淺談采購業務內控管理及實例分析

王勝榮 王雅迪

（武鋼股份有限公司計財部 湖北 武漢：430083）

采購作為企業生產經營的源頭，構成了企業經營前端的“實物流”與“資金流”。制造企業的采購成本往往占總成本的比例較高，因此采購被視為低成本策略的關鍵環節，是企業贏取競爭優勢的命門。采購業務中采購計劃的制定、供應商的選擇、采購物資定價及質量檢測、采購方式、采購合同的訂立及管理、物資驗收、付款制度及應付賬款管理等，環環相扣，相輔相成，構成了一條完整的采購鏈，共同影響著企業的采購成本和資金占用，對企業經營效益起重要作用。采購流程雖不復雜，但每個環節都蘊含著巨大風險，稍有疏漏便極有可能造成資產流失、成本危機。由此看來，企業引入采購內控管理理念并將嚴格的內控管理制度運用于采購的全流程，對優化采購、降低采購成本及企業的可持續發展至關重要。本文將主要以武漢鋼鐵股份有限公司為例，研究企業采購業務的內控管理。

1 企業采購業務的內控管理要點

采購業務內部控制規范中的采購，是指企業購買物資（或接受勞務）及支付款項等相關活動。企業采購業務容易存在“五不”風險，即采購需求或請購申請編制不合理、供應商選擇不當、采購定價不合理、采購合同或框架協議訂立不當、付款流程及賬務管理不當導致的風險。企業應做到與時俱進，加強內控管理，審視現有采購流程的合理性、高效性能否跟上企業發展步伐，相關管理制度的科學性、嚴謹性能否為企業規避潛在風險，由此確保采購物資高質準量按時，與后續生產經營環節高效銜接。本文將企業采購業務內控管理要點歸納為以下五大方面：

1.1 完善請購制度、統籌安排采購計劃

無采購計劃或采購計劃編制不合理、都會造成后期采購行為偏差，給企業帶來高庫存量、高資金占用或保產困難等風險。因此企業應建立完善的請購制度，統籌安排采購計劃并納入預算管理，具體做法如下：

（1）企業生產、經營或項目建設單位結合實際生產經營需求，準確、及時編制采購需求上報歸口管理部門，歸口管理部門結合生產經營目標、采購物資庫存及在途情況，統籌安排采購計劃；（2）授予歸口管理部門或專業人員審批權限，對采購申請內容的準確性、完整性、合理性嚴格審核；（3）將采購計劃的制定納入預算管理體系，經相關負責人審批后，作為剛性指令嚴格執行。

1.2 建立科學的供應商評估、準入制度及評審機制

選擇供應商，即確定采購渠道，正確的選擇對企業生產經營如虎添翼，若選擇不良供應商，則可能出現舞弊行為，導致購買物資質次價高，給采購成本添加無謂的砝碼。企業對于選則供應商應從以下三方面把握：

（1）創建系統的供應商評估、準入機制，對供應商的供貨資質、生產規模、質保體系、物流配送、產品適配能力、企業信譽等進行全方位評估審查，與合格供應商簽訂質保協議；（2）企業選擇供應商應通過招標競選等方法，以公平競爭、公正判斷為原則，優勝劣汰；（3）建立完善的供應商管理信息系統，對供應商質量合格率、交貨準時率、價格執行率以及其供貨條件、信譽及經營狀況等進行考核評價，形成淘汰制。

1.3 建立有效的采購物資定價機制

“高性價比”采購是企業采購部門孜孜不倦追求的永恒目標，合理制定采購價格起關鍵作用。錯誤的定價方式或盲目定價、缺乏市場價格比對監控，都會造成定價不合理，增加企業的成本負擔和資金損失。對此，應從以下三方面予以內控管理：

