香港公共圖書館系統的信息資源建設研究*

張新興 （廣州大學圖書館 廣東 廣州 510006）

吳衛娟 （廣東省立中山圖書館 廣東 廣州 510110）

1 香港公共圖書館系統的發展與結構

1.1 香港公共圖書館系統發展簡史

香港公共圖書館系統肇始于香港政府建立的大會堂圖書館。大會堂圖書館于1962年啟用，1965年香港政府將其劃歸至市政局管理。市政局自此開始為香港市區（香港島和九龍）及新界地區提供公共圖書館服務，香港所有的公共圖書館共同構成了由市政局統一管理的公共圖書館系統。1986年新界地區成立區域市政局之后，香港形成了兩個公共圖書館系統——由市政局管理的香港島和九龍公共圖書館系統和由區域市政局管理的新界公共圖書館系統。兩個公共圖書館系統由于缺乏合作，在很長一段時間內都是分別簽發借書證，并且僅提供本系統內部的跨館還書服務。1995年，兩個公共圖書館系統實現了跨系統書刊借閱，但仍然各自獨立運作。2000年，香港特別行政區政府解散了市政局和區域市政局，由康樂及文化事務署（以下簡稱康文署）接管市政局和區域市政局下轄的公共圖書館[1-3]。康文署將兩個公共圖書館系統合并，統一的香港公共圖書館系統得以重新建立。

1.2 香港公共圖書館系統的組織結構

香港公共圖書館系統由香港特別行政區政府資助，由康文署統籌管理，康文署轄下的公共圖書館辦事處具體負責系統的日常運營工作[4-5]（香港公共圖書館系統的組織結構如圖1所示）。行政組、策劃及發展組、推廣活動組、電腦化組、采編組分別負責系統的行政管理、圖書館發展規劃的制定、圖書館服務的宣傳推廣、自動化系統和網絡系統的管理與維護、信息資源采編等業務。香港“中央圖書館”、新界和香港市區的圖書館負責提供圖書借閱等服務，其服務采取五層架構模式，即中央圖書館——主要圖書館——分區圖書館——小型圖書館——流動圖書館。該系統目前擁有1個中央圖書館、5個主要圖書館、28個分區圖書館、33個小型圖書館、10個流動圖書館?？滴氖鹪O立總館長分管公共圖書館系統的各個功能單位、香港“中央圖書館”以及新界和市區的圖書館，設立高級館長分管香港18個區的圖書館，設立館長分管各個具體圖書館。“沒有一個行使地區圖書館管理中心職能的總館”[6]是香港公共圖書館系統最大的特點。

圖1 香港公共圖書館系統的組織結構圖

2 信息資源建設的內容

香港公共圖書館系統是全世界使用量最高的圖書館系統之一[7]，這與其科學、高效的信息資源建設是密不可分的。香港公共圖書館系統的信息資源建設以聯合國教科文組織《公共圖書館宣言》宣揚的理念為指引，旨在為市民的學習、研究和休閑、娛樂提供信息資源以及推廣香港的文學藝術。

2.1 信息資源體系規劃

香港公共圖書館系統從信息內容的等級結構和類型結構兩方面進行信息資源體系規劃。在等級結構規劃方面，香港公共圖書館系統采取五層架構模式提供服務，根據各個圖書館的發展定位和服務對象確定各館館藏信息資源的收藏級別，從而建立起由不同內容深度的信息資源構成的地區性信息資源保障體系。其中，香港“中央圖書館”是公共圖書館系統的信息中心，館藏信息資源要求能夠滿足具有研究生水平的讀者的學習、研究需求[8]；主要圖書館是區域信息中心，館藏信息資源以能夠滿足具有本科水平的讀者的信息需求為目標，并提供全面的專業資料服務；分區圖書館僅提供標準化的圖書館服務，以滿足居民的一般信息需求；小型圖書館作為分區圖書館的補充，旨在滿足居民的基本借閱需求；流動圖書館主要為人口稠密地區的分區圖書館提供輔助服務，并把圖書館服務延伸至尚未設置圖書館的新發展區和偏遠地區，僅提供基本的休閑娛樂讀物供讀者借閱。

