高校檔案信息資源利用趨勢(shì)分析

高校館藏檔案信息是高校真實(shí)、可靠、最具權(quán)威性與憑證性的原生信息資源，具有較強(qiáng)的本源性、不可替代性和不可再生性的特點(diǎn)。憑借高校檔案信息的先進(jìn)性、科學(xué)性和憑證性、權(quán)威性，高校館藏檔案查詢利用量逐年加大，檔案利用率急劇上升。通過(guò)對(duì)近年來(lái)鄭州大學(xué)檔案館檔案信息查詢利用情況統(tǒng)計(jì)分析，不僅能夠從一個(gè)側(cè)面觀察出檔案利用需求的變化，而且，也能夠反映出目前高校檔案信息利用服務(wù)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。我們利用現(xiàn)實(shí)數(shù)據(jù)，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，分析判斷，以表象來(lái)洞察實(shí)質(zhì)性的問(wèn)題，提出切實(shí)可行的措施方案。以促進(jìn)高校檔案事業(yè)全面、協(xié)調(diào)、快速、可持續(xù)和科學(xué)發(fā)展，使高校檔案工作更好地服務(wù)于學(xué)校中心工作，不斷滿足師生員工和社會(huì)發(fā)展的要求，為社會(huì)發(fā)展提供更加科學(xué)高效的服務(wù)，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 鄭州大學(xué)檔案館近年檔案利用情況統(tǒng)計(jì)

隨著社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的蓬勃發(fā)展，高校檔案信息資源、信息技術(shù)也有了很大的提高，社會(huì)各界檔案意識(shí)不斷增強(qiáng)。目前，高校檔案信息資源利用范圍不斷擴(kuò)大，各行各業(yè)諸如考研、考博、就業(yè)、職稱評(píng)定、考核任用、提職升遷、出國(guó)留學(xué)等學(xué)籍認(rèn)證、撰寫校史材料、教學(xué)評(píng)估、教學(xué)科研等工作都需要查閱檔案信息。鄭州大學(xué)檔案館以2001年至2011年檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，檔案利用數(shù)量趨勢(shì)及利用對(duì)象服務(wù)情況如下：

2 數(shù)據(jù)分析及結(jié)論

根據(jù)鄭州大學(xué)檔案館檔案利用數(shù)量2001年統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)與2011年統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)對(duì)比，2011年，共計(jì)利用6612卷（件）次，比2001年利用1982卷（件）次增長(zhǎng)4630卷次，是2001年的3.3倍，增長(zhǎng)率為233%；2011年，個(gè)人利用6406人次，比2001年個(gè)人利用674人次增長(zhǎng)5732人次，是2001年的9.5倍，增長(zhǎng)率為850%；2011年，本校利用789人次，比2001年1257人次下降468人次，下降率為37%。

以上數(shù)字表明，高校檔案利用服務(wù)趨勢(shì)發(fā)生了深刻的變化：一是檔案利用數(shù)量急速增長(zhǎng)，檔案工作由管理向利用服務(wù)與管理并重轉(zhuǎn)變；二是檔案利用對(duì)象由單位查詢?yōu)橹飨騻€(gè)人查詢?yōu)橹鬓D(zhuǎn)變；三是檔案利用目的由單位工作參考為主向以個(gè)人學(xué)籍認(rèn)證為主轉(zhuǎn)變；四是由本校服務(wù)為主向社會(huì)化服務(wù)為主轉(zhuǎn)變。

以上數(shù)字充分說(shuō)明，高校館藏檔案信息資源不僅在本校各項(xiàng)工作中發(fā)揮了極其重要的作用，而且，在社會(huì)發(fā)展中也顯示出了舉足輕重的、不可替代的作用。其憑證價(jià)值、教育價(jià)值和社會(huì)價(jià)值日趨凸顯，在社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)和維護(hù)法制秩序中發(fā)揮著極其重要的作用，其社會(huì)職能和社會(huì)作用不斷加大。

3 數(shù)據(jù)背后反映出高校檔案工作存在的一些普遍性問(wèn)題

從以上統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)中反映出，目前，高校檔案信息資源管理和利用服務(wù)工作還存在以下幾點(diǎn)問(wèn)題：

