網絡環境下的高校檔案工作

目前，網絡環境已經成為影響高校檔案工作的重要因素。本文試根據高校檔案工作現狀，指出了傳統環境下高校檔案工作存在的問題，同時對網絡環境下，高校檔案工作的特點和對策進行了分析和探討。

1傳統高校檔案工作存在的問題

1.1 高校檔案工作效率較低。在傳統模式下，高校檔案工作主要以人工為主，自動化水平較低，且日常服務工作的開展處于一種被動和封閉狀態，等待其他部門移交檔案，等待用戶主動上門利用檔案。伴隨著高校擴招以及高校活動的擴展，檔案數量急劇增加，利用需求不斷增大，且新型載體檔案文件的出現，傳統的這種缺乏合作和交流、且以人工服務為主的方式，越來越不適應當前的客觀實際要求。

1.2 高校檔案工作滯后時代的發展。網絡環境下，檔案工作大部分圍繞網絡展開，但很多高校傳統的檔案工作手段和方式依然占主導地位，檔案材料以紙張為主要載體，傳統的檔案立卷、歸檔、提供利用程序繁瑣費時；高校檔案工作并無統一標準，各個部門間形成的電子文件格式兼容性不強，整合成統一平臺的難度增大；部分高校的檔案館（室）所配備計算機，只是用于簡單的查詢、存儲，自動化程度較低；網絡已經成為人們查找檔案信息資源所使用的首選工具，而檔案部門網站多以宣傳政策為主，所提供內容并不能滿足用戶的需求，這些都制約著檔案工作的開展。

1.3 高校檔案工作隊伍有待加強。高校的檔案工作人才嚴重缺乏，且知識陳舊，在應對信息化浪潮時明顯反應滯后。多數檔案工作人員檔案意識不強，且不具備檔案專業知識背景和相關技能，在檔案工作中表現出隨意性和盲目性；在工作中，對于計算機和網絡的應用往往停留在最基礎的階段，對于信息化內涵認識不足，無法充分利用信息技術服務廣大用戶。

2 相對于傳統檔案管理，網絡環境對高校檔案提出了更高的要求

信息技術極大地改變了高校的檔案工作方式，從而使得檔案信息資源形成的渠道、載體等與傳統方式下有很大的差異，管理、服務工作隨之也發生了改變。具體而言，有以下幾個方面：

2.1 高校檔案信息資源的數字化、電子化。在網絡環境下，現代信息技術使得高校檔案信息資源內容和載體相分離，以數字編碼形式存在于網絡或者物理介質上，可以隨時隨地被用戶利用。然而，由于受到存儲技術的限制，數字資源如何長期保存始終困擾著我們。為了防止發生意外，造成檔案信息資源丟失，高校檔案信息資源應實現雙軌制，即同時保存紙張為載體的傳統檔案信息資源和電子檔案信息資源。電子檔案信息由于可以大量節約經費、傳遞速度快，可以脫離載體獨立存在等特點，逐漸在移交的檔案中占據重要部分，這個趨勢表現得十分明顯。

2.2 文檔一體化。從文件到檔案這個過程結合得越來越緊密。在網絡環境下，檔案館逐漸轉變成為整個高校信息資源平臺中的重要一環，檔案館應當參與到文件的形成直到歸檔、提供利用的整個生命周期中去。具體來說，從計算機軟硬件的設置、網絡和節點的規劃、文件格式和數據庫結構等進行通盤考慮，從文件形成階段進行整體開發設計，使文書處理工作人員按照相關規定辦理，從而保證移交的檔案在格式、載體、形式上的統一性和內容上的完整性。

2.3 檔案工作的自動化、智能化、時效性。通過高校信息網絡平臺，電子文件在完成其使命后，可以在線實時向檔案部門進行移交。由于檔案工作部門也參與到電子文件、電子檔案標準制定過程中，對移交檔案進行整理可以節省大量的人力和時間，方便歸入各類數據庫，根據《檔案法》的規定以及學校的相關規定，及時發布在互聯網上，時效性明顯增強。

通過高效的檔案信息檢索系統，實現用戶自主選擇關鍵詞、檢索方式、檢索結果顯示、打印等，將檔案信息資源與用戶需求連接，提高檢索的相關性。相對傳統的手工卡片檢索，其效率不可同日而語。

2.4 檔案信息從“存”向“用”的轉變。網絡環境下，伴隨著對外交往的加強、學生的大量流動、管理活動的復雜性，高校檔案工作不僅僅局限于本校，其面臨的對象可能是整個互聯網用戶，在這種形勢下，傳統的以“藏”為主、以“用”為輔的理念，越來越不適應時代的發展。通過檔案信息資源的上網，將館藏檔案信息轉換為信息資源，提供給廣大用戶，簡化使用程序，開發更有效的搜索引擎，完善各種數據庫，使用戶不必親自前往高校檔案館進行查閱和參考，節省了時間金錢，也減少了檔案工作人員工作量。

