試論檔案信息資源的知識組織與服務模式

摘 要：本文分析了檔案信息資源知識組織的方法，提出了檔案信息資源知識組織的服務模式。

關鍵詞：檔案信息資源；知識組織；方法；服務模式

檔案信息資源是檔案文獻、檔案電子論壇、檔案網絡數據庫等各類檔案信息的總稱。

1 知識組織的基本原理

知識組織方法的研究已經進行了很久，而專門針對檔案信息資源的研究并不是很多。在知識組織的基礎上，有重點地對檔案信息資源展開研究，討論檔案信息資源的知識組織方法對于知識組織的發展是有利的，也是檔案信息資源發展的需要。

1.1 知識組織。知識組織被廣泛應用于各個學科研究領域，有關知識組織的定義說法不一，經作者認真比較分析，認為知識組織是指：為促進主觀知識和客觀知識的相互轉化，綜合信息管理科學、人工智能、認知科學及語言學等多學科的先進理論與技術，對知識客體所進行的整理、加工、引導、提示、控制等一系列組織化過程及其方法，從而促進知識運用和知識創新的過程。

目前，檔案界對知識組織管理問題的討論，往往以檔案的分類、標引、編目等范疇的研究為主。這種以檔案知識為對象的知識組織理論，稱之為狹義的知識組織理論。本文將從知識組織與服務的視角探討檔案信息資源管理。

1.2 知識組織的方法。就當前的研究狀況而言，知識組織的方法有很多種。尤其是隨著互聯網的快速發展，信息資源的知識組織方法也在變化。相對于網絡信息資源而言，依據不同的角度可以分為不同的內容，可以將知識組織方法概括為以下幾種：知識表示、知識重組、知識聚類、知識編輯和元數據方法等。

1.2.1 知識表示。所謂知識表示，是指知識主體通過分析知識客體中的知識因子和知識關聯之間的關系，并以一種合理的方式表示出來，方便人們識別和理解知識。有主觀知識的表示和客觀知識的表示之分。

（1）主觀知識的表示。主觀知識存貯于人腦中，對它的表示表現為復雜的人腦神經生理與心理過程。

（2）客觀知識的表示。客觀知識存在于各種類型的文獻之中，具有確定的知識因子和知識關聯結構。

1.2.2 知識重組。知識重組是對相關知識客體中的知識因子和知識關聯進行結構上的重新組合，形成另一種形式的知識產品的過程。它又包括知識因子的重組和知識關聯的重組。

（1）知識因子的重組。它是指將知識客體中的知識因子抽出，并對其進行形式上的歸納、選擇、整理或整合，從而形成知識客體的檢索指南系統的過程。

（2）知識關聯的重組。它是指在相關知識領域中提取大量知識因子，并對其進行分析與綜合，形成新的知識關聯，從而生產出更高層次上的綜合的知識產品的過程。

1.2.3 知識聚類。知識聚類組織法，是指將知識按一定的聚類標準分門別類地加以類集和序化的過程。它的基本原理是根據事物的不同屬性，將性質相同或相近的事物集中在一起，與屬性不同的事物區別開來。

1.2.4 知識編輯。知識編輯是指對知識客體進行的搜集、整理、加工制作等編輯活動。知識編輯的過程，一般表現為先搜集相關資料，然后加工制作成特定形式的知識產品。

1.2.5 元數據。元數據，可以理解為“關于數據的數據，或描述其他數據的數據”。它包含用于描述數據對象的內容和位置（聯系）的數據元素集。

隨著網絡化的快速發展，對知識組織的方法也提出了更高的要求，針對不同的資源，研究自身特點的同時應采取不同的知識組織方法。

2 檔案信息資源知識組織方法

由于檔案信息資源知識組織的對象是各類數字化的檔案信息，加上自身的特點即有利于提高社會發展和科技進步，可以創造財富的信息資源，因而有其獨特性。本文認為主要有分類主題法、主題地圖方法和元數據方法等三種類型。

2.1 分類主題法。分類主題方法包括分類法和主題法。分類法以學科或體系分類為基礎，按等級體系劃分概念，反映概念間的內在邏輯關系。主題法是一種以字順序列組織與揭示文獻的方式，它是以揭示事物對象及其特征為出發點的。

