高校招生綜合信息管理系統設計研究*

馬俊臣，王 娟 ，李義俊 ，張景生

（1.聊城大學東昌學院 招生辦公室，山東 聊城 252000；2.聊城大學 傳媒技術學院，山東 聊城 252059）

信息技術的高速發展，推動了普通高校招生錄取方式的重大變革。現在的遠程網上錄取已經采用由教育部研發的“全國高校招生遠程錄取子系統”，給招生錄取工作帶來了極大的方便。但是，目前還沒有一套完整的管理信息系統與之銜接，高校基本上以人工或半自動化方式，完成每年招生后期的管理工作。近年來，隨著高校規模的擴大，招生數量逐年增加，招生后期的數據處理與迎新工作等任務都十分繁重，傳統的工作方式已不能適應目前招生工作的要求。所以，為方便高校自己的管理和應用，研制開發實用的招生管理信息系統是十分有必要的工作。

一、系統可行性分析

本文要設計并實際開發一個基于Web的高校招生綜合信息管理平臺系統，以實現招生錄取后期大量招生數據的處理并輔助招生工作的部署與決策。經過實際論證和調研，認為本系統的設計與實現是可行的，主要表現在以下三個方面：

1.技術方面

目前軟件編程技術、Web開發技術和數據庫技術等已經發展的相當成熟，研究者所積累的招生工作經驗、招生信息和系統開發能力，完全能夠開發一個能夠滿足招生工作要求的招生綜合信息管理平臺。本研究所需的硬軟件環境、人員與信息資源都已具備，不存在技術難關與風險。因此開展本研究在技術上是可行的。

2.經濟方面

作為學校科研基金支持的項目，本研究有基本的資金支持。由于學院建有功能較為完善的校園網，不需要額外支出軟硬件及工程安裝費用。所涉及工作人員都具有熟練的計算機操作技能，不需要額外培訓費用。同時，系統成熟后可以推廣到其他高校，在宣傳本校的同時可以獲得一些社會效益。因此，本研究具有良好的經濟和社會效益，值得研究與開發。

3.操作方面

本研究所涉及的人員之間對招生管理的工作相對比較熟悉。因此，對于系統的設計開發、預運行和運行，有良好的溝通基礎，有利于問題的交流和解決，也有利于系統的設計開發和完善。同時，學校的校園網環境便于系統的測試和使用。此外，建立和運行招生信息管理系統適應高校信息化建設大趨勢，既符合國家教育部的有關招生政策，也不存在任何法律問題。因此，此項開發與研究，在操作方面是可行的。

二、系統需求分析與設計

本研究首先從分析聊城大學東昌學院的基本情況入手，充分了解系統要解決的實際問題，分析出原始的業務流程，信息數據的流向，提煉出系統的關鍵功能要求和性能要求。

1.系統需求分析

聊城大學東昌學院是一所教育部批準設立的獨立學院。目前，學校全日制在校生近6000人。校園分南北兩個校區，高速光纖校園網已遍布整個校園，主干網已達到1Gbps，100Mbps到桌面，為學校信息化應用奠定了良好的基礎。

學校的數據資源分布在不同類型的數據庫服務器上，辦公室不集中，各部門工作人員計算機操作水平差別較大，對數據的處理能力差異較大，所用數據和格式復雜，給數據統計和交換帶來了極大的不便。

本系統在設計初期就考慮到這些因素，要盡可能地具有大的包容性和易用性。招生辦公室作為招生信息的集中部門，可以起到領航和控制的作用。在充分考慮各不同用戶需求的基礎上，設計工作主要圍繞招生辦公室的業務需要進行。

（1）原始業務流程

在使用“綜合信息管理平臺”系統之前，招生數據主要以DBF和XLS兩種格式通過郵件或優盤拷貝進行傳遞，操作速度慢，流程經歷時間長，數據錯誤機會大，重復勞動多。因此，給工作帶來了極大的不便。原始的主要工作業務流程如圖1所示。

圖1 原始的招生主要工作業務流程圖

圖中的各步驟分別由學校對應的各業務部門來完成，因為是單機分別獨立操作，容易導致數據出現各種問題和錯誤。所以，就要多次反復核對。從而浪費了大量時間、人力和物力。具體如下：

1）招生信息的收集和發布單位為招生辦。計劃信息要以郵件、電話或紙質形式傳遞給系部。對于錄取數據，因為各部門的用途不同，所要求的數據格式和結構也不同。招生辦要根據不同職能部門（如財務處、學生處、教務處、系部等）所要求的格式進行處理和分發，而且數據更新時（如遇轉專業、退學或補錄等情況）還要重新整理、重新分發。大量復雜重復的操作極易引發錯誤的出現。

