郵件合并功能在中職學校管理工作中的應用

摘 要： Microsoft Excel和Word是大家比較熟悉的辦公軟件，Excel著重對數據的處理，而Word著重對文字的處理，把它們結合起來，使用郵件合并功能可以批量地處理數據，能夠快速準確地實現批量生成打印文檔。作者結合多年實踐經驗，以打印河南省中等職業學校畢業證為例，介紹了數據處理及郵件合并功能操作的方法和步驟。

關鍵詞： 郵件合并 中職學校管理 應用

在中等職業學校的管理工作中，打印大量的信封、信件、工資條、錄取通知書、學生學籍核對單、學生證、成績單、獲獎證書、獎狀、準考證、畢業證等工作對管理人員來說，任務繁重，這些文檔各自的基本內容和格式都相同，只是某些項目的具體內容不同，如果單個排版輸出，則必定費時費力，且容易出錯，校對工作也很費力。筆者通過各種方法嘗試、比較和實踐，認為利用Excel和Word郵件合并功能，可以高效率地解決上述問題，且簡單易學，易操作，現在以批量打印河南省中等職業學校畢業證為例，介紹使用郵件合并功能的方法和步驟。

一、分析畢業證文檔中的常量和變量

畢業證文檔中，“畢業證號”（即電子學籍號）、“姓名”、“性別”、“現年”、“入學年度”、“專業”、“學制”內容是可變的信息即“變量”；學生入學當年開學月份一般為九月，學生畢業年月，畢業證打印時間年月日，每年都有一個固定內容，這些內容都是“常量”。

二、建立畢業證書信息數據源及數據加工處理

為保證畢業證書信息和河南省職業學校學生學籍管理系統上的信息相一致，每年畢業生網上申請畢業后，我們一定要以學籍管理系統導出的畢業生數據庫作為基礎數據進行二次加工處理，生成最終用于郵件合并的畢業證書數據源，從系統導出的畢業生數據庫Excel表列標題依次為“審批表序號”、“學號”、“姓名”、“性別”、“出生日期”、“入學時間”、“專業”、“計劃類別”。

我們新建一個Excel表格，重命名為“畢業證書數據源.xls”，根據畢業證內容上的“變量”項目，“畢業證書數據源.xls”表中列標題依次設為“序號”、“畢業證號”、“姓名”、“性別”、“現年”、“入學年度”、“專業”、“學制”，該表中“畢業證號”、“姓名”、“性別”、“專業”列數據內容從學籍系統導出的畢業生數據庫Excel表中復制粘貼即可，“畢業證號”即“學號”，注意不要粘貼錯位；“現年”數據可以這樣處理，在學籍系統導出的畢業生數據庫Excel表中，出生日期的顯示格式如“1989-06-01”所示，在該表中單擊一個空白列的任意一個單元格比如I3，插入函數“=LEFT（E3，4）”，LEFT函數的功能是從一個文本字符串的第一個字符開始返回指定個數的字符，E3單元格如出生日期內容為“1989-06-01”，那么I3最終將顯示結果為“1989”，這樣我們就把這個學生的出生年份通過LEFT函數提取出來了，如果該學生是2013年畢業，在J3單位格中編輯函數“=2013-I3”，結果顯示該學生的年齡為“24”，拖動I3單元格的填充句柄，將產生所有學生的出生年份，再拖動J3單元格的填充句柄，將產生所有學生的年齡，當然這個年齡的格式是不符合要求的，如何把公式去掉，只要結果呢？我們可以全選“年齡”所在列，單擊右鍵選擇“復制”命令，然后在一個空白列上任意選中一個單元格，單擊右鍵選擇“選擇性粘貼（S）”命令，將打開“選擇性粘貼”對話框，選擇“粘貼”選項里面的“數值”單選按鈕后，單擊“確定”按鈕即可達到去掉公式保留數值的目的。此時我們可以使用“查找和替換”命令，將去掉公式后的學生年齡小寫數字替換成大寫數字，再把這列大寫數字復制粘貼到“畢業證書數據源.xls”表中“現年”列中。在學籍系統導出的畢業生數據庫Excel表中，同樣使用“查找和替換”命令，將計劃類別中的“三年制普通中專”替換為“三”，“二年制普通中專”替換為“二”，“一年制普通中專”替換為“一”，全部查找替換完成后，可以把計劃類別中的內容復制粘貼到“畢業證書數據源.xls”表中“學制”一列，注意防止粘貼錯位。“畢業證書數據源.xls”表中“學制”一列內容完成后，利用排序功能，以“學制”為主要關鍵字，次要關鍵字為無，第三關鍵字為無，進行升序或降序排列，這樣相同學制的學生信息就會連在一起。以2013年畢業生為例，三年制學生入學年度即為“二○一○”，二年制學生入學年度即為“二○一一”，一年制學生入學年度即為“二○一二”，輸入任一學生“入學年度”后，使用Excel的“填充句柄”功能，自動填充相同學制的學生即可很快完成“畢業證書數據源.xls”表中“入學年度”數據列內容，至此“畢業證書數據源.xls”表中內容加工處理完成。

