以項目管理方式組織圖書館讀者活動的思考——以廣西壯族自治區圖書館“八桂講壇”為例

曾志文

(廣西壯族自治圖書館，廣西 南寧 530022)

1 前言

社會文化體制的逐步完善和文化資源的極大豐富，尤其是社會公眾對于文化需求種類的多樣化和質量的精品化，使得目前的圖書館特別是公共圖書館呈現出多樣化、品牌化、規模化的發展態勢。圖書館積極研究讀者活動規律，有利于組織、管理好讀者活動，有利于滿足人民群眾日益增長的精神文化需求。圖書館在公共文化服務體系當中占有非常重要的地位，它不僅可以豐富人民群眾的精神文化生活，還可以在提高人民群眾科學文化素質、思想道德素質以及保障人民群眾基本文化需求方面發揮重要作用。管理方法、資金、內容、形式等是組織和管理讀者活動的關鍵因素，抓住這些關鍵因素就能實現項目管理方式在組織圖書館讀者活動中的巧妙運用。

2 項目管理內涵分析和應用情況概述

2.1 項目管理的內涵

所謂“項目”，是指為了創造特定的服務或者特定的產品而產生的一項有時限的任務。項目管理，主要是指運用各種相關知識、技能、方法與工具等，為滿足對項目的要求與期望，所開展的各種計劃、組織、領導、控制等方面的活動。項目管理不可避免地需要對相關因素進行分析、研究，并制定出相關應對策略。

2.2 應用情況概述

項目管理不僅擁有悠久的發展歷史，而且自身具備一個完整、龐大、系統的理論體系。人類社會歷來重視管理，管理基本上伴隨著人類的文明發展史。今天，項目管理已經被應用到很多領域當中，尤其工業、商業、金融、工程、文化等領域。

在文化領域中，文化項目管理已經成為進行文化管理和文化繁榮的重要手段。我們通常所說的文化項目主要是指文化服務項目和大型文化活動。圖書館讀者活動不同于一般的商業文化活動，它更多的是追求通過舉辦活動獲得一種良好的社會效應和文化影響，具有典型的公益性特征。將項目管理的相關理論和工具應用于組織圖書館讀者活動當中，需要對讀者需求、社會需求進行充分地挖掘，而挖掘的基礎主要是社會人才資源、社會信息資源以及文獻信息資源的整合與研究，同時需要實現共享文化成果、傳播知識的活動目標。此外，需要注意的是，廣大讀者是圖書館讀者活動的主體，因此如何有效地調動廣大讀者的熱情和積極性便成為了活動是否舉辦成功的重要標準。本文特以廣西壯族自治區圖書館(以下簡稱“我館”)舉辦的“八桂講壇”講座活動為例，具體闡述項目管理在組織圖書館讀者活動中的應用。

3 項目管理組織圖書館讀者活動的應用

3.1 “八桂講壇”講座活動背景概述

我館為了拓展和延伸圖書館服務方式，進一步提高圖書館的文化服務質量和服務水平，滿足廣大讀者日益增長的文化需求，實現文化強區目標，特于2006年6月啟動了“八桂講壇”這一文化項目。為了辦好這一項目，最大限度地發揮圖書館的價值和積極作用，特將項目管理的相關理念和方法應用于該文化項目當中。實踐證明，這種做法取得了良好的社會成效。

3.2 項目管理的實際應用

(1)項目啟動。成立“八桂講壇”領導小組，負責決策有關“八桂講壇”整體發展的重大事項，如策劃方案、人員調配等;監督、審核、評價“八桂講壇”的整體發展狀況;確立項目總負責人，明確成員分工。項目負責人主要負責落實“八桂講壇”策劃方案、審議分項方案、組建團隊、籌措資金、監督控制項目的實施。

(2)項目計劃。“八桂講壇”在以往圖書館講座的基礎上，重新進行了策劃和整合，是一個以豐富服務內容、營造良好學習氛圍為目的的公益性講座活動。活動始終面向社會、面向公眾，以滿足讀者需求、貼近生活、講究實際為原則，推出三個主題系列:“美好生活”“熱點關注”和“廣西文化”。這三個系列形成了“八桂講壇”的內容架構。“美好生活”系列針對群眾的生活熱點，內容包括時尚潮流、健康消費、養生保健、投資理財等，引領公眾緊隨時代節拍，感受進步律動，提高生活質量;“熱點關注”系列針對百姓關心的話題，緊扣時代熱點，通過理性分析、客觀評論，為聽眾讀者釋疑解惑，開闊視野;“廣西文化”系列講座的內容涉及廣西民族精神、廣西戲劇、廣西藝術、廣西文學等，通過本土品牌宣傳、原創成果展示、名人名家介紹，增強公眾對廣西民族、文化的進一步認識。

(3)項目管理。1)團隊合作。引進“團隊管理”模式。在“八桂講壇”的組織管理中，弱化部門概念，突出團隊合作。在“八桂講壇”領導小組的領導下，依據每期講座主題，集結組成項目活動小組，負責項目計劃和落實。2)項目調控。項目運作過程中，項目負責人要對項目經費、項目運作、人員狀況等進行有效控制，根據項目的運作情況，及時改變思路、調整策略，確保“八桂講壇”活動的可持續發展。3)后期總結。每期講座完成后，都要對講座專家授課情況、聽眾人數與反饋意見等進行小結、評定，整理材料入檔。每年對“八桂講壇”的整體運作情況都進行全面的總結，并以2～3年為限，將舉辦過的講座內容編印成冊。