香港公共圖書館系統的信息資源非常豐富，2010年的館藏信息資源總量已達1257萬項，并且每年新增約100萬項[9]。為了適應社會的整體需求和為市民提供均衡與優質的服務，該系統根據信息資源的文種、讀者對象、服務方式、信息資源的載體等，制定了不同類型的信息資源在全部館藏資源中所占的參考比例標準，從信息的類型結構方面對其進行規劃。其具體參考比例標準為：中文與英文圖書分別占80%和20%，成人與兒童圖書分別占70%和30%，外借與參考圖書分別占80%和20%，印刷與非印刷資料分別占90%和10%，非小說與小說圖書分別占75%和25%[10]。該系統通過信息資源體系的類型結構規劃，實現各類型館藏資源的協調互補，為全社會不同年齡段和階層的讀者提供多元化的信息服務。

2.2 信息資源采購

香港公共圖書館館藏發展委員會負責統籌和監督公共圖書館系統的信息資源建設工作，委員會由負責采編的圖書館總館長擔任主席，委員由其他總館長、高級館長和館長輪流擔任[11]。每個財政年度香港公共圖書館館藏發展委員會都會擬備和通過館藏發展計劃，對各個圖書館計劃購置和注銷的信息資源數量以及各館需要加強建設的館藏資源內容進行說明。由于信息資源建設是一項具有連續性且針對性極強的工作，所以各館的館長會根據整個公共圖書館系統信息資源建設的發展方向，綜合考慮本地區的社會、經濟、人口因素，結合書刊借閱情況、讀者購書建議、讀者聯絡小組和區內團體的意見等，擬定建議采購的書目提交給館藏發展委員會審議。

香港公共圖書館館藏發展委員會每月召開一次會議，制訂、檢查和更新信息資源采購政策與館藏發展策略，審批由總館長組成的學科小組和各館館長選擇的書目以及公眾提出的購書建議，分配各類信息資源的采購經費，確定為各館配置的信息資源數量。香港公共圖書館館藏發展委員會通過采購方案之后，采編組即與指定的信息資源供應商洽談具體的采購事宜。香港公共圖書館系統以一個月為一個信息資源采購周期，保證了信息資源采購工作以及信息資源體系的時效性。

2.3 信息資源組織

香港公共圖書館系統新采購的書刊資料需要經過編制目錄、裝訂、配送、整理上架4個環節，才能提供給市民使用。資源編目是該系統的一項核心業務，書刊資料的標引和著錄質量與館藏資源管理和讀者服務工作息息相關。鑒于此，采編組全權負責系統的編目業務?；诮档拖到y運行成本、提高圖書裝訂質量、縮短物流配送時間的考慮，康文署將新書裝訂和運送的工作外包給懲教署（香港特別行政區政府保安局轄下的紀律部門專責羈管和更生服務）和郵政署。各個圖書館為配送至本館的書刊資料貼磁條、蓋印章，將加工完畢的書刊資料分類上架。為了充分發揮各業務負責單位的主觀能動性，提高信息資源組織工作的效率，康文署明確規定了新購書刊資料各個處理階段的目標完成時間[12]（見表1）。由表1可知，館藏資料從編目到上架大約需要97天的時間。

表1 新購書刊資料的處理流程

為了方便市民及時獲取時效性較強的書刊資料（如電腦書、暢銷書、時事刊物、年報、指南等），各館的館長負責將它們從新配送到館的書刊資料中挑選出來予以優先處理。此類資料通常在到館后的5個工作日內即可上架供讀者借閱。

2.4 信息資源管理

香港公共圖書館系統通過圖書館自動化系統和多媒體信息系統分別對紙質信息資源和數字信息資源實施統一管理。該圖書館自動化系統是世界上最大的雙語兼容的圖書館自動化系統之一，香港的所有公共圖書館都由該系統連接，系統實時記錄新購書刊資料當前的處理狀態，達到監控新購書刊去向的目的。讀者可以通過該系統檢索、預訂、續借書刊資料。香港公共圖書館系統利用其開發的數字圖書館系統——多媒體信息系統，對數碼影像（舊報紙、照片、手稿等的影像）、錄音檔案、錄影節目以及儲存在鐳射唱片、數碼影像光碟和只讀光碟等載體上的數字信息資源進行獲取、開發、加工、保存并提供給讀者利用。讀者可以通過該系統實時瀏覽多媒體資料庫，利用各種數字信息資源和欣賞影音節目。

