《歸檔文件整理規則》在高校的適用范圍研究

摘 要：《歸檔文件整理規則》是文書檔案立卷改革的成果總結，是基于文書檔案而產生的一種整理規則。在高校文書檔案領域，“卷”改“件”是對檔案客觀實證性的回歸，它對于減少整理環節，提高歸檔工作效率有著積極的意義。但是從科技檔案成套性特點以及各種專門檔案自身特性方面思考，“件”的定義不宜過于靈活，按件整理在減少工作量、方便統計與提高檢索方面的作用不如文書檔案領域明顯。因此，《歸檔文件整理規則》適用于高校文書檔案，不宜擴展到高校所有檔案類型。

關鍵詞：立卷改革；高校檔案；按件整理；《歸檔文件整理規則》

立卷改革長期以來都是我國檔案界較為關注的話題，2001年，正式出臺的《歸檔文件整理規則》（以下簡稱《規則》）是對前期各種文書立卷改革措施的總結和升華，是“繼30年代行政效率運動之后文檔工作的第二次變革”。[1]《規則》作為我國文書立卷改革的重要成果，自其發布以來，在檔案界產生了較大的影響，各級綜合性檔案館基本已按其要求進行了相應的改革。在高校領域，《規則》也同樣被逐步推行開來。卞咸杰同志曾就高校領域適用《規則》問題在檔案界論壇作過專題講座，[2]并將其主要內容以《高校各類檔案以件歸檔的實踐》（以下簡稱《卞文》）為題在《檔案管理》2010年第1期上發表。筆者對卞咸杰同志在文中所展示的創新精神和改革膽略深為敬佩，但是，對于《卞文》將該校立卷改革的經驗總結為按件整理方法“以點代面，從文書檔案延伸到其他類別檔案”，[3]認為《規則》能夠適用于高校各類檔案的論斷則無法認同。

《規則》所提倡的“簡化整理，強化檢索”的理念與計算機及網絡技術空前發展的時代背景相得益彰，在文書檔案領域，“卷”改“件”是對檔案客觀實證性的回歸，盡量減少因為組卷及其相關操作引起的主觀性失實和失序。筆者雖然也認同《規則》在高校文書檔案領域的運用是檔案整理方式的一種進步，但是，這并不能成為《規則》適用范圍可以無限擴展的理由，從《規則》本身以及檔案自身特點等方面考量，《規則》不適用于高校非文書類檔案。

1 基于《歸檔文件整理規則》文本的思考

《規則》的出臺，正式確立了按件整理的專業地位，卻也由此引發了關于按件整理規則適用范圍的不斷爭議，為了能夠讓探討基于相同的平臺，筆者認為，在思考按件整理的適用范圍時，有必要對《規則》的文本意愿進行重新梳理。

1.1 《規則》制定的背景。檔案整理是檔案工作的重要內容之一，而歸檔材料的整理方法則是整理工作的核心內容。因此，關于檔案整理方法的探索在我國就一直存在。大規模的立卷改革探討開始于上世紀80年代，而隨著上世紀90年代對電子文件的不斷關注，關于文書立卷改革的探討與爭論越發如火如荼。回首這一段歷史，其間，關于文書立卷改革的方法從“上世紀八十年代以來，以‘六特征立卷法’為基礎，衍生出‘一事一卷’、‘四分四注意’、‘三個為主，五個分開’、‘三分兩同’等一系列立卷法”。[4]從中，我們不難發現，不管是何種立卷方法，都是基于對文書檔案的整理方法而產生，其涉及范圍并沒有涵蓋所有類型的檔案。《規則》的出臺是在對文書立卷改革的探討有了一定的成效后，集合各種立卷方法的優點而形成的一種國家行業標準。《規則》以推薦性行業標準的形式，于2000年12月由國家檔案局批準，于2001年正式頒布實施。《規則》之所以作為推薦性標準推出，也是為了兼顧現實檔案工作中存在的各種復雜多變的問題，避免“一刀切”的狀況出現。

