加強社區檔案管理工作的幾點思考

社區檔案工作是社區建設的一項基礎性工作，做好社區檔案工作對于加強城鎮基層組織建設，規范社區管理，服務社區居民，促進社區全面發展具有重要意義。近年來，隨著我國城市社區建設事業日益加快，社區檔案管理工作取得了長足發展。但是我們也應看到，作為發展中的新生事物，社區檔案工作仍然面臨著一些不容忽視的困難和問題，如何加強社區檔案管理工作是檔案工作者亟待解決的問題之一。

一、加強社區檔案管理的重要性

1.加強社區檔案管理是體制改革的需要。大多數社區是由原來的居委會轉變而來，轉變后的社區工作既要面向居民，還要面向社會。社區工作的開展，形成了大量的文字、圖表、音像等原始資料，其記載的內容反映了社會基層管理體制變革的進程及社區各項活動的真實情況。社區成立后由于建制交替，人員調整等原因，不但要清理接收原居委會的文件材料，而且隨著社區工作啟動，必然產生新的文件材料。為了真實記錄社會發展的歷程和百姓生活的變遷，更好地為社區管理工作服務，開展社區檔案管理已屬當務之急。

2.加強社區檔案管理是實現社會管理轉變的需要。隨著改革開放的深入和政府職能轉變，城市社會發生了根本性變革，人們的經濟活動和社會生活由過去的“單位性”更多地表現為“社會性”，必然對所居住的社區建設、管理和服務提出新的要求。社區作為一個新型的“非單位性”的管理載體，要擔負起由“單位性”向“社會性”轉變的職能，許多工作都離不開檔案記錄，如對轄區內所有下崗職工進行普查登記，建立再就業服務檔案資料庫等，都需要我們進一步加強對社區檔案的管理。

3.加強社區檔案管理是做好社區服務與管理的需要。隨著政府有關部門工作向社區延伸，社區日常管理工作的覆蓋面更加廣泛，其形成的大量資料在服務工作中有著重要的參考價值，社區只有全面系統的將這些材料收集、整理、歸檔，及時有效的為廣大居民提供服務，才能充分發揮社區自我管理、自我教育、自我服務的職能。

二、當前社區檔案管理工作存在的主要問題

隨著社區建設步伐的加快，作為社區基礎性工作之一的檔案管理工作，越來越不能很好的適應社區發展的要求。存在的主要問題有：一是檔案意識淡薄。一些領導對社區檔案管理工作存有模糊認識，往往說起來重要、做起來次要、忙起來不要，加之受編制等方面制約，大多數社區沒有獨立的檔案管理機構，導致社區檔案管理工作先天不足。二是檔案管理機制不完善。一方面，社區檔案管理存在兼職多、缺人手、變動頻等問題，致使履行日常檔案管理職責較難；另一方面，由于“條塊分割”，社區工作千頭萬緒，資料處理隨意性強，誰收文誰處理、許多文件材料分散在個人手中，造成了檔案材料不集中，嚴重影響了檔案的齊全性和完整性，也不利于安全保管和利用。三是基礎設施建設薄弱。由于受辦公條件限制，有的社區沒有庫房和裝具，隨意堆放檔案的現象比較嚴重，檔案的安全保護存在隱患。四是檔案資源開發利用不足。檔案管理人員對社區檔案重保管、輕利用，放棄了檔案信息服務保障功能的開發，以致現有檔案難以發揮應有的作用。

三、加強社區檔案管理工作的對策

1.增強社區工作人員的檔案意識。首先提高社區領導對社區檔案管理的認識。要積極向社區領導宣傳檔案工作在社區建設發展中的重要意義，提高社區領導的檔案意識，使其加大對檔案工作的支持和投入力度。其次，提高社區全體人員的檔案意識。要通過宣傳、培訓、教育，使社區工作人員認識到自己經常在使用檔案，經常在直接使用檔案中獲益，讓他們在利用檔案的過程中真正體會到檔案的重要作用，從而認識到檔案工作是一項重要的基礎性工作，逐步增強檔案意識。

2.提高社區檔案管理人員素質。社區檔案人員的數量和質量關系到社區檔案室工作的好壞，造就一支與社區發展相適應的檔案人員不僅是時代的要求，更是社區檔案工作迫切需要。要根據社區檔案工作的具體情況，因地制宜，因人施教，舉辦各種檔案業務培訓班，組織社區檔案員參觀學習，培養一批有能力、懂業務的檔案管理人員，使他們成為社區檔案建設的主力軍。

3.完善社區檔案管理機制。為進一步加強社區檔案工作，應根據工作實際，建立和完善社區檔案工作崗位責任制和檔案的收集、整理、保管、利用、移交等各項制度，與相關部門達成共識，對社區檔案資源進行整合，集中收集、集中整理、集中保管，確保檔案的收集齊全、整理規范、保管有序、利用有效，使社區檔案最大化地發揮作用。同時做好區域內名人、民俗風情、名勝古跡、社區面貌變遷等珍貴資料的征集工作，豐富社區檔案，使社區檔案成為社區一個不可替代的文化陣地。

4.積極推進檔案管理的現代化建設。隨著信息時代的到來，利用計算機管理檔案已是大勢所趨，自動化的檔案管理系統將會大大提高工作效率。因此，社區要積極創造條件，自主開發社區檔案管理系統，建立社區檔案自動化管理平臺，以進一步實現社區檔案管理的科學化和規范化，更好地發揮檔案的價值，為社會發展做出更多貢獻。

5.充分發揮檔案信息資源的作用。社區檔案工作應堅持為社區建設和廣大居民提供及時、有效的服務。要圍繞社區建設的重點工作、熱點問題和居民需求，建立健全社區基本信息數據庫，主動開發檔案信息資源，為社區進一步落實社會保障、安置下崗和失業人員、開展社區文化活動、幫助群眾排憂解難等工作提供咨詢服務，充分發揮社區自我管理、自我教育、自我服務的功能。

（作者單位：滄州市運河區南環街道辦事處）