關于加強高校檔案管理的探討

【摘 要】檔案管理是指廣大教職工在長期教育教學工作、學校管理和學生學習等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的材料。其作為高校管理工作的基礎性工作，是高校管理工作的重要組成部分。本文結合高校檔案管理現狀，在分析高校管理存在的問題的基礎上，提出了加強新建本科院校檔案管理的有效對策，以期能提高檔案的管理水平。

【關鍵詞】高校檔案管理 存在問題 解決對策

一、檔案管理在高校管理中的重要性

高校在教學、科研、管理過程中形成的檔案資料，是一種不能再生的信息資源，是記錄和反映高校整體工作全貌的載體。國家教委6號令《普通高等學校檔案管理辦法》第三條明確指出：“高校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，各高校必須把檔案工作納入學校整體發展規劃加強對檔案工作的領導和管理。”由此可見，作為記錄和承載學校歷史沿革的檔案管理工作，是整個學校發展過程中不可忽視的重要成員。特別是隨著經濟、信息、科技和人才競爭的日益全球化，高校在整個國民經濟發展中所占地位日漸提高，作為重要信息資源的高校檔案，其價值越來越被社會所認同，只有不斷提升檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用水平，才更有利于促進學校的健康快速發展，提高和擴大高校的知名度。

二、高校檔案管理的基本任務

1. 貫徹執行國家關于檔案工作的法令、政策和規定，規劃全校檔案工作。

2. 制定本校關于檔案工作的規章制度，并負責監督，指導和檢查執行情況。

3. 負責接收、管理、分類、鑒定、統計、保管全校的各類檔案及有養料。

4. 開展檔案的開放或利用工作。

5. 負責編輯檔案，參考資料，編制檢索工具，積極開展檔案信息資源

6. 參加檔案信息工作的整體化建設，積極開發檔案信息資源。

7. 參加檔案信息工作的整體化建設，開展多方面協作，進行檔案信息交流

8. 負責對全校檔案工作人員的業務培訓，開展檔案宣傳工作和利用者教育活動，開展檔案學術研究和交流活動。

三、高校檔案管理現狀及存在的問題

（一）檔案管理模式陳舊。時下，社會發展早已步入信息化時代，但對于大部分高校檔案管理來說，仍然延續著傳統的手工檢索、人工管理模式，檔案從收集到整理、立卷、歸檔大部分需要通過手工操作來完成，即使配備了計算機，也是簡單地進行輸入輸出，沒有建立現代化的計算機管理信息系統，造成檔案管理人員的工作量大、工作效率低、準確性差，影響檔案價值的充分發揮。

（二）檔案服務功能單一。目前，檔案利用主要是為各級領導決策、機關各部門工作參考服務，功能相對單一，在服務于教學、育人、管理等方面的作用未能充分發揮，與師生直接關聯不大，因而檔案室在師生員工心目中的地位不高，成為“被人們遺忘的角落”。

（三）學生檔案內容偏少。由于對學生在校期間檔案收集制度不完善、工作不規范以及重視不夠等因素，造成學生檔案內容單一，不能科學、全面地真實反映學生在校期間的學習、生活軌跡，參考價值不高、針對性不強。

（四）檔案人員素質偏低。由于許多高校對檔案管理工作重視程度不夠，在檔案人員的配備上較為隨意，沒有經過檔案專業的系統學習和培訓，專業水平不高、信息網絡技術缺乏，對檔案的管理僅停留在整理歸檔層次，難以從事信息編研等創新性工作，更難有對檔案管理水平的創新。

四、加強高校檔案管理工作的措施

（一）改變傳統的檔案管理理念，用觀念創新。助推檔案管理觀念創新是推進高校檔案管理工作的前提，重點要樹立三種觀念。一是“以人為本”的檔案工作觀念。一切工作都應該圍繞如何服務和促進人的全面發展，特別是教師隊伍教學水平的提高和學生整體素質的提升。二是全面發展的檔案工作理念。堅持高校檔案建設與院系、職能部門二級檔案建設的全面發展，并通過宣傳，使全體師生員工增強檔案意識。三是協調發展的檔案工作觀念，加快高校檔案工作發展步伐，促進檔案工作與高校各項工作全面協調發展，更好地為學校發展服務。

