格式中印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期項目應(yīng)該取消

摘要：新公文格式中指“送印機(jī)關(guān)”的“印發(fā)機(jī)關(guān)”項目，筆者認(rèn)為應(yīng)指公文起草承辦部門，標(biāo)注此可便于收文者有疑問時咨詢。但有的公文主體部分已顯示聯(lián)系線索，其他一般公文收文者根據(jù)所知來文機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)分工可判定其起草承辦部門，因之不需設(shè)該項。現(xiàn)公文起草人一般用打印稿請領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，文印室基本不需再打字，校對、復(fù)核用時很少，不會造成公文付印與領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期不同，因此公文上也不需標(biāo)印發(fā)日期。

關(guān)鍵詞：公文；格式；印發(fā)機(jī)關(guān)；印發(fā)日期

2011年6月，本人發(fā)表《現(xiàn)行公文格式的印制版記項目應(yīng)該取消》一文（《辦公室業(yè)務(wù)》2011年第6期），提出當(dāng)時執(zhí)行的國家有關(guān)方面公文格式規(guī)定中印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期和印制份數(shù)項目“對公文的效能發(fā)揮沒有實在意義，對收發(fā)文機(jī)關(guān)的管理工作也沒有實用價值”[1]，應(yīng)該取消。2012年4月16日，中共中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳聯(lián)合發(fā)布《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》，其關(guān)于公文格式的組成規(guī)定中，沒有了印制份數(shù)，但仍保留了印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期項目。作為該條例的配套規(guī)定，國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局和國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會2012年6月29日聯(lián)合發(fā)布的《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)，做出了與其內(nèi)容相同的規(guī)定。不過，原公文格式規(guī)定中“印發(fā)機(jī)關(guān)”《〈國家行政機(jī)關(guān)公文格式〉條文釋義》解釋是指“公文的印制主管部門”[2]，“印發(fā)日期”《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定“以公文付印的日期為準(zhǔn)”[3]。現(xiàn)公文格式規(guī)定中的“印發(fā)機(jī)關(guān)”和“印發(fā)日期”《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》明確指“公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期”[4]。新規(guī)定中的公文格式項目意指送印機(jī)關(guān)和送印日期的印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期有無必要設(shè)置，本文試作探討。

新規(guī)定中的意指“送印機(jī)關(guān)”的“印發(fā)機(jī)關(guān)”指誰？參與《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)起草的徐成華、孫維、房慶等在其主編的《GB/T9704—2012〈黨政機(jī)關(guān)公文格式〉國家標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用指南》一書中指出：“這里的印發(fā)機(jī)關(guān)是指公文的印制主管部門，一般應(yīng)是各機(jī)關(guān)的辦公廳（室）或文秘部門。有的發(fā)文機(jī)關(guān)沒有專門的文秘部門，發(fā)文機(jī)關(guān)就是印發(fā)機(jī)關(guān)。”[5]由于他們是該標(biāo)準(zhǔn)的起草人，因此可認(rèn)為他們的解釋是很權(quán)威的解釋。按照他們的解釋，我們可明白兩點：一是“印發(fā)機(jī)關(guān)”只能指單位管公文印制的文秘部門，否則指單位，單位別的部門不能做公文的“印發(fā)機(jī)關(guān)”；二是這里的“印發(fā)”強(qiáng)調(diào)的是“印”制。如果做這樣的理解，可以認(rèn)為新公文格式規(guī)定中的“印發(fā)機(jī)關(guān)”項目與原公文格式規(guī)定中的“印發(fā)機(jī)關(guān)”項目所指一致，因為原《〈國家行政機(jī)關(guān)公文格式〉條文釋義》中對此的解釋與之基本相同。原《〈國家行政機(jī)關(guān)公文格式〉條文釋義》是這樣解釋“印發(fā)機(jī)關(guān)”的：“這里的印發(fā)機(jī)關(guān)是指公文的印制主管部門，一般應(yīng)是各機(jī)關(guān)的辦公廳（室）或文秘部門。有的發(fā)文機(jī)關(guān)沒有專門的辦公廳（室）或文秘部門，也可標(biāo)識發(fā)文機(jī)關(guān)。”[2]兩相對照，雖個別文字有異，但所指總體意思相當(dāng)。如果新公文格式規(guī)定中的“印發(fā)機(jī)關(guān)”或者說“送印機(jī)關(guān)”確指如此，那么正像本文開頭提到的筆者發(fā)表的那篇文章中所述的那樣，公文印制是發(fā)文機(jī)關(guān)的內(nèi)部具體工作事務(wù)，收文機(jī)關(guān)既不關(guān)心，也不需要具體知曉，因此沒必要在正式向外發(fā)出的公文正本上顯示。況且依常規(guī)各機(jī)關(guān)的工作人員也知道，機(jī)關(guān)的總文印室設(shè)于文秘部門或稱辦公廳（室），一般發(fā)文印制由其承擔(dān)，公文正本上顯示此信息，對收文機(jī)關(guān)沒有實用價值。就發(fā)文機(jī)關(guān)來說，某個具體發(fā)文由誰承印，發(fā)文處理單上有登記，可滿足發(fā)文機(jī)關(guān)的內(nèi)部管理需要，也沒必要在正式發(fā)文上顯示承印者信息。

