8號令11處“重要的”和“一般的”之我見

摘 要：文章對國家檔案局第8號令附件《文書檔案保管期限表》11處“重要的”和“一般的”（文件材料）進行了簡略的分析，談了作者自己的認識。

關鍵詞：文書檔案；保管期限；重要的；一般的；永久；30年；10年

2006年12月18日，國家檔案局局長楊冬權簽署國家檔案局第8號令，公布了新的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，其附件《文書檔案保管期限表》（以下簡稱《保管期限表》）共有11處“重要的”和“一般的”（文件材料）字眼。如何區分這11處“重要的”和“一般的”（文件材料），是歸檔文件整理當中非常棘手的一個實際問題。筆者不揣淺陋，談點個人認識。

1 上級機關、上級領導檢查、視察本地區、本機關工作時形成的文件材料

《保管期限表》第7條，將“上級機關、上級領導檢查、視察本地區、本機關工作時形成的文件材料”分為“重要的”和“一般的”兩種情況，“重要的”定為永久保管，“一般的”定為30年保管。而《河南省檔案局關于學習宣傳貫徹國家檔案局第8號令〈機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定〉的通知》（豫檔文〔2007〕23號，以下簡稱《豫檔23號文》）將“一般的”定為10年保管。

筆者認為，區分此類文件材料是“重要的”還是“一般的”，關鍵在于上級機關、上級領導的行政級別和檢查、視察事由的重要程度。一般來說，黨和國家領導人，以及省部級以上領導檢查、視察本地區、本機關工作形成的文件材料，屬于“重要的”，可定為永久保管；省部級以下領導檢查、視察本地區、本機關工作形成的文件材料，屬于“一般的”，可定為30年保管。另外，還可以從文件材料的類型上區分此類文件材料是“重要的”還是“一般的”。一般來說，“重要的”包括上級機關、上級領導視察的照片、題詞、講話錄音、錄像等文件材料，可定為永久保管；“一般的”包括上級機關、上級領導出訪通知、日程安排、接待工作總結等文件材料以及本地區、本機關的匯報材料，可定為30年保管。

應當強調指出的是：在實際執行這一條款時，不能僅憑上級機關、上級領導的行政級別就盲目下結論確定此類文件材料是“重要的”還是“一般的”，而要具體情況具體分析，既要考慮上級機關、上級領導的行政級別，又要考慮上級機關、上級領導檢查、視察事由的重要程度，然后再具體確定歸檔文件材料定為永久保管還是30年保管。例如，市委書記到市檔案館檢查工作，現場辦公解決了市檔案館新建問題，這一問題對本地區講是重要的，形成的相關文件材料，屬于“重要的”，可定為永久保管；同樣，黨和國家領導人，以及省部級以上領導檢查、視察本地區、本機關工作形成的個別相對不太重要的文件材料，也可定為30年保管。

2 本機關的請示與上級機關的批復、批示

《保管期限表》第8條第2款，將“本機關的請示與上級機關的批復、批示”分為“重要業務問題的”和“一般業務問題的”兩種情況，“重要業務問題的”定為永久保管，“一般業務問題的”定為30年保管。而《豫檔23號文》將“一般的”定為10年保管。

筆者認為，區分此類文件材料是“重要業務問題的”還是“一般業務問題的”，關鍵在于業務內容的重要程度。一般來說，內容涉及法規政策性和重大業務建設的，應視為“重要業務問題的”文件材料，可定為永久保管；內容涉及基礎性、技術性的，應視為“一般業務問題的”文件材料，可定為30年保管。例如：市檔案局向省檔案局請示關于能否開放館藏檔案的問題，屬于檔案開放鑒定業務，既敏感又復雜，在檔案工作環節中地位比較重要，稍有不慎就容易出現問題。因此，市檔案局關于開放檔案問題的請示與省檔案局的批復，對市檔案局而言，就屬本機關重要業務問題，可定為永久保管。

應當強調指出的是：在一個機關什么是重要業務問題、什么是一般業務問題，是很復雜的，也是很不好區分的，只能具體問題具體分析，不能一概而論。

3 同級機關、下級機關的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料

《保管期限表》第8條第3款，將“同級機關、下級機關的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料”分為“重要業務問題的”和“一般業務問題的”兩種情況，“重要業務問題的”定為永久保管，“一般業務問題的”定為30年保管。而《豫檔23號文》將“一般的”定為10年保管。

筆者認為，區分此類文件材料是“重要業務問題的”還是“一般業務問題的”，關鍵也在于業務內容的重要程度。前面“2 本機關的請示與上級機關的批復、批示”已作分析，這里不再贅述。例如前面提及的“市檔案局關于開放檔案問題的請示與省檔案局的批復”，對省檔案局而言，亦屬本機關重要業務問題，可定為永久保管。又如市直某單位向市檔案局發出了關于檔案庫房能否建在地下室的函，類似請示、咨詢性質，這類問題是檔案保護業務中的基本問題，屬一般技術性問題。因此，其來函與市檔案局復函，對市檔案局而言，均屬一般業務問題，可定為30年保管。