2.5 信息資源配送

香港公共圖書館系統提供有限的書刊通借通還服務，即讀者可以在系統內的任何一所圖書館借閱書刊資料，也可以將所借資料歸還至系統內的任何一所圖書館，但所還資料必須被送回到其原屬圖書館（原來收藏該資料的圖書館）之后才能繼續流通。鑒于揀選和派送書刊資料的工作量巨大，康文署將此項業務外包給郵政署以提高物流配送的效率。根據兩者簽訂的合約，郵政署負責對讀者歸還到各館的書刊資料進行收集和揀選，并于5個工作日內將書刊資料送回原屬圖書館。據統計，從2001年10月至2002年3月，郵政署共完成了400萬項書刊資料的派送服務，康文署向其支付了610萬元服務費[4]。實踐證明，館藏資源配送外包是香港公共圖書館系統控制物流成本、加快書刊流通速度、減少異館積壓的一種有效的方法。

2.6 信息資源保存

香港公共圖書館系統采用建立備用書庫的方式集中保存備用館藏（具有一定價值、古舊和使用率偏低的書刊資料）。系統最初設立了香港“中央圖書館”中央書庫及柴灣書庫、九龍公共圖書館書庫、石塘咀書庫、元州街書庫4個小型備用書庫，分別存放香港“中央圖書館”、九龍公共圖書館、香港島各公共圖書館、九龍各公共圖書館的備用館藏。為了緩解圖書館面積緊張與館藏資源增長速度過快之間的矛盾、系統地保存備用館藏，康文署根據審計署的建議，于2003年在沙田愉翠苑設立了香港公共圖書館系統的中央備用書庫，集中保存備用館藏。該書庫作為保存備用館藏的基礎設施，不僅解決了香港公共圖書館系統館藏空間不足的問題，而且也方便了讀者取用備用館藏。

3 信息資源建設評估

信息資源建設評估對于構建科學、合理的信息資源配置機制，建立以讀者需求和服務為導向的信息資源保障體系，進而提高信息服務的質量和效率，推動公共圖書館系統的健康發展具有重要意義。康文署和審計署均非常重視對香港公共圖書館系統信息資源建設的評估。

3.1 康文署的評估

康文署參考國際圖書館協會和機構聯合會的《公共圖書館服務發展指南》制定了香港公共圖書館系統的主要服務表現指標體系，包括現有圖書和視聽資料數量、人均圖書館館藏數量、外借資料數量、人均外借資料數量等?？滴氖鹈磕甓几鶕撝笜梭w系對系統的服務情況進行統計，并將統計結果發布在其網站上，這些統計數據是康文署動態了解系統信息資源建設績效的第一手資料。此外，康文署每兩年開展一次公共圖書館服務基準調查，每5年開展一次公共圖書館服務的公眾意見調查，收集市民對香港公共圖書館系統信息資源建設和讀者服務工作的意見和建議。

康文署還會委托商業機構對香港公共圖書館系統的績效進行研究?？滴氖鹪?001年委聘智仁咨詢有限公司和盈智經濟及管理顧問有限公司調研香港公共圖書館系統的服務表現，并與倫敦、紐約、多倫多、悉尼、東京及新加坡等國外公共圖書館系統的運作情況進行比較。研究發現，香港公共圖書館系統的信息資源使用率比其他6個公共圖書館系統都要高，表明其信息資源建設成效十分突出[4]。

