辦公室人員的儀態禮儀

文/雷鳴

辦公室是一個單位處理日常事務、提供服務的工作場所，是一個單位對外的窗口。從某種程度上說，辦公室人員的形象代表的就是單位的形象。因此，辦公室人員的儀態禮儀尤為重要。

具體而言，辦公室人員的儀態禮儀包括兩個方面：一是站、坐、行、蹲的基本姿態；二是神態表情，主要指目光和微笑。

一、辦公室人員的基本姿態

辦公室人員的基本姿態包括站、坐、行、蹲四種，這四種姿態表面上看起來似乎很容易，我們每天都在無數次地重復這幾種姿態，但是如果要都做到規范卻并不容易。

（一）站。一個人的站姿能表現出他的精神面貌，中國人自古就講究“站如松”。辦公室人員的站姿最基本的要求就是挺胸收腹，腰背挺直，頭部放正，目光平視，雙肩放松。手和腳的姿態男士和女士有所不同。一般情況下，男士是雙腳與肩同寬。女士則可以雙腳并攏，或者雙腳腳跟并攏，腳尖分開呈30到45度角，或者雙腳呈“丁”字型。不管男士、女士，雙手一般都是交叉，右手壓在左手上面，雙手在腹前交疊。雙手手掌心正對著肚臍。這種手勢被禮儀專家稱為“護印手”，即左手代表事業，右手壓在左手上是保護好自己的事業。從視覺上來看，這種“護印手”的手勢讓人顯得親和穩重，符合辦公室人員的形象要求。

（二）坐。坐姿不僅能反映一個人的精神狀態，還與人的身體健康息息相關。如果坐姿不正，整個人看上去就無精打采，腰背也容易酸痛，影響身體健康。優雅的坐姿能夠充分表現出辦公室人員的好形象和高素質，因此，坐要講究“坐如鐘”。辦公室人員在入座時，先要觀察椅子所放的位置是否合適，如不合適要先把椅子挪到合適的位置。一般從左側入座，女士如穿著裙裝，在入座時要用雙手先輕攏裙擺，而后入座。入座時不能滿坐，最多只能坐椅子的三分之二。坐下后，要快速整理一下衣服，上半身保持挺直，雙目平視，雙肩放松，兩臂自然彎曲放在腿上距離膝蓋10到15厘米的位置，也可以放在椅子或沙發扶手上。男士雙腳分開與肩同寬，女士則雙腿并攏，雙腳并攏正放或斜放均可。與人交談時，身體側坐，轉向交談者方向，上半身保持挺直，微微前傾。

辦公室人員如果是處于坐在辦公桌前工作的狀態，則要注意調整辦公桌與椅子的高度，保證坐在辦公桌前時，雙臂能夠平放在桌面上，雙手與電腦鍵盤平行，電腦屏幕略低于平行視線。而雙腿可以平放，膝蓋略高于大腿，這樣可以保證腿部血液通暢循環。這樣就可以保證健康的工作狀態，避免身體不適。

（三）行。行走是人的基本動作，是站姿的延續動作，最能體現一個人的精神面貌。行姿規范與否，能夠體現出一個人的文化素養和涵養風度。辦公室人員在行走時，應該保持站姿中除了手和腳以外的各種要領，邁步不要過大，一步邁出的距離大約是一個步長或一個半步長，不能超過一個半步長。兩腿間距離要小，女士穿裙裝時要走成一條直線。兩臂自然前后擺動，手臂與身體的夾角一般在10到15度。要避免外八字和內八字。