1.2 《規則》關于適用檔案類型的規定。我國高校檔案的類別基本采用了1993年《高等學校檔案實體分類法》中的規定，分為黨群、行政、教學、科學研究、產品生產與科技開發、基本建設、儀器設備、出版、外事、財會等10個類別，2008年，頒布的教育部27號令《高等學校檔案管理辦法》與之相比，僅僅是新增加了學生類檔案，在實際工作中，一般會將特殊載體的聲像類和實物類檔案作為單獨類別列出。根據高校各種類型檔案的基本特點，可以大體上將其分為三個大類，一是文書檔案，即黨群類、行政類和外事類；二是科技檔案，即科研類、基本建設類、儀器設備類、產品生產類檔案；三是專門檔案，即學生類、教學類、出版物類、財會類。

《規則》自身文本中，雖沒有適用檔案類型的明確條款，但是，其在第二部分“定義”中，認為“歸檔文件”是指“立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料”。王健教授據此，也將“辦理完畢”、“文書檔案”、“紙質文件”歸納為《規則》適用范圍的“三個顯性限定”。因此，從《規則》的本意來考察，文書檔案應該是其適用的基本條件之一，《規則》并沒有涉及文書檔案之外的檔案類型。《卞文》也意識到了這一點，但是，其處理的方式是在編制本校的實施細則時，將“文書檔案”直接擴大為“各種紙質歷史記錄”，但對于這種適用范圍擴大的合理性，缺乏足夠的解釋和論證。

2 尊重檔案自身特點是整理工作的起點

檔案整理工作需要以“遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用”為原則來進行，對各種類型檔案自身特點的認識是探討其整理方式的起點，也是判斷各種檔案整理方式優劣的基本標準，檔案的整理方式只有與該類別檔案的自身屬性相符合才能實現整理工作的科學化。

2.1 按件整理違背了科技檔案的成套性特點。高校的科技檔案主要包括科研、基本建設、儀器設備、產品生產等四類檔案。因為科技工作過程的完整性及其相對獨立性，使科技檔案的形成在客觀上具有成套性的特點，這也是科技檔案與文書檔案的最主要區別。科技檔案的成套性特點主要是指“圍繞著一個獨立科技項目的進行，規律性地形成了一系列相關的科技文件，這些科技文件記載和反映了該項科技、生產活動的全部過程和成果，它們之間既以不同的工作階段相區別，又以總體的科技程序和科技內容緊密銜接，構成了一個反映該項科技、生產活動的文件整體”。[5]不管某個具體的科技項目在數量、內容和形式上有著怎樣的差別，但是，它們因為同一個總體的科技程序和科技內容而相互關聯，共同構成了相關科技活動的文件整體。只有將基于同一個科技項目產生的文件集中整理起來才能反映科技活動的全貌，才符合科技檔案整理的基本原則要求。

因為科技檔案的成套性特點，“案卷”在科技檔案整理中成為一種“客觀存在”，例如，同一個科研項目、同一件產品、同一個工程或設備都是統領關聯科技文件材料的客觀案卷形式。文書檔案則因為沒有明顯的內容特征來客觀統領卷內相關文件，容易形成不同立卷者立卷結果大相徑庭的局面，這也是文書檔案實現按件整理的重要原因之一。在工作量方面，由于科技檔案案卷概念相對容易確定，在科技檔案按卷整理的過程中不會因為組卷環節的復雜而明顯增加工作量。相反，案卷作為聯系科技文件之間微觀歷史聯系的作用會在檔案信息的查全率和查準率方面作出重要的貢獻。綜合而言，按件整理在文書檔案方面因為取消案卷而帶來的整理結果更加客觀、整理工作量減少的優勢在科技檔案領域沒有明顯的體現。相反，如果放棄科技檔案按卷整理的方法，以“件”為原則的整理方法容易造成同一科技項目文件的分散，對科技檔案的完整性和系統性構成威脅，也違背了科技檔案成套性特點。

