淺談現(xiàn)代秘書工作語(yǔ)言能力的培養(yǎng)

◎覃志鴻

（柳州師范高等專科學(xué)校，廣西 柳州545005）

一、現(xiàn)代秘書工作語(yǔ)言的現(xiàn)狀及不足

由于缺乏理論以及傳統(tǒng)的影響，在我們國(guó)家的秘書工作條件通常是不理想的。秘書制度方面并非完美無(wú)缺。我國(guó)的一些公司中秘書沒有明確工作，秘書最后就成為了經(jīng)理助理，處理日常事務(wù)，導(dǎo)致秘書行業(yè)的水平良莠不齊。所以，準(zhǔn)確地為秘書行業(yè)定位，設(shè)置秘書的權(quán)力范圍，以及秘書的工作能力，綜合素養(yǎng)等問題迫在眉睫。從以下方面可以體現(xiàn)出秘書工作語(yǔ)言中的不足：

首先是秘書的知識(shí)結(jié)構(gòu)不完善，由于中國(guó)在前幾十年中的人事制度不協(xié)調(diào)，一些秘書的知識(shí)技能只是最基本的理論，而且工作語(yǔ)言過于粗俗化。在一些中小型企業(yè)所用的秘書一般是從其他部門調(diào)來的有經(jīng)驗(yàn)的老人員，沒有專業(yè)的知識(shí)技能和專業(yè)語(yǔ)言；或是聘用一些年輕的職員，在專業(yè)技能上他們是很強(qiáng)，但由于所處的工作環(huán)境過于單調(diào)，時(shí)間久了，年輕職員也失去了工作的熱情。

其次，語(yǔ)言表達(dá)過于隨意。在公司中接觸的周圍的同事們，彼此很熟悉，彼此交流過于隨意，依照自己的喜好表達(dá)想法，很容易忽視自己正處于工作中，缺乏辦公環(huán)境的嚴(yán)肅性。這種工作語(yǔ)言過于隨意，沒有考慮到他人的想法，自己感覺是合理的，他人卻不是這么認(rèn)為，這種表達(dá)的方法會(huì)在不經(jīng)意間與他人產(chǎn)生誤會(huì)、分歧，有的甚至在與領(lǐng)導(dǎo)交流時(shí)沒有擺正自己的位置。直言納諫不是壞事，但并非所有的領(lǐng)導(dǎo)都會(huì)領(lǐng)悟。言語(yǔ)過于隨意會(huì)讓領(lǐng)導(dǎo)不信任，在印象上大打折扣。有時(shí)建議可以委婉地表達(dá)，這是語(yǔ)言的藝術(shù)。

二、如何培養(yǎng)秘書工作語(yǔ)言能力

秘書人員應(yīng)具備良好的溝通方法。良好的溝通方法可以很快地拉近交流者之間的距離，可以很快地進(jìn)入交流的環(huán)境，讓對(duì)方感到親切，并愿意與你交談。

在溝通交流中需要了解交流的對(duì)象的工作風(fēng)格以及他個(gè)人的行為習(xí)慣。而且，在交流過程中我們需要注意一些溝通的障礙，比如：在職場(chǎng)中職務(wù)地位的障礙；在表達(dá)想法和與人關(guān)系上不能過于做作；交流者之間的文化背景的差異等。

在溝通交流中有時(shí)不僅需要一張嘴，肢體語(yǔ)言也相當(dāng)重要。在人與人溝通過程中，口語(yǔ)和書面語(yǔ)是人們最常用的交流手段，如果加入一些肢體語(yǔ)言效果會(huì)更好。例如：運(yùn)用手勢(shì)、形態(tài)或是面部表情來進(jìn)行溝通交流。肢體語(yǔ)言更能體現(xiàn)出交流者內(nèi)心的想法和心理活動(dòng)。肢體語(yǔ)言是一種思想形象化的語(yǔ)言，它和有聲語(yǔ)言共同組成了語(yǔ)言的具象表達(dá)。它對(duì)有聲語(yǔ)言起到畫龍點(diǎn)睛的效果。在我們生活中經(jīng)常使用到肢體語(yǔ)言，當(dāng)某一物體或事物無(wú)法用語(yǔ)言表達(dá)時(shí)，我們就會(huì)自然地使用到肢體語(yǔ)言的表達(dá)。后來就出現(xiàn)了“只可意會(huì)不可言傳”的俚語(yǔ)。所以，恰當(dāng)?shù)厥褂弥w語(yǔ)言可以更準(zhǔn)確地表達(dá)思想有助于信息的交流。

