加強社區(qū)檔案管理工作的幾點思考

社區(qū)檔案工作是社區(qū)建設的一項基礎性工作，做好社區(qū)檔案工作對于加強城鎮(zhèn)基層組織建設，規(guī)范社區(qū)管理，服務社區(qū)居民，促進社區(qū)全面發(fā)展具有重要意義。近年來，隨著我國城市社區(qū)建設事業(yè)日益加快，社區(qū)檔案管理工作取得了長足發(fā)展。但是我們也應看到，作為發(fā)展中的新生事物，社區(qū)檔案工作仍然面臨著一些不容忽視的困難和問題，如何加強社區(qū)檔案管理工作是檔案工作者亟待解決的問題之一。

一、加強社區(qū)檔案管理的重要性

1.加強社區(qū)檔案管理是體制改革的需要。大多數社區(qū)是由原來的居委會轉變而來，轉變后的社區(qū)工作既要面向居民，還要面向社會。社區(qū)工作的開展，形成了大量的文字、圖表、音像等原始資料，其記載的內容反映了社會基層管理體制變革的進程及社區(qū)各項活動的真實情況。社區(qū)成立后由于建制交替，人員調整等原因，不但要清理接收原居委會的文件材料，而且隨著社區(qū)工作啟動，必然產生新的文件材料。為了真實記錄社會發(fā)展的歷程和百姓生活的變遷，更好地為社區(qū)管理工作服務，開展社區(qū)檔案管理已屬當務之急。

2.加強社區(qū)檔案管理是實現社會管理轉變的需要。隨著改革開放的深入和政府職能轉變，城市社會發(fā)生了根本性變革，人們的經濟活動和社會生活由過去的“單位性”更多地表現為“社會性”，必然對所居住的社區(qū)建設、管理和服務提出新的要求。社區(qū)作為一個新型的“非單位性”的管理載體，要擔負起由“單位性”向“社會性”轉變的職能，許多工作都離不開檔案記錄，如對轄區(qū)內所有下崗職工進行普查登記，建立再就業(yè)服務檔案資料庫等，都需要我們進一步加強對社區(qū)檔案的管理。

3.加強社區(qū)檔案管理是做好社區(qū)服務與管理的需要。隨著政府有關部門工作向社區(qū)延伸，社區(qū)日常管理工作的覆蓋面更加廣泛，其形成的大量資料在服務工作中有著重要的參考價值，社區(qū)只有全面系統(tǒng)的將這些材料收集、整理、歸檔，及時有效的為廣大居民提供服務，才能充分發(fā)揮社區(qū)自我管理、自我教育、自我服務的職能。

二、當前社區(qū)檔案管理工作存在的主要問題

隨著社區(qū)建設步伐的加快，作為社區(qū)基礎性工作之一的檔案管理工作，越來越不能很好的適應社區(qū)發(fā)展的要求。存在的主要問題有：一是檔案意識淡薄。一些領導對社區(qū)檔案管理工作存有模糊認識，往往說起來重要、做起來次要、忙起來不要，加之受編制等方面制約，大多數社區(qū)沒有獨立的檔案管理機構，導致社區(qū)檔案管理工作先天不足。二是檔案管理機制不完善。一方面，社區(qū)檔案管理存在兼職多、缺人手、變動頻等問題，致使履行日常檔案管理職責較難；另一方面，由于“條塊分割”，社區(qū)工作千頭萬緒，資料處理隨意性強，誰收文誰處理、許多文件材料分散在個人手中，造成了檔案材料不集中，嚴重影響了檔案的齊全性和完整性，也不利于安全保管和利用。三是基礎設施建設薄弱。由于受辦公條件限制，有的社區(qū)沒有庫房和裝具，隨意堆放檔案的現象比較嚴重，檔案的安全保護存在隱患。四是檔案資源開發(fā)利用不足。檔案管理人員對社區(qū)檔案重保管、輕利用，放棄了檔案信息服務保障功能的開發(fā)，以致現有檔案難以發(fā)揮應有的作用。

三、加強社區(qū)檔案管理工作的對策

1.增強社區(qū)工作人員的檔案意識。首先提高社區(qū)領導對社區(qū)檔案管理的認識。要積極向社區(qū)領導宣傳檔案工作在社區(qū)建設發(fā)展中的重要意義，提高社區(qū)領導的檔案意識，使其加大對檔案工作的支持和投入力度。其次，提高社區(qū)全體人員的檔案意識。要通過宣傳、培訓、教育，使社區(qū)工作人員認識到自己經常在使用檔案，經常在直接使用檔案中獲益，讓他們在利用檔案的過程中真正體會到檔案的重要作用，從而認識到檔案工作是一項重要的基礎性工作，逐步增強檔案意識。

2.提高社區(qū)檔案管理人員素質。社區(qū)檔案人員的數量和質量關系到社區(qū)檔案室工作的好壞，造就一支與社區(qū)發(fā)展相適應的檔案人員不僅是時代的要求，更是社區(qū)檔案工作迫切需要。要根據社區(qū)檔案工作的具體情況，因地制宜，因人施教，舉辦各種檔案業(yè)務培訓班，組織社區(qū)檔案員參觀學習，培養(yǎng)一批有能力、懂業(yè)務的檔案管理人員，使他們成為社區(qū)檔案建設的主力軍。

3.完善社區(qū)檔案管理機制。為進一步加強社區(qū)檔案工作，應根據工作實際，建立和完善社區(qū)檔案工作崗位責任制和檔案的收集、整理、保管、利用、移交等各項制度，與相關部門達成共識，對社區(qū)檔案資源進行整合，集中收集、集中整理、集中保管，確保檔案的收集齊全、整理規(guī)范、保管有序、利用有效，使社區(qū)檔案最大化地發(fā)揮作用。同時做好區(qū)域內名人、民俗風情、名勝古跡、社區(qū)面貌變遷等珍貴資料的征集工作，豐富社區(qū)檔案，使社區(qū)檔案成為社區(qū)一個不可替代的文化陣地。

4.積極推進檔案管理的現代化建設。隨著信息時代的到來，利用計算機管理檔案已是大勢所趨，自動化的檔案管理系統(tǒng)將會大大提高工作效率。因此，社區(qū)要積極創(chuàng)造條件，自主開發(fā)社區(qū)檔案管理系統(tǒng)，建立社區(qū)檔案自動化管理平臺，以進一步實現社區(qū)檔案管理的科學化和規(guī)范化，更好地發(fā)揮檔案的價值，為社會發(fā)展做出更多貢獻。

5.充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。社區(qū)檔案工作應堅持為社區(qū)建設和廣大居民提供及時、有效的服務。要圍繞社區(qū)建設的重點工作、熱點問題和居民需求，建立健全社區(qū)基本信息數據庫，主動開發(fā)檔案信息資源，為社區(qū)進一步落實社會保障、安置下崗和失業(yè)人員、開展社區(qū)文化活動、幫助群眾排憂解難等工作提供咨詢服務，充分發(fā)揮社區(qū)自我管理、自我教育、自我服務的功能。

（作者單位：滄州市運河區(qū)南環(huán)街道辦事處）