2.2 專門檔案需要“專門”的整理方法。高校專門檔案主要包括學生類、教學類、出版物類、財會類等四類檔案。學生類檔案屬于人事檔案的范疇，而且，全國多數高校還未將學生類檔案納入檔案部門管理，因此，對其不作探討。

教學類檔案是高校檔案的主體，客觀地反映了高校的中心工作在于培養高層次的人才。高校的教學類檔案包括學生錄取、考試成績、休學轉學、畢業及學位等學習管理過程中的各個方面的材料。教學類檔案雖然內容復雜、數量龐大，但是，高校教學工作內容固定，分類清晰，因此，按卷整理便于集中同類的材料。在工作量方面，教學類檔案往往自然地以班級或者年級的方式集中在一起，無須為材料的分類組織浪費更多的精力，這一點，也是教學類檔案區別于文書類檔案的重要特征。

財會類檔案是在財務管理工作和會計核算活動中形成的文件材料，是記錄和反映高校經濟業務的重要史料和證據，主要包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等會計專業資料。高校的會計檔案中，會計憑證占據絕大多數，且已由學校的會計專業人員以冊的方式裝訂完畢。一冊會計憑證基本都是按照時間順序，將多份會計憑證集合起來裝訂而成，用“卷”顯然比“件”能更好地概括這一冊會計憑證檔案。會計賬簿和財務會計報告都具有明顯的時間特征和內容特征，例如，日記賬和年度財務報告等，因此，根據相關時間和內容要素組卷保存更符合文件本身特點。

出版物類檔案是指高校在編輯出版報紙、刊物、圖書、音像等出版物活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像等載體材料。出版物類檔案往往由于一個具體的出版事宜而產生，其內容清晰明確，因此，對其進行按卷整理便于集中相關內容，也不存在文書檔案按卷整理中存在的內容難以概括、題名難以擬寫的問題。

3 《歸檔文件整理規則》運用過程中一些認識誤區

3.1 “件”的概念應該如何定義？按卷整理的核心在于“案卷”的組織，而按件整理的核心則在于“件”的確定。在文書檔案領域，《規則》對于“件”的確立有著明確的規定，在此不再贅述。而如果要將《規則》的適用范圍擴展至非文書檔案，如何進行相關“件”的定義就成為問題的關鍵。《卞文》在處理此問題時，采取了“補充專門檔案和科技檔案類目中件的確定”方法，雖未作更為明確的闡釋，但從其后續操作示例中可發現《卞文》中“件”確立的幾個特點。

第一，帶有較強的主觀色彩，缺乏客觀標準。不管是以件歸檔還是按卷歸檔，“件”、“卷”都作為一種組織和計量單位存在，“件”和“卷”的概念只有清晰明確并且符合約定俗成的習慣才能有效地指導具體的歸檔操作。《卞文》中“將檔案檢索中有關聯的多份文件組合成一件”、“根據利用率界定件”等方法，在實際操作中對文件之間的檢索關聯關系和文件未來利用率高低的判斷都帶有一定的主觀色彩，容易產生“件”的確定結果因人而異的情況，違背了《規則》制定的初衷。

第二，部分“件”的定義與傳統“案卷”實質相同。案卷是指按照一定的主題等內部特征和外部特征編立的、具有密切聯系的若干文件的組合體。[6]在《卞文》中，“把同一個班級學籍材料組合為一件”、“科研檔案中的獲獎申報材料，可把申報表、科研成果、社會影響或實際效果證明、其他材料等界定為一件”等方法中的“件”在名稱上雖為件，而在內容上卻具有明顯的組合和集中行為，實質上，已經與“案卷”概念相同。同時，這些“件”的概念與約定俗成的“件”的概念迥異，容易造成概念上的混亂。例如，如果把一個班級的學籍材料稱為一件，那其中，每個具體人員的學籍材料該用什么來稱呼？