2）新生報到期間，新生按照規定的流程到各系部和部門辦理報到手續。

系部按照從招生辦獲取的數據，進行新生的報到登記等手續的辦理。如遇到有新生要求轉專業的情況，系部數據就要變化和改動，此時手工更改信息是造成出錯的一個重要原因。

新生辦完登記手續之后要去財務繳費，中途有部分新生因各種緣由不再繼續辦理報到手續，或者有的新生在此期間辦理了“借讀”（保留學籍到外校讀書）的手續，由此造成了系部數據和財務等的不一致，也是產生錯誤的又一原因。

3）系部和財務等在新生報到結束，數據統計時因操作不熟練、人工輸入和改動極易出現錯誤。

4）招辦在匯總時，對來自不同系部的新生報到數據（往往是XLS格式，而且數據類型又不統一）進行整合處理。出現錯誤的幾率也是有的。

招辦對來自財務處和系部的匯總表進行比較，往往會出現眾多的不一致。這時，就需要對匯總情況進行分系部打印進行核對和再確認。

5）系部收到招辦的待核對數據，進行二次核對、統計和上報。

6）招辦在得到二次上報的數據后進行匯總和核對。為確保數據準確，有時還要進行新一輪的數據核對。

7）招辦對部分特殊學生（請假推遲報到、退學、借讀、審查清退等）進行確認，對無誤的數據進行上報和再次轉交。

（2）基本業務要求

根據業務流程分析可以看出，“綜合信息管理平臺”系統以學生信息為主體，其次包含專業信息、計劃信息等。要承擔準確及時地收集新生報到情況和進行準確統計上報等重要任務。根據實際，本系統涉及的基本業務如下：

1）招生計劃的制定，系部和招辦要對計劃的申請和分配進行數據交換。

2）招辦要對錄取的源數據進行處理和更新，以供考生和相關部門人員查詢和下載。

3）招生部門對新生報到數據整理和向省級管理部門上報。

4）新生轉專業。涉及到學校有關系部領導、招辦及相關部門領導、院領導等。每一處都要審批簽字、登記甚至驗印。一個流程走下來少則一個小時，多則甚至兩三天。本系統因此提供集中的管理模塊進行網上協作辦公，各部門聯動進行，節約了時間，提高了效率。

5）招辦、相關部門和學校領導實時掌握新生錄取、報到和繳費情況。學生報到以后，招辦、系部還要進行新生資格審查、統計和將未報到學生退檔到相應省招辦等任務。

（3）主要功能需求

對基本業務進行總結和細化，得出本研究必須要實現的各功能點。

1）錄取數據發布：上傳、下載、查詢與統計分析。

2）電子檔案管理：生成與下載。

3）招生計劃管理：上傳、修改與查詢。

4）報到管理：報到狀態（報到、請假等）管理、報到統計與退檔管理。

5）專業調整管理：專業調整與專業調整狀態查詢。

6）用戶管理：添加、修改、刪除與權限分配。

7）系統接口：財務處、教務處、后勤處、學生處、系部、快遞公司（郵寄錄取通知書）等數據下載接口。

8）系統維護：包括系統代碼庫的設置，系統權限功能項目管理，數據庫的備份與恢復等系統維護功能。

（4）性能要求

系統的界面設計要充分考慮大多數用戶的使用習慣，給用戶提供一致、簡潔、方便、快速的操作界面。同時，要求系統具備多用戶同時訪問并發操作的性能，確保多個用戶操作時系統能夠穩定的運行。

在安全性要求方面，系統應考慮采用一定的安全策略，特別是對于專業調整部分，要求能夠跟蹤審批人員的操作痕跡，使各管理人員能夠公正、公開、快速地進行。

從開發和維護的角度考慮，系統設計時應充分考慮其可擴充性，盡量抽象化、參數化、模塊化，以便于后期維護和升級業務需求。系統應提供后臺遠程維護功能，便于及時處理各種問題。

2.系統設計

（1）系統設計

根據需求分析，從系統開發角度對系統進行整體設計，設計出系統體系結構，配置合理的開發環境和運行環境。

1）系統環境的選擇

本系統采用B/S結構運行在Internet上，數據庫采用Access，服務器端要求支持ASP等軟件環境。

2）開發環境的選擇

操作系統為Windows2000以上，配置微軟的IIS，或netbox2.8； 網頁編程工具采用 ASP，VBScript，Dreamwaver8，數據庫采用Access。

