基于網絡技術的高校進口科教用品管理信息系統

范家才，劉 靜，龔彥華

（武漢大學 實驗室與設備管理處，湖北 武漢 430072）

高校進口的科教用品包括進口儀器設備、耗材、試劑等，其中進口儀器設備占絕大部分。進口儀器設備是高校固定資產中的重要組成部分，也是衡量高校教學、科研水平的主要標志之一[1－2]。隨著高等教育事業的發展，進口儀器設備的需求量日益增多[3]。因此，加強信息化管理是目前進口科教用品管理工作的必然趨勢，也是做好此項管理工作的核心[4－5]。

1 進口科教用品管理工作現狀

目前，高校進口科教用品的管理工作[6－7]大多數還是采取手工管理的模式：即手工記錄有關信息，人工收集相關紙質資料等，這種管理方式大多都會面臨一些共性的問題，主要體現以下5個方面：

（1）被動管理。學校負責外貿工作的管理人員與用戶教師都被動地了解進口免稅項目的進展情況，如：簽訂外貿合同、開證、辦理機電證、辦理免稅、報關等各環節均難以掌控，只能被動等待外貿公司反饋的信息。

（2）工作低效。一是管理人員要了解合同的進展情況，只能翻閱合同，打電話詢問外貿公司；二是外貿公司業務員需要找教師溝通有關情況或需要教師簽字確認時，經常遇到教師正在上課、開會、出差、做實驗等情況，不能及時辦理，導致工作低效。

（3）溝通困難。用戶與外貿公司都通過負責外貿工作的管理人員了解進口免稅項目情況和對方需求，三方缺少有效地溝通平臺，過度依賴外貿工作管理人員的協調。

（4）資料量大、繁雜。進口儀器設備的檔案資料只能通過外貿公司主動送交，紙質檔案數量大，歸檔信息復雜，管理人員難以及時歸檔，也不便于查找翻閱，容易丟失；對于相關部門要求的報表，外貿工作管理人員在平時數據管理的基礎上，還需要花費一定的時間和精力來整理、統計。

（5）缺乏考核依據。為了了解外貿公司的業務能力及服務質量情況，一般都是根據用戶反饋的意見來判斷，要求進口免稅項目結束后，用戶填寫“用戶評價表”，在實際操作上“評價表”存在不便回收問題，同時評價的依據也太單一，難免存在人為因素，缺少學校對外貿公司評價考核和擇優遴選的重要數據。

2 進口科教用品管理信息系統建設目的

基于進口科教用品管理現狀[8－12]，我們設計、開發了基于網絡技術的信息管理系統，實現了全程監控進口儀器設備辦理免稅、信息交流、評價考核等全部環節，構建了設備處、外貿公司、院系教師之間的網絡信息共享平臺，采用短信平臺自動提醒、督辦，極大地方便了三方對合同的執行過程實行追蹤管理和溝通，更好地為學校的教學科研服務。

3 進口科教用品管理信息系統設計原則

為了保證該系統建設的實用性、先進性和穩定性，該系統在設計時遵循了以下基本原則：

（1）操作簡單：任何人進入系統無需培訓都會使用；

（2）查閱直觀：進入系統界面后，要求對合同正在執行的狀態一目了然，每一份合同各個流程在同一個界面下展開瀏覽；

（3）功能實用：充分滿足各級部門、各類用戶的具體業務需求，采取了界面豐富的人性化設計；

（4）全生命周期管理：實現了進口儀器設備從購入到報廢處置的全程跟蹤管理；

（5）安全性：采用成熟的軟件技術和體系架構，防范各種安全風險，確保系統及后臺數據安全可靠，具備高可靠的容災功能；

（6）穩定性：從系統軟、硬件平臺及網絡技術等方面來保證系統24h穩定不間斷運行；

（7）共享性：全面整合現有信息資源，合理定制數據共享交換模式，根據不同類型業務特色和技術要求特點，量身定制相應的數據交換解決方案，消除“信息孤島”，實現了數據資源的互聯互通；

（8）可擴展和易維護性：采用可擴展架構，使系統可隨著業務量的增長而擴容，系統結構無需改變，為未來的發展打下良好基礎；

（9）先進性：設計方案適應新技術潮流，即保證技術的先進性，同時又兼顧技術的成熟性。

4 進口科教用品管理信息系統功能

系統采用B／S模式，只要互聯網覆蓋的區域都可以辦公。通過管理部門、外貿公司、訂貨單位三方5類用戶的角色設定，對學校進口科教用品的管理工作流程進行了有效監控，極大地提高了辦事效率。系統總全功能架構如圖1所示。

圖1 系統總體功能架構圖

4.1 系統角色的設置

（1）管理部門：①設備管理員可查看、修改、督辦全校每一單合同的進展，并通過系統的交流平臺功能控制合同的進程；②單位負責人可查看全校的合同執行狀況，通過系統篩選、統計、報表等功能了解所有進口科教用品的概況。

（2）外貿公司：①公司經理只能了解本公司業務員、每份合同及各環節的執行進展情況；②公司業務員主要根據系統提醒、督辦功能按時完成本公司合同的各項工作。

（3）訂貨單位：用戶只能了解、交流、督辦本人合同進展情況。

4.2 系統業務流程定義

基于日常業務流程分析，我們定義了系統工作流程及各流程需要控制的關鍵時間點，使用工作流引擎調度管理，實現了各環節流程監控、網上會簽、交流討論等功能，并能動態配置流程。

圖2 合同登記

4.3 進口科教用品的過程管理

進口設備管理人員接受進口科教用品采購合同后，由進口設備管理人員選擇外貿代理公司，并開始登記合同，設置合同的執行流程和關鍵節點控制時間（關鍵時間點），發起整個工作流管理。