筆者對“送印機(jī)關(guān)”的理解與前述的徐成華他們的解釋不同，認(rèn)為“送印”不是“送誰印”，而是“誰送印”，即發(fā)文是由機(jī)關(guān)的哪個部門起草、承辦，交文印部門承印。當(dāng)然，單位的許多發(fā)文是由文秘部門起草、承辦，交文印室印制，這樣，主管發(fā)文印制和承擔(dān)發(fā)文起草的屬于一個部門。在這種情況下，在向外發(fā)出的公文正本上顯示文秘部門的名字，本意是顯示承辦部門，使收文機(jī)關(guān)對收文如有疑問可循此聯(lián)系，而有的人則誤認(rèn)為是顯示發(fā)文由哪個部門承印。如果筆者的理解正確，那么單位的發(fā)文上顯示的“送印機(jī)關(guān)”就不限于文秘部門，而是某個發(fā)文由單位的某個部門起草、承辦，就顯示那個部門名字。如單位關(guān)于人事方面的發(fā)文由人事處起草、承辦，正式發(fā)出的文件上就顯示“印發(fā)機(jī)關(guān)”（或者說“送印機(jī)關(guān)”）是人事處。雖然說從字面理解決定發(fā)文印發(fā)的不是人事處，而是單位領(lǐng)導(dǎo)，然具體安排和處理印發(fā)事務(wù)的是人事處，所以說“印發(fā)機(jī)關(guān)”是人事處也未嘗不可。按照這樣的理解，發(fā)文上顯示“印發(fā)機(jī)關(guān)”是有用的，因為誰也不能保證任何發(fā)文的內(nèi)容任何收文機(jī)關(guān)都不會有疑問。發(fā)文上標(biāo)示“印發(fā)機(jī)關(guān)”，就為對發(fā)文有疑問的收文者提供了詢問溝通途徑，可減少解疑曲折，也便于保證解疑的質(zhì)量。但是，有些發(fā)文是明顯標(biāo)示“印發(fā)機(jī)關(guān)”無用或不便于標(biāo)示的。如“請示”，按規(guī)定“附注”處應(yīng)注明聯(lián)系人姓名和電話號碼[5]，供收文者有疑問或溝通事項等時聯(lián)系，這樣發(fā)文上再顯示“印發(fā)機(jī)關(guān)”就無用。再如轉(zhuǎn)發(fā)性文件，收文者要執(zhí)行的是被轉(zhuǎn)發(fā)文件，如有疑問需聯(lián)系咨詢的是被轉(zhuǎn)發(fā)文件的承辦者，而轉(zhuǎn)發(fā)文件上顯示的是那個轉(zhuǎn)發(fā)通知的印發(fā)者，顯然不能真正地滿足收文者的需要。再如代擬稿文件，下級為上級代擬某一文稿，正式發(fā)文上不宜把代擬稿的單位名字作為“印發(fā)機(jī)關(guān)”標(biāo)示。又如臨時小組起草的文件，單位臨時組織一些人起草一個文件，文件擬成，小組即解散，正式發(fā)文上也不能將臨時小組作為文件“印發(fā)機(jī)關(guān)”標(biāo)示。還有聯(lián)合承辦文件，兩個及其以上部門聯(lián)合起草單位一個文件，其“印發(fā)機(jī)關(guān)”也不宜將聯(lián)合起草承辦的部門都標(biāo)示。這幾種情況在公文格式上怎么處理，總不能無用的不標(biāo)示，不便標(biāo)示的不標(biāo)示吧？如果無用的不標(biāo)示，不便標(biāo)示的不標(biāo)示，有用且便標(biāo)示的才標(biāo)示，豈不造成公文格式的不統(tǒng)一？而《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)要求的是格式的統(tǒng)一，公文“印發(fā)機(jī)關(guān)”不是像“密級”那樣可根據(jù)需要選擇性標(biāo)注，而是各公文的必備項目，如果某些公文不標(biāo)，即是違犯國家標(biāo)準(zhǔn)。而如果強(qiáng)制執(zhí)行國家標(biāo)準(zhǔn)，將不需標(biāo)示的也標(biāo)示，則違背了應(yīng)用文的各格式項目組成的有用性原則。其實，前邊所述的那些需要并可以標(biāo)示“印發(fā)機(jī)關(guān)”的公文也可以不標(biāo)示。原因一是實踐中絕大部分發(fā)文內(nèi)容規(guī)定明確，收文機(jī)關(guān)收到后沒有也不需詢問發(fā)文機(jī)關(guān)什么就可理解透；二是在機(jī)關(guān)工作經(jīng)常與文件打交道的人員，一看文件內(nèi)容類型即可憑常識較準(zhǔn)確地判定其起草承辦部門，若有疑問，可選擇恰當(dāng)途徑咨詢。道理很簡單，一個單位的管理人員對與本單位經(jīng)常往來文件的其他單位的內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置及其分工是清楚的，因之判定其收到的某個文件的起草部門也是比較容易的。這樣說來，所有發(fā)文均不需在正本上標(biāo)注“印發(fā)機(jī)關(guān)”。