3.1 歸檔范圍和保管期限結(jié)構(gòu)不盡科學(xué)。從高校檔案查詢個(gè)人利用檔案信息人數(shù)趨勢(shì)分析中發(fā)現(xiàn)，由于高校檔案信息資源的特殊性，長(zhǎng)期以來(lái)，服務(wù)對(duì)象一般都局限為本單位或企事業(yè)單位以及集體部門，因此，檔案部門把文件作為重點(diǎn)，十分注重具有“工作參考價(jià)值”的檔案信息。隨著信息社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，無(wú)論從服務(wù)對(duì)象還是服務(wù)內(nèi)容上都有了較大的變化。就高校而言，每年，查閱利用檔案的個(gè)人占年利用率的60%～80%，甚至更高。其中，民生檔案已成為檔案利用服務(wù)新的增長(zhǎng)點(diǎn)，因此，按照新時(shí)期新階段對(duì)檔案工作提出的新要求，一是要積極建立和完善覆蓋人民群眾的檔案資源體系和建立方便人民群眾的檔案利用體系建設(shè)；二是要科學(xué)調(diào)整館藏保管期限，把民生體系檔案，如學(xué)籍檔案、個(gè)人獎(jiǎng)懲信息、工資信息、調(diào)令、調(diào)函等檔案信息適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。

3.2 淡化了本校服務(wù)職能。由于檔案部門苦于應(yīng)對(duì)社會(huì)化服務(wù)，對(duì)本校服務(wù)職能往往有些淡化，出現(xiàn)本校師生查閱檔案卷次降低。究其原因：一是自動(dòng)化辦公的普及，使校內(nèi)師生更加靈活、方便地利用檔案信息，使本校檔案信息利用卷次降低。二是檔案館專職人員緊缺。以鄭州大學(xué)檔案館為例，從2001年檔案館成立后，人員編制為8人，十年來(lái)，檔案數(shù)量增加3倍，檔案利用量急劇增加，而檔案人員未能增加。因此，被動(dòng)式服務(wù)壓力加大，檔案人員在服務(wù)工作中顯得格外力不從心，致使檔案館許多職能未能體現(xiàn)。如，檔案開(kāi)發(fā)力度不足，造成本校檔案信息利用量降低。三是對(duì)館藏檔案信息宣傳力度不夠，造成本校師生對(duì)館藏檔案信息不了解，使本學(xué)校檔案利用量下降。

3.3 社會(huì)化服務(wù)準(zhǔn)備不足。目前，高校檔案信息社會(huì)化服務(wù)已經(jīng)成為高校檔案信息服務(wù)的趨勢(shì)。做好社會(huì)化服務(wù)，一是要在檔案管理硬件設(shè)施包括服務(wù)場(chǎng)所、管理和服務(wù)設(shè)備等方面為社會(huì)利用者提供方便、快捷、安靜的服務(wù)環(huán)境；二是要充實(shí)優(yōu)化、合理配置館藏檔案信息，加快館藏信息資源的數(shù)字化、信息化和利用網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)；三是要制定高校檔案信息社會(huì)化服務(wù)的制度、保密原則、服務(wù)項(xiàng)目和服務(wù)內(nèi)容等一系列服務(wù)措施，為社會(huì)化服務(wù)工作創(chuàng)造有利條件。然而，多數(shù)高校在硬件裝備、軟件設(shè)施以及人員配備等方面，還有待進(jìn)一步完善和改進(jìn)。在檔案信息利用過(guò)程中，暴露出諸多問(wèn)題，一是國(guó)家缺少配套性制度。比如，檔案信息對(duì)個(gè)人開(kāi)放范圍和查閱程序，尤其是對(duì)已故人員檔案信息的查詢，如果有法可依，就能夠減少不必要的解釋或漏洞。二是館藏信息資源的數(shù)字化程度不能夠滿足利用需求。三是高校檔案工作人員信息化技術(shù)有待提高。

4 對(duì)策與思路

隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)和高等教育事業(yè)迅速發(fā)展，高校檔案工作的內(nèi)涵和外延都發(fā)生了深刻變化，高校檔案工作面臨著新的機(jī)遇，同時(shí)，也迎來(lái)了新的挑戰(zhàn)和要求。如何滿足日益增長(zhǎng)的檔案信息利用需求、如何才能做好社會(huì)化服務(wù)，成為高校檔案工作的當(dāng)務(wù)之急。

4.1 館藏資源“三優(yōu)化”。所謂“三優(yōu)化”，就是優(yōu)化資源總量，打破范圍、時(shí)限限制；優(yōu)化資源結(jié)構(gòu)，在“多元”和“綜合”上下功夫；優(yōu)化空間布局，充分發(fā)揮各級(jí)各類檔案館（室）的作用。一是牢固樹(shù)立“大檔案”意識(shí)，拓展和豐富館藏，建立以檔案信息保管與歷史資料保存并重、紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的管理機(jī)制，形成多層次、多渠道、多類型、多載體的檔案存儲(chǔ)模式；二是優(yōu)化館藏信息，對(duì)館藏檔案進(jìn)行全面鑒定，剔除重復(fù)、過(guò)期、無(wú)保存價(jià)值的檔案另行保管，同時(shí)，對(duì)“孤本”檔案和重要檔案進(jìn)行及時(shí)搶救；三是深入做好檔案征集，通過(guò)各種渠道，把有價(jià)值的檔案征集進(jìn)館，努力豐富館藏；四是建立人物全宗、“三重”（重點(diǎn)項(xiàng)目、重大活動(dòng)、重要會(huì)議）等特色檔案專題庫(kù)房，形成模塊管理方陣；五是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案信息化水平。

