中國石油檔案管理系統在吐哈油田的推廣應用

于法政

[摘要]中國石油檔案管理系統由微軟公司結合中國石油實際開發的，數據庫采用SQL2008，開發技術采用.NET，是一套中國石油統一的檔案管理平臺和以檔案信息資源為核心的知識管理平臺，現已在吐哈油田成功推廣應用。

[關鍵詞]SQL2008；.NET框架；Web技術

[中圖分類號]：TU276.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1672-5158（2013）06-0133-02

1 推廣的背景

檔案是集團公司的重要知識資產和核心信息資源，檔案工作是集團公司基礎工作的重要組成部分。建設綜合性國際能源公司對檔案信息化工作提出了新的要求，在集團公司“十一五”信息技術總體規劃中安排了中國石油檔案管理系統（E6系統）項目。

2002年中油檔案信息管理系統的推廣應用提高了檔案管理水平，但是這些系統分散部署，與集團公司信息化工作集中統一原則不相適應，迫切需要建立一個統一的檔案管理系統。同時，集團公司信息化建設取得一系列成果，已建信息系統應用成效日益顯現，各信息系統產生大量需要歸檔的電子文件，按照國家相關要求，迫切需要建立檔案管理系統對各類電子文件進行統一管理。隨著信息化的推進，用戶對信息的利用方式、效率都提出了更高的要求，檔案工作迫切需要一個先進適用的檔案管理系統充分發揮檔案資源對各項業務的信息支撐作用。

中國石油檔案管理系統項目的目標是建立起中國石油統一的檔案管理平臺和以檔案信息資源為核心的知識管理平臺。目的是實現各類檔案信息資源的集中管理和檔案工作的標準化、規范化與現代化管理，提升檔案管理與服務水平，逐步達到檔案資源集約化、館藏數字化、應用網絡化、人員專業化、管理現代化，全面提升檔案工作水平，使檔案工作真正體現“珍存企業記憶、提升公司價值、構建知識平臺、實現信息共享”的作用，為打造綠色、國際、可持續的中石油，建設綜合性國際能源公司提供信息資源保障。

2 推廣的必要性

檔案工作作為企業管理工作的重要組成部分，是增強企業競爭力的基礎工作之一。企業檔案的貢獻，突出表現在它為企業各項業務的發展提供了強有力的信息支持。從企業檔案的廣度看，它涵蓋了企業生產建設、科學研究、經營管理等各項工作活動中形成的具有查考價值的材料；從企業檔案的深度看，它涵蓋了企業各個時期，各項工作活動中形成的具有查考價值的材料。它珍存著企業的記憶，同時又珍存著企業的知識資源，是企業科學技術資源儲備的重要形式，也是企業的核心信息資源，它將為促進公司主營業務發展、提高企業決策水平和效率、增強企業管理水平、提高企業創新能力發揮著重要作用。尤其是勘探開發檔案，是巨額投資換來的寶貴財富，是勘探開發研究人員智慧的結晶，在油田產能建設、增儲上產及企業生產經營與管理中發揮著重要作用。

整體上講，中國石油檔案管理信息化工作近年來取得了長足的發展，但在管理標準、信息化管理模式及質量等方面仍然存在著一定的問題，主要表現在以下兩大方面。

一是中國石油檔案管理方面：檔案信息資源管理建設缺少統一規劃，大量應歸檔信息未能納入歸檔范圍；檔案信息化標準體系建設的差距很大；缺乏統一完善的檔案信息化管理規范和標準；文檔一體化程度較低；檔案開發、利用處于較低水平。

二是中國石油檔案管理信息化方面：檔案數字化程度較低，檔案借閱的方式是以借閱檔案原件或復印件為主，不便于檔案的利用和保護；與辦公系統、專業系統缺乏成熟接口，數據整合存在困難，使數據共享和共享平臺建設留下了許多問題；在利用和搜索方面，部分單位實現了目錄查詢，極少數單位實現了全文查詢，隨著數據量的增大，很多現存系統的查詢十分緩慢；系統缺少靈活的統計功能和報表展現功能；各單位自建檔案系統功能簡單，安全性、適用性弱，多數系統無法控制被借閱電子文件的安全性。

