社會保險檔案管理科學化的路徑探析

社會保險檔案管理是社會保障工作的重要組成部分，是推進社會保障體系建設的基礎和前提。隨著社會保障工作法制化、社會化、規范化進程的加快，社會保險檔案的數量與日俱增、范圍日益擴大、承載的功能越來越重要、管理的任務越來越艱巨，迫切需要職能部門科學審視檔案工作、科學研判發展大勢，實施科學化管理、走科學發展之路。

一、創新科學化的管理模式，加快“三個轉變”

我國現行的社會保障管理體制是分散型的，導致社會保險檔案管理普遍存在管理機構分設、檔案保管分散、信息資源分割、規范標準不統一、查詢利用不方便、服務功能不健全等方面的弊端。推進檔案管理科學化，就要改革這些弊端，改造管理模式，創新發展思路，加速“三個轉變”。

改革分散管理的弊端，向集中管理轉變。在現行體制下，社會保險檔案歸屬不同的機構管理，事實上形成了一個人不同險種的保險資料分別保存在不同的機構、一個機構不能查詢到一個人的全部社會保險信息。這狀況不僅造成了多頭經辦、業務交叉，資源浪費的問題，也給檔案的管理、查詢和利用帶來諸多不便，直接影響了檔案的功能和部門的形象。因此，加快理順管理機構、實行“大集中”管理迫在眉睫。在當前經辦機構分設的情況下，應著力抓好檔案資源整合，盡可能將檔案集中在一個職能單位管理，具備條件的可成立社會保險檔案管理信息中心，實現養老、醫療、工傷、失業、生育等保險檔案的集中管理、綜合利用和信息共享。

改革紙制媒介的弊端，向電子媒介轉變。電子檔案是隨著計算機技術、數字化技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態。傳統的紙質檔案不僅查詢費時費力、極不方便，經常翻閱還會造成檔案污染、殘缺、甚至丟失。特別是在檔案數量急劇增加、變動日益頻繁的新形勢下，紙質檔案需要錄入的信息會越來越多，但查閱的速度會越來越慢，難以滿足快捷準確的服務需求。與紙制檔案相比，電子檔案不僅具有方便快捷、管理成本低和支持多人同時在線查閱等優點，還具有體積小、容量大、易保存、效率高等獨特優勢，已成為檔案管理的主要模式。因此，紙質檔案向電子檔案轉換勢在必行。

改革自我服務的弊端，向社會服務轉變。以往的社會保險檔案管理是封閉式的，服務對象僅限于社保部門的工作人員和參保單位的勞資人員，利用率普遍不高，參保群眾知之甚少，社會服務功效甚微。但是隨著經濟社會發展的持續加快和社會保障事業的深入推進，社會保險檔案的基礎性地位和服務性功能日益突出，已經成為社會保障制度的基石、群眾依法維權的幫手、政府科學決策的參謀，其服務范圍越來越廣、服務層次越來越高。由此可見，社會保險檔案的管理是開放式的、功能是多元化的、服務是社會化的，必須樹立“大服務”的觀念、構建社會化的服務格局。

二、運用科學化的管理手段，推進“三化”建設

檔案管理科學化是對社會保險檔案管理進行全方位加強、改進和提升的系統工程。當前工作的重點是，針對社會保險檔案工作中存在管理制度不夠完善、信息化水平相當落后、社會化服務相當薄弱等亟待解決的突出問題，采用相應的科學化手段，加快girc8qi4Z0hoJp6PsT/durRp1kzPmx5FLbiB9X+9UKg=推進“三化”建設。

運用法治手段，全面加強規范化建設。檔案管理規范化，是根據相關的法律法規和政策規定，通過建章立制、細化標準、規范程序等措施，更加科學有效地管好用好檔案資源。《社會保險業務檔案管理規定》是規范社保檔案管理的一部重要行政規章，是檔案管理規范化的重要遵循。要按照《規定》要求，抓緊建立健全檔案收集、整理、鑒定、保管、利用、保密、銷毀、移交等方面的管理制度，確保檔案管理的每一道程序、每一個環節都有章可循、有據可依；要合理確定歸檔范圍，科學界定保管價值，準確劃分保管期限，確保檔案材料真實、完整、安全；要認真開展檔案管理達標活動，確保如期實現“有專門庫房、有專職人員、有規范的流程和制度，有正常的經費保障渠道”的目標。