在行走過程中，要隨時注意周圍的環境，看到領導、同事或客戶要馬上停下腳步打招呼。

（四）蹲。辦公室人員在日常工作中，經常需要下蹲，比如每天早上整理辦公環境，撿掉在地上的東西，集體合影時前排需要蹲下等等。辦公室人員在下蹲時，要做到迅速、得體、大方。基本的要領是一腳在前，一腳在后，兩腿向下蹲，前腳全著地，小腿基本垂直于地面，后腳腳跟提起，腳尖著地。男士下蹲時雙腿可以稍稍分開，女士下蹲時則要緊靠雙腿，一手護著領口，一手撫著裙擺，臀部一定要蹲下來，上身稍稍前傾，脊背保持挺直，頭、胸、膝關節基本上在一個角度上，這樣的蹲姿不僅規范，而且優雅。

蹲姿有兩種，一種是交叉式。下蹲前交叉兩腿，蹲下時右腳在前，左腳在后，右小腿垂直于地面，全腳著地。左膝由后面伸向右側，左腳跟抬起，腳掌著地。兩腿靠緊，合力支撐身體。臀部向下，上身稍前傾。集體合影蹲在前排時可采用交叉式。另一種是高低式。下蹲時右腳在前，左腳稍后，兩腿靠緊向下蹲。右腳全腳著地，小腿基本垂直于地面，左腳腳跟提起，腳掌著地。左膝低于右膝，左膝內側靠于右小腿內側，形成右膝高左膝低的姿態，臀部向下，基本上以左腿支撐身體。整理辦公環境、撿東西時可采用高低式。在下蹲時，千萬要避免兩腿叉開、臀部向后撅起的不雅姿態。

二、辦公室人員的神態表情

辦公室人員經常要面對上級、同事和客戶等，辦公室人員的神態一定要真誠熱情，表情一定要親切自然，目光一定要專注大方，微笑一定要真誠動人。

（一）目光。目光是人與人之間交流的起點。人與人之間相互的信息交流，就是從目光的交流開始的。古人所謂的眉目傳情、暗送秋波等詞語就是指目光交流。目光的交流從目光相互接觸的一剎那開始 （我們通常稱為“一瞥”），然后就進入一個重復的過程和持續的眼神接觸。通常，辦公室人員在與客戶交談時，第一次與客戶的目光接觸不可以少于3秒，與對方目光接觸應該累計達到全部交談過程的50%到70%。同時要切記，不可將視線長時間固定在注視對方身體的某個位置上。應適當地將視線從固定的位置上移動片刻。這樣能使對方心理放松，感覺平等，易于交往。

目光的交流按照注視的區域可分為公務凝視、社交凝視和親密凝視。公務凝視是指注視對方雙眼與額頭之間通常稱為“上三角”的區域，這種公務凝視適用于和客戶洽談、談判等嚴肅的場合。社交凝視是指注視對方唇心到雙眼之間通常稱為“中三角”的區域，這種社交凝視適用于各種社交場合使用。親密凝視是指注視對方唇心到鎖骨之間通常稱為“下三角”的區域，這種親密凝視適用親人、戀人、家庭成員之間使用。在辦公室，應該以公務凝視或社交凝視來營造莊重和諧的氛圍。

（二）微笑。微笑不僅是日常生活中我們每個人都會流露的一種表情，也是工作中最常用的表達禮貌、真誠的一種表情。禮儀專家曾說過一句話“面帶三分笑，禮數已先到”，我們也經常會問自己或別人“今天你微笑了嗎”，可見，微笑在我們的工作和生活中是非常重要的表達方式。

辦公室人員微笑的基本方法是：首先放松自己的面部肌肉，然后使自己的嘴角微微向上翹起，讓嘴唇略呈弧形。這樣呈現出來的就是微笑的表情。依照微笑的幅度大致可分為一度、二度、三度微笑——一度微笑，是嘴角自然上揚，顯示出自然溫和的感覺；二度微笑，是嘴角明顯上揚，顯示出親切關注的感覺；三度微笑：嘴角大幅上揚，露出6-8顆牙齒，顯示出熱情積極的感覺。辦公室人員在日常工作中保持一度微笑比較合適，在與領導或客戶交談時應流露出二度微笑。