基于RFID的高校資產管理系統應用分析

胡 瑩，唐文枝

（廣州大學 實驗中心，網絡與教育技術中心，廣東 廣州 510006）

高校固定資產主要是由國家財政投入形成，是國有資產的典型代表，資產運營管理的優劣，將直接關系到學校的運轉和穩定。固定資產具有價值高、使用周期長、使用地點分散、管理難度大等特點；在資產管理上，面臨數據密集、用戶部門多、主管歸口不單一、結構分類復雜（包含設備、家具、圖書、建筑、土地、交通工具等幾大類別，同時又細化為財政分類和教育主管部門分類）等特征；教學和實驗資產數量大，使用上隨著課程安排呈現一定的周期性，學期中使用頻度高，寒暑假可按時保管養護等特點。因此如何將大量、分散的資產有效地組織和管理好，使之形成一個資源網絡，加快資產的運轉，最大限度地發揮各個資源的使用效力是當前資產管理者應思考的問題。而加強資產的維護既是當前資產管理面臨的新的課題，也是資產管理的中心任務［1－3］。

本文基于我校資產管理系統建設和使用的實際情況，介紹了資產管理從紙卡標簽跨越到RFID（射頻識別）的高效管理的實踐體會。

1 現有資產管理狀況分析

對于資產管理，我校一直根據財政和教育部門的要求，從頂層加大對資產管理建設的力度，重購重管，加強規章制度建設，加強資產管理隊伍建設和管理人員的素質提升建設。同時加強系統建設，在“二期”數字化校園建設中，已建成資產管理系統。現有資產管理系統統一管理為全校師生服務的所有資產，包括總務組、設備組、圖書組和財務組4個用戶組，以及普通用戶、部門資產管理員、主管審核人員、財務復核人員四大類用戶角色類別。采用普通紙質標簽與資產卡片的方式，完成對所有資產登記、審核、復核、調撥、報廢、報修及核賬等關鍵流程，采用賬物分管，分門類歸口管理的方式。實物方面，教學實驗儀器由設備處管理，行政辦公類設備以及房屋、土地、家具、建筑物、交通工具由后勤產業處管理，圖情雜志由圖書館管理，財務部門負責資產價格等賬目的復核。一個新置設備以投入使用到進入管理系統，最后生成財務報表需要經過的流程為：部門管理員對新進設備進行登記—主管部門進行審核（生成資產編號和標簽）—打印標簽，貼條—財務管理人員進行價值復核。其他資產管理的流程也嚴格遵循登記、審核、復核的流程。規范的流程給管理上帶來了相當的便利。然而規范的流程只是資產管理的一部分，在實際管理工作中還是發現存在相當多的問題。究其原因，主要由于管理系統和資產實物不能形成強力的紐帶，人員、實物的變動，凡此種種，物和賬不能適時同步，資產本身不具有自動識別性，易形成管理和實際的脫節，管理滯后。這些問題主要表現在：

（1）建設容易，維護困難。系統數據量大，基礎數據龐大，包括部門庫、人員庫、實物庫，基礎數據異動時有發生。

（2）由于系統和實物脫節，造成資產狀況不明，資產重購及資產私用、流失情況存在。

（3）資產管理人員工作被動性強。資產通過審核進入系統后，資產主管部門只能管理系統中的數據，對實物的使用情況、健康狀況，管理維護狀況、責任人落實等，都不能進行有效監管。

（4）資產清查難以開展。根據資產管理規范，資產管理人員根據職責要求，需要定期對資產進行清查和核實。

（5）現有資產信息的維護，因為紙質貼標所記載信息有限，資產信息卡片的維護過于依賴后期的維護，不能從一進入系統就形成嚴格的登記，經常出現屬性填寫錯誤或完整性缺失的不規范填寫［4］。

基于此，借助RFID技術，在資產管理中充分加強資產自動識別管理，提升資產本身所攜帶的信息量，促進資產臺賬的適時同步［5］，對于完善高校資產管理意義重大。

2 基于RFID的資產管理系統分析

2.1 RFID相關特點介紹

RFID是一種非接觸的自我識別技術，它通過射頻信號自動識別目標對象并獲取相關數據，識別工作無需人工干預，可工作于各種惡劣環境，識別和維護操作快捷方便。RFID系統主要由讀寫器、天線和標簽三部分組成［6］，其具有以下幾個特點：

