論網絡環境下檔案信息資源整合的實施策略

[摘 要]在瞬息萬變的網絡環境下，利用網絡平臺獲取信息資源已成為人們最熟悉和最常用的方式。檔案作為信息資源的重要組成部分，在網絡環境下對檔案信息資源進行開發利用，能夠最大限度滿足廣大利用者的需求，順應時代發展潮流，這無疑也是推動檔案事業發展的新契機。因此，在網絡環境下大力開發利用檔案信息資源是檔案機構的重要任務。

[關鍵詞]網絡環境；檔案信息；資源整合

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2013）11 — 0095 — 02

網絡環境下檔案信息資源整合是一個涉及到社會方方面面的系統大工程，它的實現需要一個長期的過程，在其具體實施過程中確立科學合理的目標和實施策略，是其成功的兩個基本要素。網絡環境下檔案信息資源整合的目標究竟是什么，在實施中應該遵循什么樣的策略選擇，這些對我國檔案資源整合工程建設的成功與否都至關重要。對于檔案信息資源整合的目標取向，在前一章已作了具體介紹，而要實現上述目標，在推進檔案信息資源整合的過程中，就要高度重視具體實施策略的選擇。筆者認為，在目前條件下，其實施策略主要有如下幾個方面。

一、加強管理、合作共建

網絡環境下檔案信息資源的整合不僅要求各系統、各級別的檔案管理部門內部的密切配合，還要求檔案部門與社會其它信息部門的協調一致。因此，要使檔案信息資源的整合活動能夠始終有序、正常地推進，就必須加強管理，創建一個良好的管理環境，各機構相互合作，共同建設。目前，國內圖書文獻系統正在建設的中國數字圖書館工程、全國文化信息資源共工程以及中國高等教育文獻保障系統（CALIS）的建設就充分說明了這一點，它們之所以能夠在較短的時間內取得實質性的進展，在一定程度上就得力于工程開展之初就建立了相應的管理中心、專家委員會和領導小組，在此基礎上組織各級中心的工作，對整個工程統一實施調控與管理。就目前我國的實踐來看，檔案信息化建設明顯落后于圖書情報等相近行業，全國范圍的檔案信息資源整合也還尚未起步，各級檔案局在檔案信息化建設中雖然發揮了重要的管理職能，但仍然存在著諸多的問題。科學的管理是整合順利實施的基本保障，要改善當前的實踐管理情況，提升管理質量，具體來說，可以從如下幾個方面著手：首先，要完善管理機構。檔案信息化建設與檔案信息資源整合是一個浩繁的工程，應該要有一個專門性的組織，進行協調控制，在機關組織內應該由信息中心負責，組織間應由行業協會或國家檔案行政管理部門負責，各級檔案局應設立專門的信息化建設委員會或領導小組對本地區的檔案信息化建設以及檔案信息資源的整合工作進行宏觀的管理與組織。其次，要理順管理體制。在中央，要在國務院信息化工作辦公室下設立檔案信息化建設領導小組，統一領導全國檔案信息化建設工作；地方各級檔案局設立的檔案信息化建設管理機構也要并入同級政府的信息化工作管理辦公室，下級對上級負責，接受上一級管理機構的監督與指導。再次，要加強管理力度。當前管理力度不夠的一個最主要的原因在于管理手段的單一，上級檔案行政部門對下級檔案行政部門，檔案行政部門對檔案事業管理部門的活動缺乏有效的控制，常常是令行不止，置若罔聞，因此，要加強管理力度，必須充分運用行政、經濟、法律等管理手段，嚴格控制管理對象的行為，確保政令的有效性。最后，要發展對外合作與交流。檔案信息化建設是社會信息化建設中的一個部分，信息化建設的一個重要目標就是要實現資源共享，因此，在檔案信息化建設的過程中，有必要加強與其它領域信息化建設的合作與交流，相互借鑒，統一標準，協調發展，合作共建，從而為實現高層次的融合與集成準備條件。

二、統籌規劃、分步實施

檔案信息資源整合的一個最終的目的是要實現資源的共享，最大程度開發檔案信息資源。在網絡環境下，統一的標準是資源共享的最核心的保障因素，因此，合作與規劃是信息化建設的基本方略，各自為政、盲目建設只會造成大量的“信息孤島”，極不利于高層次檔案信息資源共享的實現。而就我國目前的情況來看，由于多方的原因，區域之間的檔案信息化建設大都是在封閉狀態下進行的，忽略了相互之間的協調與合作，已經出現了系統類型多樣、信息標準不一等諸多的問題，為下步的互聯互通埋下了隱患，某些檔案部門可能要為此付出沉重的代價。因此，在后期的建設中，應該把統籌規劃作為我國檔案信息化建設和檔案信息資源整合的重點。相關領導機構和管理組織要統觀全局，結合電子政務建設的要求，參考圖書、情報等相近行業的做法，盡快出臺我國檔案信息化建設和檔案信息資源整合的近期規劃，加強對各級檔案館信息化工作的宏觀管理，從而使我國檔案信息化建設和檔案信息資源整合工作有計劃、有步驟地開展起來，實現可持續性發展。

