人事檔案轉移的有效期限

摘 要：現有規范性文件對人事檔案的轉移期限規定不一致。根據《勞動合同法》，以及最高人民法院關于審理人事爭議案件的司法解釋，有效的人事檔案轉移期限應當根據《勞動合同法》第五十條確定，即工作關系解除或終止之日起15日內。

關鍵詞：人事檔案；轉移；期限

1 問題的提出

作為記錄一個人身份、經歷、資歷等情況的材料，人事檔案與個人的工資待遇、社會保險關系與組織關系等緊密相聯。在個人申報職稱、辦理養老保險手續，以及轉正定級時，都需要使用人事檔案。與其他類別的檔案相比，“檔隨人走”是人事檔案最主要的特點之一。換言之，職工與原工作單位解除或終止工作關系后，其檔案必須在一定期限內被轉移到新的工作單位或者人才交流服務機構。然而，在現實工作中常出現人走了，人事檔案卻未被即時轉移，從而妨礙保險辦理的情況。甚至還出現過，職工要求轉走人事檔案，原單位卻長期扣押而延誤檔案轉移，并因此賠償職工損失的案件。[1]

是故，個人因辭職（或因辭退、自動離職、解聘、辭聘等）與原單位解除或終止工作關系后，其人事檔案應當在多長期限內被轉移，已成《檔案法》實施過程中的一個突出問題。這個看似簡單的問題，因現行規定的不一致，并不容易回答。為了依法保護職工的合法權益、保障用人單位依法辦理檔案轉移工作，有必要根據我國現行法的規定，明確人事檔案轉移的法定期限。

2 現有規范性文件關于人事檔案轉移的不同規定

到目前為止，對人事檔案轉移作出規定的規范性文件有以下幾部：《干部檔案工作條例》（1991年4月2日起施行）、《企業職工檔案管理工作規定》（1992年6月9日起施行）、《流動人員人事檔案管理暫行規定》（1996年12月2日起施行）、《事業單位試行人員聘用制度有關問題的解釋》（2003年12月10日起施行），以及《勞動合同法》（2008年1月1日起施行）。

這些文件出臺的背景體制不同，出臺的時間也相距甚遠，從其名稱還可知其適用的對象也不相同。根據《干部檔案工作條例》第十五條至第十七條的規定，國家機關、公立事業單位、人民團體中的公職人員（即所謂干部）等，與原單位終止工作關系另就業的，其檔案轉移至有關的組織、人事部門或者人事部門所屬的人才流動服務中心保管。但該《條例》并未明確規定檔案轉移期限。

結合《流動人員人事檔案管理暫行規定》第八條規定來看，對于人事部門主管的流動人員，人才流動服務機構憑符合國家有關政策規定的人員流動的有效文書，向流動人員原單位開具調檔函，原單位接到調檔函15天內，將流動人員人事檔案隨檔案轉遞通知單轉交人才流動服務機構。從中可以明確一個期限，即15天。其計算起點是人才流動服務機構向流動人員原單位開具調檔函之日。

對于原勞動部門主管的、不具有干部身份的企業職工（即所謂工人）而言，《企業職工檔案管理工作規定》第十八條規定，企業職工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應由職工所在單位在一個月內將其檔案轉交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動（組織人事）部門。該規定確定的企業職工人事檔案轉移期限為一個月，計算起點是職工與企業解除勞動關系之日。

以上規定是在干部與工人二分的舊體制下，分別就干部與工人人事檔案的轉移期限作出的規定。但在實行公務員制度、公立事業單位聘任制、勞動合同制這些新的人力資源管理體制之后，[2]“干部”、“工人”作為身份在法律上已沒有什么意義。

為了規范事業單位用人制度從干部任職終身制向聘任制的發展變化，《事業單位試行人員聘用制度有關問題的解釋》，專門就事業單位聘任制作出了解釋規定。該《解釋》第十九條規定，對于適用聘用制的職工，聘用合同解除后，單位和個人應當在3個月內辦理人事檔案轉移手續。單位不得以任何理由扣留無聘用關系職工的人事檔案；個人不得無故不辦理檔案轉移手續。