（1）建立有效的采購物資定價機制，選擇合適企業自身狀況的科學的定價方法，如長期協議定價法、招標定價法、詢比價采購、動態競價采購等；（2）采購部門應設置專業人員或機構了解生產用大宗通用物資的成本構成，并結合市場供求形勢、技術發展情況、市場調研結果等研究近期及全年價格變動走勢，得出采購物資的參考價格，并結合相關定價方法確定采購最終執行價［1］。建立一套系統的采購價格數據庫，對市場供求形勢及價格變動走勢進行商情分析并合理利用；（3）有大宗物資采購的中大型企業應設立獨立于價格制定機構以外的監督機構，保證競價公平、公正、透明的開展。

1.4 采購合同控制

采購合同或框架協議的訂立意味著購買方與供應商在目標物資的交易價格、交易明細、交易方式等各條件及雙方權利和義務上達成一致，對后期實物交易起監管作用。若訂立不當可能會導致合同糾紛和法律風險，對企業的合法權益造成威脅。應從以下三方面對該風險實施管控：

（1）合同訂立前的評估階段：確保供應商具有相關供貨資質、信用狀況良好等；（2）合同訂立階段：以自愿、公平、雙贏為原則做好合同談判工作；細化合同條款，做到張弛有度；合同主體雙方按規定權限簽署并加蓋合同專業章，合同正式生效；（3）合同執行和后評估階段：企業應對合同實施有效監控，定期分析、檢查及驗收其履行情況，完善，健全合同管理制度。

1.5 完善結算和付款流程，加強采購付款及應付賬款賬務的管理

合同執行完成后，企業財務部門對計量單、質檢單、驗收單等原始憑證結合對應合同或者框架協議審核無誤后，按約定形式向供應商支付貨款，標志該物資采購流程的完結。付款流程及應付賬款管理不當可能導致財務報表失準、企業資金損失或信用受損。相關內控管理措施如下：

（1）財務部門應嚴格審查各項原始憑證的真實性、合法性和有效性，一旦發現異常，及時與供應商溝通解決，或拒結貨款；（2）應按照國家相關規定，結合企業生產經營情況，確定合理的付款方式，并嚴格遵循合同條款約定。現金短缺時可選擇銀行承兌匯票支付方式，現金充足時可選擇銀行轉賬支付方式，或現金與票據結合支付。付款方式應在定價時予以區分，并在合同中明確；（3）應付賬款及預付賬款的賬務處理應準確、及時，切忌金額錄入錯誤、掛賬單位混淆、遺漏沖抵預付款、拖延掛賬時間等人工失誤。定期與供應商核對往來款項余額，防止錯付現象的發生。

2 采購內控實例解析

在近幾年鋼鐵行業一直處于低潮期，前景不明朗的形勢下，防范采購風險、減少采購成本顯得格外重要。作為年產鋼千萬噸以上的大型國有鋼鐵企業，武漢鋼鐵股份有限公司需長期對外采購大量物資，隨著企業的逐步發展和采購經驗累積，其采購方面內控措施逐漸得到完善，值得借鑒，以下將從六個方面簡要介紹一下其內控優勢。

2.1 采購物資質量標準化

質量標準是制定采購計劃、消耗定額、簽訂合同的基礎。武鋼股份公司采購材料、備件質量標準由主管部門根據國家標準、行業標準，結合企業具體情況制定。對于初次使用的新材料，先組織試驗，得出基本數據后，符合要求的才能確定是否使用，并下達標準。

2.2 采購計劃制定及申購流程化

2.2.1 大宗原燃料的采購計劃內控管理

2.2.2 輔材、備件的申購流程及內控管理

武鋼股份公司采購輔材、備件有一套規范的申購流程：首先由用料單位提出請購計劃，經單位領導審核后申報，再由公司主管部門審核，最后采購部門實施采購，具體操作如圖2所示。

圖1 武鋼股份采購計劃內控流程

圖2 武鋼股份輔材備件采購流程

對于確實需要調整的計劃，向公司主管部門提出計劃調整申請報告，闡述計劃執行的具體情況、客觀因素變化情況及其影響程度，經主管部門審核批準后在ERP系統中重走上述采購流程，重大調整事項則需經公司領導批準。對計劃的嚴格控制，旨在杜絕無效采購，減少資金占用。