三、培養(yǎng)秘書工作語(yǔ)言能力的重要性及作用

我們身處于一個(gè)經(jīng)濟(jì)全球化的世界，經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展促使人們思想的發(fā)展。西方人首先意識(shí)到在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和信息化時(shí)代的環(huán)境下，口才是通向成功道路不可缺少的技能，所以，他們很重視對(duì)口才的培養(yǎng)。他們可以通過與一個(gè)人的交談來判斷這個(gè)人的能力、涵養(yǎng)、學(xué)識(shí)等方面。在國(guó)內(nèi)，人們從不認(rèn)為口才是一門藝術(shù)，是一門學(xué)問，有的是，把口才與耍嘴皮和強(qiáng)詞奪理聯(lián)系在一起，更不必說把交際能力和口才做為通向成功的基石了。因此，我國(guó)必須大力提倡口才培養(yǎng)，認(rèn)識(shí)到口才的重要性。口才較好的人也是他綜合能力的表現(xiàn)，一個(gè)能言善辯的人，基本具備了敏銳的洞察能力，可以準(zhǔn)確地抓住事物的主要矛盾，擁有科學(xué)的辯證思維，全面地解析，做出適當(dāng)?shù)耐普摚瑩碛徐`活的應(yīng)變能力和幽默風(fēng)趣的語(yǔ)言。

因此口才是一個(gè)人綜合能力的體現(xiàn)，是衡量個(gè)人能力、涵養(yǎng)、學(xué)識(shí)的重要依據(jù)。在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天，離不開人與人的公平競(jìng)爭(zhēng)，更離不開語(yǔ)言，在商業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，禮貌用語(yǔ)會(huì)使顧客感到舒心，生意也會(huì)越來越好；但是，在與人溝通中語(yǔ)言不得體，會(huì)使顧客反感，生意也可想而知。秘書工作語(yǔ)言是一門藝術(shù)，它涵蓋了多個(gè)方面，是為人處世、與人溝通的橋梁。作為一名合格的秘書，不僅在語(yǔ)言方面要求嚴(yán)格，在業(yè)務(wù)能力、知識(shí)結(jié)構(gòu)和文化修養(yǎng)上都要如此。其中，能說會(huì)道是不可或缺的能力。秘書一般要懂得“腦勤、腿勤、口勤”。秘書要既能善言又能實(shí)干。

結(jié)語(yǔ)：綜上所述，現(xiàn)代的秘書工作和語(yǔ)言都存在不足，知識(shí)結(jié)構(gòu)的不完善以及工作時(shí)語(yǔ)言的隨意性，存在很大的弊端，社會(huì)應(yīng)培養(yǎng)出具備秘書能力的人才，在此指擁有工作語(yǔ)言能力的人才，培養(yǎng)他們與人的溝通能力，巧妙地運(yùn)用語(yǔ)言的藝術(shù)，讓人與人之間關(guān)系變得更和諧。培養(yǎng)秘書的工作語(yǔ)言對(duì)社會(huì)，對(duì)企業(yè)，對(duì)個(gè)人都是有利無(wú)害的。要培養(yǎng)出德才兼?zhèn)涞男滦兔貢瞬拧?/p>

[1]柏常青.秘書與語(yǔ)言藝術(shù).秘書之友.1992年07期

[2]劉永凱.語(yǔ)言秘書學(xué).長(zhǎng)沙：中南工業(yè)大學(xué)出版社.2000年3月

[3]《秘書語(yǔ)言與交際》.中國(guó)財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社.2005年2月

[4]《秘書實(shí)務(wù)》.(第二版) 高等教育出版社.2003年3 月