因此，建設統一、專業的企業級檔案管理系統勢在必行。建成的中國石油檔案管理系統應與集團公司管理業務系統有效集成，實現檔案的自動收集歸檔和科學保管，整體提升檔案管理能力；通過電子文件集中存放和智能檢索提供多種形式的電子文件利用方法，推動員工對檔案的加工利用；促進檔案信息資源共享平臺，加快企業對相似問題的響應和解決速度。

吐哈油田檔案管理系統雖搭建了網絡資源信息共享平臺，但是信息安全管理手段受到嚴重限制。推廣應用中國石油檔案管理系統，油商密★★★以下的所有檔案可以通過中國石油檔案管理系統進行管理，系統嚴格按照保密管理規定，通過采用先進的加密管理手段，確保檔案信息的安全。推廣應用中國石油檔案管理系統，可實現與吐哈檔案管理系統的有效集成，建立起與中國石油統一的檔案信息資源管理和共享平臺，從技術角度實現由檔案實體管理向內容管理的過渡，從應用角度逐步實現由檔案管理向知識管理的轉變，最終建立起吐哈油田的知識中心。

3 推廣的可行性分析

3.1 吐哈油田檔案工作現狀

吐哈油田檔案工作自1992年以來，先后經歷了三個階段。

第一階段（1992年-1995年）是傳統檔案管理階段。吐哈油田檔案管理完全采用傳統的手工管理模式，采用手工記錄各類檔案目錄，檔案管理人員通過紙質目錄為用戶提供各類檔案的檢索利用。在此階段，編制各類檔案目錄工作量大，查全查準率低，服務效率低。

第二階段（1996年-2006年）是計算機管理的初級階段。計算機逐步應用于檔案管理工作中，各類檔案目錄和檔案工作基礎資料由計算機進行管理，檔案管理人員可利用計算機為用戶檢索、查詢各類檔案目錄。在此階段，檔案管理水平有所提高，查全查準率、服務質量和服務效率明顯提高。

第三階段（2007年之后）是計算機管理的發展階段。2007年以來，吐哈油田檔案管理工作進入快速發展階段。吐哈油田數字檔案館建設項目正式啟動，在2007年-2011年間，共完成了館藏文書、科研、勘探開發、基建工程等歷史檔案的數字化加工，開發搭建了公司統一的檔案管理系統硬件平臺和軟件應用平臺，實現了檔案管理網絡化、服務利用遠程化、信息資源共享化，管理水平及服務質量得到大幅度提升。

從業務范圍看，吐哈油田檔案工作業務主要涉及公司在企業管理、生產經營、油氣勘探開發、科研、井下作業、油田建設等過程中形成的紙質、聲像、實物等不同載體的各類檔案的收集、整理、保管、利用和檔案編研等。

3.2 技術保障

在系統軟件選擇上，中國石油檔案管理系統數據庫采用SQL2008，SQL Server 2008是一個可信任的、高效的、智能的數據平臺，增強了數據的安全特性、可靠性和可擴展性。開發軟件采用.NET技術，.NET框架是一種新的計算平臺，它簡化了在高度分布式Internet環境中的應用程序開發。采用.NET發技術，使得開發人員可以開發強大的下一代數據庫應用程序。離線客戶端采用Silverfight。微軟silverlight是一個跨瀏覽器、跨客戶平臺的技術，能夠設計、開發和發布有多媒體體驗與富交互（RIA，Rich Interface Appfication）的網絡交互程序。

在技術支持團隊選擇上，中國石油檔案管理系統選擇了微軟公司和蘭州石化公司自動化研究院。微軟公司是世界計算機軟件開發的先導，目前是全球最大的電腦軟件提供商。

3.3 可行性分析結論

通過吐哈油田數字檔案館項目建設的應用，吐哈油田檔案中心及二級單位的所有歷史檔案數據已經通過網絡共享平臺，實現了油田內部的檔案信息資源共享，各二級單位的檔案數據可以由技術人員集中進行整理和遷移工作。并且吐哈油田檔案的檔號結構、管理方式與中國石油檔案管理系統管理要求相似，數據整理和遷移工作不存在兼容方面的問題。

