談基層單位檔案管理中的問題及對策

[摘 要]檔案是國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，有著重要的參考作用和憑證作用。檔案管理是檔案部門對檔案試題進行管理并提供服務(wù)等各項工作的總稱，是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。針對基層單位檔案管理中存在著缺乏領(lǐng)導(dǎo)重視、檔案意識薄弱、管理條件落后等一系列的問題，提出了實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化的可行對策。

[關(guān)鍵詞]基層單位；檔案管理

[中圖分類號]G271 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2013）03 — 0073 — 02

一、引言

基層單位檔案是基層組織工作活動的真實記錄，是基層單位不可再生的寶貴財富，檔案涉及的范圍廣泛，具有豐富的內(nèi)容，是翔實可靠的憑證，較之其他信息，具有自身非常大的優(yōu)勢。隨著我國社會經(jīng)濟的發(fā)展，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐漸走進人們的工作生活，我國的檔案管理在取得發(fā)展的同時，也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。我國傳統(tǒng)的檔案管理是以檔案實體的保管和利用為重心，社會的發(fā)展使檔案的管理逐步走向以檔案信息存儲和利用為重心，走向規(guī)范化和信息化。但是當(dāng)前的檔案管理中也存在一些問題，筆者就如何完善基層單位檔案管理的工作提出了一些建議。

二、基層單位檔案管理中出現(xiàn)的問題

1.基層檔案意識淡薄

檔案意識是管理人員對于檔案及其工作等這些客觀情況的一種認(rèn)知程度，某些單位的領(lǐng)導(dǎo)對于這些方面的工作缺乏全面的認(rèn)識，忽視了檔案本身具有的重要作用，檔案的工作被排擠到邊緣的位置，認(rèn)為檔案的工作只要不出問題就可以了，這種模糊的認(rèn)識存在于一些領(lǐng)導(dǎo)的頭腦中，因此造成在工作中檔案工作得不到重視，以致于有些管理人員不了解檔案本身的寶貴歷史財富，在工作中，流于形式，不重視檔案的積累和保護，更有甚者不知“何為檔案”，混淆了“檔案”與“文件”的概念，忽視了文件和檔案的本質(zhì)區(qū)別。有些單位還存在著檔案流失的現(xiàn)象，直接影響到基層單位的生存和發(fā)展。正是由于觀念的淡薄，造成檔案的管理處于散亂的狀態(tài)。

2.檔案管理人員不穩(wěn)定，素質(zhì)參差不齊，管理不規(guī)范

有些基層單位的檔案管理人員中兼職的現(xiàn)象普遍，有的一人兼數(shù)職，疲于應(yīng)付日常的事情，無心從事檔案管理工作。這些人員流動性比較頻繁，造成了很多人員對于檔案管理方面的業(yè)務(wù)一知半解，直接影響了檔案管理的持續(xù)性和穩(wěn)定性。許多人員沒有接受過培訓(xùn)，在專業(yè)素質(zhì)、文化程度等方面存在較大的差異，專業(yè)出身的管理人員較少，知識結(jié)構(gòu)不合理，思想觀念和管理水品不能跟上時代的發(fā)展，這些管理人員的素質(zhì)嚴(yán)重影響了檔案管理水平，以致于某些文件不能得到及時整理，造成檔案的流失，這是巨大的文獻資料損失。

3.檔案管理的投入不足

由于受到各方面的限制，基層單位對于檔案工作不是太重視，因此，對于這方面的投入也是有限的，造成在技術(shù)和管理上往往都比較落后。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等逐漸在一些大檔案的管理中得到運用，但是基層單位運用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的比較少，還停留在手工收集、檢索的階段，檔案的信息量較小，檔案的利用和開發(fā)不夠。

4.基層單位的檔案開發(fā)不足

當(dāng)前，很多基層單位檔案部門的內(nèi)部管理自成體系，相互之間沒有積極地溝通和聯(lián)系，使得各部門間較為封閉，一些館藏的信息很難實現(xiàn)資源的共享，造成了“各自為政”的尷尬局面，檔案管理的信息功效沒有充分發(fā)揮，檔案的管理效率和利用的效果不足，這是當(dāng)前一個亟待解決的問題。

