試論如何做好高校科研檔案的管理與利用

隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴大，高校自身科研水平也獲得了顯著的提高。高校科研檔案作為重要的信息資源得到了社會的普遍認(rèn)同和重視，在高校的教學(xué)、科研、管理以及校園文化建設(shè)等方面，高校科研檔案發(fā)揮著越來越重要的作用。科研檔案的管理與利用不僅促進科研工作的可持續(xù)發(fā)展，也是發(fā)展高校教育事業(yè)的組成之一。所以，我們不能夠忽視高校科研檔案的作用。

一、高校科研檔案工作的重要性

（一）高校科研檔案是具有特別價值的信息資源，它不僅將科研活動的整個過程記錄了下來，也將科研活動的方法、思想、結(jié)果、經(jīng)驗以及其中的創(chuàng)意性舉動都一一的記錄了下來，從而成為高校科研等項活動重要的參考依據(jù)；此外，從立項到研究完畢的整套完整的科研檔案，也是一種科學(xué)技術(shù)的表現(xiàn)形式，也能夠成為學(xué)科建設(shè)、科研以及制定長遠的高校科研繼續(xù)發(fā)展規(guī)劃的依據(jù)。最后，科研檔案也能夠利用到科研項目的產(chǎn)業(yè)化過程當(dāng)中去，能夠促進科研成果快速地轉(zhuǎn)化成為生產(chǎn)力。

（二）高校科研檔案能夠提供給科學(xué)研究人員一定的參考意見，避免走過多的彎路，節(jié)省科研經(jīng)費投入，能夠更快、更完善地研究出成果。另外，高校科研檔案也可以給新教師及科研人員特別是上進的青年教師以幫助，為他們之后的科研活動提供理論依據(jù)以及前人的實踐經(jīng)驗。

（三）在高校檔案管理工作當(dāng)中，科研檔案的質(zhì)量與規(guī)模是高校不同時期科學(xué)研究水平的一種記錄，也是每一個高校自身科研實力的憑證。是否進行規(guī)范化、科學(xué)化的科研檔案管理，直接關(guān)系到科研管理的水平、質(zhì)量以及效率，并且對高校教學(xué)和科研工作的發(fā)展也有一定影響。

二、高校科研檔案管理工作存在的不足

盡管高校科研檔案管理工作受到了高校管理層的重視，但是由于正處于起步的初期階段，也存在多個方面的不足。

（一）科研檔案管理認(rèn)識未能完全到位

其一，管理層未能完全認(rèn)識到科研檔案管理工作SvVnBcf374yRSDwOsR77+w==對于高校的重要性，感覺科研檔案管理是可有可無的，也舍不得投入較多的經(jīng)費，并且多數(shù)檔案管理人員都是兼任，沒有專業(yè)的檔案管理人員；其二，科研人員、檔案管理部門也缺乏對科研檔案的認(rèn)識，檔案管理意識薄弱，沒有制定出符合全局發(fā)展的管理與規(guī)劃，常常出現(xiàn)各自為政的情況，導(dǎo)致科研材料不能夠全面、及時地收集，這樣對科研檔案的完整性也會產(chǎn)生影響。

（二）沒有健全的科研檔案管理制度，缺乏專業(yè)技術(shù)人員

就目前高校科研檔案管理人員的組成來看，大部分都是其他專業(yè)的人員兼任擔(dān)當(dāng)，也導(dǎo)致了對于科研檔案重要性缺乏認(rèn)識，能夠真正從事檔案管理工作的人員可以說是微乎其微。此外，絕大部分高校都沒有制定科研檔案管理制度，使得管理上缺乏系統(tǒng)性，沒有制度的約束，檔案管理人員也不知道自己應(yīng)該做什么、應(yīng)該收集什么，甚至是科研人員都不知道應(yīng)該將什么資料上交，也不愿意上交，這也導(dǎo)致了高校科研檔案管理工作一度處于混亂狀態(tài)。

（三）出現(xiàn)了重藏輕用的現(xiàn)象

在高校科研檔案管理當(dāng)中，重保管、輕利用，在檔案的收集上一直都是一個認(rèn)識盲點。很多高校都是憑借對知識產(chǎn)權(quán)的保護或者是保持檔案的保密性，從而將科研檔案“鎖起來”，久而久之，檔案室成為檔案材料堆放的倉庫，這對于科研工作后續(xù)的開展以及為了社會而服務(wù)完全沒有幫助。而這一現(xiàn)象與檔案管理人員的信息意識、專業(yè)水平都有密不可分的聯(lián)系，并且也是開發(fā)利用能力欠缺的一種表現(xiàn)。這一現(xiàn)象的出現(xiàn)也使科研成果無法有效、全面地利用，科研檔案的社會效應(yīng)大幅度地降低。甚至是經(jīng)過長時間的擱置，失去檔案的時效性，科研檔案也會導(dǎo)致知識產(chǎn)權(quán)流失現(xiàn)象出現(xiàn)。

