淺析如何提升高校辦公室工作效率

文/袁愛媛

辦公室工作開展的成效和職能履行的水平，關(guān)系到學(xué)校的建設(shè)發(fā)展，影響到學(xué)校各項(xiàng)目標(biāo)任務(wù)的順利完成。近年來，我校黨委辦公室圍繞中心，服務(wù)大局，按照 “規(guī)范管理、強(qiáng)化服務(wù)、提高效率”的工作要求，認(rèn)真履行 “日常管理、綜合協(xié)調(diào)、參謀助手”的工作職能，努力提升辦公室的綜合服務(wù)水平，取得了一定成效。為了更好地適應(yīng)、面對(duì)新形勢下的辦公室工作，力爭成為體現(xiàn)學(xué)校一流水平，尤其體現(xiàn)一流管理水平的重要窗口，應(yīng)如何不斷提升工作效率，是一個(gè)值得思考的話題。

一、創(chuàng)新管理，提高效率，推動(dòng)常規(guī)工作有條不紊地進(jìn)行

（一）以制度建設(shè)為抓手，著力推進(jìn)規(guī)范管理。

1.公文處理規(guī)范化。根據(jù)新形勢下辦公自動(dòng)化特點(diǎn)，認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹 《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》，修訂了黨委辦公室公文處理辦法，重點(diǎn)從公文種類、公文格式、行文規(guī)則、公文抑制、辦理、管理等方面作了規(guī)范和細(xì)化。

2.機(jī)要管理嚴(yán)格化。建立辦公室機(jī)要管理制度，嚴(yán)格規(guī)范機(jī)要管理，專人負(fù)責(zé)簽收、閱知、匯報(bào)、管理工作，以高度責(zé)任心和使命感，嚴(yán)格把握機(jī)要工作每一步驟，確保萬無一失。

3.印章管理明確化。根據(jù)新時(shí)期印章管理中出現(xiàn)的一些新情況和新問題，進(jìn)一步規(guī)范印章管理和使用辦法，強(qiáng)調(diào)印章的刻制、保管、使用等，嚴(yán)格印章登記記錄，明確用印范圍和程序。

（二）以信息化管理為助手，著力提高工作效率。推進(jìn)辦公室工作信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代化管理手段提高辦事效率，是我校辦公室工作的一大特點(diǎn)。從2010年開始，全校推行無紙化辦公，實(shí)行電子公文管理系統(tǒng)，不僅節(jié)省了辦公成本，同時(shí)提高了文件執(zhí)行效率；2012年，自主研發(fā) “I重醫(yī)”，可在手機(jī)上直接處理辦公文件，進(jìn)一步提高了辦公效率。為加強(qiáng)信息管理，貫徹落實(shí)上級(jí)下達(dá)的做好信息管理工作的精神，制定了網(wǎng)絡(luò)咨詢和審核發(fā)布相關(guān)管理規(guī)定，有效利用校園網(wǎng)平臺(tái)增進(jìn)上情下達(dá)、內(nèi)外溝通。黨委辦公室專門建立了微信、QQ群，方便信息收集、傳閱、發(fā)布等工作，不斷提升日常管理的工作效益和水平。

二、突出重點(diǎn)工作，努力增強(qiáng)綜合協(xié)調(diào)能力

黨委辦公室是對(duì)內(nèi)對(duì)外聯(lián)系溝通的橋梁和紐帶，人員少、事情雜，是我校黨辦的一大特點(diǎn)。因此，辦公室工作必須突出重點(diǎn)，提升綜合協(xié)調(diào)能力。

（一）強(qiáng)化圍繞中心、服務(wù)大局意識(shí)。突出學(xué)校黨委工作重點(diǎn)，緊緊圍繞近期黨委確定的工作目標(biāo)和任務(wù)，緊貼中心、服務(wù)大局，進(jìn)一步抓好中心工作：在新形勢下，扎實(shí)推進(jìn)黨的群眾路線教育實(shí)踐活動(dòng)，按照 “照鏡子、正衣冠、洗洗澡、治治病”的總要求，在宗旨意識(shí)、工作作風(fēng)、廉潔自律上擺問題、找差距、明方向，對(duì)作風(fēng)之弊、行為之垢來一次大排查、大檢修和大掃除，清洗思想行為上的灰塵，已解決突出問題，明確前進(jìn)方向，確保活動(dòng)取得實(shí)效。切實(shí)通過黨的教育路線實(shí)踐活動(dòng)，進(jìn)一步促進(jìn)黨的思想、工作作風(fēng)建設(shè)，以良好的黨風(fēng)帶校風(fēng)促學(xué)風(fēng)，增強(qiáng)服務(wù)大局意識(shí)，充分發(fā)揮好自身作用，緊緊圍繞全局性工作抓重點(diǎn)、中心工作。全局性工作做好了，突出了工作重點(diǎn)，辦公室的工作才會(huì)有作為。

