談如何加強事業單位檔案管理

隨著社會的發展和事業單位改革的不斷深入，給事業單位檔案管理提出了新要求。當前，事業單位檔案管理，由于受軟硬件投入、人員素質等諸多因素的影響，很多基層單位都沒有專門的檔案室。伴隨著計算機、網絡的普及應用，無紙化辦公產生的電子圖像、文檔等，給傳統的檔案管理工作帶來新的機遇和挑戰。面對新形勢和新要求，做好檔案管理工作，應在以下幾方面下功夫：

一、建立健全檔案管理制度機制

檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性很強的工作，特別在社會主義市場經濟形勢下，管好用好檔案，對于人才使用、資源開發起著重要作用。因此，要按照國家《檔案法》的要求，緊密結合事業單位的實際，要健全完善文件資料的收集管理、歸檔范圍、歸檔要求、檔案利用、檔案銷毀、檔案管理人員職責等各項管理制度，使檔案管理工作制度化、規范化、科學化。分管這項工作的領導和上級業務部門，要定期檢查指導檔案管理工作情況，確保各項制度的落實。

二、抓好檔案管理人員業務培訓

檔案管理有其內在規律和特定要求。應選用政治上可靠、作風正派、責任心強的同志從事檔案管理工作，根據單位檔案管理工作量配備檔案人員數量。不論專職還是兼職的檔案員，都要定期或不定期地進行業務培訓，不斷學習和掌握檔案管理的新知識和新技能。可采取參加檔案部門培訓班、上級機關組織的檔案管理工作交流和平時檔案工作的檢查指導等形式，通過學習培訓提高檔案管理人員業務素質。基層事業單位的檔案工作人員應該做到多專多能，只有這樣，才能適應收集、分類、編研等工作的需要。

三、做好檔案管理基礎性工作

檔案管理基礎性工作的好壞，直接關系到檔案管理質量和使用效率。做好檔案管理基礎性工作，可從四個方面來進行。一要注重完整。檔案材料具有穩定性、永久性特點，因此，要求內容真實、項目全面、與結論相關的鏈條完整。如有缺失，想法補齊，保持檔案的完整性。二要注重規程。做好原始檔案的整理工作，及時進行分類、編目；建立檔案查閱登記制度，以便準確快捷地提供服務，充分發揮檔案的作用。三要注重安全。要優化檔案保管條件，增加安全設施，做好防火、防盜、防霉變、防蟲蛀鼠咬等問題發生，確保檔案安全。四要注重保密。根據檔案材料性質確定密級與保存期限，涉密檔案材料要在保密環境下開展檔案利用。涉密檔案銷毀，要符合監銷規定。

四、加強檔案管理硬件建設

檔案管理硬件建設是必不可少的一個方面，具體講就是要有單獨存放檔案的檔案室和檔案柜。目前，一些基層事業單位由于辦公用房比較緊張，辦公室、檔案室合二為一的現象比較普遍，這樣很不利于檔案的安全保存和保密使用。隨著辦公條件的改善，沒設獨立檔案室和檔案柜的單位，一定要設法加以解決，因為很多檔案材料是不可再生的。檔案管理人員應積極向有關領導反映情況，提出建議，爭取得到領導對加強檔案管理硬件建設的重視和支持。

五、加強檔案管理信息化建設

檔案管理信息化是檔案工作向現代化邁進的必由之路，是以計算機技術、網絡技術、信息技術為手段，以現代管理學為理念，以服務社會為宗旨而開展的一項多學科知識交叉應用的新型工作模式。基層事業單位檔案信息化建設重點抓好三個方面的工作：一是抓好檔案信息資源數據庫建設，形成資源配置合理，特色突出，使用便捷，計算機檢索系統實用化，以此提高檔案工作的服務水平和服務能力。二是抓好檔案管理人員綜合素質。思想素質：要政治堅定，工作熱情，作風嚴謹，事業心強；業務素質：熟練運用信息工具，能及時捕捉、有效鑒定、加工提煉檔案信息。三是抓好檔案信息規范化建設。努力做到檔案信息著錄規范化，檔案信息儲存規范化，檔案信息管理軟件開發技術規范化。通過加強檔案管理信息化建設，提高檔案現代化管理水平，實現檔案信息資源共享。

（作者單位：河北省國土資源廳信息中心）