事業(yè)單位檔案管理問題及對策研究

[摘 要]事業(yè)單位發(fā)展更加迅速，通過各種招考進(jìn)入事業(yè)單位的人才也越來越多，但是，檔案管理好像成為人們并不怎么關(guān)注的部門和職位，隨著社會的發(fā)展，檔案管理在事業(yè)單位的進(jìn)步中顯得越來越格格不入。我們將探討事業(yè)單位在檔案管理中存在的不足，并針對這些不足和發(fā)展現(xiàn)狀提出一些有效的辦法幫助解決這些問題，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的制度化和科學(xué)化發(fā)展進(jìn)程。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；檔案管理

[中圖分類號]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2013）03 — 0066 — 02

事業(yè)單位在日益發(fā)展中，體系制度、人才任用都向著更加健全全面的方向進(jìn)步，但是唯有檔案管理似乎在幾年內(nèi)都很少明顯的變動，很多人認(rèn)為檔案管理工作簡單、創(chuàng)新性小，所以事業(yè)單位本身也沒有投入太多的精力在檔案管理方面進(jìn)行改革，但是我們不難發(fā)現(xiàn)近年來事業(yè)單位的檔案管理問題層出不窮，而且很多問題都是歷史遺留的，一直沒有改進(jìn)，所以檔案管理一直沒有進(jìn)步，也沒有好的發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理的范圍

第一部分是行政檔案管理。這一部分檔案中涉及到上級下發(fā)的文件，本單位發(fā)出的文件，各部門的工作計(jì)劃、總結(jié)等，還有一些信函、會議記錄等，這一部分的檔案屬于行政范圍，是事業(yè)單位行政工作的主要內(nèi)容。對于上級的檔案文件一般會下發(fā)給部門進(jìn)行學(xué)習(xí)貫徹，比如針對十八大的召開，開展一些關(guān)于學(xué)習(xí)十八大精神的演講比賽或者相關(guān)活動的通知等都屬于上級文件；本單位的文件比如說針對上級文件我們單位自己將要組織什么樣的對應(yīng)活動，或者為了提高單位工作人員的素質(zhì)，促進(jìn)工作更好地開展，單位進(jìn)行一些諸如演講之類的比賽，這都是本單位的一些行政檔案。工作計(jì)劃或者總結(jié)之類的內(nèi)容是總體衡量一個(gè)部門、一段時(shí)間工作得失的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，各單位根據(jù)自己的不同情況不定時(shí)間的要求部門編寫工作總結(jié)或者針對前一陣的部門發(fā)展撰寫下一階段的工作計(jì)劃，這是讓部門工作不斷完善、不斷進(jìn)步的一種方式，也是我們事業(yè)單位行政檔案的一部分，還有一些信函會議記錄，這都是對單位發(fā)展的一種監(jiān)測監(jiān)督。

第二部分是人事檔案管理。這里面的內(nèi)容是每一個(gè)在編人員的全部檔案，包括在編人員的基本信息，在編人員受到獎勵(lì)處分等信息。人事檔案是對每個(gè)人來說最重要的物品，個(gè)人要晉職稱、轉(zhuǎn)調(diào)或者一些行動都需要個(gè)人檔案作為支撐。如果沒有個(gè)人檔案，或者經(jīng)查有不屬實(shí)的地方，這些行為都將視為無效，所以個(gè)人檔案也受到每個(gè)人最大程度的重視，以至于很多時(shí)候當(dāng)我們說起檔案，一部分人僅認(rèn)為是個(gè)人檔案。

