淺談會計電算化內部控制

摘 要：企業實現了會計電算化后，會計數據的處理更高效、準確。為管理者提供高質量的會計信息和會計分析決策能力，給企業帶巨大效益，同時也給企業內部控制提出了更嚴苛的要求。因此，加強會計電算化環境下的內部控制顯示得更加重要。

關鍵詞：會計電算化 影響 強化內部控制

中圖分類號： F23文獻標識碼：A文章編號：1674-098X（2013）04（b）-0201-02

1 我國電算化發展簡況及會計電算化控制的概念

1.1 電算化是會計發展史上的重大變革

以1983年為分水嶺，以這以前是研究和準備階段，以進行單項會計業務核算為主，缺少與之相匹配的工具軟件和專業人員。1983年以后，隨著計算機技術迅猛發展，會計電算化也得到了飛迅發展。在法律法規上來看，從《會計核算軟件管理的幾項規定（試行）》，到《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟件基本功能規范》等法規的頒布實施，為我國的會計電算化發展指出了規范的發展方向。目前，市場上出現了一系列的實用、高效的財務軟件，信息的處理和分析日趨專業智能化。它既適應了會計工作發展的需求，也為企業帶來了巨大的經濟效益。因此其內部控制顯得尤為重要。

1.2 會計電算化內部控制的概念

會計電算化是建立在計算機理論和會計原理及成本與管理會計等理論基礎上，對手工會計數據處理、收集、存儲、傳輸以及報告方式進行重大變革后建立的新型的會計信息系統，在一定程度上對原有內部控制制度造成了沖擊。會計電算化內部控制是指企業在電算化環境下及時發現并糾正各種錯誤、故障以及舞弊等現象而采取各種有效的措施，以確保系統的正常運行。分為總體控制和應用控制兩部分。總體控制是指對計算機會計信息系統的組織、開發、引用等方面的控制。應用控制是對具體的應用系統的程序而設置的各種控制措施，包括輸入控制、處理控制和輸出控制三個方面。

2 會計電算化對內部控制的影響

2.1 控制對象變化的影響

手工會計系統內部控制著重通過憑證傳遞，規定各個工作點的任務，對所有工作點進行內部控制。會計電算化信息系統的數據處理顯現出開放、共享、分散的特點，因此企業的內部控制不僅再局限于企業的內部，而且使財務管理從靜態走向動態，加之遠程通信技術的優勢可實現了會計信息處理的實時控制。如，遠程轉賬、資金調度等。使原來需要許多人完成的工作，現在可能只要一個人在某臺終端機上就能完成。在電算化環境下，由于無紙化交易等處理模式的應用，經濟業務被儲存在磁性介質上，會計各項信息處理業務都靠計算機操作來完成。再者，由于會計電算化信息系統是一個復雜的系統工程，所以其內部控制還包含系統開發過程控制、軟硬件環境控制、安全保密控制、會計軟件維護控制以及數據輸入、處理、輸出的正確性控制等。所以導致內部會計控制的對象由人工控制向人機控制相結合轉變。

2.2 內部控制形式改變的影響

實現電算化后，計算機的應用提供了先進的控制技術，且電算化程度越高，程序化控制的要求就越多。原始數據的收集、審核、輸入由會計人員操作，經濟業務的記錄和加工、報表的生成和查詢、報表數據的勾稽關系檢查等已移入計算機系統內部，由機器自動完成。在系統安全可靠，沒有非法操作的情況下，是不可能出現賬賬不符、賬證不符、試算不平衡現象的。這樣，計算機控制取代了許多手工會計條件下的人工控制，克服人工控制的隨意性，并且比單純的人工控制更嚴格、更可靠。所以，手工條件下的一些控制措施就失去了意義。

2.3 存儲介質變化的影響

在手工會計核算中經濟業務均記錄于紙上，分為原始憑證、記賬憑證、會計賬簿和會計報表，可以運用簽蓋章等控制措施，形成資料原件。這些原件如果被修改，很容易識別出修改的痕跡，具有直觀性和可追溯性，是傳統紙質原件的一大特點。在電算化條件下，數據和信息存儲在磁性介質中，無法直觀地看見。如果磁性介質上的數據被篡改，很難辨別所謂的原件。再者，由于數據高度集中，未經授權的人員可能不留痕跡地瀏覽，甚至復制、偽造、銷毀所有數據文件。因此，在電算化環境下對數據和信息的保護變得更加重要。

通過以上簡要分析看出，會計電算化使會計內部控制體系出現了一系列有利也有弊的變化。許多手工環境下行之有效的內部控制措施已不能滿足新形勢的要求。必須針對現在新的形勢、新的環境，強化會計電算化環境下的內部控制制度。

3 強化電算化內部控制的措施

3.1 強化組織機構和人員控制

組織機構的設置是否合理有效直接影響企業的經營管理效率。會計電算化信息系統要按照不相容職務相分離的原則，通過崗位設置和權責劃分建立相互稽核、相互監督和相互制約的機制來保障會計信息的真實、可靠，減少發生錯誤和舞弊的可能性。嚴格執行相關的人事管理制度，關鍵崗位要實行定期輪換制。企業要創造良好的文化氛圍，保證各個崗位人員權利和義務相適應，定期考核，獎優罰劣，激發員工的工作熱情和積極性。