新公文格式規(guī)定中的“印發(fā)日期”意指“送印日期”和原公文格式規(guī)定中的“印發(fā)日期”意指“付印日期”二者所指時間沒有多大差別。“送印日期”的意思比較單一，就是指發(fā)文承辦者將發(fā)文稿送交文印室印制的日期，即送交日期。“付印日期”可作兩種理解，一是指將發(fā)文稿交付給文印室印制的日期，即同前述的送交日期；二是指文印室將發(fā)文稿開始印制的日期。由于現(xiàn)在一般單位的各部門均配有與計算機(jī)相連的打印機(jī)，部門發(fā)的文件一般在部門內(nèi)打印，形成單位總文印室的文件印制任務(wù)并不是很大，基本上可達(dá)到隨送隨印或送到稍等即可付印的地步，所以公文的送印日期和開印日期往往沒有區(qū)別。但這里所講只是說明新老公文格式規(guī)定的“印發(fā)日期”項目所指日期無多大差別，并未說明公文正本上需否標(biāo)注“印發(fā)日期”。新公文格式國家標(biāo)準(zhǔn)的起草人徐成華他們認(rèn)為：“一般來說，公文在負(fù)責(zé)人簽發(fā)之后，也就是成文日期之后，往往需要經(jīng)過打字、校對、復(fù)核等環(huán)節(jié)，因此成文日期與印發(fā)日期通常存在時間差。通過標(biāo)注印發(fā)日期，既可以使發(fā)文機(jī)關(guān)掌握制發(fā)公文的效率，也可以使收文機(jī)關(guān)掌握公文的傳遞時間，有利于公文的辦理和工作效率的提高。”[5]他們的話，看起來很有道理，但聯(lián)系實際的話，應(yīng)該說那是十幾年前的道理。1999年12月27日原國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《〈國家行政機(jī)關(guān)公文格式〉條文釋義》中有意思相同的話：“標(biāo)識印發(fā)日期是為了準(zhǔn)確反映公文的生成時效。一般來說，公文在領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之后，也就是生效時間之后，往往需要經(jīng)過打字、校對、復(fù)核等環(huán)節(jié)。本標(biāo)準(zhǔn)說明了印發(fā)日期以公文付印日期為準(zhǔn)，是為了界定生效時間與印發(fā)時間的區(qū)別。通過了解生效時間與印發(fā)時間的時間差，既可以使發(fā)文機(jī)關(guān)掌握制發(fā)公文的效率，也可以使收文機(jī)關(guān)掌握公文的傳遞時間，均有利于公文的辦理。”這個話，是符合當(dāng)時的實際的。因為1999年的時候，計算機(jī)在全國各單位還未普及應(yīng)用，許多單位內(nèi)只配備很少的計算機(jī)，很多人起草公文用普通手寫，形成文印室打印文件任務(wù)重，送印文稿往往需排隊等候打印的情況，因此那時的發(fā)文領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期（即文尾署的成文日期）和文稿實際付印日期可能會錯些時間。現(xiàn)在則不同，計算機(jī)已普及應(yīng)用，公文起草人送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文稿是自己的打印稿，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)過文稿起草人只需將其電子本拷給文印室即可，這就為文印室省去了最占時的打字環(huán)節(jié)。由于公文起草人送請領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)打印稿之前已反復(fù)校對，使其到文印室的印前校對就大大少時。至于文秘部門對文稿的復(fù)核，一般都用時極少，所以一般不會成為影響公文簽發(fā)日期與付印日期錯時較多的重要因素。加上前述的現(xiàn)在單位部門發(fā)文一般在部門內(nèi)打印使單位文印室文印任務(wù)不重的情況，可使單位的大部分正式發(fā)文在領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)當(dāng)日即在文印室付印，從而使在公文正本上標(biāo)注“印發(fā)日期”毫無必要。即使某個發(fā)文領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)在某日下午下班前或某周周五下班前，其文印室付印該文稿也不過錯一日、兩日而已，沒有多大的時間差，形不成在公文正本上標(biāo)注“印發(fā)日期”的必要。就算是要明白發(fā)文的“成文日期”與“印發(fā)日期”有無時間差，“使發(fā)文機(jī)關(guān)掌握制發(fā)公文的效率”，發(fā)文機(jī)關(guān)的發(fā)文處理單上有記載，可滿足自己的需要，而沒有必要在發(fā)文正本上標(biāo)注“印發(fā)日期”，因為那是發(fā)文機(jī)關(guān)的內(nèi)部事務(wù)，收文機(jī)關(guān)對之既不關(guān)心，也無知曉的必要。

參考文獻(xiàn)：

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[5]徐成華等. GB/T9704—2012《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用指南[M].北京：中國質(zhì)檢出版社，中國標(biāo)準(zhǔn)出版社.2012：50-57.

（作者單位：鄭州中州大學(xué)圖書館 來稿日期：2012-10-16）</