淺談高校辦公室工作中存在的問題及對策

文/鄭蝶

辦公室在高校中是一個必設機構，其工作的重要性毋庸置疑。但在實際工作中，未必都能獲得足夠的重視，常常被人誤解為辦公室是擔負著簡單而繁瑣日常工作的部門。真實的情況是，辦公室業務與很多部門的業務相互交叉，看似與辦公室無關，卻常常使得辦公室工作人員疲于應付，且極易與其他部門發生矛盾，而直接受到影響的是領導機關，并對工作大局產生不利影響。因此，要改變這種影響，就要明確辦公室的定位，清楚自身職責和在高校里的作用。

一、高校辦公室工作中存在的問題

（一）缺乏規劃和目標。很多辦公室的從業人員沒有各個學期辦公室業務總體計劃，不清楚應該做什么，做到何種程度等具體而清晰的目標，缺乏積極主動的工作態度。

（二）對服務對象認識不清。辦公室的服務對象不僅僅是高校領導，更要面對全校師生。很多時候不是把領導交派的事務完成就萬事大吉了。要深入了解師生需求，妥善接待群眾來訪，由此可見辦公室業務之重。

（三）工作創新意識薄弱。高校行政部門在工作方法和流程上更多沿襲傳統的管理理念和管理方法，但是在現代化教育技術日新月異的今天，在保留固有傳統的同時沒能在辦公室業務中提出創新性舉措。

二、問題產生的原因

（一）客觀上領導給予的關注不夠。很多高校領導認為辦公室是一個 “勤雜”部門，辦公室的工作人員只需要對每一項具體的工作進行落實和貫徹。久而久之就造成辦公室人員于其他部門面前缺少應有的管理者地位，得不到應有的重視，工作熱情也就慢慢減退了。

（二）主觀上思想認識和綜合素質不到位。目前，高校各部門辦公室存在著管理人員素質不高，來源途徑多種多樣，學歷參差不齊的現象。一方面，高校在引進人才方面，承諾對配偶、子女進行合理的安置，部分人員被安插到辦公室等部門，而這些人員由于學歷不高，專業不對口，影響了整個辦公室工作團隊。另一方面，沒有定期舉辦辦公室人員業務技能培訓會。多重原因導致辦公室的整體素質不高。

（三）缺乏獎懲機制。辦公室人員工作積極性不高，一個重要原因就是在高標準完成工作后沒有獎勵，在工作出錯時缺乏懲處。這使得辦公室業務裹足。

三、提高工作水平的對策

（一）加強關注、調動工作人員積極性。聰明的領導重視辦公室，同時也支持辦公室，因為辦公室的成功與否直接決定著該部門管理層的成敗。只有重視辦公室的工作，積極采取各種方法調動員工積極性，提高辦公室工作人員威信，才能真正使整個部門順利地運轉起來。

（二）進一步明確辦公室工作職責和作用。辦公室的工作涉及方方面面，事情多而雜。一方面，要完成領導交辦的任務，負責協調各部門之間的關系。辦公室工作是緊密聯系文字的工作，稍不留神就容易出現理解上的偏差。另一方面，要明確辦公室的服務性地位。很多人認為辦公室工作吃力不討好，都不愿意干這一行。但是任何工作都是從細微之處著手的，要想把辦公室工作做好，就要提倡 “三心二意”，三心：用心、細心、耐心。二意：誠意、創意。作為辦公室工作人員，一定不要把自己束之高閣，要當自己一名服務員，在管理中充分體現 “以人為本”的管理理念。對能辦的事情不推諉，待人熱情，消除階級意識，對任何服務對象所提出的問題都能予以用心、細心、耐心的解釋，杜絕敷衍了事的工作作風，努力做好為人民服務的工作。再之，辦公室人員要有強烈的職業道德，要改進辦公室工作作風，一定要加強辦公室工作人員的職業道德素養，只有在思想上有所改進，行動上才會進一步提高。

（三）加強制度建設，培養創新意識。沒有規矩不成方圓，沒有創新就缺少發展。在高度重視法治的現代社會里，建立健全有效的管理制度是保障工作順利進行的基礎。根據工作特點，制定辦公室工作制度，在制度中明確辦公室職責、辦公室人事工作制度、辦公室崗位職責、文秘工作職責、職工考核制度、文件管理制度、文件起草審核制度、文件傳閱制度等多項制度。讓辦公室人員有制度可用、有依據可查，可以提高工作效率，在工作中真正起到規范作用。

解放思想實事求是，不僅是中央的口號，更是辦公室人員努力的目標。通過現代化的管理理念和管理方法，積極應對辦公室業務中存在的問題，以最快的方式予以解決，才能使辦公室工作做得扎扎實實并富有成效。努力建設一支政治思想強、業務素質高、勤奮工作的辦公室干部隊伍，是做好辦公室工作的基礎。我們要在工作中不斷加強自身建設，不斷學習進取、開拓創新，為我們辦公室工作開創一片新天地。