市、縣區域性檔案管理平臺構建與實踐

摘 要：以濟源市為例，分析匯總了檔案信息化建設工作的現狀和需求，提出了建設市、縣區域性檔案管理網絡平臺的對策方案，總結了濟源市構建平臺的應用實踐，以期為加快各地市檔案信息化建設提供借鑒。

關鍵詞：檔案信息化；區域性檔案管理平臺；構建

1 市、縣檔案信息化建設工作現狀與需求

1.1 檔案信息化建設工作現狀：隨著檔案信息化建設的不斷深入，各地市都在逐步推進傳統載體檔案數字化進程，規范電子文件歸檔、管理與接收工作，但與信息社會日益增長的對檔案信息資源的管理、利用需求相比較，檔案信息化的建設與發展仍然處于研究探索和初級應用階段，還存在許多亟待解決的問題。

濟源市檔案局自2001年購買使用世紀科怡軟件，檔案館首先使用網絡版開始館藏檔案目錄加工，2005年在全市基層單位推廣應用世紀科怡單機版。經過一段時間的使用，檔案館積累了一定量的目錄數據，基層單位的文檔一體化管理有了一定基礎。通過對全市檔案工作的調查，發現在工作中還出現一些問題：軟件推廣需要基層單位資金投入，影響和制約了工作開展；基層單位利用單機版軟件進行分布式管理，形成了信息孤島，不能綜合利用；電子文件、檔案數據移交只能脫機實現，不夠方便快捷；世紀科怡軟件后續維護升級困難，不能及時在全市范圍內統一提升技術水平；各檔案管理軟件和其他信息管理軟件信息交互，集成程度不高；不便于檔案局隨時掌握基層檔案現代化工作進度，對基層單位檔案指導、業務檢查不能進行預估；不能實現網上辦公；電子檔案信息數據集中程度低，利用網絡對外提供信息服務的程度低，服務面窄，服務手段落后，滯后于現代化管理的步伐等。這種現狀遠遠不能滿足當前網絡時代信息社會發展的需要，急需有適合的檔案信息資源共建共享模式，以推動檔案事業持續發展。

1.2 檔案信息化建設工作需求：筆者對濟源市檔案局館、市直各機關、企事業單位進行了訪談調查，分析匯總了各方面對新形勢下檔案信息化建設的強烈需求。濟源市直各機關、企事業單位檔案部門普遍反映電子文件和檔案數據安全存儲和備份問題需要得到有效解決；檔案管理軟件應規范統一、全市統籌升級；和市檔案局、館業務上應能直接溝通、銜接，業務交流、咨詢應能互動；業務工作申報、電子檔案及目錄移交應能在線進行；檔案信息查詢應能通過網絡跨單位提供，方便已公開檔案信息共享。

檔案局館的同志們也對檔案信息化建設提出了要求：應搭建統一的檔案工作網絡平臺，各單位電子文件、檔案信息數據應達到區域集中管理、收集、存儲備份、利用、移交，并通過檔案鑒定、數據劃控等滿足不同利用者的需求；檔案局館能夠在線指導各單位檔案工作，審核檔案業務，完成業務統計，并通過網絡平臺發布通知、公告等。

市信息管理部門認為，檔案信息資源是經濟社會中一種重要資源，其共建共享程度是社會協調發展的一個重要方面，應克服各基層單位因分布式管理而形成的信息孤島現象，建立一個功能齊全、運轉迅速的檔案信息資源共建共享網絡，統一系統網絡環境，以實現資源利用最大化。

綜上所述，在信息化大發展的今天，利用計算機網絡技術，進行檔案信息資源的整合、集中、管理和提供查詢利用，是社會各方面的現實需求，建立市、縣區域性檔案管理網絡平臺，成為必然。