（二）加強檔案管理創新體系建設。1.模式的創新。高校檔案館雖屬機關部門，但大多屬于非獨立結構，一般情況下掛靠校辦，或者是校辦的一個科室，其職能主要是執行而非決策。這種管理模式已難以適應面向辦學的要求。隨著高校管理體制改革的深化，一些高校管理者逐步認識到檔案管理工作的地位和作用，在高校機構改革中，先后將檔案管從校辦或其他部門分離出來，獨立起來，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門，由被動執行變為主動決策，對促進高校檔案管理變革具有重要意義。高校檔案工作的主體地位形成之后，就要注重學校的未來方向，把握前瞻性的特點，在檔案資源、檔案人力、檔案開發、外部環境等方面進行全方位創新，這就能使檔案機構高效、安全、有位。各項工作從維持性向創造性發展，為檔案工作創造一個良好的氛圍。只有這樣，才能實現高校檔案工作的超越，呈現高校檔案事業不斷發展的前景。2.思路的創新。（1）管理觀念的創新。首先必須解放思想，更新觀念，徹底改變舊觀念，牢固樹立新觀念。盲目追求“小而全”“大而全”，以藏為主，重藏輕用，被動服務，各自攻破，封閉自導，勢必造成檔案文獻資源的極大浪費。觀念創新是管理創新的前提。管理創新的過程將始終貫穿著觀念創新的思想，觀念創新就是使管理創新得以成功的保證。管理創新必須確立現代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網絡化、社會化，把知識和創新作為檔案工作的管理目標。本著“以人為本，服務至上”的服務理念，把滿足全社會用戶和學校的需求作為檔案管理工作的中心環節和價值走向，以創新理念和創新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發展的新途徑。（2）管理內容的創新。檔案館雖然收藏有學校文獻資源，但是不可能把所有的文獻資源收藏齊全。人們至今仍然會感到館藏資源的不足。單憑本館館藏難以滿足用戶的信息需求，必須調整，充實館藏內容，提高館藏質量。有目的、有重點、有計劃地采集用戶的需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優化、組織、集成，使其系統化、規范化、有序化，及時、準確、高效地為用戶提供服務。（3）管理方式的創新。檔案管理的好壞往往要通過對管理水平的評價來確定。根據時代發展的需要，對檔案館管理水平的評價不能單純地看場所、設備和館藏。檔案管理主要應看檔案館對資源的開發利用程度和服務效果。檔案館的管理工作重心要從對館舍設備、檔案資料的管理轉向對用戶和檔案員的管理。檔案管理人員要面向用戶，走向用戶，想用戶之所想，急用戶有之所急，館員與用戶之間的配合關系將更加融洽與協調。（4）人才資源的創新。要樹立人才資源是第一資源的思想，克服“見物不見人”和“重使用，輕培養”的傾向，要針對檔案專業人員成長和工作特點，努力營造一種尊重個性，鼓勵創新，信息理解的良好環境，努力造就一支政治強、業務精、作風正、工作實、紀律嚴的專業人員。要完善檔案干部終身教育體系，不斷提高檔案培訓質量，提升現職檔案人員的文化和專業程度，切實增強檔案干部和館員運用專業理論解決實際問題的能力，特別要加大對優秀青年檔案工作者的培養力度，加強多層次復合型專業人才隊伍的建設，注重在實踐工作中培養鍛煉人才。

（三）發揮網絡技術優勢，加快高校檔案數字化進程。隨著高校信息化管理水平的不斷提高，電子文件和數字化信息大量產生，牢固樹立科學發展觀，加快高校檔案館數字化、網絡化和檢索自動化建設已成為當務之急。據調查，迄今為止，全國各大高校除了一些知名學府率先實現了部分檔案全文信息管理以外，大多高校館藏檔案的數字化還只停留在案卷級、文件級目錄上，有的甚至還是一片空白，可見檔案數字化建設任務之艱巨。目前切實做到在線同步接收、同步歸檔，保證電子文件和數字化信息歸檔的齊全、完整、準確和安全保管。同時，要對館藏傳統載體檔案進行數字化處理，逐步實現數據庫管理和在線利用。