第三部分是財(cái)務(wù)檔案管理。事業(yè)單位不同于行政單位，所以財(cái)務(wù)管理檔案也與行政單位有著很大的差別，財(cái)務(wù)檔案中包含有日常的財(cái)務(wù)支出憑證，每一次財(cái)務(wù)支出的目的、用途、金額等內(nèi)容都要做好全面的記錄，也要有相關(guān)的發(fā)票等作為支出用途的依據(jù)；還有各種財(cái)政收入，每一筆款項(xiàng)從何而來都要做好詳細(xì)記錄；對年度預(yù)算、預(yù)算調(diào)整、決算等工作做好存檔，是下一階段開展財(cái)務(wù)總結(jié)預(yù)算工作的依據(jù)；年度季度的財(cái)務(wù)分析報(bào)告也是財(cái)務(wù)檔案的重要內(nèi)容，通過財(cái)務(wù)分析了解財(cái)務(wù)使用效率，還有諸如繳納的各種社會費(fèi)用、收支的立項(xiàng)計(jì)劃和執(zhí)行情況等，總之，單位的一切財(cái)務(wù)支出由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行的整理分析都是事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案。

第四部分是業(yè)務(wù)檔案。這里主要內(nèi)容就是業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)考核、業(yè)務(wù)會議記錄等內(nèi)容，像現(xiàn)在每年都會進(jìn)行的事業(yè)單位招考就屬于業(yè)務(wù)范圍，考試所使用的大綱、教材、參考資料等都是業(yè)務(wù)檔案，還有單位組織進(jìn)行的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，因業(yè)務(wù)需要采購的圖書雜志等這些資料、材料都是業(yè)務(wù)檔案管理的重要內(nèi)容，這些屬于業(yè)務(wù)范疇的工作內(nèi)容，有關(guān)資料的記錄就是以后類似工作的一個(gè)依據(jù)參照，所以這類資料同樣屬于檔案管理的內(nèi)容。

二、事業(yè)單位檔案管理問題

首先，檔案管理混論，沒有形成有效合理的管理方案。檔案作為一個(gè)人最為重要的證明，很多單位對其重要性并沒有認(rèn)識到。很多事業(yè)單位檔案管理混亂，比如說我們現(xiàn)在每年都會有地方的事業(yè)單位招考，這時(shí)候大批的人才被招進(jìn)事業(yè)單位，但是問題在于很多單位并沒有及時(shí)地進(jìn)行檔案整理存檔。在一些大的單位這種現(xiàn)象還稍微好一些，對招進(jìn)的人才能夠及時(shí)了解調(diào)查，然后把檔案整理歸類存檔；一些小的單位或者地區(qū)比較偏遠(yuǎn)的單位，這樣的存檔管理就比較懈怠，混亂的情況也就時(shí)常存在。

其次，檔案管理員素質(zhì)不高，缺少專門的檔案管理專員。檔案管理看似簡單，其實(shí)蘊(yùn)含著豐富的學(xué)問，但是現(xiàn)在我們看來，很多的事業(yè)單位沒有專門從事檔案管理的專員，在進(jìn)行事業(yè)單位考試的時(shí)候檔案管理員一欄的專業(yè)限制很多都是不限，而且大多數(shù)事業(yè)單位沒有意識到應(yīng)該派專門人員從事檔案管理，更有甚者很多單位派一些退居二線年齡較大的人員從事檔案管理，所以很多情況下事業(yè)單位的檔案管理人員素質(zhì)較低，缺少專業(yè)性。

第三，事業(yè)單位檔案管理制度落后，并且缺少科學(xué)性和技術(shù)性。現(xiàn)在單位發(fā)展注重效益，辦公室、財(cái)務(wù)部才是主要的改革發(fā)展部門，大部分單位都忽視了檔案管理部門的制度改革。一般人會認(rèn)為，檔案管理就是簡單的存檔調(diào)動，但是檔案管理的過程步驟卻是非常重要、周全的，一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯(cuò)誤就有可能讓檔案不翼而飛，給個(gè)人造成極大的損失。另外，檔案管理信息化差、科技性差，科學(xué)技術(shù)在各行業(yè)都有應(yīng)用，但是在事業(yè)單位的管理部門卻沒有很好地利用起來，檔案入網(wǎng)、跟隨記錄這些都沒有做到位，所以龐雜的檔案也就得過且過地管理著，沒有形成很好的制度體系。