（1）物體標志性：標簽具有唯一的ID號，實現物體唯一標志性，且通過增加保護機制，不容易篡改或偽造；

（2）可關聯攜帶大量信息：用戶可自定義讀寫數據標準，與紙質標簽、條形碼相比，RFID通過與信息系統的無線關聯，可聯帶大量的屬性數據，包含資產的固有信息（包括價格、數量、生產日期及型號等）、入庫信息（包括登記時間、登記者、領用人、審核人員、入庫時間、入庫地點及使用部門等）、資產的流轉信息（包括調撥、維修及領用人變更等），以及其他可擴展的信息。當讀卡器讀取資產時，可自動關聯信息庫顯示資產的所有屬性；

（3）非接觸甚至遠距離識別：通過無線自動感知，當讀寫器靠近設備時，設備被自動識別，無須接觸，增加了作業的便利性，同時采用不同的RFID頻段技術，可實現0～1 000m不同的距離要求，適用于各種場合；

（4）抗干擾能力強：RFID無線識別在高溫、防水、高壓、噪聲等復雜環境下均可正常工作；

（5）可擴展性強：通過與WSN（無線感知網絡）的微型傳感器結合，能及時地將讀卡器讀到的識別信息向后臺數據中心進行請求，完成對資產的比對和核查，同時，也可以將所需要采集的信息進行感知，諸如資產運行或環境信息等進行采集，傳送到后臺系統，為復雜分析和決策提供源數據支持；

（6）數據實時同步，物與賬的高度統一：可充分利用RFID自動采集、自動傳送和無線傳輸功能，實現資產變動信息與管理系統信息的實時統一，所有過程可以通過配置自動完成，減少了人工參與可能帶來的誤差性和延時性［7－8］。

2.2 基于RFID的資產管理系統設計

基于RFID資產管理系統拓撲結構圖如圖1所示［9］。系統主要由3個層次組成：實物管理、無線傳輸層及后端管理。前端的感知、中端的傳輸、后端的計算形成了一條無形之線［10］，而同步工作就作用在這條無形之線上。

（1）LAN端為資產管理平臺及數據中心，管理平臺在賬上可以完成一切資產的處置操作和角色授權操作，并且必須通過管理端進行基礎庫的數據初始操作，生成各種報表，并與學校其他業務系統以及數據中心完成數據的互通和流程的共享，是資產管理對外界的業務出口管理平臺。

（2）WSN（無線傳感器網絡）［11－13］基礎于現有的網絡資源以及無線資源，并在此基礎之上，專門配備功能強大、靈活的無線用戶接入，以及Fit AP管理能力的專門交換機，能夠管理無線用戶，支持802.11a／g／n無線協議，支持有效頻率調整，并提供無縫漫游，最大限度地提供用戶安全接入的數量，基于角色的安全策略、資源策略、流量策略配置，網絡服務質量Qos以及IPv4對IPv6的擴展支持，并且支持VLAN的邏輯網段隔離，采用CAPWAP協議進行無線控制以及AP的互聯，使得無論高端或低端AP都能夠零配置，并且能夠被集中管理，同時部分AP內置RFID閱讀器，可當固定讀卡器之用，進行定位控制。

圖1 RFID資產管理系統拓撲圖

（3）資產實物層是資產實際參與生產和使用的現實環境，所有的管理和基礎都體現在實物上，主要包括資產儀器設備、讀寫器、有源／無源電子標簽、環境感應器件、無線AP以及形成的無線信號環境和射頻信號環境等。此層次主要完成對數據的采集，通過對電子標簽的讀、寫操作，完成資產與賬目信息的一一對應，完成資產的臺賬和信息維護；同時還可以通過模塊化的配置檢測模塊、進行環境信息的采集，完成對資產的管理；通過部署到環境中的信息感應器件進行數據采集，采集到的數據傳輸到無線傳感器網絡節點，網絡節點通過處理模塊進行相關處理；通過射頻模塊進行無線傳輸；最后到達后端進行計算和可視化呈現，完成報警等物與人的對話。

基于RFID資產管理系統功能布局圖如圖2所示，通過RFID進行智能識別、無線信息進行數據傳輸。系統管理員進行基礎信息的初始化，并對無線傳輸，傳感感應進行節點部署，并對整個拓撲結構內的所有節點進行及時管理；資產管理員需要對資產進行臺賬管理以及資產與物聯有關的操作，包括入庫登記、資產調撥、資產報廢、資產清查、資產流動操作等，具體如下：