5.聲像檔案的管理亟待完善

聲像檔案有很強的時效性和特殊的歸檔要求，這種獨特的特點使得它們在存檔時也要制定相適應(yīng)的措施，比如一些影像和照片的資料，需要及時添加文字說明，這對于以后的存檔具有非常重要的作用。如果沒有能夠及時添加，日后攝影的當(dāng)事人也很難追憶。同時聲像檔案不同于一般的文字檔案，聲像檔案的管理明顯落后于檔案工作的整體水平。多數(shù)基層單位由于受到條件的限制，在保存聲像檔案上也存在一些問題，很少具備保存聲像檔案的條件。聲像檔案存在著保管條件差、管理混亂的問題，最為突出的問題在于當(dāng)前基層單位的檔案庫無法滿足工作的需要，直接影響了聲像檔案的保管和利用。

三、應(yīng)對措施

1.提高檔案管理的意識，增強組織領(lǐng)導(dǎo)

檔案管理是一項基礎(chǔ)性的工作，不能夠直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，因此，檔案工作往往得不到重視，一些基層單位的檔案管理人員和領(lǐng)導(dǎo)將工作的重心放在現(xiàn)實工作中，不重視檔案資料的積累和檔案管理的基礎(chǔ)工作，造成管理工作的混亂。針對這樣的問題，應(yīng)該提高相關(guān)人員的檔案意識，使他們認(rèn)識到檔案的重要性，這是做好檔案管理工作的前提。為了使他們意識到檔案是企業(yè)的寶貴財富，是不可再生和替代的信息資源，可以讓他們學(xué)習(xí)檔案法律、法規(guī)和相關(guān)的管理規(guī)定，提高管理人員的意識和綜合素質(zhì)。同時重視對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作是開展檔案管理工作的關(guān)鍵，只有引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能夠協(xié)調(diào)好各個部門之間的協(xié)作，一些制度建設(shè)才能夠真正落實，為開展檔案工作打下堅實的基礎(chǔ)。作為檔案管理人員，也要積極要領(lǐng)導(dǎo)匯報相關(guān)工作的開展情況，及時反映工作中出現(xiàn)的問題，爭取得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，方便解決在檔案工作中出現(xiàn)的難點問題。

2.保持管理人員的穩(wěn)定性，提高綜合素質(zhì)

如前所述檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，造成了在檔案管理工作中出現(xiàn)了許多問題，這是檔案工作能否開展的關(guān)鍵。檔案工作需要高強度的專業(yè)型，同時它還具有較強的實踐性和操作性，只有扎扎實實做好本職工作，才能夠取得較好的成績，這也就決定了必須加強和提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。第一，提高他們的工作意識，培養(yǎng)良好的素質(zhì)，調(diào)動他們的積極性和自覺性。第二，參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，根據(jù)基層單位檔案工作的實際情況，在工作中注重實用性，采取多種多樣的培訓(xùn)方法，并根據(jù)每個人的實際情況“因材施教”。由于檔案工作是一項業(yè)務(wù)性和管理服務(wù)性特別強的工作，這對于從事檔案工作的人員來說，既要有很強的業(yè)務(wù)功底，還有具有較強的管理能力和服務(wù)意識。因此學(xué)習(xí)不能僅僅停留在本單位，要實施“走出去”的學(xué)習(xí)戰(zhàn)略，將部分參訓(xùn)人員送出去參加各種專業(yè)的培訓(xùn)班，提高他們的檔案專業(yè)素養(yǎng)；同時，可以把同行業(yè)中比較優(yōu)秀的人員請到本單位進行集中培訓(xùn)，通過各種各樣的學(xué)習(xí)培訓(xùn)會和溝通交流機會，提高管理人員的素質(zhì)，對于順利開展檔案管理工作具有積極的作用。

3.完善基層單位檔案管理的軟硬件建設(shè)

根據(jù)單位的實際情況，增強部門對于檔案管理的財政支持，實現(xiàn)檔案開發(fā)和檔案管理的電子化和信息化。檔案部門要積極參與信息化建設(shè)，檔案管理要應(yīng)用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這些新技術(shù)的應(yīng)用領(lǐng)域主要涉及到以下幾個方面：檔案整編、檢索、統(tǒng)計和借閱。可以從以下幾個方面著手：第一，利用計算機編制檔案檢索工具；第二，利用計算機進行檔案檢索；第三，利用計算機登記各種數(shù)據(jù)。在檔案的管理中利用計算機、光盤掃描、縮微等設(shè)備進行管理，可以有效地發(fā)揮其信息作用，同時注重改善檔案保管的保護條件，要具備“三鐵八防”的要求，做到檔案保管的安全統(tǒng)一，整齊規(guī)范。