第四，對檔案管理的重要性沒有認(rèn)識到位，思想態(tài)度懈怠。檔案分為很多不同的類型，事業(yè)單位檔案管理的范圍也比較廣泛。從宏觀來說，涉及到國家政府部門的文件方針；從微觀來說，有各自單位的文件和人事檔案。國家政策方針關(guān)系到國家發(fā)展前途的策略，雖然有一些不是絕密文件，但是重要性一樣不能小看。就個(gè)人來說，每個(gè)人的檔案就是自己人生經(jīng)歷的一個(gè)證明，如果這個(gè)證明出了問題后果將不堪設(shè)想。不論從哪個(gè)角度來說，檔案有著其他文件所不具有的重要性和不可替代性，但是很多的單位并沒與對此有所重視。筆者認(rèn)為態(tài)度決定一切，正是因?yàn)閱挝恢袥]有人足夠地重視檔案的重要性，所以檔案管理才會一直比較松散，制度化、信息化一直得不到落實(shí)，這樣就使得檔案工作長期處在被忽略的狀態(tài)下，工作人員也是應(yīng)付了事，長此以往檔案管理就會陷入混亂，文件丟失、秘密外泄，這樣不可想象的嚴(yán)重后果總有一天也會接踵而至。

三、如何促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的更好發(fā)展

（一）加強(qiáng)制度化管理，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的有序發(fā)展

“檔案管理是整個(gè)行政事業(yè)單位協(xié)調(diào)、有序、高效運(yùn)行的有效保證。”〔1〕制度是任何單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的保障之一，沒有規(guī)矩不成方圓；同樣的，要保證檔案管理的有序進(jìn)行也必須進(jìn)行一些制度化的管理控制。首先，對在職人員的檔案管理應(yīng)該認(rèn)真整理，按照單位的要求根據(jù)不同的類別分類整理，方便以后查找，對于一些新進(jìn)人員的檔案應(yīng)該及時(shí)記錄，對于一些將要退休人員的檔案應(yīng)該按照程序整理歸類。其次，對于一些轉(zhuǎn)調(diào)人員的檔案，應(yīng)該制定嚴(yán)格的提取檔案，轉(zhuǎn)走檔案的轉(zhuǎn)接制度，保證檔案在轉(zhuǎn)接過程中沒有中間漏洞，不會因?yàn)橹虚g環(huán)節(jié)沒有監(jiān)管到造成檔案的遺失。檔案整理應(yīng)該按照編號分類放好，對于一些借出的檔案應(yīng)該記錄清楚，對借出時(shí)間、歸還時(shí)間做出整體細(xì)致的記錄，歸還后應(yīng)該按照原來的分類檢查清楚后放回原處。檔案歸還時(shí)應(yīng)該檢查好檔案內(nèi)容，對于一些私自涂改方案的行為必須追究法律責(zé)任，用嚴(yán)密的管理制度和嚴(yán)格的法律規(guī)范，規(guī)范檔案管理行為。

（二）提高檔案管理人員素質(zhì)，提高檔案管理質(zhì)量

管理人員的素質(zhì)是檔案管理好壞的重要決定因素，如果一個(gè)單位派遣專門的人員管理檔案，加上完善的制度，檔案管理自然也就成為單位上下重視的問題之一。在招聘的時(shí)候，事業(yè)單位應(yīng)該注意檔案專門人才的招聘，只有用專門人才才能保證檔案管理的專業(yè)化；另外，單位人員在安排崗位時(shí)，要認(rèn)識到檔案管理的職位不是隨便一個(gè)人就可以勝任的，要選擇接受能力強(qiáng)、邏輯能力強(qiáng)的人管理，只有這樣才能保證檔案管理的有序運(yùn)行。比如說，檔案一般是紙質(zhì)的形式存在于檔案館內(nèi)，我們在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候要注意室溫、防潮、防蟲，這些工作都應(yīng)該由專業(yè)人員從事，明確了解用量、用度保證檔案的質(zhì)量和安全；如果用一般人員從事檔案管理，很有可能會忽視這些情況，造成檔案損失，因此提升檔案管理員的素質(zhì)是十分必要的。

