工程技術檔案現代化管理與信息化建設

張玲

[摘要]信息產業化的快速發展，給企業檔案管理工作帶來了巨大影響。項目檔案是項目建設、生產準備、機組調試及生產經營的重要依據，在工程建設和管理中起到了非常重要的作用，是工程建設的真實記錄和反映。

[關鍵詞]工程檔案、信息化、工程、？管理

[中圖分類號]C931.6 [文獻標識碼]A [文章編號]1672-5158（2013）06-0434-01

前言

完整、準確、系統的項目檔案對工程建設、生產經營、設備維護和改擴建起著非常重要的作用。檔案管理工作在企業乃至社會的發展中起著非常重要的作用，進行檔案管理相當于將各類知識進行濃縮、融匯，是信息的傳承。檔案部門轉變觀念，改變傳統的檔案管理模式，就能夠建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，使檔案管理工作更好地適應信息時代發展的要求，為經濟建設和企業發展更好的服務。

一、工程檔案概念

檔案，可以說是人類文化與知識的結晶，對其進行合理的開發、利用，實現檔案信息化，對各類信息資源進行分類、分析，加以提取并利用，既能提高檔案的利用效率，又能降低檔案管理的成本，還能為企業和社會提供優質的服務，可謂一舉多得。檔案把往復不斷的現象真實的記錄下來，成為人們進行反復觀察和研究歷史現象，準確尋找事物發展規律的可靠依據。

在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄就是工程檔案。工程檔案管理是檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、檢索、編研提供利用等活動的通稱；是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，含準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件。

二、實施工程檔案現代化創新管理。落實領導責任制

落實項目檔案領導責任制，建立健全工程檔案管理組織和管理制度并監督有效運行。

（1）統籌部署，完善體系制度。成立的檔案管理領導小組，并按照統一領導、分級管理的原則，建立由施工隊伍、項目部、監理單位及參建單位檔案主管組成的檔案管理網絡。負責各職責范圍內檔案的收集、整理工作，并確保歸檔資料的完整性、真實性和準確性。項目部要以國家、行業有關檔案管理規定為依據，結合項目檔案的歸檔要求，以文件形式編制并聯合下發《工程檔案管理實施細則》，規范各參建單位的歸檔范圍及職責要求，明確移交檔案的時間、數量和質量，對檔案資料的形成和流向進行追蹤管理。

（2）建立資料歸檔會簽制度。工程檔案部門不僅要同計劃、財務、工程等部門形成驗收會簽制度，還應與相關部門形成考察培訓資料會簽制度，避免考察資料的流失，為工程項目日后使用提供方便。

拓寬新領域，擴大收集范圍；對基建項目歸檔范圍所規定的合同、監理大綱、工作總結、月報、質量檢驗單等各類文件資料，檔案管理人員應當積極協同工程技術人員根據工程過程出現的新情況、新特點，及時擴大收集范圍，保證竣工檔案的完整性、連續性，反映工程運作全過程。

三、檔案管理將實現信息化、網絡化

當今社會是一個信息社會，計算機技術和網絡技術的普及應用，使地球變得越來越小，信息空間越來越大，沒有“國界”，沒有距離，“足不出戶知大小”已成為現實。這不僅提高了整個社會的辦事效率，而且也密切了整個社會的聯系。這就為實現檔案管理信息化、網絡化提供了客觀的條件。

目前，從中央到地方，從機關到企業已普遍建立了計算機局域網，其中，為了加強文件資料的保密，有些部門規定不準接人互聯網，有的甚至是單機操作，與網絡實行物理隔離。但隨著計算機技術和網絡技術的發展，如密碼技術的深化、語音識別、指紋識別技術的應用，將使文件資料的安全保密性大大提高。而對電子文件資料真偽的識別，也隨著電子文件簽署技術的應用，給收文部門和單位建立了信任。這一技術的發展應用，為檔案管理過程中對電子文件真實性、可靠性的認定提供了技術保證。

要實現檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，為此，檔案管理部門要做好以下幾項工作：首先，改進和規范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案信息管理的需要；其次，依據文件處理流程來進行檔案信息化系統軟件功能設計；再次，在信息系統中建立完善的內部控制制度，確保檔案的安全。

在電子檔案使用過程中，首先是應注意電子檔案安全性問題。因為計算機網絡化的快速發展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數量也急劇增加，特別是計算機網絡化的快速發展，隨之而來的問題就是如何在網絡下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。其次是電子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少程序化管理系統，不能實現系統間的直接鏈接，目前無法保證電子文件元數據完整歸檔，多數電子檔案與其相對應的紙質檔案之間未建立統一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。

四、穩定檔案管理人員，不斷提升檔案業務技能

在工程建設期間，為提高大家的檔案意識和檔案管理知識水平，定期對各參建單位檔案人員開展檔案知識專業培訓。穩定檔案人員隊伍，保證檔案管理的延續性檔案工作連續性強，許多工作，特別是基礎業務和規章制度建設，需要檔案人員較長時間的學習，積累經驗，才能逐漸適應或逐步完善。另外，要建立健全必要的人員進出管理制度，促進檔案工作持續穩定發展。同時，要加強對現有檔案人員的繼續教育。采取“請進來指導、走出去學習”的方法，組織檔案人員通過調研、現場觀摩、培訓等方式提升自己的專業技能和業務水平。

由于工程建設周期長，所有的招投標工作、簽訂合同、設備文件的到貨都是陸續完成的，為切實做到工程檔案管理工作的“三同步”。

五、在檔案信息化建設過程中必須重新思考檔案管理的原則、理論與方法

由于現代信息技術在檔案管理中的運用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現，提出了一系列檔案學基本理論從未遇到過的新問題。如檔案管理機構的職能與檔案工作體制的變化問題、檔案管理人員的業務素質問題、電子檔案的鑒定問題、電子文件數據管理問題、數字檔案館（室）建設問題、檔案工作參與信息高速公路建設的問題等等。對這些在檔案信息化建設中因新技術運用所引發的理論問題，檔案管理部門都必須做出理性與科學的思考。

六、竣工驗收備案與檔案管理工作結合

工程竣工驗收備案工作是工程建設項目管理的最后一道程序，其形成的備案文件材料是工程檔案的重要組成部分，也是各級建設行政主管部門日后管理工程的重要依據，而且工程備案和工程檔案管理的性質和目的在很大程度上是一致的，因此將工程竣工驗收備案工作與工程檔案管理工作結合起來，規范檔案收集、整理、歸檔、保管，建立健全工程建設長期有效的監督機制是十分必要的。

建筑工程檔案管理工作在工程建設中發揮著重要的作用，遵循工程檔案與工程建設同步、按照竣工檔案“誰形成、誰組卷、嚴把關”的原則，歸檔的文件材料必須達到完整、準確、系統、規范的要求，以保證工程建設、生產、管理和維護的要求。保證各類檔案齊全、完整，完全滿足設備安裝、調試和運行維護的需要。

結束語

隨著現代科學技術的進步，實現檔案管理現代化已是必然的發展趨勢。因此，每一位檔案工作者都要有緊迫感，努力學習和掌握現代科學知識，把檔案管理提升到一個全新的水平。在信息化條件下電子檔案已在檔案管理工作中占有非常重要的地位。