3.3 項目運作成效

(1)深入挖掘廣西本土的民族文化資源，突出地域特色文化，體現民族特色。廣西是一個少數民族地區，文化底蘊深厚，民族傳統文化資源豐富，通過圍繞民族文化開展講座活動，可以使讀者聽眾進一步地了解與認識廣西本土的民族文化，實現保護與傳承廣西優秀民族文化的目的，比如廣西著名藝術家龍杰鋒主講的《歌舞劇〈劉三姐〉創作及賞析》，介紹了歌舞劇劉三姐的創作經歷及取得的成就;廣西文藝家梁中驥主講的《一方山水一方戲》談及廣西桂劇的興與衰;廣西文化名人潘其旭主講的《壯族文化特性解讀》闡述了廣西壯族傳統生產方式和生活模式，剖析壯族文化中的獨特歌圩文化;廣西名壯醫黃瑾明主講的《壯族奇葩——壯醫藥》展示了壯醫藥的特色診療技法。

(2)努力打造精品講座。嚴格把控活動質量，對每一期講座的細節都進行精雕細琢，以建設精品講座作為此項目的目標。精挑細選主講嘉賓，這些嘉賓均為廣西區內外有成就的名家、學者，保證講座具有較高的可聽性與權威性;根據實際情況，采用講、演、展等多種形式，直觀，新穎，比如講座《穿越時空的承諾:音樂劇〈桂花雨〉賞析》中，除了介紹該劇的創作歷程與成就，還邀請了主要演員在講座現場進行了面對面地訪談，并在講座現場表演了該劇片段。

(3)突出廣西區位優勢。南寧成為中國—東盟博覽會的永久舉辦城市，中國—東盟自由貿易區在廣西成立，這都給廣西帶來了巨大的機遇與挑戰。“八桂講壇”充分利用廣西的區位優勢，舉辦區域性的經濟、政治等熱點主題講座。如邀請越南國家圖書館副館長潘氏金蓉女士做“中國—東盟文獻合作的新機遇”的主題演講;邀請馬來西亞駐廣州總領事館馬來西亞旅游局華南區旅游推廣部經理謝玉勤，以視頻、圖片、音樂等方式為大家全景式介紹《馬來西亞:亞洲魅力所在——馬來西亞的文化和旅游》。

(4)資金籌措到位。圖書館維持講座活動正常運行的資金基本上來自政府的財政撥款，因此，解決活動經費問題是順利舉辦該活動的關鍵，必須多渠道、多途徑籌措活動資金。我館的具體做法為:1)將該活動定性為公益性講座，爭取有關部門最大程度上的資金支持。2)主動尋求合作伙伴，爭取高校、企事業等單位的支持，與他們簽訂長期共同舉辦講座的協議，資源互補，以求雙贏。到目前為止，已經與廣西—中國東盟文化研究會、廣西民間文藝家協會、南寧市企業家協會等多家單位簽訂長期共同舉辦講座的協議。3)與出版社合作，由出版社邀請作者到“八桂講壇”進行講座及新書簽售儀式。4)與電臺合作，由電臺邀請著名歌唱家來“八桂講壇”進行講座、現場演唱與CD簽售等。5)運用多種傳播媒介做好宣傳工作。通過電臺、報紙、網絡、電視臺、電子屏幕、手機短信等發布信息，鼓勵聽眾讀者積極參加活動。現在廣西電臺、廣西新聞網、廣西時空網已經成為“八桂講壇”的長期支持單位。6)及時整理每一期講座的材料。在每年年終時，組織成員交流對講座活動的想法，提出改進的具體建議，形成全面、詳細的書面總結，并做成文檔留存。依據講座內容，現在已經出版《八桂講壇錄》第一、第二冊，近期將出版第三冊。2011年“八桂講壇”榮獲自治區黨委宣傳部頒發的“首屆廣西全民讀書活動優秀項目獎”。

4 結語

圖書館的讀者服務活動追求的是社會效益，屬于公益性文化服務項目。讀者活動項目的管理就是確保策劃方案有效落實的方法和手段。現代文化活動項目是多學科、多領域知識的交叉與融合。就“八桂講壇”的運作而言，運用了策劃學、營銷學、公共關系學、現代管理學、市場學、心理學等多個學科的方法和手段，涉及文化、歷史、地理、文學等多個領域。可見，要成功運作一個文化活動項目，需要匯集各類人才，整合多種資源，團結各方力量，揚長避短，有效合作。

很多圖書館基本上沿用金字塔式的管理方式，往往只體現了管理者個人意志，而被領導者只能被動消極地接受，這種低效的管理運作模式已經不適應圖書館讀者活動的時代要求。在項目管理中，每個項目無論大小，都應依賴一整套科學的知識體系和管理方法來開展，這樣才能夠充分鍛煉和培養管理人員。改變傳統的思維方式，引入新的管理機制，創新圖書館服務模式，達到優化調配、規范管理的目的，才能確保圖書館的讀者活動項目高質量地實施。因此，學習和應用項目管理理論對推動圖書館讀者活動的開展具有積極意義。

圖書館的許多讀者活動具有一定的相似性，如展覽、讀書活動、服務宣傳周活動、社區服務活動等，都可以作為一個個項目，利用項目管理的嚴密、規范等特點，運用項目管理的相關知識和方法，使之能夠順利地開展。

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