論高校教學(xué)秘書在高職院校教學(xué)管理中的重要性

摘 要： 教學(xué)秘書是高校系級(jí)教學(xué)管理的主要力量之一，教學(xué)秘書的工作在線教學(xué)管理和高校教學(xué)評(píng)估工作中起著十分重要的作用。本文旨在通過論述教學(xué)秘書的工作內(nèi)容，談?wù)劷虒W(xué)秘書應(yīng)該具備的能力及其在高職院校教學(xué)管理的重要性。

關(guān)鍵詞： 教學(xué)秘書 工作內(nèi)容 高職院校教學(xué)管理

高職院校的教學(xué)管理工作是整個(gè)學(xué)校的教學(xué)行政工作的重要組成部分，在學(xué)校實(shí)現(xiàn)辦學(xué)目的的過程中起到特殊且十分重要的作用。高職院校的教學(xué)管理隊(duì)伍包括各學(xué)院主管教學(xué)的院長(zhǎng)、各系主管教學(xué)的副主任、教務(wù)處管理人員和教學(xué)秘書，其中，教學(xué)秘書是高職院校的教學(xué)管理隊(duì)伍的重要組成部分。

一、教學(xué)秘書的工作內(nèi)容

（一）教學(xué)檔案的管理

教學(xué)檔案的管理是學(xué)院檔案管理的重要組成部分，主要是負(fù)責(zé)對(duì)教學(xué)計(jì)劃、教師業(yè)務(wù)檔案和考試試卷等文件資料的建檔和保存。在學(xué)期初，收集各門課程的授課計(jì)劃、教案和教學(xué)聘任書。在學(xué)期中，對(duì)學(xué)生評(píng)教意見進(jìn)行反饋、總結(jié)教師評(píng)學(xué)。在學(xué)期末，對(duì)教學(xué)大綱、考試試卷、備課筆記、畢業(yè)論文及教師教學(xué)科研成果等教學(xué)資料進(jìn)行管理。

（二）教學(xué)日常工作的管理

教學(xué)秘書日常的教學(xué)管理工作主要有：下達(dá)教學(xué)任務(wù)并對(duì)所下達(dá)任務(wù)進(jìn)行合理安排，有效完成教學(xué)任務(wù)的任務(wù)聘任工作；下發(fā)排課的特殊要求通知，收集排課、多媒體教室的使用申請(qǐng)表，順利完成課表的編排工作；提前完成上課所需要使用到的材料（如課表、進(jìn)程表、教材等材料）的下發(fā)，及時(shí)做好教師的調(diào)、停課安排，組織安排學(xué)期考試，以及學(xué)生的學(xué)籍注冊(cè)，保證教學(xué)工作的順利進(jìn)行。積極組織召開教師和學(xué)生座談會(huì)，對(duì)教師的調(diào)、停課進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，申報(bào)并統(tǒng)計(jì)教師的科研項(xiàng)目，做好教學(xué)會(huì)議的記錄，下發(fā)英語(yǔ)、計(jì)算機(jī)等級(jí)考試通知以保證報(bào)名繳費(fèi)工作的順利進(jìn)行，組織安排學(xué)生的英語(yǔ)計(jì)算機(jī)等級(jí)考試，做好下學(xué)期公選課的申報(bào)工作。除了這些日常教學(xué)工作之外，還要組織安排學(xué)生評(píng)教、教師評(píng)學(xué)、督導(dǎo)評(píng)課等評(píng)估工作，及時(shí)進(jìn)行教學(xué)情況的通報(bào)，做好考試試卷的收集及印刷工作。學(xué)期結(jié)束后，還要完成學(xué)生成績(jī)的錄入工作，以及收集和整理教師的教案、授課計(jì)劃、備課筆記，整理和歸檔學(xué)生的實(shí)驗(yàn)報(bào)告、畢業(yè)論文等工作。

（三）教學(xué)信息傳遞的管理

上情下達(dá)、下情上傳的信息傳遞工作是教學(xué)秘書的重要工作之一，即對(duì)校領(lǐng)導(dǎo)、教育主管部門所下達(dá)的各項(xiàng)方針政策、規(guī)章制度能做到及時(shí)、準(zhǔn)確且完整地傳達(dá)給各院系的各教研室及全體師生，為了能夠快速、有效且準(zhǔn)確地傳遞相關(guān)信息，一般都需要教學(xué)秘書建立一個(gè)信息傳遞體系并對(duì)其進(jìn)行管理。在傳遞信息時(shí)，信息傳遞的方式可以多種多樣，一般都采用教師、學(xué)生QQ群、電子郵件、飛信及紙質(zhì)稿件等形式。教學(xué)秘書作為信息的管理者，必須做好信息的更新工作，并利用信息平臺(tái)及時(shí)進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)。