4.提高檔案利用的效率

作為檔案部門最主要就是為用戶提供相關(guān)檔案資料的服務(wù)，提供準(zhǔn)確的信息是最基本的業(yè)務(wù)要求。因此，基層檔案部門必須將最基本的服務(wù)做好。檔案的管理就要打破傳統(tǒng)的模式，創(chuàng)新管理的環(huán)境，營造開放的工作氛25960a736215c16d5ecb611e211739d3圍，獲取多渠道的信息，同時要重視本行業(yè)之間的溝通交流，搭建與其他檔案部門之間的橋梁，多多向本行業(yè)的優(yōu)秀部門學(xué)習(xí)，借此提高自己。除此之外，還要向社會開放檔案的信息，提高公眾對于信息共享的參與率，加強宣傳，提高服務(wù)。

5.檔案管理機制的轉(zhuǎn)變

檔案管理要適應(yīng)社會發(fā)展的需求，這不僅體現(xiàn)在對于一些聲像檔案的保存上，還體現(xiàn)在管理機制的轉(zhuǎn)變上。對于那些比較特殊的聲像檔案，應(yīng)該采取必要的措施，設(shè)定相關(guān)的責(zé)任人直接管理聲像資料，同時在單位的主要庫房里，單獨設(shè)立聲像資料室，便于查找。對于剛剛收集的聲像資料要及時記錄、及時保存，這樣才不會使資料遺失，保持資料的原始真實狀態(tài)。

在檔案的管理機制上，要不斷更新檔案管理手段，不斷提高管理水平，建立與之相應(yīng)的檔案管理體系，將不同載體的檔案進行統(tǒng)一管理，使檔案管理與各項工作的開展同時進行。健全檔案管理的一系列規(guī)章制度是檔案管理的關(guān)鍵，要建立科學(xué)合理的管理機制可以從以下幾方面著手：第一，規(guī)章制度要科學(xué)合理。必須要符合本單位的特點和檔案管理的實際情況，這是基層單位檔案管理的發(fā)展需要。第二，規(guī)章制度要具有約束的雙向性。這些制度不僅僅要約束職工，還要約束領(lǐng)導(dǎo)，因為領(lǐng)導(dǎo)的言行直接關(guān)系著這些制度的順利執(zhí)行，不能夠違反規(guī)章制度，而職工則是這些制度的主要約束對象。第三，規(guī)章制度要簡明。一系列規(guī)章制度的實施要具有極強的可操作性，它的建立要以方便使用、可操作性強為目標(biāo)，這可以更好地發(fā)展規(guī)章制度的指導(dǎo)作用，對于管理的順利實施具有推動作用。第四，保持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。作為檔案部門，其既是規(guī)章制度的執(zhí)行部門又是規(guī)章制度的主管部門，在這些規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要嚴(yán)格執(zhí)行，絕不能夠“徇私枉法”，要體現(xiàn)制度執(zhí)行的權(quán)威性。在管理的過程中，要重視檔案管理的創(chuàng)新，一是思想觀念的創(chuàng)新，對管理工作有全新深刻的認(rèn)識；二是加強服務(wù)創(chuàng)新，除了傳統(tǒng)的接待查詢以外，還要為用戶提供在線咨詢等，這是服務(wù)創(chuàng)新的一個亮點。

6.依法治檔

作為基層單位的檔案部門，要認(rèn)識到法律法規(guī)在管理檔案中的重要性。檔案管理人員要認(rèn)真貫徹《檔案法》等法律法規(guī)，貫徹落實各項規(guī)章制度，依法管檔，從而確保檔案的完整性和安全性。在檔案的提供和管理環(huán)節(jié)中，要嚴(yán)格執(zhí)行檔案法律法規(guī)，同時繼續(xù)完善檔案工作責(zé)任追究制度，做到查閱、借閱檔案有登記，提供準(zhǔn)確，避免造成檔案泄密、涂改等違法行為。

〔參 考 文 獻〕

〔1〕周晶，張一楠.淺談如何推進檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化管理〔J〕.林業(yè)科技情報，2008，（03）.

〔2〕田東.淺談如何做好基層單位檔案管理工作〔J〕.黑龍江檔案，2011，（02）.

〔3〕秦愛華.淺議檔案管理現(xiàn)代化問題〔J〕.檔案管理，2012，（03）.

〔4〕馮慧珍，張輯哲.檔案學(xué)概論〔M〕.北京：中國人民大學(xué)出版社，2006.

〔責(zé)任編輯：陳玉榮〕