“重要”和“一般”歸檔文件的判定

都梁檔案：國家檔案局8號令《文書檔案保管期限表》中，多次出現“重要”和“一般”作為確定單位文件材料保管期限的依據。但對“重要”與“一般”沒有給出清晰的內容，在實際操作中，如何確認它們，是每個歸檔人必須面對的一個實際問題。我認為，第一，應結合8號令第七條、第八條、第九條進行理解；第二，根據本單位開展工作的實際情況進行理解；第三，根據檔案記載的社會活動的影響力（或稱“社會效應”）進行理解；第四，根據本單位檔案利用情況進行理解。

zhouya1117：對于一份歸檔文件，判定其“重要”和“一般”，應綜合考慮三個因素：一是文件的責任者。一般說來，有本機關責任者的文件材料相對重要于無本機關責任者的文件材料；本系統責任者、本機關責任者形成的本專業文件材料重要于外系統、外機關形成的本專業文件材料；本級責任者形成的文件材料相對重要，上級形成的文件材料重要于下級的。二是文件的內容。一般說來，反映本機關主要職能、基本歷史面貌、經濟關系以及涉及機關個人利益的文件相對重要。三是文件的文種。一般說來，命令、指示、決定等比通知、函等的價值大。但文種只是判定文件重要與否的一個依據，斷不能作為主要依據。

都梁檔案：文種不是確定“重要”和“一般”的因素，文種只是一個符號而已。決定、決議、意見、命令等對于其制作機關來說，定為“永久”或“重要”沒有問題；但對于收文機關而言，全部歸為“重要”值得商討，應考慮因素是哪一個收文機關是該文件的主要貫徹執行者。例如，省人大制定的《檔案管理條例》，按照現在行文的規則，下行一級，省直部門和地級人大，省直部門除省檔案局和省政府法制辦應當將其定為“重要”外，其他單位沒有必要定為“重要”，地級人大也沒有必要將其定為“重要”。

savvy：文種是確定“重要”或“一般”的外在符號。盡管，作為收文單位會收到上級機關的各種文件，其中，以規范性文件（包括規章）居多。但是，其中以“令”、“決定”發布的文件，其效力和重要程度要明顯高于“通知”、“函”，這點毋庸置疑。相對于本單位而言，其是否為主要職能確實是一個衡量標準，關鍵是文件是否需要執行。在需要執行的前提下，文種完全可以作為代表重要程度的符號。

一井水：我認為，對于一份歸檔文件，判定其“重要”和“一般”，應堅持“以我為主”原則，即“我”形成的歸檔文件相對重要。這里的“我”，主要包括三層意思：一是本機關，包括本機關各部門、直屬機關等；二是本系統，指本機關同一系統或同一系統的上級機關，尤其指具有垂直領導關系的機關；三是與本機關密切相關的機關。另外，要根據歸檔文件稿本和外形特點判定其“重要”和“一般”。一般說來，歸檔文件的正本比副本、草稿、草案重要；有重要領導、著名人物的題詞、批注、簽字的文件材料有權威性，具有紀念價值，比較重要；某些文件因載體古老、珍稀而具有文物價值，某些文件因書法或裝幀優秀而具有藝術價值，都很重要，可作永久保存。

小刀：這個問題是普遍存在的廣義問題。重要與一般都要看主體，主體不同都會導致不同的選擇權，而且，從期限劃分上，主觀意識占據了主導作用，比較明確的當然不用過多糾結，大家都是對那些比較模糊的劃分存在分歧。我覺得，劃分的關鍵點在于，一看文件內容，是否具有重要性、針對性；再看責任者，是系統內還是系統外機構等。

不能不：以8號令的“9 本機關機構編制、干部人事、黨、團、紀檢、工會、保衛、信訪工作文件材料”為例，如“中共××縣委組織部門關于2008年全縣副科級領導干部年度考核結果的通知”，發文單位縣委組織部應何保管期限？縣衛生局、教育局、司法局等各部門以及各鄉鎮等收文單位應歸什么保管期限？我們這兒所有單位把它定為“永久”。存永久的理由是8號令9類里，“人事考核、職稱評審工作材料‘永久’”，涉及人事機構方面的大多存“永久”。我提出過，這樣進館后大量重件，可他們說是以人為本，合理重復，且考核涉及本單位領導。

周明明：一是從文件內容考慮，分析其反映的事情和問題是否重要；二是從責任者的地位來考慮，其地位高低，一般與其形成的文件材料的重要程度高低是一致的；三是從文件是否齊全考慮，一般比較齊全完整的文件比較重要，孤立、零散的文件相對次要。

飛熊：我個人理解，在檔案管理活動的實際操作中，應基于以下四個方面：一是甄別文件材料所記錄的或反映的事項是“重要”還是“一般”；二是鑒別文件材料所記錄的或反映的人物級別是“重要”還是“一般”；三是識別文件材料簽批（發）機構的級別是“重要”還是“一般”；四是考慮文件材料所記錄的或反映的事項、人物對今后的深遠影響是“重要”還是“一般”。

