檔案信息資源管理中業(yè)務(wù)規(guī)則管理系統(tǒng)的運(yùn)用

摘 要：近年來，為了建設(shè)高效率、能夠輔助決策并且便于維護(hù)的檔案信息資源管理系統(tǒng)，就此，本文提出關(guān)于業(yè)務(wù)規(guī)則管理思想，以及管理技術(shù)在檔案信息資源管理系統(tǒng)的運(yùn)用和改進(jìn)，以此為依據(jù)來研發(fā)檔案信息資源管理中的業(yè)務(wù)規(guī)則管理系統(tǒng)。首先將提出現(xiàn)有的檔案信息資源，其次是管理系統(tǒng)中存在的問題，進(jìn)而解決了傳統(tǒng)意義上檔案信息管理系統(tǒng)的各個(gè)問題，由此設(shè)計(jì)出一個(gè)總體架構(gòu)，為檔案業(yè)務(wù)規(guī)則管理系統(tǒng)所運(yùn)用。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息資源管理 業(yè)務(wù)規(guī)則管理系統(tǒng)

中圖分類號(hào)：G270.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2013）07（c）-0217-01

隨著現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展以及辦公條件的逐步現(xiàn)代化，在當(dāng)今知識(shí)經(jīng)濟(jì)的新形勢(shì)下，開展檔案信息資源，有利于為社會(huì)各方面所服務(wù)。什么是檔案信息資源管理？檔案信息資源管理的意義：檔案是種特殊的信息資源，它可以為科學(xué)決策提供準(zhǔn)確、可靠、完整的依據(jù)，科學(xué)的決策不能離開檔案信息資源，同時(shí)，信息資源與決策之間存在著密不可分的內(nèi)在聯(lián)系，所以，檔案信息資源的內(nèi)在要求不斷提高。如今，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，競(jìng)爭激烈無比，想要在市場(chǎng)競(jìng)爭的環(huán)境中取得良好經(jīng)濟(jì)效益，就必須將檔案信息資源和市場(chǎng)現(xiàn)狀有機(jī)結(jié)合起來，由此才能夠做出合理、科學(xué)的決策。因此，我們要求檔案信息資源管理的現(xiàn)代化，并且要不斷地創(chuàng)新發(fā)展。

1 檔案信息資源管理系統(tǒng)

1.1 建立檔案信息管理系統(tǒng)

現(xiàn)代化是檔案信息資源管理的新目標(biāo)，首先，體現(xiàn)在管理手法、理論方面，檔案信息管理現(xiàn)代化必須以信息論、控制論、系統(tǒng)論作為基礎(chǔ)，結(jié)合現(xiàn)代的管理手段和技術(shù)方法才能得以實(shí)現(xiàn)。因此，要將檔案信息資源建立成一項(xiàng)管理系統(tǒng)，根據(jù)不同的管理模式和管理層次進(jìn)行管理，由多種不同的管理層次所構(gòu)成的子系統(tǒng)，才能使得各子系統(tǒng)的檔案工作安全運(yùn)行，以及保證所有檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定，各系統(tǒng)與子系統(tǒng)之間是相互制約、相互依賴的，所以，檔案管理系統(tǒng)具備統(tǒng)一、完整、相關(guān)等特性。

1.2 建立信息通道，保障信息通道的暢通

在檔案信息資源管理系統(tǒng)建成之后，我們必須應(yīng)用信息理論知識(shí)確保信息暢通，從而使得整個(gè)檔案信息資源管理系統(tǒng)正常地運(yùn)行，因此，信息通道是建立在子系統(tǒng)正常運(yùn)行的基礎(chǔ)之上的。集合各子系統(tǒng)所有的信息資源，歸納、整理、編制而成。所以，我們要求系統(tǒng)內(nèi)各子系統(tǒng)的信息資源的內(nèi)容和格式必須按規(guī)范來，統(tǒng)一整理，才能保障信息資源的暢通。同時(shí)，檔案信息資源在流通過程中要運(yùn)用到控制理論作為指導(dǎo)理論，并且及時(shí)對(duì)信息流通加以控制，來確保檔案信息資源系統(tǒng)的正常運(yùn)行。控制的目的，是保證信息資源的準(zhǔn)確和系統(tǒng)運(yùn)行正常，控制在日常信息資源管理的工作中，主要表現(xiàn)在信息資源管理制度化、規(guī)范化、程序化這三個(gè)方面，只有落實(shí)“三化”的方針，才能保障信息資源通道的暢通無阻。

2 檔案信息資源管理系統(tǒng)所存在的問題

2.1 沒有突破傳統(tǒng)管理模式的局限

雖然在檔案信息資源管理方面計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用日漸廣泛，但是仍然沒有完全突破傳統(tǒng)管理模式的局限。尤其是受到一些部門管理者管理思想的影響，很多檔案管理人員的工作都無法得到有效的落實(shí)，文件信息的歸檔工作無法順利開展，這些問題都是現(xiàn)今檔案信息資源管理發(fā)展的阻礙。也可以說，受到傳統(tǒng)檔案管理模式的殘留影響，對(duì)于現(xiàn)代檔案管理效率和質(zhì)量的提升仍然存在一個(gè)停滯的階段，需要持續(xù)不斷的努力。