此外，網絡環境下檔案信息資源整合的目標取向的實現不可能一蹴而就，必然是一個長期實踐過程，必須按照總體的規劃，分步驟、分階段地實施。首先，應重點抓好標準體系的建設。相關管理部門對信息化建設中的一些需要達成共識的問題如某些標準規范等予以明確，并要求共同遵守，使各部門各系統的信息整合工作都在統一的標準下進行，這是確保檔案信息資源整合良性發展的前提與基礎。其次，要在統一的標準下分系統地開展檔案信息資源整合工作。按照檔案信息資源整合的三個不同層次的實現形式，機關檔案室、綜合檔案館以及信息中心都要按照統一的標準與總體目標，在各自的范圍內以工程的形式推進檔案信息資源的整合，不斷提高整合的程度與水平。最后，組織國家規模的檔案信息資源整合工程，綜合前期各系統的整合成果，在此基礎上實現檔案信息資源的高層次的整合與最大化的社會共享。

三、由點及面、協調發展

由于地區經濟與社會環境的原因，各地區的檔案信息資源整合工作不可能做到同一步調，必然會有快有慢，有先有后，水平也有高有低。針對我國檔案信息化建設發展不平衡的現狀，可以考慮借鑒我國電子政務建設的策略，在檔案信息資源整合的實施過程中，采用由點及面的方針。對于一些檔案信息化起步較早，發展較快的地區，應該重點建設，在資金、人才、技術上予以大力支持，并加大研究力度，為之提供智力支持，促使其早出成績、早見效益，在此基礎上逐步探索出一條科學、合理、可行的信息化建設道路和資源整合發展取向，從而為其它地區信息化建設和資源整合工作提供借鑒與參考，從而帶動全國檔案信息化建設和檔案信息資源整合工程的發展，逐步縮小東西部地區以及其它區域性的發展不平衡的差距，切實解決檔案信息“數字鴻溝”問題。

檔案信息化是社會信息化系統中的一個重要組成部分，它的建設與其它領域的信息化建設密切相關，檔案信息資源的整合水平的提高也離不開社會其它信息資源的集成與融合。因此，檔案信息資源整合的當務之急在于加強與其它社會領域信息資源建設的合作，將檔案信息化建設全面加入到我國社會信息化建設隊伍中來，確保協調發展。一方面要將檔案信息化建設納入同級電子政務的發展規劃之中，實現兩者的協調同步，檔案館在網絡建設、系統建設、數

據庫建設時要充分與政府部門合作，遵守電子政務的相關標準規范，集中開發，統一使用，保證信息資源的共享，從而發揮系統和資源的最大效益。另一方面要開展同圖書館、情報機構的合作，充分借鑒其實踐的經驗與教訓，在資源建設等方面取長補短，共同打造地區綜合信息中心，為社會公眾提供一體化與多樣化的信息服務。

四、抓住重點、重視實效

網絡環境下檔案信息資源整合是一個系統的大工程，必須分清主次，抓住重點。目前來看，我國檔案信息資源整合必須以檔案信息資源建設為核心，以電子公文管理為重點。首先，檔案信息資源建設是核心。各級綜合檔案館要加快現有館藏檔案的數字化處理，以及要做好館藏檔案文件及目錄數據庫建設，建立檔案機讀目錄中心，特別是要開展對重要、珍貴、易損、利用頻率高檔案的數字化工作，建立全文信息數據庫，逐步向數字檔案館邁進，但值得一提的是，在對館藏檔案數字化的過程中，應當堅持可行性原則、合法性原則、規范性原則、效益性原則與安全性原則等，只有這樣，數字資源建設才能健康有序地進行。此外檔案數字化工作要分步進行，因為檔案館館藏往往良莠不齊，內容多樣，重復文件甚多，如果不加區別地盲目錄入，不僅工作量大，而且會造成資源浪費，因此可以考慮先錄重點全宗，再一般全宗；先鑒定，后錄入；先建立目錄數據庫，再建全文和多媒體數據庫。再有，在相關標準、法規、安全措施未出臺或未規范之前，各級檔案館不要急于錄入。總之，目前條件下，要特別突出國家綜合檔案館檔案基礎數據庫建設這一重點，通過解決存量檔案數字化和確保增量檔案電子化，加強信息資源整合，協作分工、合理布局，建立分布式、數字化、網絡化、可共享的全國性檔案信息資源體系。其次，電子文件管理是重點。目前我國電子文件管理現狀問題甚多，電子文件的管理亟待規范，因此國家檔案管理部門要盡快為我國的檔案信息化建設制定操作性強的實施辦法、技術標準和規范，各級機關和企事業單位要將電子文件歸檔管理納入電子政務和辦公自動化建設的總體規劃，整體設計，同步實施，實現文檔管理一體化，從而充分整合機關檔案信息資源。檔案信息資源整合工程實施耗資巨大，需要中央財政支持和地方財政配套來保證，各級檔案部門要本著“節約、高效”的原則，科學論證項目可行性，有效控制投資成本，努力創造最佳效益，避免重復投資和浪費。首先，檔案部門要建立項目的事前審查、事中監理、事后驗收制度，建立項目法人責任制，嚴格項目建設程序，杜絕浪費，確保項目質量，不搞“面子工程”與“花瓶工程”；其次，在項目實施過程中，要引入市場機制，除需要保密和個別特殊任務外，在研究開發、標準制定、檔案數字化加工等工作要充分利用高等院校、科研院所及相關企業的研究開發和加工力量，特別是檔案的數字化加工任務，應主要依靠社會力量來完成；再次，要通過項目建設，增加檔案信息化的“造血”和“獻血”功能，增強檔案信息的“商品”意識，通過社會參與市場行為，完善檔案信息社會化服務體制，促進檔案信息內容服務業的形成與發展，回饋社會，增加社會就業，創造社會效益和經濟效益，服務社會經濟發展。

〔責任編輯：譚 蕊〕