三、高校科研檔案管理和利用的有效途徑

（一）理順程序，建立科研檔案的科學(xué)管理制度

針對國務(wù)院發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》當(dāng)中提到的歸檔要求，才能夠?qū)Ω咝？蒲袡n案管理工作進行規(guī)范，才能夠防止科研檔案材料散落在外，不能及時收集的現(xiàn)象出現(xiàn)。此外，檔案管理工作也需要結(jié)合到計劃、課題以及成果等諸多方面的管理，才能夠走上建檔與科研工作相互協(xié)調(diào)的道路之上，才能夠理順科研檔案的歸檔程序，掌握規(guī)律，確保能夠系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整的進行高效科研檔案的收集，以此來確保科研檔案歸檔的效率以及質(zhì)量得以提高，并且讓高校科研檔案走上“正軌”。

（二）高校科研檔案應(yīng)當(dāng)進行現(xiàn)代化的規(guī)范管理

在現(xiàn)代化的科研檔案管理中，規(guī)范化是不可缺少的基礎(chǔ)。規(guī)范化的管理離不開現(xiàn)代化的管理理念作為理論支持，并且依托現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)科研檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化，將現(xiàn)代辦公技術(shù)與科研檔案管理相結(jié)合，運用計算機、光盤、復(fù)印機、多媒體等先進技術(shù)和設(shè)備參與到科研檔案的收集、整理及加工各種科研檔案資料的工作中去，從而實現(xiàn)高校科研檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化。

（三）網(wǎng)絡(luò)化管理需要現(xiàn)代化技術(shù)的支持

現(xiàn)代化的科研檔案管理工作并非是傳統(tǒng)模式下的單一管理，而是需要滿足信息化時代的需求。而系統(tǒng)化的科學(xué)管理使得高校科研檔案管理的基礎(chǔ)在于科研檔案能夠推動科研工作的進一步發(fā)展。所以，在科研檔案管理當(dāng)中需要運用計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、復(fù)制技術(shù)等，才能夠提高檔案管理工作效率。在科研檔案管理當(dāng)中運用計算機，才能夠?qū)嶒炐畔⒒目蒲袡n案管理。針對科研檔案，還可以開通網(wǎng)上咨詢?yōu)橛脩籼峁└鞣矫娴男畔⒎?wù)，以此來提升檔案服務(wù)質(zhì)量。此外，科研檔案資源網(wǎng)絡(luò)的共享，也是當(dāng)前高校科研檔案管理工作的重點。

（四）增強科研人員的歸檔意識

作為高校檔案部門以及科研部門都應(yīng)該讓科研人員認(rèn)識到歸檔工作對于科研的重要性，高校科研人員是科研檔案形成的主體，其檔案意識的提高，將會使高校科研檔案的管理工作邁上一個新臺階，同時也需要明確在科研檔案管理方面自己應(yīng)盡的義務(wù)以及享有的權(quán)利。科研人員在研究工作中付出了很多，也投入了很多，這些寶貴的科研成果是國家的財富，珍藏并發(fā)揮作用是每一位科研人員的義務(wù)和職責(zé)。

（五）合理的進行高校科研檔案的開發(fā)與利用

在高校科研檔案管理工作的過程中，不可避免的會遇到開發(fā)與利用兩方面的問題。從目前高校科研檔案的使用來看，仍然有不少查閱依然使用手工的形式，與現(xiàn)代化信息技術(shù)不沾邊，這種方式，不僅浪費了人力，也會耽誤較多的實踐。有些高校已經(jīng)投入了計算機等信息設(shè)備的使用量，但也僅僅局限在錄入文檔的目錄之上，對于網(wǎng)絡(luò)化、無紙化、電子化的檔案利用依然處于初級階段。這樣的管理，對科研檔案的利用效率也產(chǎn)生了影響。所以，目前網(wǎng)絡(luò)的利用，打開科研檔案管理的新窗戶，是高校檔案管理工作的當(dāng)務(wù)之急。

總之，高校科研檔案管理不是一朝一夕就能夠做好的工作，首先需要高校管理層、檔案管理人員統(tǒng)一認(rèn)識，采取積極有效的手段，在工作當(dāng)中不斷地找尋創(chuàng)新點，做到與時俱進，將科研檔案管理工作不斷地完善提高。此外，每一位與科研檔案管理工作相關(guān)的人員都需要明白科研檔案管理工作不是表面功夫，更多的是能夠為了科研成果的延續(xù)、為了學(xué)校的發(fā)展提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（作者單位：福建福州教育學(xué)院）