4 本機關為主辦的機關聯合行文的文件材料

《保管期限表》第8條第5款第1項，將“本機關為主辦的機關聯合行文的文件材料”分為“重要業務問題的”和“一般業務問題的”兩種情況，“重要業務問題的”定為永久保管，“一般業務問題的”定為30年保管。而《豫檔23號文》將“一般的”定為10年保管。

筆者認為，區分此類文件材料是“重要業務問題的”還是“一般業務問題的”，關鍵也在于業務內容的重要程度。前面“2 本機關的請示與上級機關的批復、批示”已作分析，這里不再贅述。譬如：某市檔案局、工商聯、工商局以聯合行文的方式出臺的《關于扶持和促進民營企業檔案工作的意見》，對全市民營企業檔案業務工作起到一定的指導作用，應該看成是重要業務文件，屬于“重要業務問題的”，作為主辦機關，市檔案局歸檔時可定為永久保管；再如：某市檔案局、教育局以聯合行文的方式出臺的《關于對全市教育系統檔案工作進行執法檢查的通知》，應該看成是一般業務文件，屬于“一般業務問題的”，作為主辦機關，市檔案局歸檔時可定為30年保管。

5 本機關為協辦的機關聯合行文的文件材料

《保管期限表》第8條第5款第2項，將“本機關為協辦的機關聯合行文的文件材料”分為“重要業務問題的”和“一般業務問題的”兩種情況，“重要業務問題的”定為30年保管，“一般業務問題的”定為10年保管。

筆者認為，區分此類文件材料是“重要業務問題的”還是“一般業務問題的”，關鍵也在于業務內容的重要程度。前面“2 本機關的請示與上級機關的批復、批示”已作分析，這里不再贅述。譬如：前面提到的某市檔案局、工商聯、工商局以聯合行文的方式出臺的《關于扶持和促進民營企業檔案工作的意見》，屬于“重要業務問題的”，作為協辦機關，市工商聯、工商局歸檔時可定為30年保管；再如：前面提到的某市檔案局、教育局以聯合行文的方式出臺的《關于對全市教育系統檔案工作進行執法檢查的通知》屬于“一般業務問題的”，作為協辦機關，市教育局歸檔時可定為10年保管。

6 本機關行政處罰、處分、復議、國家賠償等工作中形成的文件材料

《保管期限表》第8條第7款第5項，將“本機關行政處罰、處分、復議、國家賠償等工作中形成的文件材料”分為“重要的”和“一般的”兩種情況，“重要的”定為永久保管，“一般的”定為30年保管。而《豫檔23號文》將“一般的”定為10年保管。

根據《中華人民共和國行政處罰法》第八條規定，行政處罰的種類有：（一）警告；（二）罰款；（三）沒收違法所得、沒收非法財物；（四）責令停產停業；（五）暫扣或者吊銷許可證、暫扣或者吊銷執照；（六）行政拘留；（七）法律、行政法規規定的其他行政處罰。筆者認為，對行政處罰中形成的文件材料，區分其是“重要的”還是“一般的”，關鍵在于行政處罰的種類。一般來說，“警告”和“罰款”兩類應視為“一般的”文件材料，可定為30年保管；其他五類應視為“重要的”文件材料，可定為永久保管。

根據《中華人民共和國公務員法》第五十六條規定，處分分為：警告、記過、記大過、降級、撤職、開除。筆者認為，對行政處分中形成的文件材料，區分其是“重要的”還是“一般的”，關鍵在于行政處分的種類。一般來說， “警告”類應視為“一般的”文件材料，可定為30年保管；其他五類應視為“重要的”文件材料，可定為永久保管。

行政復議中形成的文件材料，筆者認為區分其是“重要的”還是“一般的”，關鍵在于所受行政處罰的種類。一般來說，“警告”和“罰款”兩類應視為“一般的”文件材料，可定為30年保管；其他五類應視為“重要的”文件材料，可定為永久保管。

國家賠償過程中形成的文件材料，筆者認為一般來說都屬“重要的”，可定為永久保管；個別相對不太重要的也可定為30年保管。根據《中華人民共和國國家賠償法》規定，導致國家賠償的原因大多是因為國家機關和國家工作人員違法行使職權，侵犯了公民、法人和其他組織的合法權益而對當事者造成了損害，這種違法行為導致國家賠償所形成的文件材料，一般都比較重要。

7 本機關紀檢、監察工作中形成的綜合性報告、調查材料

《保管期限表》第9條第11款，將“本機關紀檢、監察工作中形成的綜合性報告、調查材料”分為“重要的”和“一般的”兩種情況，“重要的”定為永久保管，“一般的”定為30年保管。而《豫檔23號文》將“一般的”定為10年保管。

《中國共產黨紀律處分條例》第十條規定，對黨員的紀律處分種類有：（一）警告；（二）嚴重警告；（三）撤銷黨內職務；（四）留黨察看；（五）開除黨籍。筆者認為，區分此類文件材料是“重要的”還是“一般的”，關鍵在于案件違規違紀的程度，即案件最終處理結果。一般來說，“警告”和“嚴重警告”兩類應視為“一般的”文件材料，可定為30年保管；其他三類應視為“重要的”文件材料，可定為永久保管。

