招標方式的引入與圖書館紙質新書建設——以湖北大學圖書館為例

張 艷

(湖北大學圖書館，湖北 武漢 430062)

圖書館紙質新書建設是指在某一年度按照規劃在當年資金預算范圍內補充新書、加工組織、布局排架納入圖書館原有資源體系的系統工程，涉及圖書、人員、物資的調配和復雜的工作流程。如今圖書館都注重網絡化、數字化、特色化建設，紛紛加大電子資源建設投入而逐步緊縮紙質資源預算，如何將有限的經費購置最優化組合的資源成為一個值得研究的課題。在這種背景下，招標方式以其公平、公正、公開、誠實信用的原則和節省資金、快速高效的特點日益被圖書館界廣泛采用。

1 招標的依據

招標最初是一種國際上普遍運用的、有組織的市場交易行為，是貿易中的一種工程、貨物、服務的買賣方式。具體來講，招標是指招標人發出招標公告或投標邀請書，說明招標的工程、貨物、服務的范圍、標段劃分、數量、投標人的資格要求等，邀請特定或不特定的投標人在規定的時間、地點按照一定的程序進行投標的行為。2000年1月《中華人民共和國招標投標法》及2012年2月《中華人民共和國招標投標法實施條例》的施行為招投標行為提供了法律依據和規范指導。《中華人民共和國采購法》《教育部政府采購管理暫行辦法》和《普通高等學校圖書館文獻集中采購工作指南》等政策法規的相繼出臺，既規范了圖書館圖書采購和供應的標準，又加強了對供應商和圖書館雙方利益的法律保障。

以湖北大學為例，《湖北大學物資采購招標管理辦法》及《管理辦法補充規定》的出臺，能針對復雜變化的物資市場，規范物資采購工作和供應管理，最大限度地維護學校利益。根據學校的有關精神，圖書館的紙質新書建設從2006年開始引入招標方式，至今已有8個年頭。采取招標方式不僅能從源頭上鎖定新書及相關服務供應商，帶來人力、物資以及價格優惠，還能引導建設成員的核心工作進一步突出，服務由淺層向深層推動，由館內合作到跨機構協作，極大地提高工作效率和效能。

2 新書建設中的招標內容與形式

2.1 招標內容的確定

圖書館紙質新書建設涉及新書采購、驗收加工、編目取號、審校、典藏、送交流通、布局排架等7個環節。紙質新書包含中文圖書、國內版西文圖書、授權影印版圖書、原版西文圖書等類型。哪些環節和圖書類型可以納入招標體系，制定怎樣的技術指標，是將招標方式引入紙質圖書建設首先要思考和解決的問題。

湖北大學圖書館(以下簡稱“我館”)現有的模式是中文圖書、國內版西文圖書及授權影印版圖書作為一個項目，簡稱中文圖書項目，在中文圖書經費預算下建設;原版西文圖書作為一個項目在西文圖書經費預算下建設。8年來，我館在中文圖書項目上基本采取套餐式招標模式，即中標供應商完全一站式地提供采購、編目及配套加工服務;西文圖書項目則采取單項目招標模式，即只就采購資格選擇供應商。在中文圖書建設的技術環節上，除了采購這一環節招標保持不變之外，在編目和加工服務方面逐年有擴充，至今覆蓋了編目取號環節以及拆包、核對到館清單、提供磁條、粘貼磁條、檢測磁條、加蓋館藏章、打財產號、貼條碼及覆膜、打印書標、粘貼書標及覆膜、對退書的清理、典藏完畢的圖書歸類等12小項服務。

