基于協同效應的企業辦公系統優化

隨著信息技術的飛速發展和商業競爭的日趨激烈，企業已不再滿足于獨立、零散的辦公化應用，企業需要的是協同工作、綜合集成化的解決方案。合理的辦公系統流程能夠促進企業更好地實現核心業務流程。企業辦公系統應用的最基本功能就是降低勞動強度，減少重復勞動，提高工作效率。

傳統的企業辦公系統

企業辦公系統在一定時期內將企業人員從煩瑣、無序、低序、低端的工作中解放出來去從事核心行政事務，可整體提高企業辦事效率和對信息的可控性，降低辦公成本，提高執行力，使管理趨于完善。但是隨著企業信息化進程的加快，現階段企業辦公系統管理效率的繼續提升卻遭遇了瓶頸：內部的很多應用系統都是相互割裂，關注單個或局部資源的管理，缺少開放的協同應用平臺。通過對傳統辦公系統調研，發現存在以下問題：

第一，在企業發展的過程中，隨著國家對于企業信息化建設政策的實施和推進，企業針對某些業務環節已經建立了一些 “信息管理系統”，如合同管理系統、財務管理系統等。但這多個系統由于在開發時間上的差異，導致了開發時 “各自為政”，彼此相對獨立，很難將其中的數據和資源共享，形成了 “信息孤島” 現象。

第二，在一些辦公業務流程中，由于沒有嚴格控制用戶的級別與權限，因此也很難控制用戶對數據的訪問權限。這導致了 “用戶越級” 現象時有發生。

第三，工作記錄基本上沒有保存。由于企業在管理制度上的不規范，導致了一些部門在工作時 （如公文流轉）會發生文檔的丟失、延誤等現象。如果因此而發生較為嚴重的后果，除了給企業造成經濟損害外，還會引起企業部門之間人員相互推諉和扯皮，造成了企業內部管理的不和諧。

通過對現代企業日常辦公業務進行調查和分析發現，由于日常辦公業務中多業務管理系統、多環節間不能緊密協調，導致辦公人員在依賴辦公電腦、互聯網的同時，辦公效率和商務效率并未因信息化而獲得明顯的提高。如何在人和人之間、部門和部門之間，甚至在企業和企業之間，建立起高效的交流和溝通模式，進而形成一種協同模式，已成為傳統辦公系統必須面對和解決的問題。由于這些辦公活動會涉及到一些基本的處理 （應用）操作，同時也涉及到不同的數據之間的關聯和交換，以及不同的部門（人員）之間在業務方面的協作和數據交換，因此，對于企業的辦公自動化，除了能夠完成 “辦公” 的 “自動化”功能外，還應該也必須體現 “協同”的概念。

協同辦公系統的優勢

協同辦公系統，是基于辦公自動化系統和計算機系統協同作用的，在辦公流程中既有對 “工作流” 概念的體現，但又超越傳統辦公自動化系統，把內部各系統的相關信息綜合運用的“信息流” 的業務流程，比傳統辦公自動化系統更好地體現 “協同” 的概念。也就是在能夠集成傳統的辦公系統功能的基礎上，同時又體現 “協同” 特點的辦公自動化系統。

協同辦公系統依賴于一體化的協同辦公和業務管理平臺，其將集團化應用、泛組織、多視圖智能表單、企業信息門戶空間、跨平臺多數據庫等內容都有效地集成和整合，并支持業務的高性能多并發、移動應用、短信應用、國際化多語言、多系統應用整合等，實現消息、任務、知識和人的互聯，實現以人為中心的信息整合和利用，對企業來講，具有十分重要的戰略意義。

和傳統的辦公自動化系統相比，協同辦公系統具有以下優點：

1.協同性

在辦公自動化系統中引入 “協同”的概念，就是要將企業的內部、外部資源有效地整合在一個統一的平臺上，進行全面的管理。企業中的各種應用也需要借助這一平臺進行集成。企業內部用戶會通過這一平臺上的統一訪問接口對資源和應用進行訪問，而企業運作中的各環節，則是以工作流程的形式進行管理和控制的。

另外，對于企業外部的客戶與合作伙伴，也可以納入到這一協作辦公系統中，從而創建一個聯系更加緊密、共同運作中可以隨時動態調整的協同環境體系。

2.企業知識與應用的深化

一個企業想要擁有持續發展的動力，就必須對企業知識有長期的積累、共享和不斷的創新。協同辦公系統不僅實現了企業辦公的電子化、信息化和自動化，同時還能夠將企業中的知識有效地存儲、管理、分析以及傳遞，進而創建出一個知識化的組織體系，使企業知識得到延續和深化。