3.2 審計署的評估

香港特別行政區政府審計署的評估方式是對系統信息資源建設各方面的工作進行審計，并且就發現的問題提出改進建議。在2002年和2006—2007年進行的兩次審計中，其審計的內容涉及館藏資源參考比例標準、信息資源采購政策、新購書刊資料的處理、捐贈書刊資料的處理、圖書館資料的清點與注銷等方面。審計署采取的審計方法也是非?？茖W和完善的。例如，審計署通過比較館藏資料的參考比例和實際比例、參考比例與外借比例，審查系統的館藏資源參考比例標準是否合理 ；通過核對從圖書館自動化系統中隨機抽樣的館藏資料記錄與實際館藏的對應情況以及核對圖書館自動化系統中特定學科專業的館藏資料記錄與實際館藏的對應情況，審查系統的館藏清點工作是否及時。

審計署的評估特別強調利用客觀數據反映系統信息資源建設的實際狀況。為了審計新購書刊資料的處理工作，審計署曾于2006年底至2007年初從6所圖書館中抽樣選出一批新購書刊資料作為樣本，分析它們自采編組從供應商處收訖到上架供讀者使用所需的時間。此次審計全面統計了處理時間為1～30天、31～60天……151～180天以及超過180天的樣本數量和比例；處于不同處理階段，但已超出目標處理時間仍待處理的樣本數量和比例。審計署開展的各項基于數據統計的審計工作對于發現信息資源建設過程中的問題、優化信息資源建設業務活動起到了導向作用，有助于據此完善信息資源建設活動。

4 啟 示

繼“十二五”規劃將“建立健全公共文化服務體系”列為我國經濟社會發展目標之后，十八大報告又提出了“基本公共服務均等化總體實現”的發展要求，預示著我國公共圖書館服務體系建設將迎來一個新的高潮。信息資源建設是公共圖書館服務體系建設的核心內容，它直接影響著公共圖書館服務體系的社會效益。由于大陸地區長期以來實行的是“一級政府建設一個圖書館”的公共圖書館體制[13]，與香港實行的最高級地方政府建設地區性圖書館群的公共圖書館體制完全不同，所以我們不能照搬香港公共圖書館系統的信息資源建設模式，但其在信息資源建設方面的一些做法還是有一定借鑒意義的。

4.1 成立信息資源建設委員會

公共圖書館服務體系的信息資源建設是一項持續性的系統工程，其提高了信息資源共建共享的效率，必須建立一種長效的信息資源建設領導協調機制。香港公共圖書館系統專門成立由館長級人員組成的館藏發展委員會，統籌管理整個系統的信息資源建設業務。大陸地區公共圖書館服務體系的成員館大都沒有共同的建設主體和主管部門，彼此之間的聯系較為松散，在信息資源建設中常常出現自行其是、重復建設的情況。因此成立由各成員館中主管館藏發展工作的領導共同組成的信息資源建設委員會，統籌協調公共圖書館服務體系信息資源建設的各項業務活動是非常必要的。信息資源建設委員會通過統籌規劃和宏觀管理，實現成員館信息資源采集、組織、管理、保存能力的整合，促進公共圖書館服務體系信息資源建設的技術創新能力和制度激勵能力的提升，提高信息資源建設一體化程度。

4.2 分層配置信息資源

香港公共圖書館系統按照讀者的知識水平將他們的信息需求劃分為5個等級，并且根據讀者信息需求的等級特點實施信息資源的分層配置策略，以分流圖書館的讀者。大陸地區的公共圖書館服務體系主要是根據信息資源的學科內容為成員館配置館藏資源。例如，佛山市禪城區聯合圖書館根據各分館所在街道（鎮）、社區的產業優勢和地域特點，確定其館藏資源的學科范圍，打造專業化分館；江陰市總分館網絡通過規定每個成員館對各個學科信息資源的入藏比例，力圖為每個成員館都構建起綜合性的館藏資源體系。我們可以借鑒香港公共圖書館系統的做法，依據信息內容的水平程度及讀者需求的不同層次，劃分出若干個信息資源收藏級別，并規定每個成員館的館藏資源應達到哪一級別。通過對不同內容深度的信息資源在成員館之間的分層配置，公共圖書館服務體系就可以為讀者提供分層的信息服務。