亓曉華：我認為，應該根據文件的內容、影響力、利用率等因素綜合考慮，在不違背歸檔文件整理原則下具體問題具體分析，劃定保管期限。以人民來信來訪中形成的文件材料為例，有領導重要批示和處理結果的，可定為“永久”；其他有處理結果的，可定為“30年”；無處理結果暫不歸檔。除黨和國家領導人所作的批示作為“重要批示”外，其他級別的領導所作批示是否重要，一般要根據領導批示的具體內容而定。如，領導對某信訪材料作出“此事××部門認真調查，如情況屬實，要嚴肅追查相關人員的責任”批示，就屬“重要”，如有結果，可定為“永久”；如果領導只是泛泛作出“請××單位協調處理”、“請××部門依據有關政策回復”等批示，就屬“一般”，如有結果，可定為“30年”。

小魚兒：以縣檔案局為例，根據近幾年的探索，本人在指導、培訓基層檔案員時，從以下幾方面來把握“重要”和“一般”。一是上級來文。具體分為兩種：一種是中共中央、國務院，省委、省政府，市委、市政府，縣委、縣政府等領導上級機關的文件，如果牽涉該縣檔案局的機構設置和人員的編制、任免、表彰以及檢查、視察等，均為“重要的”，應放入永久保管；如果與該縣檔案局無關，應不歸檔。另一種是國家檔案局（館）、省檔案局（館）、市檔案局（館）等業務上級機關的文件，也分為兩類，一類是表彰、任免的文件，如果牽涉該縣檔案局或者該縣檔案局的人員，那就是“重要的”，應歸入永久保存，否則，不歸檔；另一類是這些業務上級制定的一些方針政策性的且屬于該縣檔案局貫徹執行的文件，就是“一般的”，應歸入定期10年保存。二是自身發文。分為兩種：一種是“紅頭”文，如，臨時性的會議通知等，這些“一般的”文件應歸入定期10年保存；其他的“紅頭”文均是“重要的”，應歸入永久保存。另一種是“白頭”文，如，會議記錄、各種匯報性材料、各種年統計報表、各種合同協議（特別是近年來牽涉土地、房屋租賃的合同、協議），這些文件都是“重要的”，應歸入永久保存。一些臨時性的三五年的合同、協議是“一般的”，應歸入定期10年保存。三是聯合發文。如果以本單位為主的文件，本單位在歸檔時，這些文件就是“重要的”，應歸入永久保存；如果不以本單位為主的文件，本單位只是協助辦理的，這些文件就是“一般的”，應歸入定期10年保存。

鞏磊：我認為，對歸檔文件劃分保管期限時，“重要的”和“一般的”界定，可以國家檔案局8號令新的《文書檔案保管期限表》和《〈機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定〉問題解答》中，對什么是“重要的”和“一般的”文件材料的闡述與解釋為尺度。在國家檔案局8號令《文書檔案保管期限表》中，有11處什么是“重要的”和“一般的”文件材料?！丁礄C關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定〉問題解答》的解釋，可以歸納為八個方面：一是上級機關、上級領導檢查、視察本地區、本機關工作時形成的文件材料。其“重要的”、“一般的”判斷標準，通常以上級機關領導的行政級別和檢查、視察事由的重要程度來劃分。黨和國家領導人，以及省部級以上領導檢查、視察本地區、本機關工作形成的文件材料，一般可定為“永久”，一些不太重要的也可定為“30年”甚至“10年”；上級機關一般工作人員到下級機關檢查、指導工作形成的文件材料，重要的文件材料可定為“10年”，其他文件材料就不必歸檔。二是重要業務問題與一般業務問題文件材料。一般而言，涉及法規政策性和重大業務建設內容，屬于比較重要的問題；涉及基礎性、技術性內容，屬于一般業務問題。三是行政處罰、處分、復議、國家賠償等工作中形成的文件材料。行政處罰中形成的文件材料，原則上，對“警告”類，應視為“一般的”文件材料；對受到沒收非法所得、沒收非法財物，責令停產停業，暫扣或者吊銷執照，行政拘留處罰形成的文件材料，應視為“重要的”文件材料；行政復議形成的文件材料，應遵循行政處罰有關的“重要的”與“一般的”的區分原則；行政處分形成的文件材料，對受到“警告”處分的，應視為“一般的”，對受到“記過”、“記大過”、“降級”、“撤職”、“開除處分”形成的文件材料，應視為“重要的”；國家賠償過程中形成的文件材料，一般來說，都屬“重要的”，歸檔時應永久保存。四是機關紀檢、監察工作中形成的綜合性報告、調查材料。主要看案件最終處理結果。違規違紀程度只達到受警告處分條件的，形成的相關綜合性報告、調查材料就屬“一般的”，其可定為10年；違規違紀程度達到受警告以上處分條件的，形成的相關綜合性報告、調查材料就屬“重要的”，可定為永久。機關有年度紀檢、監察工作綜合性工作報告，可定為永久，年度以下的可定為10年。五是本機關與有關單位簽訂的合同、協定、協議、議定書等文件材料。應從文件材料法律價值出發，結合事由重要程度，合同、協定、協議等的有效時限，或涉及資金的多少來具體區分其檔案的“重要性”和“一般性”，合理界定保管期限。六是接待工作的計劃、方案。區分關鍵在于接待對象的級別，重要接待對象如黨和國家領導人、省部級官員以及人大代表團組、政協代表團組等，形成的接待計劃、方案，可定為30年；而兄弟單位對口接待過程形成的接待計劃、方案等應屬一般性的，可定為10年。七是機關國有資產管理文件材料。區分的原則是國有資產的規模、數量及價值大小。八是上級機關制發的屬于本機關主管業務的文件材料。具有政策性、法規性、方針性的，可定為30年；其他的可定為10年。

（摘自《檔案界》網站）</