基于OA辦公自動化的企業(yè)管理規(guī)范化研究

饒松

[摘要]對于擁有眾多分公司和業(yè)務(wù)單位的企業(yè)來說，如何提高企業(yè)內(nèi)部的職能管理，是提高企業(yè)自身競爭力的關(guān)鍵所在。在互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展的今天，企業(yè)管理也應(yīng)該融合信息技術(shù)，運用互聯(lián)網(wǎng)科技，規(guī)范化企業(yè)管理機制，本文主要探討了協(xié)同OA辦公系統(tǒng)對于規(guī)范企業(yè)內(nèi)部管理的促進作用。

[關(guān)鍵詞]OA協(xié)同辦公；規(guī)范化；企業(yè)管理

[中圖分類號]TP317.1

[文獻標識碼]A

[文章編號]1672—5158（2013）05—0141—01

前言

OA辦公系統(tǒng)是企業(yè)內(nèi)部管理與互聯(lián)網(wǎng)科技聯(lián)合在一起的科學管理和辦公的方式，其最終的目的是提高工作效率，規(guī)范化企業(yè)管理。OA辦公系統(tǒng)在誕生之后也經(jīng)歷了多次的更顯換代，從最初的數(shù)據(jù)處理階段，到自動化工作流階段，最后發(fā)展到今天的整合了移動辦公的協(xié)同OA辦公系統(tǒng)。OA協(xié)同辦公形式的多樣化，使得企業(yè)辦公更為的快捷和方便，人們可以運用手提電腦，甚至是手中的移動設(shè)備，隨時隨地的完成管理和辦公。OA協(xié)同辦公的誕生給企業(yè)的規(guī)范化管理也帶了的全新的意義。

一、OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的基本概念

OA（office automation）是一種辦公自動化的系統(tǒng)，通過互聯(lián)網(wǎng)來實現(xiàn)企業(yè)管理和辦公的自動化，以提高企業(yè)的辦公效率和管理能力。OA系統(tǒng)的工作范疇可以涉及到企業(yè)除生產(chǎn)以外運營當中的方方面面事項，包括日常行政工作中的文字處理、決策審批、工作會議、檔案管理等等。新一代的OA協(xié)同系統(tǒng)更是利用了工作流原理，將企業(yè)內(nèi)部的信息進行共享，實現(xiàn)企業(yè)全員協(xié)同辦公。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)也結(jié)合了移動互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，實現(xiàn)員工辦公的隨意性和便捷性。使用的對象不同，OA系統(tǒng)的作用也不同，對于企業(yè)普通的員工來說，OA協(xié)同辦公系統(tǒng)是一個高效的工作處理系統(tǒng)，OA能夠提供方面使用的辦公工具和良好的辦公環(huán)境；對于企業(yè)職能部門的管理人員來說，OA能夠提供準確精煉的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，用于陜速的處理部門問題和提出新的發(fā)展措施，來防范運營風險；而對于企業(yè)的領(lǐng)導層來說，OA是一個面向全員的決策系統(tǒng)，系統(tǒng)中能夠調(diào)取來自于企業(yè)各個方面的數(shù)據(jù)資源，提供可靠的決策參考。

二、傳統(tǒng)企業(yè)管理模式下的問題分析

隨著企業(yè)自身的發(fā)展，拓展多省業(yè)務(wù)，開立分公司已經(jīng)成為一種趨勢。然而在傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式下，總公司與分公司之間的管理總是存在許多的問題。其一是溝通時效性差，分公司都是分布在全國的各個地方，與總公司之間只能通過電話、郵件和傳真的形式進行工作的交流，而這種溝通的實時性差，費用高，并且產(chǎn)生大量的紙張浪費；其二是總部發(fā)布的政策無法統(tǒng)一有效的下達到各個分公司或者是職能部門，造成分公司工作進度的滯后；其三是分公司的預算管理和資金運作無法及時上報總公司，造成總公司在進行資金運作的時候缺乏實時的資料，不能及時掌握各分支機構(gòu)的財務(wù)狀況，從而不能有效的進行財務(wù)決策；其四是審批流程的繁瑣和復雜，分公司需要填寫規(guī)定的表格，通過專門的口徑將申請遞交總部，而總部也需要走一個完整的流程之后，才能進行答復，一旦流程中的某一關(guān)鍵人脫節(jié)，不在崗位，缺少重要簽批，流程便停滯，使得審批流程越加漫長，降低了工作的效率。

三、OA辦公系統(tǒng)塒于規(guī)范企業(yè)管理的意義

（一）簡化辦公事務(wù)，提高辦公效率

文件處理是企業(yè)辦公過程中最常見的一項工作，尤其是企業(yè)的領(lǐng)導層，每天都要收到來自于各個部門各個分公司提交的文件，例如工作報告、業(yè)務(wù)進展及人事審批等需要進行處理的文件。而這些文件可以通過OA協(xié)同辦公進行事項類型以及重要性的分類，便于領(lǐng)導者快速反應(yīng)和處理，并在OA中直接的閱讀和處理，方便快捷，無需紙質(zhì)的文件遞送流轉(zhuǎn)。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的事項文件的分類功能能夠極大的減少人工收集遞送以及分類的人力，減輕了企業(yè)員工和領(lǐng)導者的工作負擔，讓繁雜的審核確認工作簡單化處理，留出更多的時間用于企業(yè)的經(jīng)營和決策。而OA協(xié)同辦公是基于互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)訪問，企業(yè)的領(lǐng)導者無論是否身處公司，只要有互聯(lián)網(wǎng)，甚至是手機互聯(lián)網(wǎng)，都能夠及時的查看到需要審批的文件，部門的業(yè)績情況以及單個員工的工作情況，并通過手持互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備實時的發(fā)送通知和任務(wù)，提高企業(yè)管理的效率。