2 市、縣區域性檔案管理平臺構建方案

建設市、縣檔案信息管理網絡平臺，是檔案信息集成、共享和交互的承載物，通過平臺可以集合分散的檔案信息資源，并為不同用戶提供集成的、便利的信息管理和服務環境。平臺要求業務集成、數據格式統一、系統整合、資源共享，最大限度地保障在區域內IT資源一次共建，多家共享使用，能夠有效避免檔案管理應用系統低水平重復建設，解決“信息孤島”等實際問題。平臺還要對檔案信息進行科學管理，合理利用，對信息資源進行科學的開放等級鑒定，以便在不同的網絡上發布，或者賦予特定利用者查閱不同檔案的權限。根據檔案工作需求，結合當前現代化環境，確定市、縣構建區域性檔案管理網絡平臺方案。

2.1 依托電子政務網絡環境構建。隨著電子政務的全面推廣應用，各地市政務網網絡高速通道已基本搭建完成，網絡框架延伸到了各政府機關，安全系數較高，為構建區域性檔案信息資源管理應用平臺奠定了很好的基礎。檔案部門要緊緊依托各地市電子政務信息網絡平臺，充分利用已有的軟硬件資源優勢，構建檔案信息資源管理平臺，對市直各機關單位政務活動中產生的、對國家和社會具有保存利用價值的電子文件、電子檔案等信息，實行集中采集、歸檔，統一管理，做到數據規范、安全保密、資源共享，使機關工作人員可以隨時通過政務網根據權限調閱、查詢公文和檔案資料。這樣既融入了資源建設大局，又加快了檔案信息化建設；既提高了工作效率，又節約了建設成本。

2.2 以檔案局館為中心構建。區域性檔案管理網絡平臺要以各地檔案局館業務和基層檔案室業務為核心內容，在“統一軟件，統一平臺，統一管理，統一標準”的原則下，以檔案局館為中心建設管理平臺和數據中心平臺。要面向各基層檔案館、各機關和企事業單位，以全宗為單位管理各單位電子文件和各類檔案數據，實現非涉密文件和檔案信息的在線接收、歸檔和提供利用，突破目前檔案館、室文件和檔案分布式整理、單一提供利用的模式，加快全市電子文件和檔案信息資源的整合和統一提供利用。

2.3 建設檔案工作基礎平臺。區域性檔案管理平臺要成為開放式的檔案系統基礎支撐平臺和全市檔案信息資源利用支撐平臺。平臺要支持分布式業務系統和基層館分布式系統的擴展，對外部系統提供服務支持，確保數據的交互。系統應提供多元化、細分化的檔案利用，其中基層單位對檔案采集、整理、鑒定后，提供有針對性的檔案開放服務，系統對不同用戶類型提供相應的查詢利用方案，滿足本單位內部工作人員、外單位機關人員、一般群眾等不同利用者的利用需求。要把平臺建成電子文件統一存儲備份的平臺、檔案開放數據快速發布、綜合利用的平臺和檔案工作標準、規范統一的平臺。

2.4 與檔案館數字內網系統、檔案信息門戶網站、電子政務網聯通。區域性檔案管理平臺要預留規范接口，能和檔案館數字內網系統、檔案信息門戶網站、電子政務網等的電子文件和檔案信息數據有條件接入轉出。當各基層單位的到期檔案實物移交進館時，對應的不涉密檔案信息數據可以直接從平臺數據庫遷移到檔案館內網數據庫；平臺上的已公開現行文件數據可以定期從平臺數據庫直接接入檔案信息網站數據庫；電子政務網上流轉的電子文件數據可以轉入平臺數據庫，實現在線移交和接收，確保檔案信息能夠多渠道、分層次提供給不同利用者。

3 濟源市區域性檔案管理平臺應用實踐

3.1 實現館室一體化管理模式。濟源市已有119個部門接入了電子政務辦公系統，覆蓋了市委、人大、政府、政協、鎮辦、高校和有關企業，全市大部分立檔單位都在其中。建立在政務辦公系統上的檔案管理平臺以全宗為單位管理各單位電子文件和檔案數據，各單位使用統一的軟件系統，檔案業務標準和檔案館接收標準一致，數據格式一致，門類設置一致，檔號規則一致，平臺設有現行文件專門模塊，通過網絡在線接收電子文件、檔案及其目錄，實現機關、企事業單位與綜合檔案館之間電子文件和數字檔案的有效銜接和共享。業務流程如圖1：