三、畢業證模板的制作

1.先拿一張空白的河南省中等職業學校畢業證書，用尺子量好它的寬度及高度，以及它的上、下、左、右頁邊距，以便進行文檔模板頁面設置。

經測量得到它的寬度為22.3厘米、高度為16d651729b3d30bf29506ef61deabd5167184178b55178938c4ed5cb24c006b9db厘米，上、下、左、右頁邊距分別為1.2厘米、0.3厘米、1厘米、1厘米。

2.啟動Word軟件，根據畢業證書的實際大小，進行頁面設置。打開“文件”菜單，單擊其下的“頁面設置”選項，打開“頁面設置”對話框，在“頁邊距”標簽中的“上、下、左、右”頁邊距中輸入所量得的值，在“方向”下選擇“橫向”，再切換到“紙張”標簽下，在“紙張大小”下選擇“自定義”，在寬度、高度下分別輸入所測量的畢業證書的尺寸值，單擊“確定”按鈕，頁面設置完成。

3.排版畢業證打印內容。頁面設置完成后，在文檔中建立任一學生的畢業證全部打印信息，用尺子測量各內容空白位置距頁面邊界的距離，并結合Word中標尺功能進行排版設計，字體和字號盡量與畢業證書上印制好的字體字號相近，推薦楷體，小二號；裁剪幾張和畢業證樣張尺寸大小一樣的空白紙，排版完成后打印一張，把它和畢業證樣張進行重疊比較，看看是否和畢業證樣張對應，多試幾次，直到完全符合要求，將調整后的文檔存盤保存，如存為“畢業證模板.doc”，這樣一張中專畢業證模板就制作好了。

四、郵件合并

1.先打開畢業證模板文檔“畢業證模板.doc”，作為郵件合并時的主文檔，選擇“工具”菜單中的“信函與郵件（E）”命令，在彈出的子菜單中選擇“顯示郵件合并工具欄（T）”。

2.單擊“郵件合并工具欄”中的“打開數據源”按鈕，彈出“選取數據源”對話框，在“查找范圍”下，單擊下拉按鈕，選擇“畢業證書數據源.xls”作為數據源，單擊“打開”，在“選擇表格”對話框中單擊選擇該數據源上要合并的工作表名，單擊“確定”按鈕即可。

3.先將鼠標光標單擊插入到“畢業證模板.doc”文檔畢業證號（如10411500400045）號碼前，拖動選擇該號碼后，然后單擊“郵件與合并工具欄”中的“插入域”按鈕，打開“插入合并域”對話框，單擊“數據庫域”單選按鈕，在“域”下面單擊“畢業證號”，再單擊“插入”按鈕，最后單擊“關閉”按鈕；仿照上面操作，依次插入其他元素域（姓名、性別、現年、入學年度、專業、學制），這樣在“畢業證模板.doc”中就可以看到從“畢業證書數據源.xls”中插入的字段都被“《》”括起來，即顯示為《畢業證號》、《姓名》、《性別》、《現年》、《入學年度》、《專業》、《學制》。

4.單擊郵件合并工具欄上“合并到新文檔”按鈕，打開“合并到新文檔”對話框，選擇“全部”單選按鈕，單擊“確定”按鈕即完成郵件合并工作，生成全部學生的畢業證打印文檔，可以直接打印了。

當然，選擇合適的打印機也是比較關鍵的，像畢業證這樣的厚紙一般可以用能過厚紙的噴墨打印機或證卡專用打印機，不然容易出現卡紙現象，在打印的過程中，可以十份十份地進行打印，防止出現打印位置偏差過大等現象，及時調整，直到把所有畢業證打印完畢。

總之，Excel和Word郵件合并功能是一個非常有用的工具，正確地加以應用，必然能讓其在學校管理工作中發揮巨大作用，提高工作效率和質量。

參考文獻：

[1]毛應爽.Office辦公軟件同步實訓教程[M].北京：清華大學出版社，2010.

[2]張洪瀚.大學計算機基礎[M].北京：中國鐵道出版社，2008.