云計算在電子檔案信息管理中的應用

1云計算的概念

簡單地說，云計算是指一種全新的計算模式和網絡應用服務，人們可以在任何時間、任何地點以某種便捷方式，通過網絡安全、及時、方便地從云端獲取所需資源。在云端可能有成千上萬臺計算機，通過互聯網像使用本地計算機一樣使用云計算機。

2 云計算的特點

2.1 高度虛擬化。利用軟件來實現硬件資源的虛擬化管理、調度及應用是云計算平臺的最大特點。用戶只需要一臺筆記本或者一部手機，就可以通過網絡服務來實現需要的一切，甚至包括超級計算這樣的任務，而無需了解，也不用擔心應用程序運行的具體位置，不用擔心數據丟失、軟件更新、病毒入侵等問題。2.2 低成本投入。“在考慮硬件、軟件以及維護系統所需人力成本的情況下，作為一種架構方案，云計算要比傳統的數據中心更為經濟。”各個檔案管理部門不用購買昂貴的硬件設備，只需租用云端的設備，就能方便地構建檔案的信息化管理平臺。

2.3 定制服務靈活。云計算的服務采用了模塊化定制，模塊與模塊之間的邏輯關系松散，用戶只需要挑選適合自身的功能模塊，根據需要或喜好定制相應的服務、應用，實現自身需求。

2.4 超存儲和超計算能力。云端是由成千上萬臺甚至更多服務器組成的集群，形成一個超強的服務器，它為用戶提供無限的存儲空間，強大的計算和數據處理能力。而所有這些在個人電腦上是難以實現的。

3 電子檔案信息管理現狀

3.1 電子檔案的硬件系統管理問題。有些沒有選擇性能穩定、功能齊全的硬件設備，沒有進一步完善設備的保管設施和環境，合理配置存儲設備并采用多種方式介質備份。

3.2 資源共享有局限性。各部門之間的資源共享常常局限在一些對口的、接口相同的數據資源上，而不同的部門之間往往會采用不同的操作環境和不同的軟件系統，導致數據資源的共享難以實現。

3.3 網絡安全問題。網絡安全存在問題，缺乏制定完善相應的規章制度，加強權限管理，未做到合理分配和有益監督，未采用物理隔離、防火墻、入侵檢測、病毒防范等技術保證網絡安全運行，并及時修補漏洞對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級，未用安全認證、數據加密、信息隱藏等技術保證電子檔案在傳輸過程中安全。

3.4 維護問題多。學校使用電腦的頻率高，經常要進行電腦硬件的維護和系統軟件的維護，但由于人力財力的原因維護存在較多隱患。

4 云計算在電子檔案信息管理中的應用優勢

4.1 云計算有助于電子檔案災難搶救問題。雖然目前我國電子檔案歸檔保存實行雙套制，但是，突發性的自然災害的出現，在電子檔案分散保管模式下破壞的數據很難搶救。而云會自動備份存儲數據，也不必擔心文件資源存儲空間的問題。因此，云計算在災難性數據搶救方面或許能彌補雙套制存在的某些不足。

4.2 云計算有助于解決電子檔案存儲空間不足問題。云計算通過優化管理與調度檢索，綜合利用網絡中的空閑空間，采用發布式存儲方式管理用戶數據，能滿足超大容量存儲需求。用戶不再需要建立自己的數據中心，只需要向云計算服務商申請存儲服務，支付較低的費用，即可享受存儲服務。云計算廉價的超級存儲服務，或許能為解決未來的電子文件存儲問題提供解決途徑。

4.3 云計算有助于增強電子檔案的安全性。“保存在云中的數據，被復制到多臺物理機器上存儲，因而始終保留著多個副本，不受意外刪除或硬件崩潰的困擾，不用擔心數據的丟失或損壞。”由于用戶資源不是放在某一臺物理機器上，而是放在虛擬的云端，杜絕了U盤的廣泛使用，有效地防控了病毒的傳播速度及傳播范圍，確保了電子檔案的信息安全。同時，云計算提供了云安全服務，通過其網絡應用模式向用戶端及時提供最新病毒和木馬信息，以及安全免費的病毒升級庫服務，以保障用戶信息的可靠和安全。

4.4 云計算有利于改善電子檔案的資源共享和利用服務。在云時代，可以將本地的檔案資源上傳到云計算平臺，轉化為云服務，形成云檔案館“虛擬資源地”。 “用戶即可‘一站式’地‘穿越’國家級、省級及其他各級檔案館，將自己所需信息‘一網打盡’，用戶可以不受任何時間、空間的限制，輕松地獲取自己所需信息。”同時，基于云計算，“將非結構化檔案數據、空間數據和其他多維數據有效融合集成，基于人工智能、虛擬服務、云終端等多種技術為用戶建立虛擬的‘云’檔案館，提供檔案核心業務及其以外的服務支持，給用戶全新體驗”。檔案部門不僅可以創新服務方式，而且可以為用戶開發新型檔案服務。

（作者單位：鄭州牧業工程高等專科學校 來稿日期：2013-04-18）