按照集團公司檔案管理原則，吐哈油田已基本具備推廣應用的各項條件。中國石油檔案管理系統的推廣應用，必將使吐哈油田的檔案管理工作推向一個更高的目標，真正實現檔案管理向知識管理的轉變。

根據吐哈油田檔案工作現狀和發展要求，通過對中國石油檔案管理系統設計和安全保障的分析研究和充分認識，我們認為中國石油檔案管理系統在吐哈油田公司全面推廣應用完全可行。

4 推廣實施

2011年3月，吐哈油田公司正式啟動中國石油檔案管理系統的推廣應用工作，成立了由主管信息化公司領導擔任主任，檔案、信息、勘探和開發等相關部門負責人擔任成員的中國石油檔案管理系統推廣領導小組，并抽調檔案業務骨干、信息技術人員共同組成項目經理部，按照“業務主導、部門協調”的工作機制，積極開展系統推廣各項工作。

檔案中心作為吐哈油田責任單位，及時編制了“中國石油檔案管理系統推廣應用實施方案”。推廣應用工作分準備階段、培訓階段、試運行階段和正式上線四個階段。

4.1 準備階段

4.1.1 基礎數據整理

對吐哈油田公司機關各處室、直屬附屬單位，基層各單位組織機構設置情況進行表述、整理和匯總，對各單位、各部門文件歸檔、審核、管理及利用等環節相關人員權限設置、操作流程及業務數據等基礎數據進行收集整理，提交整理樣表報集團公司總部項目部審核。

4.1.2 關鍵用戶培訓

公司派出項目經理部部分人員，參加了集團公司在蘭州舉辦的關鍵用戶培訓班，對系統軟硬件配置、用戶角色分配、系統架構以及系統各模塊功能、流程進行了全面學習。參加培訓的關鍵用戶承擔油田內部最終用戶的培訓和系統推廣應用的技術運維工作。

4.1.3 歷史檔案數據整理

按照先易后難的原則，檔案中心分批對歷史檔案數據導出、校驗和補充，對校驗通過的數據進行遷移測試；同時，對已經完成密級清理標定的檔案進行匯總，填寫《中國石油檔案管理系統歷史檔案遷移備案表》，經吐哈油田公司保密部門審核、公司主要領導審批蓋章后上報集團公司辦公廳備案。

4.1.4 基層單位檔案整理

基層各單位嚴格按照《關于開展清理核定檔案密級工作的通知》（吐哈油辦字（2010316號文件）要求，結合《集團公司保密管理規定》和《集團公司商業秘密分級保護目錄》，啟動以定密與標密為核心的歷史檔案整理工作，原始檔案由形成部門負責對歷史檔案數據的密級進行了清理和重新標定。

4.2 培訓階段

為了做好中國石油檔案管理系統推廣應用工作，吐哈油田項目經理部對參加集團公司培訓的關鍵用戶進行培訓任務分工，制定了切實可行的培訓計劃和培訓方案，對公司最終用戶的培訓范圍、人員、要求、時間、地點、課件進行了認真準備。4月25日-5月31日期間，共舉辦9批次最終用戶培訓班，來自機關各處室、直屬附屬單位、基層各單位檔案管理人員、歸檔人員以及油田主要勘探開發、工程建設外協施工單位歸檔人員共385人參加了培訓，所有培訓人員都順利通過了專門組織的理論和上機操作考試，綜合優秀率達78%，合格率達100%，培訓學員系統流程掌握情況良好，取得了預期效果和培訓目的。

4.3 系統試運行階段

最終用戶完成培訓后，根據系統管理員設定的用戶權限，要求所有參加培訓人員在系統生產環境中，對工作環境、用戶角色、系統功能進行試運行。同時，根據實際應用情況及時調整用戶角色和權限設置，最大限度滿足工作需求，為了確保檔案信息的安全利用，由各單位保密部門負責，與所有開通E6系統使用權限的用戶，簽訂了《中國石油檔案管理系統用戶保密承諾書》。