在現代網絡環境下，對于不同的學科，分類法可以對其進行專業領域內的信息資源檢索，且具有較強的穩定性、系統性。如檔案信息資源以主題為中心或按學科相結合，按照從總體到局部，逐層劃分的方式展開其類目體系，按照這種方式，資源的易用性、直接性、實時性和動態性就能得到更好的發揮，全方位滿足檔案用戶查找需求。

2.2 主題地圖方法。主題地圖主要采用元數據格式，用于描述信息資源的知識結構，是一定資源集合主題內容的結構化表現。將該種方法應用于檔案信息資源，可以定位檔案信息知識概念所在的資源位置，也可以表示知識概念間的相互聯系，有助于優化知識瀏覽、知識檢索模式，其信息資源內容的表示方式將更符合用戶的需求。

2.3 元數據方法。元數據是描述數據的數據集，是一種數據結構標準，用來組織處理數字化信息，同時它也是機器可識別、可理解的信息。元數據方法借鑒了圖書館員情報人員處理圖書資料的方法，通過在現有的網頁上利用meta標記的方法來描述該檔案信息資源的作者、關鍵詞等基本信息。

通過以上的知識組織方法介紹可以看出檔案信息資源的組織方法是傳統檔案信息載體的知識組織方法的進一步深化，更符合檔案信息資源自身的特點和需要，更有利于檔案信息資源的利用和研究。

3 檔案信息資源的知識服務模式

知識服務是指根據用戶知識需要，采用科學方法和手段，從各種顯性和隱性信息資源中為用戶選取并提供有用知識應用和知識創新的服務。檔案信息資源的組織，除了對顯性知識的整理，還要對主體的隱性知識加以篩選、分類、整合以從中挖掘和獲取有意義有價值的資源。本文所涉及的檔案信息資源知識服務模式主要包括分層參考咨詢服務模式、專職顧問服務模式、個性化定制服務模式、追蹤服務模式和自助服務模式等五種類型。

3.1 分層參考咨詢服務模式。該模式主要是利用咨詢臺給用戶提供咨詢的服務模式，其可為檔案信息用戶解釋說明有關檔案信息資源中的常見問題，并向用戶介紹檔案信息資源常識性知識服務。此外，可根據檔案館的大小，存儲信息資源量的多少以及用戶的需求，優化檔案部門機構配置，各在其職，各負其責，從而最大限度地有效組織知識，利用檔案知識，以提高服務效率。

3.2 個性化定制服務模式。該服務是針對不同用戶的需求而設計的。由于檔案信息用戶的類型多種多樣，因而其信息獲取技能水平不同，知識信息需求也是各有不同，因此，針對用戶特點提供個性化定制服務，將各類型檔案信息資源和學科的專業化服務提供給相關用戶，以滿足不斷增長的用戶需求。

3.3 追蹤服務模式。追蹤服務是指專業、深層次的知識服務，是一種基于專業化、個性化、創造性的綜合服務，從而最大限度滿足用戶信息需求。通過追蹤信息服務，將隱藏在信息資源中的數據轉換為針對用戶的特定需要，并協助用戶通過相關分析和處理，將這些信息內容轉換成知識。通過這種途徑，使得檔案人員更注重對檔案信息資源內容的深入了解，面臨各種問題可進行詳細解答，提高特殊事件處理能力。因此，追蹤服務模式重點在于針對檔案用戶潛在的和深層次的知識需求，采取主動性、交互性的溝通方式，為檔案用戶提供更加專業化、高技術和創造性的服務。

3.4 自助服務模式。自助服務模式主要是將用戶需求分類，按照其需求信息獲取的難易程度分別進行處理，根據不同情況向用戶提供所需服務。對于難度較低的，可借助先進的科學方法和技術手段給用戶提供標準化服務和解決方案，并由用戶采用自助服務的方式滿足其需求。對于難度較大的，可組成專家小組，制訂出一套具有個性化、創造性的方案，構建具有知識推理能力、知識檢索能力的自助式知識服務技術平臺，使得檔案用戶可利用現代化的通信工具，根據自身需求進行自助服務。自主服務模式以用戶需求為出發點，以期更好滿足用戶對檔案的知識需求。

4 結語

檔案信息資源的知識組織是信息時代的要求，也是社會進步對知識服務的需求，通過不斷探索新的方法和服務模式可以為檔案知識服務提供更加有效的工具和手段，從而更好促進檔案信息資源的管理。

（作者單位：安陽建工（集團）有限責任公司 來稿日期：2012-08-18）</