社區建檔現狀和對策

社區檔案是社區居委會在社區工作活動中形成的，對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。社區檔案工作是社區建設一項基礎性、長遠性的工作，是增強社區服務功能的有效舉措，是提高社區服務水平的重要內容，它對于社區建設和發展起著至關重要的作用。

一、社區建檔現狀

邯鄲市從2002年開始抓社區建檔，經過五年的努力，到2006年底，全市303個社區全部建檔。2010年8月，中央辦公廳、國務院辦公廳印發了《關于加強和改進城市社區居民委員會建設工作的意見》，要求規范社區居民委員會檔案管理。為貫徹落實這一要求，促進社區檔案工作，2010年10月，邯鄲市檔案局對全市多個社區進行了調研。調研過程中，發現隨著形勢的發展變化，全市不僅社區數量大幅增加，社區由2006年303個增加到405個，而且社區檔案管理問題很多，特別是一些新建社區問題更為突出，普遍存在著“四不”現象，即檔案工作不健全，檔案人員不明確，檔案管理不科學，檔案利用不方便。具體問題是：

1、社區人員檔案法治意識淡薄。多年來，社區作為城市最基層的社會組織，是檔案普法宣傳的薄弱環節，很多人根本不知道檔案還有法，再加上社區工作人員少，流動性強，疲于應付各種事務性工作，對檔案和檔案工作缺乏必要的了解，特別是一些領導對檔案工作缺乏認識，不重視建檔，沒有把社區建檔擺到社區工作的日程上來，更談不上把社區檔案工作與社區建設同步發展。

2、社區建檔缺乏有效機制。相當一部分社區檔案工作無制度，或制度不完善，責任不明確，管理不到位，文件材料不僅得不到及時收集，而且處理隨意，誰收文誰處理，文件材料整理不規范，無專人負責，無專柜保管，許多文件材料分散在個人手中，嚴重影響了檔案的齊全完整，給利用帶來了極大不便，有的還造成了無法彌補的損失。

3、檔案基礎設施薄弱。由于社區沒有檔案工作專項經費，檔案設施設備或陳舊落后，或數量不夠，檔案隨意堆放。特別是受辦公條件限制，社區普遍沒有專門檔案庫房，檔案室和辦公室在一起，檔案安全保管存在隱患。

造成這些問題的主要原因：一是受經濟條件制約。社區建檔沒有專項經費，未列入財政預算，各社區又無經濟收入，開展檔案工作受到嚴重影響。二是沒有專兼職檔案人員。大部分社區檔案工作由社區黨支部書記或其他人員代管，平時事務繁忙，無暇顧及檔案工作。三是檔案收集不全，利用率較低。由于社區文件材料收集不齊全，管理也較為分散，查不到所需檔案，使檔案難以發揮應有的服務作用。四是宣傳不夠，檔案工作缺乏理解和支持。社區工作人員檔案意識普遍淡薄，特別是不少領導對檔案工作重視不夠，認為社區工作千頭萬緒，建檔又不產生經濟效益，搞與不搞一個樣。

二、試點情況

為確保社區檔案工作穩步開展，邯鄲市檔案局采取先行試點的辦法，選擇叢臺區中華街道辦事處作為全市社區檔案規范管理試點單位，待取得經驗后立即在全市推廣。

為做好試點工作，市檔案局會同叢臺區檔案局和中華街道辦事處認真研究，制定了實施方案，從組織領導、工作人員、裝具用品、管理制度以及收集、整理、保管、利用等各項業務環節提出具體要求。通過試點，初步取得了一些經驗。

1、加強領導，建章立制，是規范社區檔案管理的保證。中華街道辦事處專門成立了黨工委書記牽頭，黨工委副書記主管，黨工委組織委員和主管社區工作的副主任具體負責，街道黨政辦主任和社區黨支部書記全程參與的檔案管理工作領導機構；各社區也分別成立了由黨支部書記牽頭，檔案員具體承辦，形成一級抓一級，層層抓落實的齊抓共管局面。中華街道辦事處積極抓好檔案硬件建設，投資2萬余元，為各個社區統一配備了櫥窗式檔案柜、檔案盒。為確保社區檔案管理規范化、標準化、制度化，制定了《中華街道社區檔案管理暫行辦法》，嚴格進行考核，做到年初有安排，定期有檢查，年末有考核，考核有獎懲。

2、明確人員，提高素質，是規范社區檔案管理的關鍵。為提高檔案工作水平，街道對社區檔案員嚴格選用，專門制定出科學合理的選用程序和標準，經過嚴格的挑選和學習培訓，選出政治素質高、原則性強、作風正派，吃苦耐勞，服務意識較強的社區干部擔任檔案員。同時，為使檔案人員具有較強的業務能力，掌握現代化的管理技術和方法，采取“走出去”和“請進來”相結合的方式，在認真參加市、區檔案局組織的業務培訓的同時，先后通過街道每周四的機關學習、每周二的社區干部例會等方式，邀請區檔案局同Ww5BNSwS4qYOZ41M2Bz9L6NABf9exTwmkuk0dfK516I=志和網絡公司的人員講解檔案知識和電腦知識。通過對各社區書記和檔案員進行系統培訓，強化了檔案意識，提高了檔案管理水平。