3 網絡環境下高校檔案工作的對策

3.1 檔案信息化建設基礎。首先，要完善各類硬件，高校領導應加大檔案的經費投入，加大對檔案工作部門的硬件基礎設施的支持，采購先進的計算機軟硬件系統、網絡系統等硬件和軟件設施等，為高校檔案的現代化管理和檔案信息資源的開發利用提供強有力的物質保障。其次，檔案信息資源的數字化以及數字檔案資源的提供利用。檔案信息資源是開展檔案服務的基礎。通過OCR技術，將傳統的以紙質、聲像、圖片為載體的檔案信息數字化，是實現其利用價值的主要方式之一，同時，也不能因為重視電子檔案而忽視對傳統檔案信息資源的保護。對于直接轉化為電子檔案的電子文件來說，檔案部門應積極擴展收集渠道，通過高校檔案網站，整合各類檔案信息資源，并根據本校情況設置分類，方便利用者查找使用。

3.2 建設科學合理的數據庫。數據庫是當前整合檔案信息資源的一項重要技術，可以提高檔案信息資源的組織性、完整性。目前，數據庫與網絡技術結合構成各類在線數據庫，保證了信息的充分利用。檔案部門要針對移交歸檔的各種電子信息資源進行科學的分類，逐步完善各種基礎數據庫建設，并與互聯網相結合，及時上網，滿足利用者的需求。

3.3 開發、完善信息檢索系統。傳統的檔案信息檢索，主要是以人工方式，通過檔案館（室）指南、全宗指南、專題指南、各種卡片目錄等來實現的，檢索效率低，耗時費力。而通過計算機檢索，則可解決上述問題，并實現多種檢索方式并存，如關鍵詞、全文、作者等，極大地提高使用效率。具體來說，檢索系統要先進合理，采用先進算法和編制工具來進行開發，必要時，可以進行軟件外包，從而保證檔案信息檢索系統的先進性；人機交互功能，支持用戶定制檢索工具，提供多種檢索途徑，實現用戶自主選擇關鍵詞、檢索方式、檢索結果顯示等；擴展能力及相關的網絡資源整合能力，采用國家統一標準，保證兼容性，并留有開發接口和升級空間，為升級換代做相關準備。

3.4 網絡環境下，保證高校檔案信息資源的安全。由于網絡的開放性，病毒、黑客攻擊等眾多因素威脅著檔案網絡安全。為了保證檔案信息資源的安全，我們要做到以下幾點：第一，要根據國家相關的信息安全法律、法規，結合高校自身情況，制定相關安全制度，并有一套嚴格的監管系統來保證執行；第二，將硬件設施與軟件技術相結合，綜合運用硬件防火墻、殺毒軟件、數據加密等網絡安全技術，同時，對檔案信息資源使用權限進行劃分，避免非法使用和篡改；第三，完善檔案信息資源使用登記制度，利用電子身份認證系統以及證書等確認用戶身份，從而保證檔案信息資源網絡平臺的正常運行。

4 創新服務方式

互聯網為我們提供了一條即時的雙向交流渠道，可以實現電子檔案的在線移交、在線查詢等，及時了解到用戶的需求情況、滿意度，用戶也可以將自己的意見、要求反饋給高校檔案部門，從而改善高校檔案工作。在線聊天、在線咨詢、電子郵件、網絡存儲、在線下載等這些方式各有優缺點，高校檔案部門要針對本校、本部門工作特點，綜合利用上述工具，并積極探索新的管理、服務方式，提升服務質量。

5 強化檔案工作人才建設

高校檔案信息化建設是一個系統的工程，除需要購置必要的硬件、設施外，亟待解決的是建立一支有著檔案知識背景、適應網絡時代要求、年齡結構合理、專業技能過硬的高學歷、高素質的檔案工作隊伍。

5.1 轉變思想，提高認識。檔案工作人員要打破傳統觀念對檔案工作認識的誤區，以各種形式來證明檔案工作的重要性和價值。高校檔案工作者要解放思想，更新觀念，以一種開放的姿態參與到為教學、科研、管理服務中去。從整個高校工作的全局來考慮檔案工作，深入開展服務群體的研究，創新服務方式，變被動服務為主動服務，強化檔案部門參與高校建設與發展的意識；同時，加強宣傳，展現檔案工作的成就、檔案工作者的風采，增強領導干部和廣大師生的檔案意識，樹立檔案部門的良好印象。

5.2 多元化知識和技能。多元化知識主要涉及檔案專業知識、計算機知識等。檔案專業知識是從事和開展檔案工作的基礎。鑒于高校目前從事檔案工作的人員多是非專業出身的現狀，必須定期開展檔案專業知識、技能培訓和講座；同時，針對信息技術的廣泛應用，可以充分利用高校在人才、硬件、設施方面的優勢，對檔案工作人員進行計算機、網絡等信息知識的更新，從而為高校的檔案工作奠定一個良好的基礎。檔案工作人員也要主動根據本崗位的特點，充分利用互聯網絡，不斷拓寬知識范圍，培養實踐技能，將所學理論用于實踐中去，全面提高綜合素質。

（作者單位：鄭州大學 來稿日期：2012-10-18）</