信息化對圖書館和檔案館管理模式影響比較

圖書與檔案都是人們使用文字、圖畫或其他符號來記錄歷史、表達思想、傳播或保存信息而形成的文獻型信息資源。古代的時候，圖書與檔案的差別不大，到了近代，作為兩個體系各自發展。20世紀末，互聯網技術的普及和信息技術的高速發展推動著檔案館、圖書館的文獻數字化的進程。雖然，檔案館與圖書館同宗同源，但是，信息化對檔案館和圖書館管理模式的影響卻不盡相同。

1 圖書館和檔案館管理模式二者不同之處

首先，檔案館和圖書館都強調開放性原則。但是，由于檔案信息資源與圖書館信息資源的特點是不同的，因此，二者在開放程度上存有差異。圖書館中的一切資源，基本上全部對用戶開放。但是，檔案館要根據檔案的保密原則來制定檔案館的開放原則，對檔案信息數字化建設必須遵守保密原則。其次，從服務對象來看，圖書館的服務對象比較寬泛，面向社會全體成員，而檔案館的服務對象取決于檔案文獻的涉密權限。因此，檔案網絡必須對用戶進行嚴格的鑒定以提供相應的服務信息。最后，從服務方式來看，圖書館儲藏著各種文獻信息資源，任何人都可以找到自己感興趣的圖書，圖書館可以滿足讀者的各式需求。檔案是社會活動的原始記錄，所記錄歷史以供后來者查考。檔案利用以很強的需求為目標，用戶必須有實際用途才能利用檔案。自由使用的檔案信息只能為開放的檔案，必須驗證身份后方可使用。因此，檔案館在滿足用戶需求方面明顯低于圖書館。

2 圖書館和檔案館管理模式二者的相同之處

2.1 管理上的相同。首先，在技術方面，圖書館、檔案館個性化信息服務所需的支撐技術已經日臻成熟，如，數據庫技術、網頁動態生成技術及數據推送技術等。其次，在思想認識上，把檔案工作、圖書工作的重點調整到一切為了用戶服務上來。筆者認為，基本上可以通過以下三方面來實現：第一，編制多層次、多類型的目錄檢索工具，便于查找圖書信息、檔案信息的數字化檔案。第二，盡量取消開放檔案的身份認證，這樣，用戶不管有無需求目的都可以隨時查閱利用。第三，加大開放檔案的力度。要正確認識和處理開放與保密之間的關系，及時審查調整檔案的密級，積極開放一切應開放的檔案。第四，在管理方面，我們通常所指的安全管理主要包括用戶使用管理和系統安全管理兩方面，其中，用戶使用管理主要包括身份認證和使用授權，根本目的是保證只有合法用戶才能獲得相應的個性化服務和獲取信息。身份認證一般采用電子證書方式確認用戶身份，并通過授權服務器進行授權。還有一些特殊的情況，如用戶在未退出系統時離開了計算機，系統也能確保用戶的信息安全。最后，人員隊伍對二者的信息化建設亦是非常重要。對現有人員進行嚴格的資格審查和業務考核，還要重視對現有工作人員的業務培訓，促進其提高業務水平和工作能力，以便更好地適應圖書館與檔案館的建設和發展需要。還有一點，就是規范化的管理。圖書館和檔案館的個性化服務是需要規范化的，規范化的服務一般是指對服務系統中所涉及的各個要素，如人員、信息資源、技術方法、服務質量、業務流程等做出統一的規定，制定與之相應的標準或規范，最終實現開放、互聯與共享，以便提高服務效率。

2.2 制度創新上的相同。首先，人事制度是圖書館、檔案館人力資源的保證。從目前來看，營造良好的內外部環境，引入人文精神，尋求強大的精神動力是圖書館、檔案館突破人事制度創新的瓶頸。圖書館、檔案館人事管理制度應體現以人為本的人事思想，體現美好與和諧的人文關懷，以激發圖書館和檔案館館員的工作積極性和創造性。其次，管理手段方面，圖書館、檔案館作為知識、信息和資料的搜集、整理、存儲、傳播的重要基地，也成為知識創新的重要基礎。運用計算機多媒體技術、網絡通信技術，為用戶提供跨地域、超時間的信息虛擬化服務，最終實現信息資源虛擬化和檢索的智能化。再次，業務流程重組和組織結構方面，管理創新方面，可以借鑒企業過程再造管理的管理技術和管理方法，對圖書館、檔案館的業務流程進行整合和再造，以帶動組織結構和管理模式的創新。 最后，服務方式方面，從“書本位”逐漸向“人本位”的轉移。網絡時代對無限的、雜亂的資訊需要經過整合，將有序的信息給讀者。不同的讀者對于信息的需求不同，現代圖書館、檔案館的服務在滿足讀者一般需求的同時，應設法解答每一位讀者的各種問題。

（作者單位：開封大學圖書館 來稿日期：2013-04-15）