2.2 檔案信息資源管理系統(tǒng)的有效使用期較短

為了有效的促進(jìn)檔案信息資源管理效率的提升，檔案部門把整個(gè)檔案信息資源管理系統(tǒng)包給IT公司，但是很快就發(fā)現(xiàn)并不如預(yù)期的好，并沒有取得如期的效果。而當(dāng)前的檔案管理工作的開展仍然處于快速發(fā)展的使其，在管理制度和管理方法等方面都不斷發(fā)生各種變化，這對(duì)于檔案信息資源管理系統(tǒng)所提出的要求也越來越高。但是業(yè)務(wù)規(guī)則卻是代碼的形式、留存于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。通常情況下，當(dāng)業(yè)務(wù)規(guī)則發(fā)生變化時(shí)，那么管理系統(tǒng)的相應(yīng)軟件和功能也要隨之發(fā)生變化，這也使得很多收集和調(diào)整工作無法適應(yīng)，導(dǎo)致關(guān)系系統(tǒng)有效性的持續(xù)時(shí)間收到影響。

2.3 檔案信息資源管理系統(tǒng)效率低

對(duì)于檔案信息資源管理系統(tǒng)來說，檔案部門的人員是主要的使用和操作者，他們對(duì)于系統(tǒng)的運(yùn)行以及規(guī)則等都必須要很了解，才能保證各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行。但是在實(shí)際工作中，由于很多信息都是以代碼的形式存在，系統(tǒng)不夠靈活，很多調(diào)整工作都必須要依靠IT人員來完成，這不僅影響了信息資源的管理效率，同時(shí)也增加了系統(tǒng)運(yùn)行和維護(hù)的成本。

3 檔案業(yè)務(wù)規(guī)則管理系統(tǒng)的應(yīng)用

3.1 業(yè)務(wù)規(guī)則集成開發(fā)環(huán)境

在檔案業(yè)務(wù)規(guī)則開發(fā)過程中，集成了編譯工具和規(guī)則編輯器，以此來實(shí)現(xiàn)信息管理系統(tǒng)的管理與部署工作。界面用戶則可以按照實(shí)際管理的需要，利用圖形的方式構(gòu)建模型和實(shí)施各項(xiàng)操作，這樣便能夠有效的促進(jìn)系統(tǒng)運(yùn)行規(guī)則檢查的有效性。同時(shí)，將編譯工具中用戶輸入的信息作為系統(tǒng)運(yùn)行規(guī)則引擎，也能增加系統(tǒng)的可造型。

3.2 檔案業(yè)務(wù)的對(duì)象模型

對(duì)象模型指的是一種業(yè)務(wù)對(duì)象，其主要是通過對(duì)檔案管理工作的業(yè)務(wù)進(jìn)行描述，從而完成記錄的過程，將每一項(xiàng)管理業(yè)務(wù)的名稱、屬性以及不同業(yè)務(wù)對(duì)象之間的關(guān)系進(jìn)行明確，以此來促進(jìn)檔案管理的有效性不斷提升。另外，業(yè)務(wù)對(duì)象模型的建立也能夠?yàn)闄n案管理系統(tǒng)提供更多可參考的詞匯，其中，大部分由檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)的分析員所設(shè)計(jì)，再通過系統(tǒng)開發(fā)員具體實(shí)現(xiàn)。

3.3 檔案業(yè)務(wù)規(guī)則語言

在面對(duì)不同的使用用戶時(shí)，在管理系統(tǒng)中所表現(xiàn)的語言表達(dá)形式之間也存在著一定的差異性。業(yè)務(wù)規(guī)劃管理系統(tǒng)對(duì)于IT人員和檔案部門人員也分別設(shè)計(jì)了不同的語言系統(tǒng)，而所有的語言系統(tǒng)都將被轉(zhuǎn)化為規(guī)則引擎中的執(zhí)行代碼。另一方面，因?yàn)槭炀殭n案業(yè)務(wù)規(guī)則的業(yè)務(wù)人員在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)編程方面大多較為薄弱，所以必須要通過自然語言實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)管理的薄弱，但是使用中文進(jìn)行信息處理仍然是很難實(shí)現(xiàn)的。所以必須要對(duì)規(guī)劃管理系統(tǒng)的語言使用進(jìn)行必要的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，從而保證系統(tǒng)的有效運(yùn)行。

3.4 檔案業(yè)務(wù)的規(guī)則引擎

檔案業(yè)務(wù)規(guī)則引擎是一種執(zhí)行檔案業(yè)務(wù)規(guī)則的軟件，在其嵌入過程中，處于檔案業(yè)務(wù)規(guī)則系統(tǒng)中的核心地位。開發(fā)系統(tǒng)的人員在程序使用過程中，基本的步驟應(yīng)為：創(chuàng)建引擎對(duì)象，在引擎中加載或更換規(guī)則集，再向引擎提交需規(guī)則集處理的對(duì)象數(shù)據(jù)，最后命令引擎執(zhí)行，導(dǎo)出執(zhí)行結(jié)果，撤出之前處理的數(shù)據(jù)記錄。

4 結(jié)語

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息資源管理的效率也將受到越來越多的重視，業(yè)務(wù)規(guī)則管理系統(tǒng)的應(yīng)用已經(jīng)成為了一種必然的趨勢(shì)，對(duì)此，我們必須要有針對(duì)性的進(jìn)行改進(jìn)與完善，才能促進(jìn)業(yè)務(wù)規(guī)則管理系統(tǒng)的有效運(yùn)用，從而促進(jìn)檔案信息資源管理效率的持續(xù)增長。

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