（四）改進檔案服務機制，不斷提高服務水平，服務學校發展。學校是以服務的目的管理檔案。故檔案管理人員要緊緊抓住“利用”這一重要環節，改變過去“重管輕用”“重量輕質”的陳舊觀念，打破“看攤守點”“等客上門”的被動局面。樹立在服務中拓展生存、發展空間的戰略思想，積極參與學校重大活動，為其提供檔案資料，搞好信息服務。服務校園文化建設。充分利用檔案室的文化資源優勢，發揮其在校園文化建設中的作用。如收集有關本校的榮譽檔案、實物檔案、聲像檔案等，整合開發有關資料，開展專題展，增強學生的愛校意識和榮譽感；搜集優秀畢業生的有關事跡，開發本校名師檔案，提高學校在社會上的美譽度等，在優化教書育人環境、激勵學生奮發成才方面貢獻力量。服務學生就業。學生檔案作為高校檔案的重要組成部分，應圍繞學生個性開發和素質提高這一中心，多方位構建起內容豐富、體例規范的學生檔案副本，如學生心理健康檔案、學生社會實踐檔案、學生誠信教育檔案等等。通過豐富學生檔案內容，一方面促進大學生在校期間綜合素質的培養，另一方面以檔案為載體，全面展現出大學生的能力素質水平，架起學校—學生—社會之間的橋梁，為學生順利就業提供條件。提高檔案網絡化服務水平。隨著高校與社會、與企業的聯系越來越密切，高校檔案工作要逐步走向社會、走向開放，通過推進檔案網絡化服務，面向社會提供優質檔案服務。

（五）提高檔案管理人員素質，穩定檔案管理隊伍。1.高校檔案管理人員應具備思想政治素質。高校檔案工作具有一定的政治性，還具有一定的保密性。因此，檔案管理人員必須堅持馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”的重要思想，要有較強的黨性原則和堅定的政治立場。要有一定的思想政治覺悟和辨別是非的能力，認真貫徹執行《檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》的各項規定，依法制檔，維護檔案的完整與真實性。當然，檔案的服務對象非常廣泛，由此而給檔案管理人員帶來的工作任務可能是繁重的、瑣碎的、復雜的和多變的。這就需要檔案管理人員熱愛檔案管理事業，熱心服務，工作任勞任怨，具有較強的事業心、責任心和進取心，有較強烈的服務意識，保證服務工作的精確性、全面性、高效性。因此，我們必須加強檔案管理人員的思想政治教育工作，努力樹立全心全意為檔案服務的思想觀念，為檔案使用者提供滿意的服務。2.高校檔案管理人員應具備專業知識。檔案管理工作是一項專業性很強的工作，它記錄著學校的過去和現在的每一項工作、活動的過程，記錄著失敗與成功的教訓和經驗，它運用科學的管理原則和方法，對檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、統計、利用、編研等業務環節全過程進行管理。通過這種管理，建立合理的館（室）藏結構，大力開發檔案信息資源，為高校各項工作服務。而這種管理工作是通過檔案人員來完成的，這就要求檔案人員由“雜業型”向“專業型”轉變。檔案管理人員專業知識技能的高低和熟練程度，直接決定著檔案管理水平和服務質量的高低。3.高校檔案管理人員應具備職業道德素養。高校檔案是高校活動的直接記錄，是教學科研的重要組成部分，是衡量教育質量和管理水平的重要尺度，檔案和檔案管理對高校發展來說意義重要。但檔案管理工作部門是個“清水衙門”，工作艱苦、清貧、具體、瑣碎、平凡，但又非常重要。這就要求每個檔案工作人員要有強烈的責任心和無私奉獻精神，要堅決奉行愛崗敬業、忠于職守、嚴守秘密的原則，樹立良好的職業道德觀念和培養職業榮譽感，牢固樹立為檔案服務的思想，在為廣大師生和科研人員服務中實現自身的價值。只有具有強烈的敬業精神，才能在工作中不斷學習、不斷總結經驗，提高自身的文化修養和工作能力，才能以飽滿的熱情和心態投身與檔案事業，才能以優質的服務贏得眾多的用檔者。

總之，做好高校檔案管理工作意義重大，高校管理者和檔案管理人員應以積極有為、多元創新的進取精神，變簡單的分類整理為高技術含量的綜合性開發建設，變重儲輕用為存儲、利用并重；變單一的查閱服務為多元的開發利用，實現檔案管理的現代化、科學化，大力開發檔案信息資源為知識經濟服務。

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