實現信息集中式管理和分布式應用，搭建起單位內高效協同的辦公平臺。同時，OA系統規范單位管理行為。通過OA系統的信息流程約束，規范管理過程，追求理想管理結果。實現管理規范化，流程制度化。

協同辦公平臺為中國二十冶集團有限公司構筑了一個安全、高效、實用的協作式工作平臺，實現與各個業務系統之間的協同集成，同時還能夠實現與電子郵件系統、RTX及時通訊系統、手機短信平臺、移動OA平臺等無縫集成，拓展信息交流渠道，提高信息傳輸速度。

從調查數據來看，協同辦公系統在建筑施工企業中的普及率比較高的，整體占比達到了58.2%。并且還有6.3%的企業有計劃在近期建設協同辦公系統。而且協同辦公系統的應用情況也比較好，在企業員工的日常工作中，應用比率可以高達93.2%，滿意度也可以達到97.7%。而且該系統應用人員范圍也是眾多運營管理系統中最廣泛的。

“協同”消除信息孤島

建筑施工企業利用協同辦公平臺還可以進行行政管理，利用系統輔助實現行政事務管理和后勤服務保障網絡化管理,實現“人、財、物”統一管理。理順各功能之間相互關系，實現信息在不同模塊中順暢流轉，從而作到“一次輸入，多處使用”，實現了行政事務審批的網絡化、流程化處理。

此外，協同辦公平臺能夠以知識為管理為核心，全面地收集、整理游離在各部門多方面知識，最大程度發揮知識的價值，實現企業的知識管理。

中建五局的協同辦公平臺包括協同辦公系統、企業門戶、決策支持系統。其中協同辦公系統作為五局信息化建設中的首步工作，利用信息化手段，提高企業決策效能為目的的基礎應用平臺，通過日程管理、知識庫管理、協作事務管理等手段，提高團隊和個人的辦公效率、規范管理行為，完善審批制度，做到高效協同。通過工作流設計，有效地調動團隊的整體效力，提升團隊協同能力。

企業門戶則實現中建五局統一對內對外的綜合性網上門戶，融財務、人力、辦公自動化、項目管理等核心應用于一體，整合信息孤島, 集成其他管理系統的統一應用平臺，提供對信息、應用和服務的單一、個性化訪問點，整合內外部人員訪問入口、統一企業門戶，還提供其他如單點登錄、安全性、文件管理、web內容發布、搜索、個性化、協作服務、企業應用集成、移動設備支持和站點分析等功能。同時企業門戶要遵從電子商務體系結構標準。為了實現這個體系結構，統一企業門戶中應集成各種產品供應商和開發商的技術。選擇的門戶服務器軟件廠商應該具備長期的發展戰略，以開發更多的產品，這些產品可提供高度個性化和情景相關的應用—可隨時通過各類終端設備訪問。

決策支持系統是在基于各個管理系統基礎上，對業務數據進行綜合采集、整理、匯總之后，根據中建五局戰略管理需要形成中建五局戰略管理模型，基于中建五局戰略管理模型對中建五局整體戰略執行進行監控的商業職能工具。能進行全面業務分析，如集團整體項目進度狀況分析、集團整體預算執行狀況分析、集團整體績效狀況分析、項目成本綜合分析等。除了整體情況的分析，還可以直接進行數據鉆取，可以一直從報表追溯到單據。可按權限設置數據查看范圍，比如按公司、按區域、按崗位等，實現全面業務狀況、財務狀況等綜合查詢及監控。

建筑施工企業通過建立統一的工作平臺，擴展接口，整合應用，形成單位長期發展的IT工作平臺，成為辦公和業務應用的公共接入口。通過協同辦公平臺的應用，將分布在全國各地的分公司、項目部都集中到同一個辦公信息平臺進行辦公，加強了各單位之間的橫向縱向的協同，使信息數據傳遞更準確、更快捷，同時系統的建設實現了業務審批的高效化，員工工作效率得以大幅提高，企業資源得到充分利用。

“協同”開啟辦公新模式

協同辦公系統不僅提高效率、節約開支。通過協同辦公系統的實施應用，還可以使使用者的辦公效率大大提高，人員溝通時實快捷，任務傳遞高效清晰，可以及時了解任務、工作的進度。節約單位在日常辦公中的紙張、消耗品、通訊等費用，達到開源節支，增產增效的目的。隨著建筑施工企業的信息化建設深入挖掘，系統能為企業提供大量的統計報表，報表的內容涉及到項目管理、財務管理、人力資源等各個管理領域，為企業的各級管理者獲得各自所需的數據提供有力保障，為企業科學決策提供了定量分析數據及有力依據。

蘇州第一建筑集團有限公司協同辦公系統主要目標是實現一個集成的協同辦公環境，讓企業所有工作人員能夠利用網絡實現協同工作和知識管理。協同辦公系統包括多項功能，例如建立內部協作平臺、建立信息發布平臺、實現工作流程的自動化、實現知識管理、輔助辦公、信息集成、分布式辦公。

該協同辦公系統包括辦公自動化首頁。當用戶登錄系統后首先顯示的就是“我的桌面”，該頁面顯示了由用戶自己設置的欄目的內容，包括工作類的內容和內網設置欄目，為用戶提供了快速進入日常辦公系統的快捷方式。同時，系統擁有信息發布功能，可以實現內部信息發布和資料公告下載的重要渠道，是構建文化、發布規章制度的具體手段。

此外，還包括車輛管理功能，即規范企業的用車流程，從用戶提出用車申請到車輛調度完成再到用車結束后的行車日志都有相應的記錄管理。辦公用品管理功能，使辦公用品管理員需要對每一次采購及領用記錄進行登記，并在每個期間結束后進行對賬、結賬等操作。會議管理功能，使會議管理從會議申請、會議通知發送、會議紀要管理全程進行管理和流程化會議管理，系統提供會議通知的手機短信發送的功能。日程功能，企業用戶可以給自己設定日程安排，有計劃的、高效率地完成各項工作。

協同辦公系統還賦予有權限的人對他人的日程也可進行查詢。完善的級別管理機制，保證信息的正確共享，并對系統中的收發文進行管理、實時監控相關人員的承辦情況、閱讀情況等。系統為軟件提供接口，可根據用戶需求，自定義設置實用工具。當愜意員工有好的提案或者對領導的建議意見到可以通過提案信箱向上反映，領導收到提案后可進行相應回饋。

協同辦公平臺開啟了無紙化辦公新模式，提高了全員工作效率。在未使用協同辦公系統之前，建筑施工企業傳統的辦公模式幾乎全靠手工作業，最多再輔以電話、傳真、郵件等相對先進的辦公手段，集團公司和分支機構、項目經理部的文件溝通基本全靠人員出差和手工傳遞，管理手段落后，工作效率較低，辦公成本居高不下。

協同辦公系統的全面建設，開啟了建筑施工企業無紙化網上協同辦公的新模式，借助網絡跨地域、跨時空和快速、高效傳遞的網絡特性和信息系統自身基于流程驅動標準化運行模式，以及無處不在的移動辦公手段的應用，普及了企業全員的計算機應用知識，提高了企業全員信息化應用水平，打破了傳統的辦公時間和辦公地點的空域和時域限制，豐富了辦公手段，加快了公文的傳遞速度，提高了辦公效率，減低了辦公成本。