數字化檔案館的建設

摘 要：對數字化檔案館建設的緊迫性和數字化檔案館的特征進行了闡述，并提出了數字化檔案館建設的途徑。

關鍵詞：數字化；檔案館；建設

隨著計算機、網絡技術應用的不斷深入，辦公自動化、電子商務等的應用越來越廣泛，大量電子文件也隨之應運而生，檔案管理模式從傳統的以檔案實體保管為主，向以檔案實體和數字化信息共同保管的雙重模式轉變，這就要求研究并建立一套完善的數字檔案管理方案，充分發揮檔案信息資源在管理中的作用。因此，數字化檔案館建設迫在眉睫，也是順應潮流、適應時代發展的新舉措、新要求。

一、數字化檔案館建設的緊迫性

1.1 現代化管理的需求

各級檔案館應把數字化建設擺在首要位置，檔案信息化程度已成為衡量本單位檔案管理現代化水平的重要指標。數字化檔案將有利于檔案信息資源的開發，與傳統載體的檔案相比，數字化檔案的最大特點是能夠通過網絡迅速流動，徹底改變檔案的利用方式，沖破檔案利用的限制，促使檔案管理從檔案的保管、利用職能向信息采集、管理和信息服務職能轉變。只有實現數字化檔案，才能使檔案管理部門從封閉走向開放，實現檔案信息資源的合理配置和現代化管理的需求。

1.2 形勢發展的需求

各行各業競相“觸網”，無紙化、辦公自動化逐步興起，網絡化、電子商務層出不窮，人們將開始享受數字化帶來的快捷和便利，同時，也給檔案管理工作帶來了巨大的挑戰。其一，檔案館館藏有數百萬卷檔案資料，數千萬件檔案，是本地區最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現信息共享，就是對檔案資源的浪費。所以，各級檔案館首先要建設數字化檔案館。其二，檔案載體的更新換代迫切要求檔案館數字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質，近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是數字化檔案館的建設。

1.3 檔案利用的需求

數字化檔案的基本原則是使檔案信息資源準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，滿足對檔案利用的需求。數字化檔案是新型文件和檔案管理信息化的必然結果，數字技術的應用完善并發展了檔案館的職能，妥善解決了各種檔案原件保護與利用的矛盾，使珍貴的檔案原件能夠保存得更加長久。數字檔案檢索系統方便、快捷，不僅極大地滿足了利用要求，而且，利用者可以不受時間、地點的局限，隨時、隨地實現檔案的異地查找。數字檔案館能夠向利用者提供更加專指、更具特色的檔案咨詢服務，改變檔案館信息“孤島”的形象，改善檔案服務的落后面貌。

二、數字化檔案館的特征

2.1 信息資源存儲數字化

信息資源存儲數字化是指通過計算機，運用數據處理技術，將各種傳統介質的檔案資料轉化為新型載體承載的二進制數字信息存儲起來，它是數字化檔案館的基礎，也是數字化檔案館與傳統檔案館最大、最根本的區別。數字化檔案館將經過數字化后的信息采用數字的方式進行處理，并通過網絡傳輸，形成了一個數字檔案信息資源庫，用戶可以在網上通過聲音、數據以及圖形、圖像來獲取所需要的

信息。

2.2 空間虛擬化

數字化檔案館是一個開放的信息系統，它超越了時空的限制，其資源和服務不再僅僅是原來物理意義上的館藏資源，而是一個連接網絡上所有信息資源的網絡傳遞系統。由于這種虛擬性，數字化檔案館的發展不再受制于物理空間，它所采編、收藏的檔案信息數量將沒有空間的制約，可利用網絡交流與發布信息，對檔案信息進行遠程存取及提供利用，用戶可以在任何時間、任何地點，通過網絡查詢、檢索和獲取檔案信息。

2.3 信息資源共享化

數字化檔案館的最大特點就是最大限度地實現資源共享，突破用戶對檔案信息利用的時間和空間限制，使檔案館互聯，形成巨大的信息空間。

三、數字化檔案館建設的途徑

3.1 統一布局、合理規劃

數字化檔案館建設成為檔案事業宏觀管理工作的一部分，需要進行全局性的規劃。可以考慮以檔案社會化、信息化利用為導向，積極采用現代計算機技術和通信手段，逐步建立以中央級檔案館為核心，省市級綜合檔案館為基礎，連接全國各地各類檔案館的檔案信息資源網，為經濟建設和社會發展提供網上服務。數字化檔案館是一項巨大的工程，需要投入大量的人力、物力和財力，所以要統一布局、合理規劃并加強館際合作，避免數字化信息的重復建設，保證數字化檔案館健康有序地發展。

3.2 數字化檔案加工的基本原則

各個館藏機構根據保管和利用的實際需要，有選擇地對傳統載體檔案實施數字化。數字化加工的原則：一是符合國家法律法規的原則。檔案的數字化，必須符合國家檔案開放規定以及有關規定。二是價值性原則。屬于歸檔范圍且應永久或長期保存的、利用價值高的檔案可列入數字化加工的范圍。三是系統性原則。信息資源的采集、存儲和利用，應進行全面規劃，并在實施過程中不斷根據實際情況進行調整。四是優先性原則。應確定檔案數字化的順序。宜根據實際情況，優先處理重要的、開放的、利用率高的、需要搶救的檔案。比如河南油田檔案館，先期對管理類檔案的永久和長期檔案進行數字化加工，永久和長期檔案里面有任職、職稱和機構沿革，這些檔案利用率較高。五是安全性原則。在檔案數字化過程中，應避免或減少對檔案實體的破壞，最大程度地維持檔案的原貌。應加強安全保密管理，防止涉密或不開放的檔案信息泄露，確保檔案實體和數字信息的安全。

3.3 提高檔案工作者的能力與素質

人才隊伍建設是數字化檔案館的關鍵，建設數字化檔案館，必須有一支高素質的人才隊伍。因此，數字化檔案館所需要的人才，除具有傳統的檔案及其相關的管理知識外，還要掌握新技術尤其是現代信息技術和網絡技術，是具有信息處理、分析和利用能力以及一定英語水平的復合型人才。各級檔案館要采用各種措施，多途徑、多形式提高檔案工作者的能力與素質，只有這樣，他們才能真正成為數字化檔案館的導航員、協調員、管理員和咨詢員。

參考文獻

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[2]李紅蘭.檔案信息資源數字化與網絡化管理[J].《檔案管理》，2013年第2期：54-55.

作者簡介

張迎九（1968—），性別：男，籍貫：重慶市綦江區，現職稱：檔案館員，學歷：本科，研究方向：檔案管理。