圖2 RFID資產管理系統功能布局圖

①資產入庫登記。資產入庫時，需要完成電子標簽信息的寫入、封裝，以及管理系統賬目信息的信息同步。資產入庫時，需由中心發卡器進行發卡，發卡器為電子標簽寫入數據，包含資產固有信息以及屬性信息，并設置鎖定密碼，這樣數據庫進行固化，能防止隨意改寫以及受干擾改寫數據。同時發卡器連接管理后臺，完成賬面上的資產入賬以及審核操作，并根據資產的貴重屬性以及所工作的環境場所選擇不同的標簽以及不同的封裝方式。電子標簽可用UHF標簽，識別距離10m范圍之內，粘貼在非貴重資產上；有源RFID標簽，可識別距離150m內，可用于相對復雜的環境，或是范圍較大的教學或設備放置場所，同時可以使用不同的封裝模式，柔性標簽、標準標簽、抗金屬標簽等，使用時間可以達到3～5年，并且可以通過重新寫入數據，反復使用。

② 資產調撥。系統設計上設計資產調撥表，包含原使用部門、領用人、用途等信息，當需要資產調撥時，需在管理系統生成調撥單，并由資產主管部門進行審核，同時電子標簽更新信息。使用手持機對該資產標簽進行讀取，更改標簽中領用人、領用部門等信息，確認后，手持機將修改數據上傳到管理服務器，服務器自動生成規范的調撥單，并根據手持機的歸屬用戶權限配置生成調撥的審核記錄，可在調撥審核記錄進行報表查詢。

③ 資產報廢。資產報廢對應資產報廢申請單，并需通過資產主管部門的業務審核，以及財務主管部門的復核方能生效，同時完成電子卡片的狀態更新。操作與調撥類似，用手持機對該資產標簽進行報廢標記，或者根據資產標簽預置使用年限自動報廢，同時自動生成報廢的審核記錄。與調撥不同的是，需要財務管理角色在管理端或者用手持設備對資產報廢完成復核標記，電子標簽和后臺業務信息通過無線傳輸完成適時同步，流程完成，自動生成資產報廢報表和對應的出庫賬務報表，報廢完成后，會在資產年度均衡報表中資產減少大類中體現。

④ 資產清查。管理員可根據資產管理規范，對固定資產的使用情況、管理情況、存活情況進行隨機、隨時的清點，將清查工作日常化和常態化，也可以進行有計劃的全面盤點。盤點邏輯上非常簡單，手持設備掃描某一資產，連接管理端，自動讀取原來的資產屬性，然后根據電子標簽的實際屬性進行比對，發現有不一致，進行報警提示。通過多個標簽可被同時讀寫的設計，而不受工作區內標簽數量的限制和影響，可達到多達50個／s以上的辨識，不但可以高效完成資產清查的行政任務，可以完成人工的糾錯，同時還可以及時發現問題，并完善資產管理制度。

⑤資產流動管理。資產流動沒有進行申請單的設計。與資產調撥一致，通過自動感應或手持機讀卡，完成資產定位以及存放地點的更新，特別當貴重資產或者配件被非許可（登記）搬運或者移動出一定范圍時，管理端將向系統管理員發出手機短信報警。

3 結束語

高校固定資產的管理，通過基于RFID的升級實現，一方面沿用了原管理系統規范的流程，保持了流程的合理性。同時，通過RFID電子標簽的智能識別性，以及無線網絡的傳輸技術，有效地實現了賬、物、卡信息的高度統一，提升了數據的實時性和精確性，便捷了資產日常管理和維護操作，極大地方便了資產的清查，有效地減少或避免了資產的人為流失，在資產管理中產生出極大的價值。同時通過資產的運行和使用情況的實時了解，可以提高資產的利用率，強化資產維護，延長資產生命周期，為節約購置成本，實現更具活力的管理，更好地為教學科研服務。同時還為進一步的對高校資產進行物聯設計，收集各種智慧數據，比如資產的課時利用率、項目利用率，關聯教師、學生、科研、教學、教學結果、各項評估，績效等各種對象和行為緯度，進行深層次的數據挖掘和分析，精確地計算每個緯度的資產因子，使資產數據成為數字校園真正有生命力的數據，為管理層進行人、財、物資源配置和決策提供有效的智慧支持。

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