2.3 供應商管理制度化

武鋼股份公司建立了科學的供應商準入機制和評價機制，并形成了供應商管理信息系統，合理規避供應商選擇不合理帶來的采購風險。

公司專門制定了相關物資采購供方管理辦法來規范對供應商的選擇行為，具體供方準入流程如圖3。

此外，為加強對供應商的監督和管理，防范采購物資質次價高的風險，其采購部門設置了兩套管理機制——供方日常動態管理及供方年度評價，以保證及時全面對供應商監管。

對于供應商資質資料的管理，采購部門在供應商管理信息系統中設置自動預警功能，在相關資質資料失效期限前提示，以減少人為操作出現疏漏的可能性。

2.4 采購定價合理化

（1）武鋼股份采購部門設置了多個不同專職的科室對采購定價實行矩陣階梯式管理，展示出“縱向分工”和“橫向合作”的優越性，從不同層面共同管控采購定價，有效規避不合理定價帶來的風險。

公司設置商情部門，對經營業務中涉及產品及服務的市場價格進行調研、商情研究并按“季度定價、月度調整”的基本原則，擬定公司整體性的采購價格及價格政策方案，規避采購定價與市場行情偏離的風險；設置專業價格工作管理部門，對公司擬定采購價格及價格政策方案進行審定，在定價管理中起決策性作用；設置采購監督部門，對競價（即招標、比價）的價格形成過程合法、結果有效負責等。

12月25日晚間，三七互娛公告稱，代理董事長李衛偉提議公司回購股份，回購資金總額不低于3億元，不超過6億元，回購價格不超過15元/股。若全額回購且按回購總金額上限和價格上限測算，預計可回購約4000萬股，回購比例約占公司總股本的1.88%。

（2）該公司采購價格定價管理遵循“兩不高于”原則（不高于市場，不高于行業），以高性價比采購、提高采購效率、降低采購成本為目標，規避不合理定價帶來的成本風險。

2.5 采購合同訂立標準化、執行科學化

（1）設置完善的合同管理體系，規范各管理部門的合同管理權限，在相互合作和監督的雙向作用下，合理控制風險見圖4。

（2）創建完整的采購合同審核方法及規范的審核流程，對風險的發生起二次防范作用。

圖4 武鋼股份的合同管理體系

公司對于采購合同審核有多項內控管理要求：

①合同文本的相關條款必須符合《合同法》和武鋼內部制定的《合同管理辦法》相關規定，合同中除基礎條款應詳實明確外還應包括合同標的質量等級的加扣款標準及質量問題的處罰標準、合同兌現率要求、質保期和售后服務內容、保險條款等。

②對于特殊采購合同，由各專業部門與供應商協商擬定合同文本，經法律、財務部門和歸口管理部門對條款審查后方能確定文本。

③采購合同條款中產品的質量技術交付標準根據公司相關制度或文件規定，要選擇適用的國家標準、行業標準或者企業標準。如無適用標準，檢查是否有詳細的質量技術文件和圖紙作為合同附件。

④對于需要進行質量或數量檢測后方能驗收的物資，應在合同中明確質量和數量確定方式，必要時還應明確質量和數量的異議處理方式。

公司有一套規范的采購合同審核流程，并制定相關授權管理制度，具體規定對外簽署采購合同的權限，具體如圖5。

圖5 武鋼股份采購合同審核流程

（3）對采購合同履行情況進行跟蹤管理，形成動態風險控制。武鋼股份公司做法：采購的物資必須送到規定的倉庫儲位，在規定地點計量，由專業質檢部門抽樣檢驗，質量合格才能正式入庫，不合格品則退貨或換貨。計量數據、質檢報告、驗收確認均上拋ERP系統。對于外港口交貨的大宗原燃料，由國家商檢確認數量及質量，代管港口和公司采購部門聯合簽認，才能確認驗收，并在到廠后，由公司計量部門及質檢部門進行復驗，最后正式辦理入廠驗收手續。