2.2 招標方式的選擇

《中華人民共和國招標投標法》規定，招標分為公開招標和邀請招標。公開招標是指招標人以招標公告的方式邀請不特定的法人或者其他組織投標。邀請招標是指招標人以投標邀請書的方式邀請特定的法人或者其他組織投標。隨著市場的逐步開放和服務行業的迅猛崛起，在國內圖書發行領域，新華書店獨大的勢頭不再，民營書商、個體書店、網絡書店得以迅速發展，圖書發行業及銷售企業呈現出百花齊放的局面。在這種大環境下，采取公開招標方式能更好地選擇實力雄厚、信譽出色、服務一流的中文圖書供應商。而在原版西文圖書方面，具備圖書進出口資質的公司目前只有13家，加上我館每年用于購置西文圖書的經費十分有限，因此，采取邀請招標方式更能激發供應商的參與積極性。

2.3 招標的程序

根據《湖北大學物資采購招標管理辦法》的規定，湖北大學國有資產與實驗室管理處(以下簡稱“國資處”)具體負責招投標的日常事務。因此，我館新書建設有完整、獨立的招標程序，具體為申報準備、發標收標、開標評標、實地考察、合同談判、定標簽署合同等6個步驟。1)申報準備:圖書館就中文圖書、西文圖書項目填寫申購表報國資處，并擬寫技術要求。2)發標收標:國資處發布招標公告，發售招標文件，回收投標書。3)開標評標:監督組現場拆標唱標，填寫開標記錄。評委評分、投票;監督組公布分數和排名順序，填寫評標記錄。4)實地考察:國資處負責組織對排名靠前的3—4家的供應商實地考察。5)合同談判:就項目的技術和商務細節等未盡事宜與供應商進行談判，達成一致。6)定標簽署合同:國資處向主管校領導提交報告，在校領導審批后，發布中標公告和中標通知書，并簽署供應協議合同。

3 招標方式下的新書建設主體新構成

圖書館紙質新書建設中引入招標方式，帶來了更多的人力、物力和資源，對圖書館原有封閉式的基礎工作造成了一定的沖擊，更加考驗建設負責人的掌控能力、協調能力、空間及人員分配能力。因此，整個新書建設工作面臨著新的人員結構和角色調整。

3.1 主體成員新結構

引入招標方式，對新書建設組館員的分工范疇造成了影響，對館員的心理也造成了一定的壓力。曾有館員認為編目及服務環節納入招標會擠壓自己原本的工作，而形成“裁員”局面。事實上，我館采取循序漸進式地對各環節分項目動態調整逐步進入招標范疇，館員已經有了一個相當長的心理緩沖期和適應期，極大地解決了其對新事物的陌生感、焦慮感，使各項工作有了一個平穩順暢的過渡，館員的工作存在空間和地位不僅沒有被排擠，反而在一定程度上得到了深化和提高。

更多的建設環節采用招標方式后，新書建設的參與成員不僅包括原有的圖書館館員，也包括了供應商提供的書目整理人員、編目人員、加工人員、客服人員。因此，新書建設組的成員由固定成員與機動成員兩部分組成，即固定成員為我館館員，機動成員為供應商工作人員。固定成員的結構變化反映在人員總量和各環節人員數量兩個方面，8年來，建設館員總數量發生了變化，從11人縮減至9人。建設環節配備人員的變化則為，采訪館員從2人增至4人，編目審校館員從7人減至3人。

新書建設組機動成員的數量和各環節配備人員量則是不固定的。2012年我館新書建設吸納了5家供應商的各類工作人員，從而形成了一個龐大的機動人員群體。從廣義的角度講，機動成員還包括參與圖書薦購的讀者，但這部分成員存在人數的不確定以及管理上的難度等因素，因此這部分成員主要由采訪館員來協調，暫不納入本文所述的新書建設組成員群體。

