談高速公路建設管理單位綜合檔案室建設

隨著經濟社會的迅猛發展，各種現代化的管理手段不斷的完善。高速公路的建設與管理要順從、適應市場經濟發展規律，發揮其應有的作用。檔案工作是一項基礎性、服務性工作，這項工作做的如何，直接影響到單位其它工作的開展。因此，高速公路管理單位的檔案室建設刻不容緩，而加強綜合檔案室建設，將各類檔案進行集中統一管理，更是做好高速公路檔案工作的關鍵。

一、對檔案集中統一管理，符合檔案形成規律

一個單位的檔案，就是單位在各項活動中形成的全部檔案的總和。其構成以科技檔案為主體，包括前期工程、計劃統計、往來文書、財務管理、勞動工資和黨、政、工、團等方面檔案，過去人們研究高速公路管理單位檔案，往往是把它理解為技術檔案、文書檔案和財會檔案等幾個部分，而最被重視的是技術檔案，其它在運營管理中形成的檔案往往被忽視。所以習慣上各類檔案分散保管。比如，前期工程的文件由計劃部門管理，設備檔案由設備科保存，財務檔案在財務科管理，沒有將全部單位檔案按整體來管理，而是按檔案自然來源由形成部門管理。從實踐上講，高速公路建設和管理不論是前期工程，工程施工還是進行新技術改造，從項目提出、計劃跑辦到施工的具體實施都是圍繞整個單位的生產、運營而進行的，單位生產建設運營活動的發展不是某一方面因素作用的結果，而是在一定條件下受單位多種因素制約和影響的。因此，檔案信息是多方面的、多層次的，又是互相聯系、呈現出整體特征。就是說，整個單位的各項活動都是為生產服務，形成的檔案也必然應該是一個不可分割的整體，它反映了一個單位生產的過程。這是單位檔案的自然形成規律，如果硬性把他們分成幾塊分別進行管理，就違背了單位檔案形成規律，這種管理是不科學、不實際的。它沒有反映出整個單位真實面貌，不是健全的單位檔案工作。

二、綜合檔案室建設需要解決的問題

綜合檔案室，是國家各機關、事業單位統一保管和管理本單位各種門類檔案的獨立實體。建立綜合檔案室，就是將一個單位里的文書、會計、科技及其它門類、載體檔案集中起來統一保管和管理，并提供利用，為單位服務。

建立綜合檔案室，為單位檔案工作奠定了基礎，而更好地發揮檔案室的作用，使庫內檔案為單位發展服務，才是檔案工作的根本。可是近幾年來，一些單位領導只顧抓經濟效益，檔案意識淡薄，單位檔案工作長期得不到應有的重視，多數單位完整的檔案管理體系如同虛設，只有檔案人員獨立支撐著單位的檔案工作，一些單位檔案人員調動頻繁，人員素質差，檔案工作不能發揮作用，更談不上為單位生產提供服務。有的單位檔案管理混亂，庫房保管條件不符合八防要求，檔案收集工作困難等等。這些問題如不采取必要措施，勢必影響綜合檔案室建設。

1、加大檔案工作的宣傳力度

單位領導對檔案工作的重視程度，是檔案工作好壞的關鍵。檔案部門要采取多種形式和利用現代化設備對檔案工作進行大力宣傳。推廣、介紹一些作用發揮好的單位經驗，利用一切可能的機會多說多講，宣傳檔案法規、宣傳檔案的特點及社會效益，提高單位領導的檔案意識，使其自覺關心和支持檔案工作。

2、檔案部門要加強宏觀管理力度

檔案部門與單位主管機關聯合監督、管理檔案工作是單位檔案工作取得的成功經驗。檔案部門可以配合單位主管部門定期布置、檢查檔案工作；把單位檔案工作納入單位領導的崗位責任制，與獎懲掛鉤，也可以采取現場會，組織單位領導、檔案人員到較好的單位學習觀摩，以借外力推動較差單位的檔案工作。這些方法效果明顯，可大力推廣。

3、開發檔案信息資源，變被動服務為主動服務。

單位綜合檔案室是單位的信息中心，以前被動式的服務方式已遠遠不能適應市場經濟的需要，檔案人員要轉變觀念，變被動型為主動型、開放型服務。主動參與單位生產經營活動，掌握單位各項工作需求，主動把檔案信息送上門，把死檔案變成活信息，為單位的生產、經營、新產品開發獻計獻策，發揮檔案應有的效益。只有這樣檔案工作才能引起領導的重視，被社會認可，提高檔案工作的地位。

4、提高檔案人員的自身素質。

檔案工作做不出成績，起不到單位的助手作用，領導怎能支持、關心檔案工作。這將造成一種惡性循環，使檔案工作處于更加被動局面，因此，必須提高檔案人員的政治素質和業務素質，以適應檔案工作的需要。

檔案工作專業性強，加之檔案內容的變化、知識的更新，更需要檔案人員一是要全面掌握檔案業務技能；二是要有默默無聞的奉獻精神。只有檔案人員的自身素質提高了，檔案工作的發展才有保證。

單位檔案是經濟建設和科學技術管理工作的重要組成部分，是一種巨大的信息資源，是單位基礎工作的重要一環，是關系到一個單位能否科學管理的重要條件，單位要進步、要發展、要生存就離不開檔案，單位也只有強化綜合檔案室的建設才能做好檔案工作。

（作者單位：河北省高速公路管理局石黃管理處）