另一方面，協同辦公系統不僅能夠完成企業辦公的前臺業務 （文檔處理、公文流轉、用戶通信等），也可以將企業辦公的后臺業務 （如ERP等）數據與應用的整合，甚至是企業HR、電子商務等數據與應用的整合，使企業的辦公領域進一步延展，進而深化企業應用。

3.靈活性

由于協同辦公系統在理念、架構方面具有良好的可擴展性與自定義功能，因此即使企業的組織結構、工作流程模式或者是人力資源構成等隨著企業的發展發生了變化，協同辦公系統也能夠適應企業組織結構和業務流程調整的需要，因而具有較好的靈活性。

4.個性化定制

在協同辦公自動化系統中，不同用戶獲得的信息和應用都是不同的。企業內部用戶對數據和信息擁有更高的訪問權限，但是企業外部用戶一般只具有查詢等訪問操作權限。

協同辦公系統的功能分析

1.協同辦公模塊分解

協同辦公模塊在功能上，主要分為新建事項、待發事項、已發事項、待辦事項、已辦事項、督辦事項等若干子功能。

（1）新建事項。新建事項功能，是指用戶可以在系統中，以調用模板方式或自建流程方式來發起一項跨組織的協同工作。

（2）待發事項。待發事項功能，是指用戶存放在新建協同事項過程中的可存為草稿、保存待發、或被處理人回退、撤銷的協同事項。用戶可以對已創建但尚未發出的協同事項進行查看、編輯、發送、刪除等操作；也可將該事項以協同或郵件的形式轉發給相關的人員。

（3）已發事項。已發事項功能，是指系統列出了當前用戶所有已經發出的協同事項。用戶可以實時查看協同處理情況及處理人員意見，也可以給未處理人員發送催辦消息，還可以對已發協同進行轉發、歸檔、撤銷流程、重復發起、刪除等操作。

（4）待辦事項。待辦事項功能，是指用戶可以查看、處理待辦協同事項以及通過關鍵字對待辦事項進行查詢。具體地，用戶可以對接收到的協同進行流程查看，可以進行轉發、加簽、知會等處理操作，并可以對其他處理人的意見進行回復。

（5）已辦事項。已辦事項功能，是指系統支持用戶對已經處理的協同事項處理情況進行查看，也可對該事項進行轉發、歸檔、取回、跟蹤、刪除等操作。

（6）督辦事項。督辦是保證政府、機關、事業單位政令暢通，各項決策貫徹落實，完善工作秩序，改進工作作風的一項重要工作。通過督辦，可以使各項工作責任到人，做到事事有人承辦、有人負責，避免推諉扯皮，提高工作效率。督辦事項功能，是指由協同發起人設置督辦人員，可以在新建協同事項頁面、已發事項頁面設置督辦信息。督辦人員可以跟蹤催辦協同處理人員，可以更換處理人員或處理流程，并查看處理情況。

2.協同辦公系統

傳統的處理方式是直線型的，也就是由用戶直接進行上述各項活動。而運用協同功能后，企業辦公系統是一個立體的交互的信息處理過程。企業內部人員通過協同，可以完成事務的發起、處理和管理，并記錄事務的發展過程和結果，由人通過流程規則來完成事項的辦理，并支持規則的成型和管理。

基于協同的辦公系統能夠將為企業信息化建設提供一個可擴展的框架，其通過調用協同模板可與企業信息門戶整合，并提供標準化應用集成接口與二次開發接口，實現其他業務系統與辦公系統的應用集成，實現數據傳遞、業務流程統一，實現多層級組織信息應用的整合與增值。基于協同模板和其他功能模塊對企業進行系統管理，達成組織價值觀、行為的統一和層級管理的和諧。因此，為企業量身訂做一個一體化的協同辦公和業務管理平臺，支持企業泛組織、多表單、跨平臺的多數據庫內容有效地集成和整合，對企業效率提高有著十分重要戰略意義。用戶在協同模塊中可以進行的活動優化設計如圖1所示。

結論

圖1 協同辦公模塊中的用戶活動圖

企業信息化建設成果在功能上大多相對獨立，還沒有被有效地集成起來，因此不能為企業整體辦公提供便利。隨著網絡技術的推廣和應用，越來越多的企業更加注重辦公系統的開發和應用。經過優化整合，在企業辦公系統中，用戶可以進行有效的資源共享、便利的信息交流、實時的信息發布等。先進的 “協同” 管理理念和軟件技術相結合，有助于開發更高效、強大的辦公平臺應用。

參考資料

1.姜紅凡.基于工作流技術的辦公自動化系統的設計與實現[D].武漢理工大學，2009.

2.趙捷，于海瀾.企業總體架構——企業信息戰略規劃、流程和信息系統總體架構設計[M].北京：電子工業出版社，2006.