系統提供了很多智能化的技術，比如：漸進增強輸入、聯想輸入、級聯檢查、正則表達式檢查等，避免了操作人員的輸入錯誤，減輕了工作強度。

系統設計了9個特色管理功能，對外貿業務從交送供貨協議開始到用戶交付尾款為止進行了多方位、全過程的監管。

4.3.1 跟蹤管理功能

自合同登記后，系統會根據預設的合同執行流程進行每一步跟蹤管理。每個環節結束時，外貿公司需要上傳相應環節的文件資料掃描件；通過上傳文件資料標志，并通過設備管理人員核實輸入確認鍵后，系統自動默認本環節結束，系統指示燈自動指向下一個環節，方便各方實時了解合同的進展情況。

4.3.2 預警提示功能

系統設計了在每個管理流程的重要環節下自動默認完成時限，根據時限采取短信和閃燈2種預警提示手段。如，三方會簽委托代理進口協議時限為外貿公司接受技術服務協議之日起7天，外貿公司必須在7天內上傳委托代理進口協議掃描件，上傳成功后，系統自動發送短信提示用戶通過系統進行審核，點擊“不同意”按鈕，系統將文件自動返回給外貿公司，點擊“同意”按鈕，系統自動發送短信提示設備管理人員進行審核，審核通過后，系統提示功能自動流轉下一個環節。在簽訂協議一欄，顯示綠、黃、紅3種提示燈表示該流程的進展：時限以內顯示3盞綠燈，倒數3天開始，綠燈依次遞減；超時限3天內顯示黃燈并以天次增加；超過3天后系統自動亮起紅燈警報，同時系統每天自動發送短信督辦外貿公司經理和業務員。各個環節均按綠、黃、紅3色燈以及短信結合督辦相關工作（見圖3）。

圖3 系統頁面示意圖

4.3.3 三方交流會簽功能

在執行合同過程中，如遇到外貿公司或者訂貨單位因某些原因要求變更合同信息時，需要提出變更的一方，通過三方交流平臺功能向另一方提出變更請求，在雙方同意的情況下，交由設備管理部門處理具體流程環節的變更。三方交流平臺的信息資料成為永久性的檔案資料，可作為有效文件便于查詢。三方交流平臺不僅讓各方了解情況更直接、方便，節約時間，提高了工作效率，同時也為設備管理人員減輕了工作量。

4.3.4 短信督辦功能

短信督辦功能結合了預警提示與三方交流會簽功能。如：當管理流程的某個環節到達預設時限時，系統會自動發短信至外貿公司或者用戶，督促其盡快辦理相關手續，或者，在三方會簽功能中，當有一方提出變更申請后，短信會立即提示另一方有變更通知，需要其查看系統進行處理。短信督辦功能目的是通過系統短信平臺及時提升辦事效率。

4.3.5 統計報表功能

設備管理人員在進行合同登記和系統進行流程管理時，會自動記載一系列的基礎數據：設備名稱、訂貨單位、外貿公司、設備金額、到貨時間等。根據海關、學校等部門的要求，每年上報年度報表或適時需要了解學校進口科教用品的情況，系統通過基礎數據的條件篩選，隨時可以形成相應的報表或者統計出符合條件的數據結果。

4.3.6 精確或模糊搜索功能

系統設計了精確或模糊搜索功能。在使用搜索功能鍵時，只要輸入相關的文字或數據，可以很方便地搜索到所需要的有關信息資料。

4.3.7 匯率管理功能

系統提供對當前匯率設定的功能，系統自動引用中國銀行公布的當天匯率，提供用戶手動操作的功能。匯率計算器方便貨幣與貨幣之間的轉換。

4.3.8 考核評價功能

系統通過自動記錄統計的紅燈次數、短信督辦次數、用戶填寫“用戶評價表”對外貿公司服務態度、服務質量、業務能力等綜合評分，自動綜合排名，作為設備管理部門評價考核、擇優遴選外貿公司的重要依據。

4.3.9 資料存檔功能

系統在跟蹤管理的過程中，每個關鍵環節結束的標志就是上傳紙質材料的掃描件，通過環節進度的控制，一方面強有力地做到了對合同進展的把握，另一方面保證了資料的實時性與完整性，系統自動永久保存掃描件文件，并形成一份完整、永久的檔案，解決了資料收集難、保管難的困境。系統提供對原始資料掃描件查閱、打印功能，方便今后使用資料。

5 系統設計特點

5.1 與其他業務系統數據的互聯互通

系統實現了與儀器設備管理信息系統、大型儀器設備共享平臺管理信息系統、大型儀器設備開放補貼管理信息系統的關聯查詢，只要輸入合同號或其他關聯詞，系統將查詢到設備的建賬、使用狀況、變更過程、報廢情況等信息，真正實現了設備全生命周期的管理。系統設計也充分考慮了今后與其他新開發的業務管理系統進行數據共享，真正實現了消除“信息孤島”。

5.2 系統的安全設計

面對來自網絡的安全威脅，系統在設計時以可靠性和可管理性為前提，應用了URL訪問數據身份認證技術，隱藏數據庫，防止SQL注入入侵，確保信息安全。

6 結束語

基于網絡技術的進口科教用品管理系統的建立，解決了設備管理部門對外貿合同流程的監管，為訂貨單位、外貿公司提供了實時了解業務流程的平臺；3方的相互交流起到了相互監督與了解的作用，推動學校進口科教用品管理工作的良性發展；該系統設計的9個功能使學校進口科教用品管理工作更科學、更規范、更嚴謹。因此，該系統的建立對高校進口科教用品管理工作也起到了一定參考和借鑒作用。

（References）

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