3、建章立制，完善措施，是規范社區檔案管理的根本。俗話說“沒有規矩，不成方圓”，依照《檔案法》、《檔案法實施辦法》等法律法規，指導辦事處制定了《檔案管理保密制度》、《檔案管理人員崗位責任制度》、《立卷歸檔制度》、《檔案借閱制度》等制度，特別是因地制宜，結合實際制定了《中華街道辦事處社區檔案歸檔范圍及保管期限》，使社區檔案管理有了科學規范的統一標準。為確保社區檔案規范管理，重點在“三個確保”上下功夫。一是在確保檔案資料收集完整性上下功夫。針對社區事務性工作繁雜的特點，要求各社區科學分類，對低保、計劃生育、黨員管理、殘疾人員信息、社區精神文明建設、居民個人信息等專項工作進行分門別類歸檔，不斷做好文件、圖書、資料的收集以及照片、榮譽檔案的整理歸檔工作，保證了檔案質量和各門類檔案的齊全完整。二是在確保資料保管安全上下功夫。對各社區檔案室安裝了避光窗簾，配備了滅火器、防蟲藥等；對各社區資料專柜存放，定期對檔案資料的數量和保管狀況進行全面檢查，規范使用管理程序，定期對檔案資料及存放處所進行透風、除塵、消毒、防蛀等工作。三是確保檔案資料歷史延續上下功夫。街道辦事處利用檔案資料，編寫了《中華街道辦事處大事記》和《中華街情》，不僅方便了檔案利用，而且使檔案資料得到了延續。

4、加強利用，搞好服務，是規范社區檔案管理的目的。辦事處和各社區十分重視檔案利用，按照國家、省、市、區的有關規定，積極為各級領導提供決策依據，為機關工作提供指導根據，為重點項目建設、民政、低保、資產以及民生政策落實等工作提供客觀真實證據，為社區群眾辦事提供便利。街道辦事處廣泛開展“街道社區檔案信息調查活動”，充分發揮社區離退休老黨員、老干部、邯鄲老戶居民熟悉街情、區情、市情的特點，對調查到的各類信息進行登記，不僅及時補充了檔案，也方便了檔案利用。

三、措施建議

根據試點情況和社區建檔現狀，建議采取以下措施，以推進社區檔案規范管理，加快社區檔案工作步伐。

1、加大宣傳力度，增強檔案意識。一是在社區大力宣傳《檔案法》，通過舉辦展覽、宣傳手冊、傳單等形式讓人們了解檔案和檔案工作，尤其提高領導和檔案人員的檔案意識。要面向辦事處和社區積極宣傳檔案法律法規，使他們特別是辦事處領導充分認識檔案在社區建設中的重要作用，營造關心支持檔案工作的良好氛圍；二是社區檔案工作實行統一領導，集中管理，設立綜合檔案室，成立以社區主要負責人為組長的檔案工作領導小組，統一領導社區檔案工作，并配備專兼職檔案人員；三是根據實際制訂切實可行的社區檔案管理辦法，做到有章可循，有法可依。同時，建立必要的檢索工具和統計臺賬，為檔案利用提供方便。

2、加大支持力度，提高人員素質。要爭取街道辦事處在資金上支持社區開展建檔工作，解決社區建檔工作所需的經費、檔案裝具和安全保護設備，確保社區檔案管理有序和規范化。加大社區檔案人員培訓力度，適時舉辦培訓班，培訓內容可重點放在提高檔案人員業務知識及運用計算機技能上，為開展檔案工作提供應有支持。

3、規范業務要求，提升工作手段。檔案部門要經常深入到社區及時幫助解決業務問題，做好指導工作，一是制定符合實際的《邯鄲市社區檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限表》。二是積極推行檔案管理信息化，建立社區檔案計算機管理和利用平臺。三是建立社區檔案工作考核機制。將檔案工作納入社區年度目標管理考核檢查范圍，將檔案工作開展情況與檔案人員的相關待遇掛鉤，對檔案工作好的，取得顯著成績的要給予表彰和獎勵，以有效調動社區檔案人員的積極性。

4、重視檔案收集，服務利用為先。各社區除了正常收集和接收檔案外，還要注重突出本社區特色，深入調查研究，對有關本社區范圍內的民俗風情、名勝古跡、社區面貌變遷的檔案，發生過的重要事件、重大活動的檔案，出現過的著名人物、新鮮事物的檔案等，要主動收集、整理、歸檔，以提高社區檔案的特色和含“金”量。要著重抓好下崗職工檔案、特困家庭檔案、特困戶“低保”檔案、優撫對象檔案、孤寡老人檔案、殘疾人檔案、居民健康檔案、社區名人檔案等。要找準檔案工作為社區建設服務的結合點和切入點，主動開展服務，根據社區自身特點，多提供居民最需求的檔案信息服務。

（作者單位：邯鄲市檔案局）