4.2 檔案信息資源服務(wù)“三轉(zhuǎn)變”。所謂“三轉(zhuǎn)變”，就是服務(wù)內(nèi)容從檔案數(shù)量要求向質(zhì)量要求轉(zhuǎn)變；服務(wù)方式由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變；服務(wù)手段由傳統(tǒng)的手工管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變。一是深入開(kāi)展特色檔案利用前置服務(wù)，將利用服務(wù)形式前移到信息開(kāi)發(fā)之前，意在提高檔案信息的歸檔質(zhì)量，解決檔案信息的真實(shí)性與完整性問(wèn)題。在檔案利用中，許多學(xué)生學(xué)籍檔案先后采集信息不一致，出現(xiàn)名字與身份證“同音異字”等現(xiàn)象，造成諸多麻煩。因此，在學(xué)生入學(xué)前進(jìn)行檔案意識(shí)教育，在《入學(xué)報(bào)到須知》中，把《個(gè)人信息采集要求與注意事項(xiàng)》發(fā)到新生手中，并通過(guò)校園網(wǎng)、檔案信息網(wǎng)、教學(xué)網(wǎng)等廣泛宣傳，起到事半功倍的收效。二是加強(qiáng)檔案信息在校園文化建設(shè)中的地位。檔案部門可以通過(guò)授課、培訓(xùn)、報(bào)告等形式宣傳檔案知識(shí)，傳播檔案信息，把檔案信息作為學(xué)校文化建設(shè)的重要組成部分，充分發(fā)揮高校檔案信息教育功能，使檔案走進(jìn)人們的生活、學(xué)習(xí)和工作中。三是堅(jiān)持利用與保密并重，確保檔案信息安全。

4.3 突出學(xué)校特色，建立愛(ài)國(guó)主義教育基地。適時(shí)舉辦各種檔案宣傳和專題展覽，條件成熟時(shí)，建立校史、博物展覽室，使之成為愛(ài)國(guó)、愛(ài)校教育基地，充分發(fā)揮其文化、教育功能。

4.4 開(kāi)發(fā)檔案信息，凸顯社會(huì)化服務(wù)功能。積極開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)，創(chuàng)造條件嘗試開(kāi)展科研成果推廣應(yīng)用服務(wù)。依據(jù)學(xué)校檔案利用的實(shí)際情況，在做好為學(xué)校中心工作和各職能部門服務(wù)的基礎(chǔ)上，著重做好學(xué)籍、學(xué)歷、學(xué)位的鑒定服務(wù)，出具檔案證明服務(wù)和檔案利用輔助服務(wù)，并為外地利用者開(kāi)展代辦代寄檔案證明等業(yè)務(wù)，充分發(fā)揮學(xué)校檔案的憑證作用，不斷擴(kuò)大學(xué)校檔案信息的社會(huì)功能。

4.5 加強(qiáng)館藏檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換，完善數(shù)字信息資源建設(shè)。不斷完善檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。對(duì)館藏紙質(zhì)檔案資料根據(jù)其重要程度、受損情況和利用率，有重點(diǎn)地、分期分批建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)和專門數(shù)據(jù)庫(kù)。在此基礎(chǔ)上，加強(qiáng)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和現(xiàn)行文件查閱中心建設(shè)，有計(jì)劃地實(shí)現(xiàn)重要檔案計(jì)算機(jī)全文檢索和瀏覽。總之，高校檔案信息利用是高校檔案價(jià)值的具體體現(xiàn)。高校檔案信息社會(huì)化服務(wù)，是檔案信息資源從半封閉管理到開(kāi)放性管理的過(guò)程，根據(jù)利用情況做到有的放矢，先易后難，不斷取得服務(wù)經(jīng)驗(yàn)。在推動(dòng)檔案信息社會(huì)化服務(wù)的同時(shí)，也要主動(dòng)地開(kāi)展為學(xué)校建設(shè)服務(wù)，“兩手都要抓，兩手都要硬”，才能實(shí)現(xiàn)高校檔案工作的科學(xué)發(fā)展。

（作者單位： 鄭州大學(xué)檔案館 來(lái)稿日期：2012-10-18）</