科技文件歸檔工作之不足及對(duì)策初探

◎北京精密機(jī)電控制設(shè)備研究所 陳蘭蘭 黃波 徐軼莉 林英楠

航天企業(yè)科技檔案采取集中統(tǒng)一管理的模式，經(jīng)過專職檔案人員的加工處理，使文件高品質(zhì)地生成科技人員普遍需要的檔案。科技文件歸檔工作正是科技文件進(jìn)入檔案專業(yè)化處理的工作環(huán)節(jié)，它關(guān)系到科技檔案能否真實(shí)、準(zhǔn)確地反映和記錄事件的真實(shí)面貌，最重要的是能否全面、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地提供利用。因此，保證和提高科技文件歸檔工作的質(zhì)量在企業(yè)科研工作中是十分必要和重要的。然而，在企業(yè)歸檔工作中尚存在很多不足之處，在此，筆者淺作分析并擬定出對(duì)策，以為引玉之磚。

一、問題表現(xiàn)

1.歸檔不及時(shí)

航天產(chǎn)品檔案經(jīng)常是在產(chǎn)品定型后，有些科研人員才將積壓在手中的試樣甚至初樣階段的文件材料進(jìn)行歸檔；有些工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收將近一年，歸檔工作仍舊被拖延；設(shè)備儀器在安裝調(diào)試過程中的記錄、質(zhì)量檢查、評(píng)定、事故處理報(bào)告等技術(shù)材料，也常常滯留在科技人員手中遲遲不能及時(shí)歸檔。

2.歸檔不完整

歸檔的科技文件不能夠完整、系統(tǒng)地反映科技活動(dòng)的結(jié)果和全過程。很多業(yè)務(wù)人員在產(chǎn)品研制過程中應(yīng)該形成的材料沒有形成，應(yīng)該積累的材料沒有留存，尤其是航天產(chǎn)品研制周期較長(zhǎng)，產(chǎn)品歸檔案卷不完整的現(xiàn)象頗多；另外，一些外來文件、重要會(huì)議文件常常被科技人員疏忽而不進(jìn)行歸檔，等等。這些都造成科技文件歸檔案卷的不齊全、不完整。

二、原因分析

傳統(tǒng)的科技文件歸檔一直處于被動(dòng)的滯后收和存的管理狀態(tài)，歸檔工作的控制和制約機(jī)制較差，主要表現(xiàn)在：

1.歸檔管理規(guī)定落實(shí)不力

科技文件歸檔工作規(guī)定實(shí)行“三納入”和“四參加”管理。“三納入”是指將科技文件的形成、積累、整理、歸檔工作納入科技工作程序和相應(yīng)的管理制度、科研生產(chǎn)計(jì)劃以及科研人員的職責(zé)；“四參加”是指科技檔案部門或人員參加科研項(xiàng)目評(píng)審會(huì)、科研課題鑒定會(huì)、設(shè)備儀器開箱驗(yàn)收會(huì)以及基建工程竣工驗(yàn)收會(huì)，但這些規(guī)定大部分單位都沒有很好地落實(shí)。結(jié)果是由于檔案部門缺乏“三納入”的主動(dòng)權(quán)且無權(quán)考核，而“四參加”又經(jīng)常參加不了，造成歸檔對(duì)象經(jīng)常游離于檔案工作人員的視線之外，使得檔案部門對(duì)科技文件缺乏切實(shí)有效的控制措施。

2.歸檔要求不明確

一方面，雖然各單位都對(duì)歸檔工作提出了各方面的要求，但往往未就各門類文件分別規(guī)定明確的歸檔時(shí)間和范圍，或歸檔范圍的編制不切實(shí)際，這樣就使歸檔工作具有很大的隨意性；另一方面，對(duì)于各門類文件的歸檔要求宣貫、培訓(xùn)不到位，科研人員對(duì)相關(guān)門類文件的歸檔范圍、時(shí)間等問題的規(guī)定缺乏系統(tǒng)的了解，對(duì)歸檔要求的認(rèn)識(shí)模糊，造成歸檔工作出現(xiàn)有章不循的現(xiàn)象。

3.歸檔考核措施可操作性差

很多單位制定了歸檔檢查考核制度，但有些考核制度可操作性不強(qiáng)，沒有具體的實(shí)施辦法，無法做到“執(zhí)法必嚴(yán)，違法必究”，造成早歸和晚歸、歸與不歸一樣的局面，嚴(yán)重削弱了科研人員的檔案意識(shí)和歸檔積極性。

4.科研人員對(duì)歸檔的認(rèn)識(shí)不夠

一些單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)較弱，在實(shí)際工作中只重視科研生產(chǎn)，對(duì)歸檔工作缺乏督導(dǎo)。有些科研人員對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不清，認(rèn)為已經(jīng)辦理完畢的文件歸不歸檔無所謂，造成歸檔材料欠缺不齊；有些科研人員對(duì)檔案集中統(tǒng)一管理缺乏正確的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為本部門的文件過于重要，因而“保密”不愿交出，或?yàn)樽陨聿檎胰∮梅奖銓⑽募皳?jù)為己有”，破壞了科技文件自然形成的成套性，導(dǎo)致歸檔案卷殘缺不全。

三、建議對(duì)策

為了保證并提高歸檔工作的質(zhì)量，必須將過去歸檔管理中滯后的被動(dòng)收和存改為超前的主動(dòng)控制管理。筆者認(rèn)為，應(yīng)從制度、意識(shí)、程序、方法幾個(gè)環(huán)節(jié)著手梳理對(duì)歸檔工作的控制管理規(guī)定。

