基于OA辦公自動化的企業管理規范化研究

饒松

[摘要]對于擁有眾多分公司和業務單位的企業來說，如何提高企業內部的職能管理，是提高企業自身競爭力的關鍵所在。在互聯網飛速發展的今天，企業管理也應該融合信息技術，運用互聯網科技，規范化企業管理機制，本文主要探討了協同OA辦公系統對于規范企業內部管理的促進作用。

[關鍵詞]OA協同辦公；規范化；企業管理

[中圖分類號]TP317.1

[文獻標識碼]A

[文章編號]1672—5158（2013）05—0141—01

前言

OA辦公系統是企業內部管理與互聯網科技聯合在一起的科學管理和辦公的方式，其最終的目的是提高工作效率，規范化企業管理。OA辦公系統在誕生之后也經歷了多次的更顯換代，從最初的數據處理階段，到自動化工作流階段，最后發展到今天的整合了移動辦公的協同OA辦公系統。OA協同辦公形式的多樣化，使得企業辦公更為的快捷和方便，人們可以運用手提電腦，甚至是手中的移動設備，隨時隨地的完成管理和辦公。OA協同辦公的誕生給企業的規范化管理也帶了的全新的意義。

一、OA協同辦公系統的基本概念

OA（office automation）是一種辦公自動化的系統，通過互聯網來實現企業管理和辦公的自動化，以提高企業的辦公效率和管理能力。OA系統的工作范疇可以涉及到企業除生產以外運營當中的方方面面事項，包括日常行政工作中的文字處理、決策審批、工作會議、檔案管理等等。新一代的OA協同系統更是利用了工作流原理，將企業內部的信息進行共享，實現企業全員協同辦公。OA協同辦公系統也結合了移動互聯網的優勢，實現員工辦公的隨意性和便捷性。使用的對象不同，OA系統的作用也不同，對于企業普通的員工來說，OA協同辦公系統是一個高效的工作處理系統，OA能夠提供方面使用的辦公工具和良好的辦公環境；對于企業職能部門的管理人員來說，OA能夠提供準確精煉的業務數據，用于陜速的處理部門問題和提出新的發展措施，來防范運營風險；而對于企業的領導層來說，OA是一個面向全員的決策系統，系統中能夠調取來自于企業各個方面的數據資源，提供可靠的決策參考。

二、傳統企業管理模式下的問題分析

隨著企業自身的發展，拓展多省業務，開立分公司已經成為一種趨勢。然而在傳統的企業管理模式下，總公司與分公司之間的管理總是存在許多的問題。其一是溝通時效性差，分公司都是分布在全國的各個地方，與總公司之間只能通過電話、郵件和傳真的形式進行工作的交流，而這種溝通的實時性差，費用高，并且產生大量的紙張浪費；其二是總部發布的政策無法統一有效的下達到各個分公司或者是職能部門，造成分公司工作進度的滯后；其三是分公司的預算管理和資金運作無法及時上報總公司，造成總公司在進行資金運作的時候缺乏實時的資料，不能及時掌握各分支機構的財務狀況，從而不能有效的進行財務決策；其四是審批流程的繁瑣和復雜，分公司需要填寫規定的表格，通過專門的口徑將申請遞交總部，而總部也需要走一個完整的流程之后，才能進行答復，一旦流程中的某一關鍵人脫節，不在崗位，缺少重要簽批，流程便停滯，使得審批流程越加漫長，降低了工作的效率。

三、OA辦公系統塒于規范企業管理的意義

（一）簡化辦公事務，提高辦公效率

文件處理是企業辦公過程中最常見的一項工作，尤其是企業的領導層，每天都要收到來自于各個部門各個分公司提交的文件，例如工作報告、業務進展及人事審批等需要進行處理的文件。而這些文件可以通過OA協同辦公進行事項類型以及重要性的分類，便于領導者快速反應和處理，并在OA中直接的閱讀和處理，方便快捷，無需紙質的文件遞送流轉。OA協同辦公系統的事項文件的分類功能能夠極大的減少人工收集遞送以及分類的人力，減輕了企業員工和領導者的工作負擔，讓繁雜的審核確認工作簡單化處理，留出更多的時間用于企業的經營和決策。而OA協同辦公是基于互聯網數據訪問，企業的領導者無論是否身處公司，只要有互聯網，甚至是手機互聯網，都能夠及時的查看到需要審批的文件，部門的業績情況以及單個員工的工作情況，并通過手持互聯網設備實時的發送通知和任務，提高企業管理的效率。