3.2 實現文檔一體化管理模式。平臺支持對立檔單位的電子文件、數字檔案和資料的綜合管理，實現了檔案管理全過程的信息化處理，包括：分類編碼、信息采集、文件歸檔、移交接收、檔案劃控、借閱利用、編研發布等，實現了基層檔案室各種門類檔案的現代化管理，如圖2。基層單位按照各門類檔案實物管理的模式同步進行數字檔案的管理，平臺支持各單位文件收發文登記管理和歸檔管理，各單位的文件不論發文和收文，一次輸錄相關信息后，可以直接根據需要在線邏輯歸檔到相應的檔案類目內，實現適時歸檔，一次錄入、多次利用，檔案收集、整理、管理、利用、鑒定劃控、權限劃分、統計、移交等各個環節在網絡平臺一站式完成，規范了全市檔案管理工作，簡化了工作程序，充分體現了檔案現代化管理高效、便捷、實用的特點。

3.3 實現網上辦公功能。區域性檔案管理平臺在實現檔案室的檔案數據采集、整理、鑒定劃控、檔案移交外，還實現檔案局館業務網上辦公功能，實現檔案局（館）的網上監督檢查、業務指導、工作辦理、通知公告，支持單位與檔案局館間、各單位間的在線交流、信息溝通等。

實現在線業務指導。平臺專門開辟了檔案局館與檔案室、檔案室之間的互動溝通平臺，檔案局能以通知、公告形式發布信息，通過消息等形式傳遞意見和建議，遠程對基層單位檔案工作進行業務指導，幫助基層檔案工作人員解決工作中的具體問題，做到業務監督指導的“零距離”、“零延誤”。單位間可通過信息交流、消息傳送等形式，互相溝通、交流工作過程中的各類問題。

實現在線工作辦理、業務統計等功能。檔案局可以通過平臺進行業務標準規范的發布，基層單位可以通過平臺專門模塊，進行檔案整理合格證、檔案管理規范化認證、檔案移交、檔案工作人員備案等的申請，檔案局館相關科室根據提交的內容（各類檔案的歸檔文件目錄等）進行在線審查，并對部分單位進行實地抽查，這樣大大提高了檔案工作效率，如圖3。系統可以對合格證達標情況等進行某個單位每個年度情況統計和某個年度所有單位的情況統計，切實提高了現代化管理水平，實現區域性的檔案業務網上辦公，使區域性檔案管理平臺真正成為全市檔案工作的辦公平臺。

3.4 實現檔案信息資源的共建共享。平臺統一了系統網絡環境，分布式管理、集中式利用，各單位檔案信息資源能及時通過網絡有效集中，共建整合后的檔案資源將成為公共信息資源體系中的重要組成部分，并在允許范圍內積極穩妥地對外提供利用，充分發揮檔案信息資源的社會價值，既方便服務大眾，又提高服務能力。目前，全市已有近100個單位開始使用平臺進行檔案工作管理，存儲數據10萬余條， 各鄉鎮辦事處、涉農單位完成了從2004 年以來的非涉密永久檔案的原文掛接。

各立檔單位通過該平臺，不僅可以方便地完成本單位檔案數據庫的建立，實現檔案全過程規范化管理，實現網上數據報送，還可共享利用其他單位的檔案信息，達到“資源共享、工作互濟”的目的。各基層單位可以對本全宗的檔案數據進行劃控，劃控級別分為完全開放、內部開放、控制、完全控制四級，開放的檔案劃控后，可以立即在政務平臺上提供利用。內部開放的數據只能看到目錄，不能看到對應的原文，只有通過申請，由各基層單位審核通過，才能查看，如圖4。控制的數據是禁止外單位查看利用的，完全控制的數據是涉密數據。系統提供簡單檢索、高級檢索、全庫檢索、全文檢索多種檔案利用方式，既能檢索目錄，也可以用于對原文內容進行檢索，方便了各種類型用戶的利用。

（作者單位：濟源市檔案局 來稿日期：2012-10-20）</