談高速公路建設(shè)管理單位綜合檔案室建設(shè)

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的迅猛發(fā)展，各種現(xiàn)代化的管理手段不斷的完善。高速公路的建設(shè)與管理要順從、適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性工作，這項(xiàng)工作做的如何，直接影響到單位其它工作的開展。因此，高速公路管理單位的檔案室建設(shè)刻不容緩，而加強(qiáng)綜合檔案室建設(shè)，將各類檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，更是做好高速公路檔案工作的關(guān)鍵。

一、對檔案集中統(tǒng)一管理，符合檔案形成規(guī)律

一個(gè)單位的檔案，就是單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和。其構(gòu)成以科技檔案為主體，包括前期工程、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、往來文書、財(cái)務(wù)管理、勞動(dòng)工資和黨、政、工、團(tuán)等方面檔案，過去人們研究高速公路管理單位檔案，往往是把它理解為技術(shù)檔案、文書檔案和財(cái)會(huì)檔案等幾個(gè)部分，而最被重視的是技術(shù)檔案，其它在運(yùn)營管理中形成的檔案往往被忽視。所以習(xí)慣上各類檔案分散保管。比如，前期工程的文件由計(jì)劃部門管理，設(shè)備檔案由設(shè)備科保存，財(cái)務(wù)檔案在財(cái)務(wù)科管理，沒有將全部單位檔案按整體來管理，而是按檔案自然來源由形成部門管理。從實(shí)踐上講，高速公路建設(shè)和管理不論是前期工程，工程施工還是進(jìn)行新技術(shù)改造，從項(xiàng)目提出、計(jì)劃跑辦到施工的具體實(shí)施都是圍繞整個(gè)單位的生產(chǎn)、運(yùn)營而進(jìn)行的，單位生產(chǎn)建設(shè)運(yùn)營活動(dòng)的發(fā)展不是某一方面因素作用的結(jié)果，而是在一定條件下受單位多種因素制約和影響的。因此，檔案信息是多方面的、多層次的，又是互相聯(lián)系、呈現(xiàn)出整體特征。就是說，整個(gè)單位的各項(xiàng)活動(dòng)都是為生產(chǎn)服務(wù)，形成的檔案也必然應(yīng)該是一個(gè)不可分割的整體，它反映了一個(gè)單位生產(chǎn)的過程。這是單位檔案的自然形成規(guī)律，如果硬性把他們分成幾塊分別進(jìn)行管理，就違背了單位檔案形成規(guī)律，這種管理是不科學(xué)、不實(shí)際的。它沒有反映出整個(gè)單位真實(shí)面貌，不是健全的單位檔案工作。

二、綜合檔案室建設(shè)需要解決的問題

綜合檔案室，是國家各機(jī)關(guān)、事業(yè)單位統(tǒng)一保管和管理本單位各種門類檔案的獨(dú)立實(shí)體。建立綜合檔案室，就是將一個(gè)單位里的文書、會(huì)計(jì)、科技及其它門類、載體檔案集中起來統(tǒng)一保管和管理，并提供利用，為單位服務(wù)。

建立綜合檔案室，為單位檔案工作奠定了基礎(chǔ)，而更好地發(fā)揮檔案室的作用，使庫內(nèi)檔案為單位發(fā)展服務(wù)，才是檔案工作的根本?？墒墙鼛啄陙?，一些單位領(lǐng)導(dǎo)只顧抓經(jīng)濟(jì)效益，檔案意識(shí)淡薄，單位檔案工作長期得不到應(yīng)有的重視，多數(shù)單位完整的檔案管理體系如同虛設(shè)，只有檔案人員獨(dú)立支撐著單位的檔案工作，一些單位檔案人員調(diào)動(dòng)頻繁，人員素質(zhì)差，檔案工作不能發(fā)揮作用，更談不上為單位生產(chǎn)提供服務(wù)。有的單位檔案管理混亂，庫房保管條件不符合八防要求，檔案收集工作困難等等。這些問題如不采取必要措施，勢必影響綜合檔案室建設(shè)。

1、加大檔案工作的宣傳力度

單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度，是檔案工作好壞的關(guān)鍵。檔案部門要采取多種形式和利用現(xiàn)代化設(shè)備對檔案工作進(jìn)行大力宣傳。推廣、介紹一些作用發(fā)揮好的單位經(jīng)驗(yàn)，利用一切可能的機(jī)會(huì)多說多講，宣傳檔案法規(guī)、宣傳檔案的特點(diǎn)及社會(huì)效益，提高單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，使其自覺關(guān)心和支持檔案工作。

2、檔案部門要加強(qiáng)宏觀管理力度

檔案部門與單位主管機(jī)關(guān)聯(lián)合監(jiān)督、管理檔案工作是單位檔案工作取得的成功經(jīng)驗(yàn)。檔案部門可以配合單位主管部門定期布置、檢查檔案工作；把單位檔案工作納入單位領(lǐng)導(dǎo)的崗位責(zé)任制，與獎(jiǎng)懲掛鉤，也可以采取現(xiàn)場會(huì)，組織單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員到較好的單位學(xué)習(xí)觀摩，以借外力推動(dòng)較差單位的檔案工作。這些方法效果明顯，可大力推廣。

3、開發(fā)檔案信息資源，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。

單位綜合檔案室是單位的信息中心，以前被動(dòng)式的服務(wù)方式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的需要，檔案人員要轉(zhuǎn)變觀念，變被動(dòng)型為主動(dòng)型、開放型服務(wù)。主動(dòng)參與單位生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)，掌握單位各項(xiàng)工作需求，主動(dòng)把檔案信息送上門，把死檔案變成活信息，為單位的生產(chǎn)、經(jīng)營、新產(chǎn)品開發(fā)獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，發(fā)揮檔案應(yīng)有的效益。只有這樣檔案工作才能引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，被社會(huì)認(rèn)可，提高檔案工作的地位。

4、提高檔案人員的自身素質(zhì)。

檔案工作做不出成績，起不到單位的助手作用，領(lǐng)導(dǎo)怎能支持、關(guān)心檔案工作。這將造成一種惡性循環(huán)，使檔案工作處于更加被動(dòng)局面，因此，必須提高檔案人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，以適應(yīng)檔案工作的需要。

檔案工作專業(yè)性強(qiáng)，加之檔案內(nèi)容的變化、知識(shí)的更新，更需要檔案人員一是要全面掌握檔案業(yè)務(wù)技能；二是要有默默無聞的奉獻(xiàn)精神。只有檔案人員的自身素質(zhì)提高了，檔案工作的發(fā)展才有保證。

單位檔案是經(jīng)濟(jì)建設(shè)和科學(xué)技術(shù)管理工作的重要組成部分，是一種巨大的信息資源，是單位基礎(chǔ)工作的重要一環(huán)，是關(guān)系到一個(gè)單位能否科學(xué)管理的重要條件，單位要進(jìn)步、要發(fā)展、要生存就離不開檔案，單位也只有強(qiáng)化綜合檔案室的建設(shè)才能做好檔案工作。

（作者單位：河北省高速公路管理局石黃管理處）