3.2 成員角色調整及權責變化

隨著招標方式的引入，新書建設組館員的角色有了不同程度的轉變、權責也發生了相應的變化，逐步由職業向專業發展，由專業技術人才向質量控制專家轉變。首先，采訪環節的館員配備增多，其主動作為和服務力度相應增強。除了配合國資處進行招標文件起草、對意向供應商進行實地考察、向同行單位咨詢核實，采訪館員的重心更多地放在對優勢學科及特色文獻進行查遺補缺、收集讀者薦購新書信息、督促書商保持良好到書率、及時向薦書讀者反饋處理結果等方面。其次，編目館員從簡單重復的編目取號工作中解脫出來，重點從事編目指導、人員培訓、審校書目、館藏數據整理工作，以及原編數據的審核上傳工作、非書資料以及其他類型資源的編目加工工作。最后，驗收館員、典藏館員也進一步從體力勞動中解放出來，免去了收書、放書的體勞之苦，只需對供應商的加工人員進行指導和監督核實，對其工作質量進行抽查把關等。

伴隨著招標內容和技術要求的深入，供應商及其工作人員承擔的責任、任務逐漸增多，從書目提供、新書到館時間、到書率到磁條提供、服務加工細項，從編目數據質量到典藏完畢的圖書歸類，都需要供應商的工作人員依照圖書館制定的規范完成，做好工作的銜接以及保證各環節的質量。

4 圖書館紙質新書建設流程再造

4.1 引入項目管理制

項目管理是指在項目活動中運用專門的知識、技能、工具和方法，使項目能夠在有限資源限定條件下，實現或超過設定的需求和期望，包括策劃、進度計劃和維護組成項目的活動的進展。招標后，供應商提供的圖書、人員、磁條等進入新書建設程序，就需要跟原有的人員、物資進行統籌管理和重新配置，還應進行工作空間和工作用計算機的重新劃分。首先就是成立由文獻建設部主任為組長，采訪、驗收、編目及典藏館員為固定成員，中標供應商工作人員為機動成員的新書建設工作組。組長負責統籌安排當年度新書建設，制定建設方案。包括當年新書建設各環節的指標規范文檔、各加工項目指導及質量控制責任人列表、編目分類指導及質量控制責任人列表。其次，將當年的項目安排告知項目組固定成員，當機動成員到位后，項目組組長引導其知曉工作流程及質控負責人，固定成員依照自己的職責范圍對機動成員進行指導使其盡快展開工作，并在后續工作中進行持續輔導，隨時進行質量監控。最后，組長負責各工作環節的銜接以及處理各類突發問題。比如事先統籌好不同供應商所用財產號段的劃分，系統工號的分配，下載數據權限的賦予，等等。

4.2 到館新書流轉過程及管理

中標供應商提供服務的第一步，就是根據采訪館員的訂購需求提供數量齊全、質量完好的新書。新書到貨入館，就遵從有序化原則進入圖書館本地的緊密的流程式操作和精細化管理的新書建設工作。具體包含以下7個階段:1)手工驗收階段，機動人員在驗收館員的指導下進行拆包、核對清單、檢測磁條的充消磁性，形成《圖書驗收報表》《圖書驗收結果統計表》。2)系統驗收階段，機動人員將書按照品種集中的原則放置到指定書車中，供驗收館員進行系統驗收。3)前期加工階段，機動人員對系統驗收后圖書進行蓋館藏章、打印財產號、粘貼條碼及覆膜工作。4)編目取號及審校階段，機動人員按照品種對圖書進行編目取號，接受編目館員的審校，分別填寫《編目數據審校工作排表》和《編目數據審校情況記錄表》。5)后期加工階段，機動人員對審校無誤后的圖書進行書標粘貼及覆膜工作。6)系統典藏階段，機動人員將加工完畢的圖書移交至典藏館員進行系統典藏。7)移交流通階段，典藏館員、機動人員與流通館員一起做好圖書移交、上架工作，確保圖書進入流通環節。