（2）系統工作流程設計

根據招生工作業務流程和數據流向，設計出系統的基本業務流程。首先，在計劃申報階段，用戶登錄系統進行計劃填報、修改等處理。然后，招生錄取階段，招辦將錄取的新生數據導入本系統，供考生查詢和各相關用戶下載使用。在新生報到階段，招辦、各系部等用戶登錄系統完成新生報到狀態的更新、專業調整等，并實時查看數據統計信息。工作流程如圖2所示。

在整個流程圖中，專業調整的部分的工作流程如圖3所示。

圖2 系統工作流程圖

圖3 專業調整作流程流程圖

（3）系統體系結構設計

根據系統工作流程圖，得出該系統具有五個重要功能，即招生計劃管理、新生報到管理、專業調整管理、系統接口管理、用戶管理和系統維護。將相關的業務流程組合，得出系統的主要功能：①系統登錄；②用戶管理；③計劃管理；④錄取數據發布；⑤數據查詢；⑥報到管理；⑦專業調整；⑧系統接口；⑨統計報表。

（4）系統主要功能模塊

根據系統需求所描述的功能點，可以總結“綜合信息管理平臺”系統的主要功能模塊。如圖4所示。

（5）數據庫設計

數據庫設計的好壞直接影響到管理信息系統的效率和實現效果。合理地設計數據庫結構可以提高數據存儲的效率保證數據的完整和統一。數據庫設計分三個步驟進行。

1）數據庫需求分析

數據庫需求分析即按照系統用戶需求為數據庫設計提供依據。本系統根據不同用戶的需求，主要完成數據的上傳、修改、查詢與下載。針對該系統數據庫特點，總結出如下需求：

圖4 系統功能模塊圖

①每個用戶有一種身份。

②用戶可以是招辦、系部、學生及其他職能部門身份。

③計劃信息只有招辦用戶和系部用戶可以添加和修改。

④新生數據（包括電子檔案）只有招辦用戶可以添加。其他用戶可以對部分信息進行修改和查詢。

⑤通知公告信息。

⑥專業調整分級按權限審核。

⑦數據查詢和下載根據不同用戶有所區別。

⑧管理員對所有用戶的身份及權限信息可以添加和更改。

然后，根據系統功能分析和需求總結，設計出具體的的數據項和數據結構。

2）數據庫概念結構設計

根據得到的數據項和數據結構，就可以設計滿足需求的各種實體及相互關系。本系統規劃出的實體有：用戶信息、專業信息、學生信息、通知信息、報到狀態信息、專業調整單信息和計劃信息等實體。它們之間的關系如圖5所示。

圖5 數據庫實體關系圖

3）數據庫邏輯結構設計

數據庫概念結構設計完成之后就可以通過數據庫軟件轉化為實際的數據模型，即數據庫的邏輯結構。本系統采用的是數據庫軟件Microsoft Access。

首先打開Microsoft Access，新建一空數據庫，命名為zsdata.mdb，然后依次創建需要的幾個數據表。

①用戶信息表

用戶信息表包括用戶編號、用戶名稱、密碼、權限等屬性。

②專業信息表

專業信息表包括編號、專業名稱、層次、所屬學院、所屬系部、層次、計劃數等屬性。

③學生信息表

學生信息表包括編號、考生號、姓名、性別、錄取專業、層次、錄取省份、投檔成績、投檔志愿、錄取時間、科類、報道情況、請假情況、報到時間、退檔情況、通知書編號、EMS（郵件）編號、備注等屬性。

④通知公告信息表

通知信息表包括編號、通知主題、通知內容、發布人和發布時間等屬性。

⑤報到狀態信息表

報到狀態信息表包括編號、報到狀態、報到狀態名稱等屬性。

表1 專業調整單信息表（zytzd）

⑥專業調整單信息表

專業調整單信息表包括編號、調整單主題、考生號、姓名、錄取專業、現專業、調出系部、調入系部、審核提交、調出審批、調入審批、學校審批、最終審批、調整單狀態、IP、審批時間和備注等屬性。如表1所示，設置編號字段為主鍵。

⑦計劃信息表

計劃信息表包括編號、專業名稱、科類、層次、年份、省份、計劃數、執行計劃數和備注等屬性。如表2所示，設置編號字段為主鍵。

表2 計劃信息表（jhxx）

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