3.2 強化內部審計的作用

內部審計是企業內部控制系統的重要組成部分，是內部會計監督的重要方法。電算化環境下，內部會計控制體系涉及到系統維護、程序操作、會計人員等方面，既要保證會計信息質量、系統安全，更要保證數據的準確和完整，及實施控制的有效性、效益性。因此，要提升內部會計審計人員的綜合素質，在電算化系統開發過程中要有內部審計人員參加。定期對會計工作流程進行審計：檢查電算化會計賬務處理過程是否合規；憑證附件是否完整規范，電子數據與書面資料是否相符；不合要求或錯誤的賬表是否及時更正或調整；磁性存儲介質保存是否安全；能否預防非法修改歷史數據等。針對各個環節進行有效控制，提高系統的安全性和可靠性。在審計方法上，可以結合傳統審計方法，綜合運用計算機外部審計法、計算機聯網審計法等科學方法，發揮內部審計發現問題、分析問題和解決問題的作用。

3.3 強化系統操作管理制度

制定會計電算化系統操作管理制度，嚴格遵守會計業務處理流程。包括系統使用管理、上機操作規程、業務處理程序等。從制度上界定操作人員的工作職責和權限，以規范操作人員的行為，保證會計電算化系統安全可靠的運行，利于內部控制制度的執行。制定已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證未經審核登入機內賬簿的措施。制定防止機內數據被惡意篡改的措施。制定日常上機操作日志制度，記錄每天的上機操作情況，預防重復操作、漏操作和誤操作等現象的出現。

3.4 強化數據輸入、處理、和輸出的控制

只有輸入正確的會計數據，才能保證輸出的會計信息的正確。要建立起完善的審核機制和安全有效的數字簽名制度，特別要針對一些軟件無法查出的錯誤進行認真的審核。保證數據的處理方法和過程都規范化，維護系統的準確性和穩定性，這樣才能保證會計信息的質量。數據處理控制，是對計算機程序對數據處理的有效性和可靠性進行控制。系統要有確認數據經復核后才能入賬的控制；及時發現或防止數據丟失、重復或出錯的控制；對已入賬的憑證，只提供留有修改痕跡的控制；拒絕更改機內已生成的報表數據的措施等。輸出控制是指審查輸出的數據是否完整、真實、準確，能否滿足數據使用者的要求。輸出的會計資料要按規定登記保管。有輸出格式控制、打印輸出控制和網絡傳輸控制等。

3.5 強化安全保密控制

程序的安全關系到系統的運行，數據的安全牽涉到財務信息的完整和保密。因此要做到程序和數據不丟失、不損毀、不泄露，不被非法入侵，會計軟件要進行編譯或加密處理。非系統維護人員不得接觸源程序和加密文件，防止出現程序被破壞的可能。程序要做好備份，以備系統重安以及恢復數據恢復和重建的需要。制定具體的防病毒措施，采取形式多樣的預防措施。如果確需使用公共軟件或共享軟件及所有來不明歷的存儲介質，必須經過病毒查殺后才能使用。定期對系統進行病毒檢測，及時升級本系統的防病毒產品，加強軟件自身的防病毒能力，充分發揮病毒防火墻的功能。重要的數據應加密存儲或以密碼的形式在網絡中傳輸。

3.6 強化文檔資料管理的控制

檔案資料是會計信息最原始、最可靠、最根本的憑據，會計檔案保管工作是實施內部控制的重要方式之一。必須嚴格依據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化管理辦法》等制定電算化會計檔案管理制度。嚴格崗位責任制，實行專人專崗。紙質會計檔案，如會計憑證、賬簿、財務報表等應根據《會計檔案管理辦法》的相關規定妥善保管。電子檔案要使用優質光盤記錄所有信息。按規定定期對檔案進行檢查和復制，做好數據維護工作。及時對本年檔案歸類整理，存檔的光盤需由系統管理員、檔案管理員和財務負責人簽字確認。做好檔案保密工作。電算化檔案一般不得外借，如確因工作需要外借時，必須經過財務負責人批準，辦理相關的借閱手續。借閱人不得對檔案的數據和內容進行非法操作，歸還時還要注意進行病毒查殺。更換電算化會計檔案管理員時，要辦理交結手續，編制交結清冊，由財務負責人進行監交。電子檔案室要選擇干燥防水、防火、防盜、防磁的地方。室內可安裝溫控設備，保持通風透光，保持清潔。降低會計電子檔案毀損和丟失的風險。

3.7 強化專業人員的培養

電算化內部控制能否起到應有的作用，很大程度上取決于會計人員的質素。因此必須加強電算化綜合型人才的培訓，對會計人員增加計算機相關知識的培訓，這樣才能更好地進行電算化的操作和控制。對電算化軟件的開發人員和系統維護人員進行必要會計知識培訓.使軟件的開發和編制更符合會計核算工作的實際。這樣既可以緩解技術壓力，降低咨詢維護費用，又能充分發揮會計電算化內部控制的作用，推動會計電算化事業從核算型向管理型和智能型地轉變。

綜上所述，隨著會計電算化技術的發展，要建立和完善更為科學的與之相適應的內部控制體系，既是建立現代企業制度的內部要求，也是提高企業競爭能力的重要手段。

參考文獻

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