5 新書建設的質量控制

5.1 事前介入

簡言之就是“早規劃、勤溝通、多協調、重規范”。“早規劃”就是圖書館應提早做好年度新書建設規劃和預算工作，采訪館員應提前整理年度新書目，積極聯系讀者進行勾選薦購，確保訂單書目質量。“勤溝通”就是圖書館應通過明察暗訪等多種渠道調研、收集整理圖書供應商的供應能力和質量情況，包括采訪數據的提供數量及分類情況，圖書的運輸方式和供應周期，是否有專業編目隊伍，等等。“多協調”就是圖書館領導協同采訪館員在最初招標時就介入，配合國資處擬寫招標技術要求，積極參與開標評標工作，執行嚴格的考察認證制度，考察供應商的公司規模、內部組織與管理、員工狀況等，如員工流動過高可能不利于質量的穩定和業務發展等。“重規范”就是圖書館根據實際工作流程，制定完整的操作規范，包括《圖書驗收工作的任務和職責》《圖書著錄字段說明》《圖書查重、種次號取號細則》等，提示項目組成員對每一項工序進行規范操作。

5.2 建設過程中的質控

在新書建設過程中，從加強機動人員的崗前指導、持續輔導工作，到細化監察項目、形成管理文檔來形成全方位、立體式的質量控制網格。首先是采訪館員做好圖書征訂工作，通過整合新書書目、拓展薦購渠道、廣泛收集薦購信息，合理生成新書征訂訂單，保證讀者薦購圖書在訂單中的合理比例，分別是中文圖書30%以上、西文圖書100%。其次是與供應商積極聯絡，明確到貨率和到貨時間的“雙限原則”，即在規定的時間內訂單上85%的圖書必須到館。再次是嚴把機動人員的圖書驗收加工關和編目關，驗收館員配合采訪館員形成圖書驗收報表、驗收結果統計表;審校館員形成編目數據抽查登記表、編目數據檢測報告等;最后是嚴把圖書移交流通關，典藏館員認真檢查機動人員的書標粘貼及圖書按館藏地分配工作，以確保圖書實體與系統記錄的完整統一;流通館員做好本館藏地所收新書的清點以及上架，與原有圖書整合形成合理有序的排架體系。

5.3 實時整改及階段性總結

在新書建設中，一旦供應商在新書品種供應、工作時間銜接、人力配備上不合理、不積極、不配合，即可做出書面總結和促改要求，甚至可向館領導、國資處提出暫停合同執行的申請，以確保年度新書建設工作的有效完成。在與供應商完成階段合作以及年度合作工作之后，對各供應商提供的圖書品質及各項服務做出總結，并對下年度招標工作提出合理化建議。雖然新書建設工作中引入招標能提高資金利用率及工作效率，但任何一個供應商都無法齊全、連續地提供館藏特色文獻，如發行量少的專著、地方版圖書等。即使有多家供應商互為補充，也不能保證完整提供。因此，為了保證館藏圖書的連續性、完整性和系統性，加強特色館藏建設，作為最能體會讀者圖書需求和圖書缺供矛盾的基層人員，我們一直呼吁校領導賦予圖書館適當寬松尺度的自主采購權限，比如用于零散購書的金額可放寬到10萬元，教師推薦的圖書采取實時采購方式;對于服務優良合作良好的供應商可在次年度直接續標以建立長效合作機制;招標工作期間的供應商空缺期，允許自主采購5萬元以下金額的單批圖書，只需事前申請或事后報告即可。

6 結語

招標方式的引入打開了圖書館建設者的視野，引導建設者以市場運作方式來思考新書建設工作，促使圖書館形成專業的、高素質的專家級新書建設隊伍，促使圖書館業務管理工作進一步優化，使得基礎工作流程化、核心業務精品化，整個新書建設工序更加細致緊密，步驟合理有序。同時，引入招標也促使圖書館基層建設者加強對外交流與合作，與兄弟院校圖書館形成聯盟，在保守行業秘密的前提下，交流實際工作中形成的有效信息。總之，圖書館紙質新書建設中引入招標，雖然在一定程度上減少了建設者在購買來源和合作對象選擇上的自主權，降低了靈活度，但綜合其公開、分權、監督的優點，仍不失為一種高效的方式。

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