（四）教學(xué)考務(wù)工作的管理

所謂的考務(wù)工作是指學(xué)期初的補(bǔ)考、英語(yǔ)及計(jì)算機(jī)的等級(jí)考試、學(xué)期末的結(jié)課考試等考試的安排工作。在考試前，教學(xué)秘書要做好考試科目的精確統(tǒng)計(jì)，將通知下發(fā)到各個(gè)相應(yīng)的班級(jí)，制定考試時(shí)間、地點(diǎn)的安排表，根據(jù)各個(gè)班級(jí)的具體人數(shù)確定考試的教室及監(jiān)考人員，組織學(xué)生進(jìn)行考風(fēng)考紀(jì)的教育，審核學(xué)生的考試資格，為暫時(shí)不能參加考試的學(xué)生辦理好緩考手續(xù)，隨機(jī)編制學(xué)生的考試號(hào)，讓每個(gè)學(xué)生在參加考試時(shí)按照考試號(hào)就座。在考試進(jìn)行過程中，進(jìn)行考場(chǎng)的巡視工作，加強(qiáng)考場(chǎng)的紀(jì)律，按要求解決考試過程中所發(fā)生的突發(fā)事件。在考試結(jié)束之后，通知各任課教師及時(shí)完成試卷的批閱、學(xué)生成績(jī)的錄入工作。

（五）教學(xué)質(zhì)量的管理

教學(xué)秘書在平時(shí)，就要廣泛地收集來自學(xué)生、教師及督導(dǎo)組專家等的信息，及時(shí)傳達(dá)督導(dǎo)組專家的聽課意見，及時(shí)反饋學(xué)生評(píng)教的意見給任課教師，對(duì)教師的教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行全面的評(píng)議和科學(xué)的分析，并對(duì)評(píng)教評(píng)學(xué)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題時(shí)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行反饋，對(duì)教學(xué)運(yùn)行的全過程實(shí)施全程的質(zhì)量監(jiān)控。[1]

二、教學(xué)秘書應(yīng)具備的能力

（一）信息處理的能力

學(xué)校的教學(xué)事務(wù)繁重而瑣碎，教學(xué)秘書面對(duì)著這大量的信息、資料和文件要及時(shí)理出頭緒，分清輕重緩急。雖然工作繁雜，卻是有章可循的。教學(xué)秘書可以按照“急事急辦、特事特辦、獨(dú)立完成工作協(xié)調(diào)”的原則，做到事前有計(jì)劃有余地對(duì)手頭上的工作進(jìn)行分門別類的整理，還應(yīng)當(dāng)考慮到各院系與學(xué)校整體的關(guān)系，根據(jù)實(shí)事情的緊急性、實(shí)效性的不同，對(duì)不同的材料進(jìn)行分類和存檔，做出合理安排，并及時(shí)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

（二）管理能力

教學(xué)秘書可以說是教學(xué)工作最基礎(chǔ)的管理者和執(zhí)行者，在日常教學(xué)的管理工作中一定要認(rèn)真且果斷，制定一定的工作流程，簡(jiǎn)化事情，做到更好地服務(wù)學(xué)生和教師。教學(xué)秘書在繁雜的教學(xué)管理工作中，還應(yīng)時(shí)刻保持頭腦清醒，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)解決，本著客觀、公正的態(tài)度處理事情，加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)的督促與檢查，充分發(fā)揮自己的管理才能，以保證教學(xué)工作能夠有序地進(jìn)行。

（三）溝通協(xié)調(diào)能力

教學(xué)秘書的重要工作之一就是信息的傳遞，在這過程中，教學(xué)秘書就該做好溝通協(xié)調(diào)工作。教學(xué)秘書于各個(gè)部門、各個(gè)方面的人員交流信息，既要聯(lián)系院系領(lǐng)導(dǎo)又要聯(lián)系各個(gè)部門，同時(shí)還要聯(lián)系全體教職工和學(xué)生，肩負(fù)著教學(xué)安排的重任，由于不同的教學(xué)秘書有著不同的個(gè)性，其工作的內(nèi)容也不盡相同，所形成的文化氛圍也是不同的，要根據(jù)各個(gè)目標(biāo)全體的具體情況，本著“靈活性和原則性相結(jié)合”的原則，做出不同的工作安排，既要講究原則，又要講究方法。[2]

（四）現(xiàn)代化辦公能力

隨著信息化時(shí)代的到來，計(jì)算機(jī)被普遍應(yīng)用在工作中，使得工作變得更加快速、有效。能夠熟練使用現(xiàn)代辦公軟件是作為教學(xué)秘書所必須具備的能力之一，在繁瑣的教學(xué)工作中，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用能有效簡(jiǎn)化管理工作。教學(xué)秘書要熟練地使用現(xiàn)代化辦公軟件，教務(wù)管理系統(tǒng)，以及數(shù)據(jù)庫(kù)，快速有效地處理相關(guān)事務(wù)，節(jié)省工作時(shí)間，提高工作效率，更好地服務(wù)于學(xué)生與教師。