另根據該《解釋》第十八條的規定，對于未適用聘任制的事業單位職工及公務員，其人事檔案轉移期限仍適用《干部檔案工作條例》及《流動人員人事檔案管理暫行規定》的規定。

3 人事檔案轉移的有效法定期限

為了規范勞動合同制實施以來的情況，《勞動合同法》詳細規定了用人單位與勞動者訂立、履行、變更、解除和終止的勞動合同的情形。其中，該法第五十條第一款規定：“用人單位應當在解除或者終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同的證明，并在十五日內為勞動者辦理檔案和社會保險關系轉移手續。”該款明確規定，用人單位轉移勞動者人事檔案的期限是15日，計算起點是勞動合同解除或終止（即勞動關系終止）之日。

該法出臺之后，企業、公司等用工的，一般都要與勞動者簽訂勞動合同、確立勞動關系。換言之，一般都要適用《勞動合同法》，包括關于檔案轉移期限的規定。根據《立法法》第七十九條的規定，法律的效力高于法規、規章和其他規范性文件。這意味著在競相適用于同一情況但結果不一致的情況下，《企業職工檔案管理工作規定》第十八條關于人事檔案轉移期限（一個月）規定，已經被效力更高的法律——《勞動合同法》第五十條——規定廢止。換言之，關于勞動者人事檔案轉移期限的現行有效規定應當是15日，而不能再是一個月。

需要特別注意的是，根據《勞動合同法》及相關司法解釋等規范性文件的規定，在無人事法律規定、無國務院規定的情況下，事業單位聘用的職工與單位解除工作關系后，其人事檔案轉移的期限應當適用《勞動合同法》第五十條的規定，而不應當再是《事業單位試行人員聘用制度有關問題的解釋》第十九條的規定，即應當是15日，而不應當是3個月。

因為，根據《勞動合同法》第九十六條的規定，“事業單位與實行聘用制的工作人員訂立、履行、變更、解除或者終止勞動合同，法律、行政法規或者國務院另有規定的，依照其規定；未作規定的，依照本法有關規定執行”。截至目前，既無法律、行政法規，也無國務院出臺的關于事業單位聘用職工人事檔案轉移期限的規定，此類人員的人事檔案轉移期限應當適用《勞動合同法》的相關規定，即在勞動關系終止之日起15日內為被聘用人員辦理人事檔案轉移手續。

此外，根據《最高人民法院關于人民法院審理事業單位人事爭議案件若干問題的規定》（法釋[2003]13號），“事業單位與其工作人員之間因辭職、辭退及履行聘用合同所發生的爭議，適用《中華人民共和國勞動法》的規定處理”。此處的勞動法應做擴大解釋，除勞動法典化，還包括作為勞動法體系組成部分的《勞動合同法》。所以，《勞動合同法》第五十條也在法院的適用范圍之內。

《最高人民法院關于事業單位人事爭議案件適用法律等問題的答復》（法函[2004]30號）進一步明確規定，“適用《中華人民共和國勞動法》的規定處理”，是指人民法院審理事業單位人事爭議案件的程序，適用《中華人民共和國勞動法》的相關規定。理論上，法律程序是指人們實施法律行為所必須遵循的、法定的時間與空間上的方式、順序、期限和步驟。[3]《勞動合同法》第五十條規定的正是人事檔案轉移程序中的期限，是程序性規定，當然屬于法院審理人事爭議案件的適用范圍。

綜合以上規定，可以確定：事業單位與其工作人員解除或終止工作關系后，單位應當在15日內，而不是在三個月或者別的期限內為職工轉移人事檔案。

4 《檔案法》修改應注意的一個問題——代結語

職工與用人單位解除或終止工作關系后，通常都會要求單位盡快為其辦理人事檔案轉移手續。我國有關機關在不同時期、不同勞動人事制度框架下制定的、關于人事檔案轉移期限的不同規定，實際上有礙人事檔案的及時轉移。在《勞動合同法》實施以后，該法和最高人民法院審理人事爭議案件的司法解釋已經將人事檔案轉移的期限明確下來，即15天內辦理。為了消除前述人事檔案轉移規定的不一致，建議在修改我國《檔案法》時，改變重行政管理輕保障權利的基調，[4]集中而明確地規定：“用人單位應當在解除或者終止工作關系之日起十五日內，為職工辦理人事檔案轉移手續。”

參考文獻：

[1]余國英，俞朝鳳.訟爭延誤檔案轉移用人單位是否擔責[J].中國勞動，2008（12）.

[2]施懿超.檔案法理論與實務[M].重慶出版社，2002.

[3]謝暉，陳金釗.法理學[M].高等教育出版社，2005.

[4]蔣衛榮.《檔案法》第二輪修改的重點問題[J].檔案學研究，2010（2）.

（作者單位：河南師范大學法學院 來稿日期：2012-10-18）</