（二）統(tǒng)一管理模式，打造總分協(xié)同

總分機構(gòu)之間需要建立一套統(tǒng)一規(guī)范的管理模式，來進行協(xié)同辦公。對于一個特定的工作事項，在總公司和分公司之間必須統(tǒng)一一個工作流程，并在OA協(xié)同辦公中設(shè)置默認流程圖，員工在進行流程的操作時可以清晰的了解到工作信息在流程中的流動過程，并在以后的工作當中嚴格按照流程來執(zhí)行某項工作。因此流程的規(guī)范化是企業(yè)協(xié)同辦公的核心。而在目前的分公司管理發(fā)展中，總分之間的管理模式處于脫節(jié)狀態(tài)，各個分公司及職能部門的發(fā)展情況不一樣，所采用的制度建設(shè)也會有地域的差異。因此在總公司和分公司之間規(guī)范一個統(tǒng)一的工作流程制是建立協(xié)同辦公平臺的關(guān)鍵所在。這同時也需要加強總分之間的溝通，并通過OA系統(tǒng)來模擬流程的運作，建立標準化的OA運作，但在使用系統(tǒng)的過程中，仍然可以通過發(fā)起流程的員工和部門，以及流程發(fā)起的初始選項來智能化安排流程的走向。智能化和標準化流程制度的統(tǒng)一是OA協(xié)同辦公的優(yōu)勢。

（三）交互企業(yè)信息，實現(xiàn)無縫辦公

企業(yè)文件和檔案的管理也是分支機構(gòu)眾多企業(yè)的一大難題，總公司—般對于分公司文件的歸檔工作都會下發(fā)相應(yīng)的要求，但各分支機構(gòu)的情況不同，工作的失誤以及人員的流失總會導致部門文件的丟失。不利于企業(yè)關(guān)鍵數(shù)據(jù)的統(tǒng)計工作。另外總分之間的經(jīng)常會涉及到文件的查找以及數(shù)據(jù)的調(diào)取工作，如果通過原有的管理方法，會耗費大量的人力物力用于文件和數(shù)據(jù)的查找上，最后通過傳真或者郵件的形式發(fā)出。而在通過OA協(xié)同辦公之后，文件的信息會按照嚴格的歸類并存檔，總公司和分公司的員工都可以在一定的權(quán)限下通過類別查找或者是單個流程項下查找的方式，來快速的獲取文件信息，實現(xiàn)總分信息的無縫交互和共享。

四、OA辦公系統(tǒng)在企業(yè)管理中的發(fā)展趨勢

OA協(xié)同辦公系統(tǒng)在與企業(yè)規(guī)范化管理的有機結(jié)合當中，也在不斷的發(fā)掘自身的問題和管理工作的需求，尋求更為人性化、快捷化、易用化的高效辦公方式。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)在未來的發(fā)展中，主要面向兩個個方面進行探索，一是人機交互的方向轉(zhuǎn)換，在進行OA辦公時，都是由人主動向OA提出工作要求，提出信息查找要求等等，OA系統(tǒng)仍然處于信息存儲和初級的統(tǒng)計階段，在未來的企業(yè)管理當中，OA應(yīng)當發(fā)揮其智能系統(tǒng)的優(yōu)勢，轉(zhuǎn)換人機交互的既定模式，實現(xiàn)系統(tǒng)主動管理的交互理念；二是打造個性的門戶平臺，目NOA協(xié)同辦公系統(tǒng)的門戶界面基本是統(tǒng)一的，企業(yè)上至領(lǐng)導下至普通員工，都需要登錄一個相同的辦公界面，在通過二三級菜單來獲取自己的工作信息，OA應(yīng)該開發(fā)自定義的門戶模塊，按照不同的部門、職級和崗位，并設(shè)定相應(yīng)的權(quán)限，只有獲得權(quán)限的用戶才能夠在門戶上添加模塊，或者系統(tǒng)可以根據(jù)員工信息智能的進行模塊設(shè)定，為每一位員工提供個性化的集成界面，需要關(guān)注的工作內(nèi)容一目了然，極大的提高了管理工作的效率。

參考文獻

[1]曹靜，OA辦公系統(tǒng)在辦公室管理中的應(yīng)用[J]工會博覽（理論研究），2011（12）

[2]賈欣；屈若卿；鞏宇，通用網(wǎng)絡(luò)辦公自動化（簡稱OA）系統(tǒng)的重要性[J]數(shù)字技術(shù)與應(yīng)用，2012（12）

[3]江明，論OA辦公系統(tǒng)在集團企業(yè)規(guī)范化辦公中的重要作用[J]中國外資，2011（13）