三、教學(xué)秘書在高職院校教學(xué)管理中的作用

教學(xué)秘書的作用顯而易見，在高職院校教學(xué)的開展和實(shí)施過程中，處處都離不開教學(xué)秘書的身影。其作用主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（一）教學(xué)秘書是連接上下級(jí)及各部門的橋梁

教學(xué)秘書在各院系的教學(xué)管理過程中，應(yīng)當(dāng)在主管領(lǐng)導(dǎo)、任課教師和學(xué)生之間起到橋梁的作用，因?yàn)榻虒W(xué)秘書既是學(xué)校教學(xué)管理制度的執(zhí)行者，又是各院系教學(xué)活動(dòng)的安排、落實(shí)和檢查的承擔(dān)者。一個(gè)優(yōu)秀的教學(xué)秘書，應(yīng)始終保持著與主管領(lǐng)導(dǎo)、任課教師和學(xué)生之間的密切聯(lián)系，將單位的相關(guān)決策和專管領(lǐng)導(dǎo)的指示及時(shí)的傳達(dá)給任課教師和學(xué)生，已得到及時(shí)落實(shí)。同時(shí)還要將任課教師和學(xué)生的意見、建議和要求及時(shí)地向主管領(lǐng)導(dǎo)反映，真正地起到一個(gè)溝通上下級(jí)的橋梁的作用，以保證教學(xué)工作的順利進(jìn)行。[3]

（二）教學(xué)秘書是教學(xué)各個(gè)環(huán)節(jié)正常進(jìn)行的重要保障

教學(xué)環(huán)節(jié)主要包括教學(xué)任務(wù)的下達(dá)，授課教師的確定，上課教室的分配，以及學(xué)生課表的制定等。教學(xué)任務(wù)是由教務(wù)處下達(dá)的，授課教師是由各個(gè)專業(yè)確定的，上課教室由教學(xué)秘書根據(jù)教務(wù)處統(tǒng)籌安排的教室進(jìn)行分配的，學(xué)生的課表也是由教學(xué)秘書制定的。在這些環(huán)節(jié)中，每一個(gè)小環(huán)節(jié)都是不容忽視的，都必須經(jīng)過教學(xué)秘書的認(rèn)真核實(shí)，如果其中一個(gè)環(huán)節(jié)出錯(cuò)，將會(huì)影響到真?zhèn)€教學(xué)過程的正常開展。[4]所以，這就要求教學(xué)秘書認(rèn)真地做好各個(gè)環(huán)節(jié)的把關(guān)工作。

（三）教學(xué)秘書是教學(xué)信息管理工作的落實(shí)者

教學(xué)秘書要做好教學(xué)管理中統(tǒng)計(jì)報(bào)表、基本數(shù)據(jù)的整理工作、收發(fā)教學(xué)管理文件、資料的歸檔和保存工作、制訂各個(gè)專業(yè)的教學(xué)計(jì)劃、記載重要的科研活動(dòng)、記錄并統(tǒng)計(jì)教學(xué)研究項(xiàng)目和成果、總結(jié)教學(xué)工作及各項(xiàng)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)材料的整理和歸納。

（四）教學(xué)秘書是主管領(lǐng)導(dǎo)的助手參謀

教學(xué)秘書直接管理教學(xué)事務(wù)，所獲取的信息快捷且可靠，可以及時(shí)地糾正教學(xué)過程中任務(wù)執(zhí)行的偏差，還能夠及時(shí)地向院系領(lǐng)導(dǎo)和教學(xué)部門反饋相關(guān)計(jì)劃的實(shí)施狀況及在實(shí)施過程中所出現(xiàn)的問題，使教學(xué)部門的領(lǐng)導(dǎo)和教務(wù)部門能夠迅速準(zhǔn)確地做出相應(yīng)的調(diào)整。

四、結(jié)語(yǔ)

高校教學(xué)秘書的工作所涉及的內(nèi)容十分廣泛且瑣碎、綜合性較強(qiáng)。在高職院校的教學(xué)管理過程中起到聯(lián)系上下級(jí)和各院系部門的橋梁作用，保障了教學(xué)各個(gè)環(huán)節(jié)的正常進(jìn)行，是教學(xué)信息管理工作的落實(shí)者，同時(shí)還是主管領(lǐng)導(dǎo)的助手參謀。可見，教學(xué)秘書在高職院校的教學(xué)管理工作中的作用十分重要。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊娟.淺談高職院校教學(xué)秘書工作[J].北方經(jīng)貿(mào)，2010.

[2]盛蕾.論教學(xué)秘書在高職院校教學(xué)管理中的作用.現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2011，（12）.

[3]遲俊.輪高職院校教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用.科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2011，（12）.

[4]李茗芬.淺析教學(xué)秘書在高職教學(xué)管理與實(shí)施中的作用及任務(wù)[J].工作實(shí)務(wù)交流，2012：236.