運用科技手段，大力推進信息化建設。檔案管理信息化是借助信息化、數字化技術手段，把檔案資源以數字化的形式存儲、網絡化的形式互相連接，形成一個結構有序、資源共享的檔案信息庫，并利用計算機系統對檔案資源進行科學整合和有效利用。社會保險檔案管理信息化，主要包括檔案信息資源建設和相關基礎平臺建設。檔案信息資源建設是通過數字化、網絡化等信息技術建立的檔案目錄數據庫和檔案信息存儲系統；檔案基礎平臺建設是通過檔案信息網絡和相關管理系統建立的檔案信息資源傳輸和共享的技術支撐平臺。要按照這些要求，加快業務檔案數字化和網絡化建設，建立和完善檔案目錄數據庫，逐步實現業務檔案計算機檢索；要把電子文件納入檔案管理的范疇，電子文件要實行脫機備份，與紙質文件建立相應的有機聯系；要將檔案管理信息化納入電子政務和辦公自動化建設的總體規劃，統籌安排、整體設計、同步實施。

運用服務手段，切實抓好社會化建設。檔案管理的目的在于檔案資源的開發與應用。社會保險檔案作為重要的民生檔案，不僅具有廣泛性、動態性、人本性的特點，還在服務群眾、服務社會、服務經濟發展上具有“資政惠民”的獨特優勢和作用，這就決定了社會保險檔案管理的社會化發展方向。因此，推進社會保險檔案管理社會化，要立足檔案資源的開發與應用，建設“兩個體系”。一方面，加快建立覆蓋全體參保群眾的檔案資源體系，按照《社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限》的規定，健全檔案信息，開發檔案資源，做到社保事業發展到哪里，檔案資源就征集到哪里，檔案工作就覆蓋到哪里。另一方面，加快建立服務全社會的檔案利用體系，緊緊圍繞黨委和政府的中心工作、圍繞社會需要和群眾需求，及時提供專題服務，實現檔案資源廣泛共享，不斷提高檔案的應用水平和服務功效。

三、健全科學化的管理體系，強化“三個保障”

強化組織保障。要加強領導，把檔案管理科學化作為社會保障體系建設的基礎工程，擺在突出位置，提到議事日程，納入社會保障工作的長遠規劃、年度計劃和目標管理責任制；要強化責任，主要領導親自抓，分管領導重點抓，業務部門具體抓，形成一級抓一級，層層抓落實的工作格局；要常抓不懈，以抓鐵有痕、踏石留印的力度和韌勁，加強督導、精心指導、狠抓落實，不斷謀劃新思路、研究新情況、解決新問題，推動檔案管理科學化水平的持續提升。

強化人力保障。要按照政治合格、業務精湛、作風過硬、務實高效的要求，建設一支高素質的專業隊伍，提高檔案工作的執行力；要健全用人機制，通過招聘、轉崗、培訓、交流、觀摩、考察等多種方式，充實隊伍、穩定隊伍，保持檔案工作的連續性；要加強對檔案管理人員的思想政治教育和專業技術技能培訓，使其達到應有的資質；要重視檔案人才的培養和引進，打造科技型、創新型、復合型的人才隊伍，為檔案管理科學化提供智力支持和人才保障。

強化經費保障。在當前“大社?！北尘跋?，檔案數量龐大，管理過程必然產生大額經費支出；隨著檔案管理規范化、信息化、社會化進程的加快，檔案館庫、專用設備、信息化管理技術和安全技術等軟件硬件建設，都需要大量的資金投入。要以“對歷史負責、為現實服務、替未來著想”的科學態度，多渠道籌集資金，主要是大力爭取財政預算資金、上級專項資金和政策扶持資金，努力化解資金“瓶頸”，推動社會保險檔案事業持續健康發展。

（作者單位：承德市人力資源和社會保障局）