如果調查結論是查無實據，形成的綜合性報告、調查材料，可定為30年甚至10年保管。

此外，機關年度紀檢、監察工作綜合性工作報告，可定為永久保管，年度以下的可定為30年甚至10年保管。

8 本機關與有關單位簽訂的合同、協定、協議、議定書等文件材料

《保管期限表》第10條第2款，將“本機關與有關單位簽訂的合同、協定、協議、議定書等文件材料”分為“重要的”和“一般的”兩種情況，“重要的”定為永久保管，“一般的”定為10年保管。

筆者認為，區分此類文件材料是“重要的”還是“一般的”，關鍵在于其事由重要程度、涉及資金多少和有效時限。一般來說，事由重要、金額較大、有效時限較長的，應視為“重要的”文件材料，可定為永久保管，如某機關蓋大樓與施工方簽訂的合同，事由重要、金額較大、有效時限較長，屬重要合同，可定為永久保管；事由次要、金額較小、有效時限較短的，應視為“一般的”文件材料，可定為10年保管，如機關與某苗圃單位簽訂“五一”、“國慶”等長假期間供花合同，事由一般、金額較小、有效時限較短，屬一般性合同，可定為10年保管。

應當強調指出的是：判斷一個機關與某單位簽訂的合同、協定、協議、議定書等文件材料是“重要的”還是“一般的”，要因事而異、因量而異，不可一概而論。

9 本機關接待工作的計劃、方案等文件材料

《保管期限表》第10條第3款，將“本機關接待工作的計劃、方案等文件材料”分為“重要的”和“一般的”兩種情況，“重要的”定為30年保管，“一般的”定為10年保管。

筆者認為，區分此類文件材料是“重要的”還是“一般的”，關鍵在于接待對象的級別。一般來說，接待黨和國家領導人，以及省部級以上領導視察工作或進行調研形成的計劃、方案等文件材料，屬于“重要的”，可定為30年保管；接待省部級以下領導視察工作或進行調研形成的計劃、方案等文件材料，屬于“一般的”，可定為10年保管。

應當強調指出的是：雖然接待對象的級別是區分接待工作計劃、方案等文件材料是“重要的”還是“一般的”主要因素，但還要與接待事由的重要程度結合起來綜合考慮。比如人大代表團組、政協委員團組對某機關進行視察、檢查，屬于重要活動，相關接待計劃、方案等文件材料也就相對重要了，可定為30年保管。而兄弟單位對口接待過程中形成的接待計劃、安排、方案等文件材料應屬一般性的，可定為10年保管。

10 本機關國有資產管理（登記、統計、核查清算、交接等）文件材料

《保管期限表》第10條第6款，將“本機關國有資產管理（登記、統計、核查清算、交接等）文件材料”分為“重要的”和“一般的”兩種情況，“重要的”定為永久保管，“一般的”定為10年保管。

筆者認為，區分此類文件材料是“重要的”還是“一般的”，關鍵在于國有資產的規模、數量及價值大小。一般來說，規模、數量及價值較大的國有資產管理文件材料，屬于“重要的”，可定為永久保管，如機關房產、機動車等國有資產價值相對大、使用壽命周期比較長，其國有財產文件材料，可定為永久保管；規模、數量及價值較小的國有資產管理文件材料，屬于“一般的”，可定為10年保管，如機關辦公使用的計算機、打印機、傳真機、復印機等設備，價值相對不高，使用壽命周期相對較短，其國有財產文件材料，可定為10年保管。

11 上級機關制發的屬于本機關主管業務的文件材料

《保管期限表》第11條第1款，將“上級機關制發的屬于本機關主管業務的文件材料”分為“重要的”和“一般的”兩種情況，“重要的”定為永久保管，“一般的”定為10年保管。而《豫檔23號文》將“重要的”定為30年保管。

筆者認為，區分此類文件材料是“重要的”還是“一般的”，關鍵在于上級機關制發的屬于本機關主管業務的文件材料是否具有政策性、法規性、方針性。一般來說，上級機關制發的屬于本機關主管業務的具有政策性、法規性、方針性的文件材料，應視為“重要的”文件材料，可定為永久保管；而上級機關制發的屬于本機關主管業務的不具有政策性、法規性、方針性的文件材料，應視為“一般的”文件材料，可定為10年保管。譬如：我們現在學習的國家檔案局第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，屬部門行政規章，具有法律效力，對于省、市、縣（區）檔案局而言，就是上級機關制發的屬于本機關主管業務的具有政策性、法規性、方針性的文件材料，應視為“重要的”文件材料，可定為永久保管；再如，省檔案局下發的諸如會議通知等非政策性、非法規性的一般性文件材料，應視為“一般的”文件材料，可定為10年保管。

（作者單位：河南濮陽市檔案局 來稿日期：2012-10-14）</