（三）增強(qiáng)檔案管理的科技性，讓檔案管理與現(xiàn)代科技接軌

“計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛運(yùn)用使檔案信息管理逐漸邁入了現(xiàn)代化管理的殿堂，也為檔案信息管理的完善和發(fā)展創(chuàng)造了契機(jī)。”我們應(yīng)該注意讓事業(yè)單位的檔案管理入網(wǎng)，并且單位之間可以結(jié)成全部事業(yè)單位的整體檔案網(wǎng)絡(luò)，這樣也可以避免一旦檔案遺失造成的一切工作不能運(yùn)行的問題，也讓檔案有一個(gè)備份，這樣也可以方便單位之間的人事調(diào)動檔案轉(zhuǎn)接。類似條碼掃描、影像掃描之類的儀器設(shè)備都可以根據(jù)實(shí)際應(yīng)用在檔案管理中，為檔案管理提供健全的設(shè)備儀器，方便檔案管理也增加管理的科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性。比如，現(xiàn)在很多企業(yè)投資讓云技術(shù)進(jìn)入檔案管理領(lǐng)域，為檔案管理提供了一種新的管理方式，大大提高了檔案管理的科學(xué)性和效率，這為我們檔案管理提供了一個(gè)新的借鑒，科技進(jìn)入檔案管理是一個(gè)發(fā)展趨勢，只有把科技與檔案管理良好的結(jié)合才能促進(jìn)檔案管理的優(yōu)質(zhì)發(fā)展。

（四）提高思想意識，重視檔案管理

各事業(yè)單位尤其是單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該做好帶頭表率作用，重視檔案管理工作，把檔案管理作為日常管理的重要一環(huán)，尤其是一些重要檔案的管理要納入日常的工作議題中。在辦公會議上，應(yīng)該適時(shí)對檔案管理的方式方法、遇到的問題等內(nèi)容進(jìn)行討論，共同解決問題研究方案，把單位的檔案管理工作放在與其他工作平行的位置上。可以成立專門的檔案管理負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)班子，定期對檔案室的有關(guān)情況進(jìn)行調(diào)查了解，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。對于提高管理的一些可行性方案，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給與足夠的支持與肯定，加強(qiáng)檔案室硬件管理，定期對檔案管理工作作出考核評定，在全單位樹立起重視檔案管理的意識和作風(fēng)。

我們通過上文的分析，首先找到了檔案管理存在的一些問題，這些問題并不是太大的問題，但是時(shí)間太久又遲遲沒有改進(jìn)所以改變起來會有一些阻礙，但是我們根據(jù)這些情況提出了建議措施。如果事業(yè)單位能夠進(jìn)行一番大刀闊斧的改革，事業(yè)單位的檔案管理會有一次大的進(jìn)步，也可以為以后的檔案管理發(fā)展提供更好的環(huán)境和基礎(chǔ)。

〔參 考 文 獻(xiàn)〕

〔1〕安曉莉.試論事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展〔J〕.現(xiàn)代商業(yè)，2011，（18）.

〔2〕史毓，王愛珍.事業(yè)單位人事檔案的信息化管理〔J〕.現(xiàn)代營銷：學(xué)苑版， 2011，（06）.

〔3〕程巧玲.事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策分析〔J〕.科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2011，（20）.

〔4〕楊虹.論事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用〔J〕.科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)， 2011，（04）.

〔5〕張兵.淺析事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及創(chuàng)新對策〔J〕.才智，2011，（18）.

〔責(zé)任編輯：陳玉榮〕