4.4 系統正式上線階段

根據中國石油檔案管理系統上線準備及系統試運行情況，檔案中心提前收集、匯總機關各部門、基層各單位的系統使用用戶，及時完成油田1395個系統用戶的收集、權限授予、USBKEY的申請和用戶映射工作。對完成密級核查并通過系統校驗的數據，經公司檔案中心、機要保密處審核、公司主管領導審批后上報集團公司辦公廳備案。通過備案、審批的數據按規定程序陸續進行數據條目及電子文件的遷移。7月14日經總部項目經理部審批，正式批準吐哈油田使用中國石油檔案管理系統生產環境，標志著中國石油檔案管理系統在吐哈油田公司的正式上線運行。

5 系統功能概要

中國石油檔案管理系統共有工作助理、收集整理、檔案保管、檔案利用、應用管理、系統管理六大模塊。

5.1 工作助理

工作助理涉及的用戶角色表見表1。

工作助理模塊有工作提示、個人信息維護、軟件下載、系統通知四大功能，主要協助用戶使用檔案管理系統，提供工作項管理、軟件下載等。

5.2 收集整理

收集整理模塊有預歸檔、歸檔整理、檔案整理、檔案接收、離線客戶端管理五大功能，主要協助歸檔部門和檔案部門的用戶將電子和實體檔案在檔案管理系統中進行歸檔、整理。

5.3 檔案保管

檔案保管模塊有檔案管理、庫架信息維護、檔案鑒定申請、檔案鑒定管理、鑒定狀態查詢、檔案移交六大功能。主要是對已歸檔檔案進行日常維護和管理，并通過鑒定檔案的價值確定其保管期限以便銷毀失去價值的檔案。

5.4 檔案利用

檔案利用模塊有我的借閱、借閱辦理、借閱審批、固定報表、檔案編研、自定義報表、自定義報表模板等七大功能，主要是協助用戶進行電子文件和實體檔案的搜索、借閱，以及報表查詢等。

5.5 應用管理

應用管理模塊有檔案類型管理、著錄項字典管理、檔號編制規則定義、檔案匯交單位設置、個性化配置、打印模板管理、流程模板管理七個功能。

5.6 系統管理

系統管理模塊有數據授權功能。系統管理所涉及到的用戶角色表見表1。

針對檔案管理系統中參與系統管理的人員進行操作性指導，使用者主要是各級單位的系統管理員。管理的主要是系統監控、系統頁面、系統日志等模塊。管理員對模塊中的用戶、角色、菜單、字典等信息進行統一集中管理，以達到方便維護、管理統一等目的。

5.7 歷史數據遷移

歷史數據遷移模塊有檔案類型配置、機構映射、檔案字段映射、檔案數據導入、導入情況查看、著錄項值轉換、檔案附件上傳七個功能。

6 推廣應用成果及效益

經過8個月時間的推廣應用工作，中國石油檔案管理系統在吐哈油田開始全面推廣應用，并取得了相應的成果。截止2011年12月30日，吐哈油田公司所有機關處室、直屬附屬部門及基層各單位全部推廣應用了中國石油檔案管理系統。

中國石油檔案管理系統的全面應用，實現了電子文件的集中管理，信息系統產生的各類電子文件實現了自動歸檔，通過采取技術手段和管理措施，確保了電子文件安全，珍存了企業記憶。

通過中國石油檔案管理系統的推廣應用，實現各類檔案的統一管理，增強了檔案的整體管控能力和檔案信息的安全風險防范能力，不僅能快捷有效提供勘探開發、油田建設等各類檔案的利用，而且為油田節約了大量資金，取得了良好的社會效益和經濟效益。通過信息系統與檔案管理系統的有效集成，建立起統一的檔案信息資源管理和共享平臺，促進檔案工作者由實體保管員向知識提供者轉變，實現檔案工作的專業化管理，為建設綜合性國際能源公司提供有效的檔案信息支持。

參考文獻

[1]中國石油天然氣集團公司檔案管理手冊中國石油天然氣集團公司辦公廳