1.制定科學(xué)合理的歸檔制度

歸檔制度是保障歸檔工作有章可循、歸檔程序有條不紊的行為準(zhǔn)則，一般包括歸檔的時(shí)間、范圍及手續(xù)等內(nèi)容，其中歸檔時(shí)間與范圍是直接影響歸檔完整性及歸檔工作質(zhì)量的決定性因素。

科技文件的歸檔時(shí)間應(yīng)有兩層含義：第一層含義是指歸檔時(shí)機(jī)；第二層含義是指完成歸檔任務(wù)的周期。歸檔時(shí)間既要在任務(wù)完成后為文件歸檔預(yù)留出整理和準(zhǔn)備工作的時(shí)間，又能保證文件在完成任務(wù)期間和任務(wù)完成后不因長(zhǎng)期分散滯留而遺失，更要有利于科技成果的及時(shí)推廣、交流和應(yīng)用，因此歸檔時(shí)機(jī)可分為階段歸檔和任務(wù)完成后一次性歸檔。型號(hào)研制項(xiàng)目及研制周期長(zhǎng)的預(yù)研項(xiàng)目應(yīng)按研制階段歸檔，其它項(xiàng)目一般可在任務(wù)完成后一次性歸檔。完成歸檔任務(wù)的周期可視歸檔任務(wù)的輕重、需歸檔文件在特定時(shí)間內(nèi)以文件形式與歸檔后的價(jià)值比重來確定，如航天產(chǎn)品中的設(shè)計(jì)文件、工藝文件應(yīng)在階段評(píng)審結(jié)束后和產(chǎn)品定型后3～6個(gè)月內(nèi)完成歸檔；研究試驗(yàn)性文件應(yīng)在任務(wù)完成后半年內(nèi)歸檔；基本建設(shè)文件應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后半年內(nèi)歸檔。

確定歸檔范圍時(shí)，既要全面又要具體。全面指科技文件的種類要全，要在分析本單位科研生產(chǎn)活動(dòng)的基礎(chǔ)上具體到每一類中，要根據(jù)科技文件的形成規(guī)律盡量具體列出其成分。在確定歸檔范圍之前，應(yīng)首先由部門領(lǐng)導(dǎo)、科研人員和檔案人員共同研究確定歸檔范圍。這樣確定的歸檔范圍更適合各部門實(shí)際情況，科研人員便于執(zhí)行，檔案人員也便于實(shí)施監(jiān)督、指導(dǎo)。

2.提高科研人員檔案意識(shí)

應(yīng)通過加強(qiáng)科研人員的檔案素質(zhì)和行為教育提高其檔案意識(shí)，提升科研人員的歸檔素養(yǎng)。應(yīng)加大宣傳檔案法和普及檔案知識(shí)，切實(shí)提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和科技人員的檔案意識(shí)，同時(shí)通過定期培訓(xùn)歸檔業(yè)務(wù)知識(shí)，使廣大科研人員明確各項(xiàng)歸檔工作制度、規(guī)程和要求，提升他們的歸檔素養(yǎng)；另外，可通過檔案行為教育使科技人員形成良好的歸檔工作習(xí)慣，使歸檔工作程式化、規(guī)范化。

3.實(shí)行預(yù)立卷管理的制度化和全員化

預(yù)立卷是將形成、收集和整理的同一性質(zhì)的相關(guān)文件按一定要求進(jìn)行積累的過程，它是文件歸檔組卷的基礎(chǔ)。預(yù)立卷管理是避免科技文件在科技活動(dòng)過程中積累雜亂以致散失的有效方法，因此，企業(yè)各科研部門應(yīng)將預(yù)立卷工作制度化、全員化。各科研部門應(yīng)把歸檔預(yù)立卷制度作為部門內(nèi)的一項(xiàng)工作制度明確下來并納入日常工作，從制度上保證文件積累工作的執(zhí)行；另外，要建立一個(gè)文件形成、積累責(zé)任網(wǎng)絡(luò)體系，實(shí)行文件積累的全員化。同時(shí)，檔案部門和檔案人員要認(rèn)真履行監(jiān)督、指導(dǎo)職能。

4.納入計(jì)劃管理流程，加大考核力度

航天科技文件的特點(diǎn)是周期長(zhǎng)、階段性強(qiáng)、數(shù)量多、內(nèi)容豐富，因此其歸檔工作必須把握時(shí)機(jī)及早介入科研活動(dòng)，積極爭(zhēng)取“三納入”的主動(dòng)權(quán)。企業(yè)檔案管理部門要同計(jì)劃、技術(shù)等科技管理部門緊密溝通協(xié)調(diào)配合，使檔案部門能夠了解和掌握科研活動(dòng)的具體安排，在計(jì)劃下達(dá)的同時(shí)提出文件歸檔要求，這樣可有計(jì)劃、主動(dòng)地控制科技文件的歸檔工作。此外，企業(yè)應(yīng)增強(qiáng)檔案部門的管理職能，加大階段考核中對(duì)各個(gè)部門歸檔工作完成情況的考核力度，對(duì)歸檔工作的質(zhì)量采取經(jīng)濟(jì)獎(jiǎng)懲措施來調(diào)節(jié)。

科技文件的歸檔工作是企業(yè)積累知識(shí)資產(chǎn)、啟迪智力資源的先導(dǎo)和保障，應(yīng)通過加大歸檔工作的超前控制管理提高工作質(zhì)量，確保檔案案卷的質(zhì)量，為企業(yè)科技工作的發(fā)展提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。