醫院科技檔案管理分析

1 醫院科技檔案管理存在的問題

1.1 技術檔案的不完善、不規范、不準確。由于制度不健全，在某些科研活動中，醫務人員不注意積累科技文件材料，更沒有監督措施，使檔案形成不齊全、不完善、不準確。甚至只保存了最終的呈報、審批及獎勵材料，而原始的記錄、實驗數據等材料都沒有。

1.2 檔案意識不強。有些醫務人員缺乏檔案意識，有的甚至根本不知道什么是檔案，致使絕大多數科技文件材料在現實工作中外流，甚至丟失、損壞。

1.3 少數醫務人員不愿將科技文件材料歸檔?？萍嘉募牧系男纬捎涊d著醫務人員的勞動成果，有一定的價值和使用價值，立卷歸檔后有利于開發和利用。但是仍有一部分人不愿歸檔，一是怕交的文件材料不合格，重抄，太麻煩；二是認為留在自己手里用起來比較方便安全，怕有些文件歸檔后就查不到了；三是確有少數人思想保守，把知識私有化，更有甚者用假材料假數據歸檔。

1.4 行文制度不健全，立卷機制不靈活。有些業務科室在某項科研完成后，不經醫教科或檔案管理部門處理，就向上級部門呈報，不留底稿，不存檔，造成歸檔的文件中只有審批材料。在立卷零散文件材料的收集機制不完善。

1.5 沒有專職的檔案管理人員。

2 做好醫院科技檔案管理工作的對策

2.1 增強檔案意識，重視檔案工作。領導重視是做好科技檔案工作的前提?？萍紮n案是醫院重要的信息資源。醫院領導應把檔案工作擺在適當的位置上，關心檔案建設，支持檔案工作，并向全院職工宣傳檔案工作的意義、目的，提高其認識，增強其協助檔案部門做好檔案收集工作的自覺性。

2.2 把醫院科技文件材料的形成、積累和歸檔納入各項管理和制度中。一是納入醫療工作程序中，例如：某項醫療科研活動，要按照醫療科研的工作程序，明確規定醫療科研準備階段、研究階段、鑒定階段、上報獎勵階段以及推廣應用階段各自應形成和積累哪些文件材料。二是納入醫療工作計劃管理中，每項醫療科研工作在計劃階段，都要相應地把有關文件材料的形成、積累列入計劃之中，與科研任務同時下達，同時完成。三是納入有關人員的責任制中，以強化有關人員的責任感。

2.3 發揮各醫療科室的協同作用。對于醫療科技檔案的收集，除檔案部門收集外，要求業務部門也參加收集，幫助把關。因為業務科室部門最清楚哪些科技文件材料應該歸檔，從而保證科技檔案的完整準確。

2.4 強化對零散科技文件材料的收集工作。為使零散科技文件能完整及時地歸檔，制定了零散文件收集歸檔的制度，并要堅持下去。在方法上做到三個結合，即全面動員與個別收交相結合，發動醫務人員主動交與檔案管理人員具體指導相結合，一般要求與有針對性收集相結合。

2.5 建立檔案人員相應的工作制度。相應的工作制度是做好科技檔案管理的可靠保證，為此先后建立了檔案人員的責任制度，又相應建立了歸檔、立卷、閱卷、借卷以及檔案收集的交接手續制度，并將制度上墻公布于眾。使全院職工了解科技檔案收集的意義，使他們放下包袱，消除顧慮，積極參與科技檔案管理。

2.6 培養檔案管理人員的良好素質。檔案管理工作要求檔案人員業務要精、責任心要強。選派專人到上級檔案部門進行短期培訓，訂閱檔案管理刊物進行學習。隨著現代科學技術管理手段在檔案工作中的應用，要求檔案人員熟悉和掌握復制、縮微、視聽以及電子計算機等現代技術知識。

3 進一步完善科技檔案，健全醫療照片檔案注釋工作

在一項科研成果、一個科研項目或一次科技醫療實踐等檔案材料中，都有不少照片出現。照片能直觀地、形象地反映事物，反映歷史。但是，一張照片如果沒有文字說明，也就失去了利用和保存的價值，因此，應加強和完善對醫療科技照片檔案注釋工作。

注釋內容要繁簡恰當，照片的標題和文字說明要簡潔，語言要通順，避免重復，對不同情況要區別對待。如單張照片或一組照片總說明要詳細注釋，盡量揭示照片所包含的全部內容，但一般不超過200字。在照片檔案注釋中繁簡要合理、恰當。注釋內容要齊全完整，不能隨意省略。照片檔案的文字說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素，它是保持照片檔案齊全、完整的必要條件。注釋時要避免以誤傳誤。照片注釋中涉及的地點、時間、人物等要素必須核實準確，特別是人物的姓名、身份更要準確無誤，在注釋過程中要防止粗心大意。

（作者單位：洛陽市第一人民醫院 來稿日期：2013-04-18）