（二）統一管理模式，打造總分協同

總分機構之間需要建立一套統一規范的管理模式，來進行協同辦公。對于一個特定的工作事項，在總公司和分公司之間必須統一一個工作流程，并在OA協同辦公中設置默認流程圖，員工在進行流程的操作時可以清晰的了解到工作信息在流程中的流動過程，并在以后的工作當中嚴格按照流程來執行某項工作。因此流程的規范化是企業協同辦公的核心。而在目前的分公司管理發展中，總分之間的管理模式處于脫節狀態，各個分公司及職能部門的發展情況不一樣，所采用的制度建設也會有地域的差異。因此在總公司和分公司之間規范一個統一的工作流程制是建立協同辦公平臺的關鍵所在。這同時也需要加強總分之間的溝通，并通過OA系統來模擬流程的運作，建立標準化的OA運作，但在使用系統的過程中，仍然可以通過發起流程的員工和部門，以及流程發起的初始選項來智能化安排流程的走向。智能化和標準化流程制度的統一是OA協同辦公的優勢。

（三）交互企業信息，實現無縫辦公

企業文件和檔案的管理也是分支機構眾多企業的一大難題，總公司—般對于分公司文件的歸檔工作都會下發相應的要求，但各分支機構的情況不同，工作的失誤以及人員的流失總會導致部門文件的丟失。不利于企業關鍵數據的統計工作。另外總分之間的經常會涉及到文件的查找以及數據的調取工作，如果通過原有的管理方法，會耗費大量的人力物力用于文件和數據的查找上，最后通過傳真或者郵件的形式發出。而在通過OA協同辦公之后，文件的信息會按照嚴格的歸類并存檔，總公司和分公司的員工都可以在一定的權限下通過類別查找或者是單個流程項下查找的方式，來快速的獲取文件信息，實現總分信息的無縫交互和共享。

四、OA辦公系統在企業管理中的發展趨勢

OA協同辦公系統在與企業規范化管理的有機結合當中，也在不斷的發掘自身的問題和管理工作的需求，尋求更為人性化、快捷化、易用化的高效辦公方式。OA協同辦公系統在未來的發展中，主要面向兩個個方面進行探索，一是人機交互的方向轉換，在進行OA辦公時，都是由人主動向OA提出工作要求，提出信息查找要求等等，OA系統仍然處于信息存儲和初級的統計階段，在未來的企業管理當中，OA應當發揮其智能系統的優勢，轉換人機交互的既定模式，實現系統主動管理的交互理念；二是打造個性的門戶平臺，目NOA協同辦公系統的門戶界面基本是統一的，企業上至領導下至普通員工，都需要登錄一個相同的辦公界面，在通過二三級菜單來獲取自己的工作信息，OA應該開發自定義的門戶模塊，按照不同的部門、職級和崗位，并設定相應的權限，只有獲得權限的用戶才能夠在門戶上添加模塊，或者系統可以根據員工信息智能的進行模塊設定，為每一位員工提供個性化的集成界面，需要關注的工作內容一目了然，極大的提高了管理工作的效率。

參考文獻

[1]曹靜，OA辦公系統在辦公室管理中的應用[J]工會博覽（理論研究），2011（12）

[2]賈欣；屈若卿；鞏宇，通用網絡辦公自動化（簡稱OA）系統的重要性[J]數字技術與應用，2012（12）

[3]江明，論OA辦公系統在集團企業規范化辦公中的重要作用[J]中國外資，2011（13）