領導不在辦公室的文件簽批

文/方玉軍

文書人員的職責就是依據辦公室主任提出的擬辦意見將文件呈領導簽批后轉有關部門辦理，在這個過程中最難的就是找領導簽批文件。因為領導比較繁忙，經常外出開會、進行公務活動和調研等等，在辦公室的時間相對很少，因此在這樣的情況下怎樣盡快找到領導簽批文件是對文書人員智慧和能力的一種考驗。本人在多年的辦文實踐中，積累了一些這方面的經驗，現總結出來，以期能對大家有所啟發和幫助。

（一）掌握領導動向是實現辦文的前提。因為領導經常不在辦公室，所以，準確掌握領導的去向就成為找領導簽批文件的關鍵。一般在一些大的單位，領導們往往會對一周乃至一個月的工作有個大致的安排，據工作安排表就可以幫助我們有效地找到領導。

（二）考慮文件本身的時效性。每份文件都是有時效性的，對于那些時效性不強的，可以等領導回來時簽批，而對那些時效性比較強的、尤其是緊急的文件，就要立刻找到領導簽批意見了。

（三）靈活運用多種方法呈領導簽批文件。根據不同情況可分別采取以下幾種方式：

1.電話聯系。對于一些內容簡單的文件可以直接電話請示領導。比如一些例行的會議通知、業務性比較強的事情等等，這樣的文件不需要領導太多時間的思考就能立即作出批示。當然，電話聯系時首先要考慮領導的時間段，以領導方便接電話為原則，盡量避開領導休息、開會的時間。這樣，既不打擾領導正常的工作，又能保證領導能夠集中精力作出正確的決策。其次，給領導匯報文件內容要抓住要點，言簡意賅，保證領導在最短的時間里掌握文件的內容，切忌眉毛胡子一把抓。比如一份會議通知，除要講清楚會議時間、地點外，更主要的是要講明會議內容及對參會人員的要求，這樣才能讓領導盡快作出有效批示。再次，給領導匯報內容時要使用標準普通話，避免家鄉話以及方言土語，而且語速要慢，保證領導一字一句都聽清楚，重要的內容可以多重復一遍，盡量避免說一些帶有諧音歧義的詞語。最后，還要將領導的批示記錄下來，防止遺漏或遺忘，聽不清楚的可以請領導再重復一遍。另外還有一點就是電話請示完領導后，最好等領導回來后再給領導看一下，因為有時領導聽文件和看文件往往會出現不同的結果。記得有一次，電話匯報領導后，領導安排了一個部門辦理，結果領導很快回來了，當他再細看文件時感覺也需要另一個部門辦理，于是又補簽了另一部門，我們趕緊又將文件轉至另一個部門辦理。當然這種情況比較少見，但至少說明了口頭聽文件和看紙質文件是有區別的，所以即使電話匯報完畢后，也要讓領導再看一遍原文件。

2.發郵件。如果文件內容比較復雜，感覺口頭匯報不方便，或給領導電話聯系時，領導特別交代給其發郵件，那么這樣的情況就需要給領導發郵件。當然，發郵件時也要注意幾點：首先領導要有接收郵件的條件，也就是說領導攜帶有筆記本，且能上網，前提還要熟記領導的郵箱。其次要給領導發短信提醒。再次還要考慮文件的格式，保證領導能打開文件，否則還要轉換一下格式。最后還要及時查看郵箱。一般情況下領導簽批文件后會回電話說明一下，若領導不方便打電話，就要注意及時刷新郵箱查看領導的批示意見。

3.發傳真。傳真這幾年用得相對少多了，但即使偶爾用到也要注意一下：首先領導身邊要有接收傳真的條件，一般領導外出到某單位調研時常用這一種方式，這樣的情況領導帶筆記本不方便，而調研的單位一般都是基層，所以這種情況下發傳真成為首選。其次傳真發送成功后要確認對方是否收到、字跡是否清楚，還要備注好接收人姓名以便聯系。再次安排可靠人員幫助將傳真呈送給領導，然后再把領導的批示回傳過來，一般選同系統的辦公室人員，其他人員不方便也不可靠。

已經實行網上簽批文件了，領導出差攜帶筆記本就能實現網上文件的閱批。這里要注意的是應保證領導的筆記本時刻聯網，其次給領導網上傳文件最好有短信提醒。如果領導由于種種原因收不到文件或者無法簽批時，則可考慮選擇其他方式。

（四）其他注意事項。

1.如果電話實在聯系不上領導時，可先等會，因為此時也許領導不方便接聽電話。過后如果還是聯系上不，而時間又很緊迫時，可給辦公室主任匯報看是否改簽其他領導。當然這種情況一般很少有，如果真遇到，本著對工作負責的態度要靈活處理，哪怕事后再給領導當面解釋。還有一種情況就是有時聯系領導需要一個過程，在這期間可根據內容先將文件轉有關部門做好準備，然后再等領導的批示意見。再者，如果領導批示 “請某領導閱示，某某部門辦理”時，同樣也可先給部門辦理，然后再等領導的批示意見。要學會用兩條腿走路，切忌死等硬靠。

2.注意保密。以上說的都是非密級的文件，如果是涉密文件，一定嚴格按保密規定辦理，不能在電話、傳真或郵箱里出現帶密級文件，決不能有泄密情況的發生。

以上就如何找領導簽批文件談了一點粗淺的看法，有不當之處還請大家給予批評指正。總之，辦文是講究程序化的，但在講程序化的同時也要有一定的靈活性，決不能因為程序化而僵化地、教條地辦文，那樣就嚴重違背了辦文的本質。至于如何做到程序化和靈活性的有機統一，這需要充分發揮辦文人員的聰明才智，審時度勢，才能做到游刃有余、有條不紊、忙而不亂。辦文如果能達到這個程度，就已經有相當高的水平了。