淺談高校辦公室工作中存在的問題及對策

文/鄭蝶

辦公室在高校中是一個必設(shè)機(jī)構(gòu)，其工作的重要性毋庸置疑。但在實(shí)際工作中，未必都能獲得足夠的重視，常常被人誤解為辦公室是擔(dān)負(fù)著簡單而繁瑣日常工作的部門。真實(shí)的情況是，辦公室業(yè)務(wù)與很多部門的業(yè)務(wù)相互交叉，看似與辦公室無關(guān)，卻常常使得辦公室工作人員疲于應(yīng)付，且極易與其他部門發(fā)生矛盾，而直接受到影響的是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，并對工作大局產(chǎn)生不利影響。因此，要改變這種影響，就要明確辦公室的定位，清楚自身職責(zé)和在高校里的作用。

一、高校辦公室工作中存在的問題

（一）缺乏規(guī)劃和目標(biāo)。很多辦公室的從業(yè)人員沒有各個學(xué)期辦公室業(yè)務(wù)總體計劃，不清楚應(yīng)該做什么，做到何種程度等具體而清晰的目標(biāo)，缺乏積極主動的工作態(tài)度。

（二）對服務(wù)對象認(rèn)識不清。辦公室的服務(wù)對象不僅僅是高校領(lǐng)導(dǎo)，更要面對全校師生。很多時候不是把領(lǐng)導(dǎo)交派的事務(wù)完成就萬事大吉了。要深入了解師生需求，妥善接待群眾來訪，由此可見辦公室業(yè)務(wù)之重。

（三）工作創(chuàng)新意識薄弱。高校行政部門在工作方法和流程上更多沿襲傳統(tǒng)的管理理念和管理方法，但是在現(xiàn)代化教育技術(shù)日新月異的今天，在保留固有傳統(tǒng)的同時沒能在辦公室業(yè)務(wù)中提出創(chuàng)新性舉措。

二、問題產(chǎn)生的原因

（一）客觀上領(lǐng)導(dǎo)給予的關(guān)注不夠。很多高校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為辦公室是一個 “勤雜”部門，辦公室的工作人員只需要對每一項(xiàng)具體的工作進(jìn)行落實(shí)和貫徹。久而久之就造成辦公室人員于其他部門面前缺少應(yīng)有的管理者地位，得不到應(yīng)有的重視，工作熱情也就慢慢減退了。

（二）主觀上思想認(rèn)識和綜合素質(zhì)不到位。目前，高校各部門辦公室存在著管理人員素質(zhì)不高，來源途徑多種多樣，學(xué)歷參差不齊的現(xiàn)象。一方面，高校在引進(jìn)人才方面，承諾對配偶、子女進(jìn)行合理的安置，部分人員被安插到辦公室等部門，而這些人員由于學(xué)歷不高，專業(yè)不對口，影響了整個辦公室工作團(tuán)隊(duì)。另一方面，沒有定期舉辦辦公室人員業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)會。多重原因?qū)е罗k公室的整體素質(zhì)不高。

（三）缺乏獎懲機(jī)制。辦公室人員工作積極性不高，一個重要原因就是在高標(biāo)準(zhǔn)完成工作后沒有獎勵，在工作出錯時缺乏懲處。這使得辦公室業(yè)務(wù)裹足。

三、提高工作水平的對策

（一）加強(qiáng)關(guān)注、調(diào)動工作人員積極性。聰明的領(lǐng)導(dǎo)重視辦公室，同時也支持辦公室，因?yàn)檗k公室的成功與否直接決定著該部門管理層的成敗。只有重視辦公室的工作，積極采取各種方法調(diào)動員工積極性，提高辦公室工作人員威信，才能真正使整個部門順利地運(yùn)轉(zhuǎn)起來。

（二）進(jìn)一步明確辦公室工作職責(zé)和作用。辦公室的工作涉及方方面面，事情多而雜。一方面，要完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系。辦公室工作是緊密聯(lián)系文字的工作，稍不留神就容易出現(xiàn)理解上的偏差。另一方面，要明確辦公室的服務(wù)性地位。很多人認(rèn)為辦公室工作吃力不討好，都不愿意干這一行。但是任何工作都是從細(xì)微之處著手的，要想把辦公室工作做好，就要提倡 “三心二意”，三心：用心、細(xì)心、耐心。二意：誠意、創(chuàng)意。作為辦公室工作人員，一定不要把自己束之高閣，要當(dāng)自己一名服務(wù)員，在管理中充分體現(xiàn) “以人為本”的管理理念。對能辦的事情不推諉，待人熱情，消除階級意識，對任何服務(wù)對象所提出的問題都能予以用心、細(xì)心、耐心的解釋，杜絕敷衍了事的工作作風(fēng)，努力做好為人民服務(wù)的工作。再之，辦公室人員要有強(qiáng)烈的職業(yè)道德，要改進(jìn)辦公室工作作風(fēng)，一定要加強(qiáng)辦公室工作人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，只有在思想上有所改進(jìn)，行動上才會進(jìn)一步提高。

（三）加強(qiáng)制度建設(shè)，培養(yǎng)創(chuàng)新意識。沒有規(guī)矩不成方圓，沒有創(chuàng)新就缺少發(fā)展。在高度重視法治的現(xiàn)代社會里，建立健全有效的管理制度是保障工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)。根據(jù)工作特點(diǎn)，制定辦公室工作制度，在制度中明確辦公室職責(zé)、辦公室人事工作制度、辦公室崗位職責(zé)、文秘工作職責(zé)、職工考核制度、文件管理制度、文件起草審核制度、文件傳閱制度等多項(xiàng)制度。讓辦公室人員有制度可用、有依據(jù)可查，可以提高工作效率，在工作中真正起到規(guī)范作用。

解放思想實(shí)事求是，不僅是中央的口號，更是辦公室人員努力的目標(biāo)。通過現(xiàn)代化的管理理念和管理方法，積極應(yīng)對辦公室業(yè)務(wù)中存在的問題，以最快的方式予以解決，才能使辦公室工作做得扎扎實(shí)實(shí)并富有成效。努力建設(shè)一支政治思想強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)高、勤奮工作的辦公室干部隊(duì)伍，是做好辦公室工作的基礎(chǔ)。我們要在工作中不斷加強(qiáng)自身建設(shè)，不斷學(xué)習(xí)進(jìn)取、開拓創(chuàng)新，為我們辦公室工作開創(chuàng)一片新天地。