4.3 統采統編信息資源

香港公共圖書館系統信息資源的統采統編保證了信息資源建設工作的標準化和規范化，為高效的讀者服務奠定了基礎。在大陸地區的公共圖書館服務體系中，大多數成員館由于行政隸屬不同、經費渠道各異，導致信息資源采訪權難以統一[14]，并且很多成員館都制定了本館的編目原則，建立了獨立的書目數據庫，不愿與其他館進行統一編目。獨立分散的采訪、編目造成的直接結果就是信息資源重復采購，采編人員重復勞動。各地的公共圖書館應拋棄“各自為戰”觀念的束縛，牢固樹立協調合作和共建共享的思想，通過開展信息資源的統采統編，實現信息資源建設的規模經濟效益。例如，建立由成員館采編人員共同組成的采編中心，該采編中心統籌各館的采購計劃、規范編目標準、統采統編信息資源；將成員館的采編經費集中到中心館，由其根據各館的采購需求和統一的編目原則，統一采編信息資源。

4.4 實施信息資源建設流程控制

香港公共圖書館系統信息資源建設的每一項工作都有明確的責任主體，信息資源組織工作的各個業務環節甚至還有嚴格的完成時限要求。嚴密的流程控制是推動其信息資源建設活動高效開展的一種有效措施。大陸地區的公共圖書館服務體系信息資源建設的一體化程度還比較低，圖書館之間的合作尚未貫穿信息資源建設的全過程。但是鑒于信息資源選擇、采購、開發、組織、加工、配送、保存等業務工作環環相扣，所以應借鑒香港的經驗，通過嚴密的流程控制來規范信息資源建設活動。具體而言大陸地區的公共圖書館應對成員館進行合理分工，明確其承擔的責任，賦予其相應的權利；制定資源采選、編目、加工、調配等工作需遵循的標準和應達到的目標；對各個環節的工作進行質量監控，使整個業務流程實現有序化的周期性運轉。通過信息資源建設的流程控制，使參與到各個環節的成員館都能夠充分發揮其作用，實現信息資源建設效率的最大化。

4.5 設立貯存圖書館

隨著科學技術的飛速發展，知識更新速度變得越來越快，文獻的半衰期也變得越來越短，圖書館館藏空間緊張的問題日益突出。大陸地區的公共圖書館服務體系建設才剛剛起步，館藏空間不足的問題尚未完全顯現，隨著公共圖書館服務體系的進一步發展，如何解決館藏信息資源存儲空間不足的問題也必然會被提上日程。我們應該未雨綢繆，向香港公共圖書館系統學習，建立專門的貯存圖書館或選定某一成員館作為貯存圖書館，集中儲存使用率低但仍有一定保存價值的信息資源。這樣既保證了信息資源體系的完備性，又為成員館節省了大量的空間以入藏新近出版的書刊資料。

4.6 加強信息資源建設評估

科學和健全的評估機制對信息資源建設活動起到監督和導向的作用?？滴氖鸷蛯徲嬍鸺氈氯胛⒌男畔①Y源建設評估，對于改進和完善香港公共圖書館系統的信息資源建設工作發揮了極大的推動作用。大陸地區較少開展針對公共圖書館服務體系信息資源建設活動的評估導致經常出現以下問題：地方政府對服務體系資源建設經費的投入只求達標，不圖發展；體系內的各成員館堅持“自給自足”或主動共享、被動共建[15]。因此必須建立起長效的評估機制，保障信息資源建設的可持續發展。其可行的措施包括：經常開展讀者調查，從讀者滿意度和需求滿足率等角度評估信息資源建設的成果；通過主管部門組織評估，從公共圖書館服務體系的發展戰略出發，評估信息資源共建共享的管理機制、工作流程、保障制度；通過第三方機構審計，從具體業務活動開展的角度，評估支撐信息資源建設活動的經費、人員、技術基礎設施等的配置情況。

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[11]康樂及文化事務署香港公共圖書館.香港公共圖書館轄下館藏發展委員會[EB/OL].[2012-10-16].http://sc.lcsd.gov.hk/gb/www.hkpl.gov.hk/tc_chi/collections/collections_cd/collections_cd_cdb/collections_cd_cdb.html.

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