（二）加強(qiáng)督查督辦，保證學(xué)校政令暢通。執(zhí)行力是學(xué)校日常工作和具體事務(wù)中讓各項(xiàng)決策和任務(wù)落到實(shí)處、收到實(shí)效的最大推手。加強(qiáng)督查督辦，抓重點(diǎn)、難點(diǎn)、熱點(diǎn)問題，利用電話、網(wǎng)絡(luò)等多種方式進(jìn)行工作督查督辦，尤其在全校使用OA系統(tǒng)后，可查閱文件每一步流程，根據(jù)瀏覽流程，對(duì)交辦事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤督辦。

三、加強(qiáng)辦公室人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)，積極發(fā)揮參謀助手作用

（一）堅(jiān)定政治立場，端正行為作風(fēng)。堅(jiān)定的政治立場，是每名黨務(wù)工作者需具備的基本素質(zhì)，在實(shí)際工作中，必須嚴(yán)格遵守黨的政治紀(jì)律和各項(xiàng)保密法規(guī)，提高政治敏銳性和鑒別力，在“德、能、勤、績、廉”五方面嚴(yán)格要求自己。高校黨務(wù)工作者同時(shí)肩負(fù)著教育工作者的神圣職責(zé)，將個(gè)人夢想與辦公室工作合二為一，以堅(jiān)定的政治立場、端正的行為作風(fēng)協(xié)助部門領(lǐng)導(dǎo)以飽滿的熱情，一絲不茍地做好日常工作；以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，認(rèn)真做好機(jī)要工作；以高度的責(zé)任感，毫不懈怠地做好安全穩(wěn)定工作；以奉獻(xiàn)精神，盡心盡力做好其他工作。

（二）強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，注重工作細(xì)節(jié)。辦公室要及時(shí)匯總、整理相關(guān)資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有價(jià)值的信息，同時(shí)，成為領(lǐng)導(dǎo)決策的執(zhí)行者和維護(hù)者，在迅速、準(zhǔn)確向領(lǐng)導(dǎo)反饋問題時(shí)，要做到足夠細(xì)心，抓好工作細(xì)節(jié)。辦公室是學(xué)校的窗口，不僅面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)，還要面對(duì)廣大師生，對(duì)象多，應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，全方位掌握各種資源、信息，在做好接訪、會(huì)議等各項(xiàng)工作的同時(shí)，樹立 “辦公室無小事”的觀念，以細(xì)心、耐心、熱心為廣大師生提供有效服務(wù)。

（三）善于總結(jié)學(xué)習(xí)，提升文字能力。辦公室工作無論為上，還是為下，服務(wù)、溝通的對(duì)象是知識(shí)層面較高群體，善于理論學(xué)習(xí)，并將理論巧妙運(yùn)用到工作中，是辦公室工作人員綜合素養(yǎng)的根本體現(xiàn)。除了認(rèn)真學(xué)習(xí)研讀馬克思主義理論和了解我黨的路線、方針、政策外，關(guān)注國家大事，關(guān)心社會(huì)熱點(diǎn)，善于總結(jié)，勤于寫作，不斷提升自身理論修養(yǎng)，是提高執(zhí)行力，做好參謀助手的重要手段。

隨著辦公室信息化節(jié)奏加快，辦公室人員綜合素養(yǎng)培育需要一個(gè)循序漸進(jìn)、不斷積累的過程，在認(rèn)真學(xué)習(xí) 《黨章》內(nèi)容及中央領(lǐng)導(dǎo)講話中，進(jìn)一步認(rèn)識(shí)與理解黨務(wù)工作，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平，為學(xué)校科學(xué)化發(fā)展貢獻(xiàn)力量，為美麗 “重醫(yī)夢”奉獻(xiàn)聰明才智，為偉大的 “中國夢”加油！