專業采購部門負責比對合同條款，跟蹤合同執行情況，若出現影響保產的異常情況，及時報告相關領導并研究解決方案，保證采購物資供應的時效性。發生重大物資供應短缺時（危及保產），按公司要求實施緊急采購，并做好相關記錄。

2.6 結算流程規范化

2.6.1 完善的結算流程

結算付款是采購流程的最后環節，是控制風險的重要關口。武鋼股份公司結算管控嚴格，結算人員首先要通過各種驗收單據比對合同條款，檢查執行情況，完全符合才能結算。重點比對各驗收單上的送貨單位是否為合同主體；執行時間是否在合同期內；數量、質量等是否符合合同要求，超出合同規定范圍時要扣款準確；若數量、質量等達到不合格品范圍的則退回拒結，等等；此外發票是否在認證期內也是必檢項目之一。單據一應俱全后方可辦理結算。整個結算流程可用圖6歸納：

圖6 武鋼股份財務結算流程

另對于貨已驗收但發票未收到的情況，財務部門根據倉儲部門提供的到貨信息進行應付賬款暫估入賬，避免存貨管理上的賬實不符風險。

2.6.2 采取合理高效的支付方式

鑒于近年來鋼鐵行業形勢嚴峻，武鋼股份公司資金支配嚴格按照量入為出的原則，在公司資金平衡前提下，逐級審批后使用。該公司采購付款采取限定支付比例、票據和現款銀行轉賬配比支付等形式，層級設置明確、審批權限明晰。為保證公平，同質同價相同付款條件，合同執行中信譽優良的給予一定的付款優惠條件。財務部門按月集中安排付款計劃，逐級審批后執行。對于領取票據的供貨商要求授權委托書、收據、領票人身份證等資料齊全方予辦理并當場背書轉讓，有效防范資金危險。

2.6.3 有效的往來賬務管理

武鋼股份財務部門執行不定期與供應商核對應付賬款、應付票據、預付賬款等往來款項，并在年末審計時通過外部審計發送詢證函的方式統一進行供應商對賬。對于外部單位對賬有專門限定，對賬人員必須為該企業相關業務員，對于非相關企業人員不提供任何賬務信息，防止他人利用相關掛賬信息辦理抵押貸款等影響武鋼利益的情況出現；外部單位對賬必須先出具詢證函或對方掛賬金額，財務部門方予以查詢辦理，做好賬務信息保密工作，防止外部單位瞞報掛賬信息，導致武鋼錯過查找誤差時機、款項多付的風險。

2.6.4 采購計劃的控制與結算檢查的閉環管理

每月末財務部門匯總統計本月結算采購物資的品種、金額、數量、采購成本、對應的合同、供應商等信息，制作《原燃料結算明細表》，報公司生產部門、定價部門及公司主管領導聯簽確認。協助生產部門及時跟進采購進度，掌握采購計劃執行情況，避免超額采購的情況出現，形成采購的閉環管理。

3 結束語

企業內控制度的健全程度反射企業管理水平的優劣，這是經無數國內外企業經營管理實踐驗證的真理。自2008年《企業內部控制基本規范》發布后，內控制度在上市公司和一些未上市大中型企業大范圍施行，近年來更引入專業內控審計協助企業完善內控制度。本文旨在從采購業務方面解析內控，并以武鋼根據其自身特點形成的一套規范的采購內控制度為例，加以闡述。也許武鋼內控不是最好，但筆者認為，其在可控范圍內最大限度的控制了采購風險，有其獨到之處。企業經營管理的每一個環節都需要內控，且應細化內控細則，切實按規范執行。作為企業的“防火墻”，內控體系建設應受到管理層的重視。謹以上文拋磚引玉，與廣大同仁一起探討，帶動企業完善內控體系，提升管理水平。

［1］財政部會計司.企業內部控制規范講解［M］.北京：經濟科學出版社，2010.

［2］王金霞.強化物資采購合同風險管理的內部控制［J］.科技信息，2012，（29）：451－452＋472.