3.2 按件整理是否減少工作量？《卞文》在談到以件歸檔的經驗時，認為“《規則》的實施簡化了歸檔文件整理程序，減少了工作量，提高了工作效率”，[7]在實際工作中，這一說法也成為按件整理適用范圍擴大的一個重要理由。在文書檔案領域，傳統的文書檔案按照分類→組卷→卷內文件整理→填寫案卷目錄和備考表→案卷裝訂→擬寫案卷題名→填寫案卷封面→檔號編制→案卷排列→案卷目錄編制的程序來進行。而按照《規則》的要求，實行按件整理后其整理程序變為：件的確定→裝訂→蓋歸檔章→文件歸類→文件排列→填制歸檔章→編目→裝盒。兩相比較，從數量上看，按件整理減少了工作環節，從內容上看，取消了難度大、爭議多、耗時費力的組卷及卷內文件整理的環節，客觀上，減少了文書檔案整理的工作量。

在非文書檔案領域，無論是科技檔案還是各種專門檔案，其內容往往明確涉及某個事件，或者有明確的組卷標識，因此，組卷和案卷題名的擬寫變得較為容易，《規則》在文書檔案整理中的這種優勢就不復存在。相反，從實際工作情況來看，在檔案實體的裝訂方面，因為裝訂對象由一卷文件細化至每份文件，按件整理的裝訂工作量沒有減少反而有所增加，加之，按件整理方式中裝具及裝訂方法一直缺少穩定有效的做法，無疑給具體工作增加了難度。例如，每份用縫紉機線裝的文件，在進行數字化掃描時，就很難拆除后進行高速掃描。因此，按件整理并沒有減少非文書檔案的整理工作量。

3.3 按件整理對于統計和檢索的意義有多大？《規則》實施以后，檔案統計的基本單位由案卷變成案卷與件兩種方式并存的狀況，在一定程度上，給直觀比較和統計分析館藏數量帶來了困難。但是，如果據此擴展《規則》的適用范圍則有舍本逐末之嫌，檔案整理方式的選擇必須以遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，尊重檔案自身特點為原則，不能因為統計單位一致性的需要而改變各種檔案的最合理整理方式。實際上，雖然有案卷與件兩種統計單位，但是，按照《規則》本身的適用范圍而言，案卷的統計數與件的統計數都清晰地確定為館藏文書檔案與非文書檔案的數量。

按件整理“優化了檢索效果，使檔案檢索更加迅速、高效、靈活”的觀點被當做是《規則》適用范圍擴展的重要原因，但是，事實果真如此嗎？根據筆者調查，現在的高校檔案基本采用計算機檢索的方式，絕大多數的高校館藏檔案目錄也是建立在文件級的基礎上。在手工檢索情況下，紙質卷內文件目錄與按件整理形成的目錄體系在形式和內容完整性上是一致的。在計算機檢索的情況下，在目錄建設體系均建立在文件級的基礎上時，按件整理的各種檢索方式和效果會同樣表現在按卷整理的文件檢索中。但是，因為“案卷”作為聯系文件之間歷史微觀聯系的作用而存在，會把那些在責任者、來源、時間、題名等多種要素上并沒有直接關聯關系的文件整理匯集一起，反而給檢索結果的查全率和查準率帶來幫助。

參考文獻：

[1]王靜.對以“件”為單位立卷方法改革的思考[J].山西檔案，2001（4）：17～19.

[2]卞咸杰.高校各類檔案以件歸檔的實踐——以鹽城師院為例. [2009-09-29].http：//www.danganj.net/bbs/viewthread.php？tid=22808&extra=page%3D5.

[3][7]卞咸杰.高校各類檔案以件歸檔的實踐[J].檔案管理，2010（1）：20～23.

[4]王健.關于立卷改革思路的思考——《歸檔文件整理規則》的應用與反思[J].檔案學通訊，2002（3）：74～80.

[5]王傳宇.科技檔案管理學[M].修訂本.北京：中國人民大學出版社，1998：58.

[6]陳兆祦、和寶榮、王英瑋.檔案管理學基礎[M].第三版.北京：中國人民大學出版社，2005：133.

（作者單位：浙江師范大學檔案館 來稿日期：2012-10-18）</