淺議高校兼職檔案員隊伍建設

高校檔案，是高校在從事教育、教學、科研等各項工作活動中所形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的各類材料。是高校進行教育、教學、建設、科研的重要依據和必要條件。檔案工作是高校的重要基礎工作之一，而兼職檔案員是高校檔案隊伍中一支不可缺少的力量，是做好檔案工作的重要保證。隨著我國高等教育快速發展，學校的各項工作也在不斷地增加和拓展，高校檔案工作的涉及面越來越廣，檔案數量也快速增加，僅靠人數不多的專職檔案工作者已經不可能實現高校檔案工作的科學發展。

一、高校兼職檔案員的重要性和作用

高校檔案人員隊伍分為兩支：一支是專職檔案員隊伍，另一支是兼職檔案員隊伍。由于高校檔案館專職檔案員的人數有限，要對各個職能部門及系部所交來的文件進行整理、上架，為用人單位提供學歷認證方面的服務和接待校內校外的各類來訪人員等日常工作，時間精力有限，因此，也就難以做到對這些重要的檔案資料進行及時、準確和全面的收集、整理，這就會導致一些檔案材料被遺失，從而給高校的檔案事業發展、高校的利益帶來損失。因此，作為高校檔案工作不可缺少的組成部分，構成高校檔案管理網絡體系基礎的高校兼職檔案員的地位也就顯得尤為重要，其工作的重要性也就越顯突出。

高校兼職檔案員來自各個職能部門及各系部，處于檔案形成、產生地第一線，對本部門的教學、科研等各類工作情況有充分的了解和熟悉，對各類文件、材料有足夠的認知，能及時、有效地做好各類檔案資料的收集工作，并能很好地完成本部門檔案材料地鑒別、篩選和分類整理工作。他們工作的好與壞直接影響著高校檔案工作的好壞，對保證整個學校檔案材料的真實性、完整性和系統性具有決定性的作用。

二、高校兼職檔案員隊伍建設存在的問題

1.檔案意識薄弱，對兼職檔案員的配備重視不夠

高校兼職檔案員的配備大多比較隨意，再加上兼職檔案員思想上不重視，檔案意識不強，片面地認為檔案工作并非是自己從事的主要任務。有的只注重本職工作，忽視檔案工作；有的平時不收集、不整理，到年末歸檔時搞突擊應付了事等等，由于平時檔案意識不強，當遇到類似全國高校評估等重大工作來臨時，只能動員全校職工收集、整理甚至出現造假現象，這樣既浪費人力物力，而且效果不佳。

2.工作職責的雙重性導致的懈怠

高校兼職檔案員工作職責的雙重性是指高校兼職檔案員在做好本職工作的同時，還要做好兼職檔案工作。目前，高校兼職檔案員往往由各職能部門隨意指派的辦公室人員擔任，他們往往身兼數職，并由于缺乏對檔案工作重要性的認識，且其時間、精力有限，投入到檔案工作的時間精力也就極少，再加上沒有有效的考核、考評制度，這也就造成了兼職檔案員缺乏對檔案工作的積極性和責任心，從而也就給檔案工作造成了很大的影響。

3.兼職檔案員專業素質不高，缺乏必要的專業知識培養

檔案工作是一項服務性、科學性很強的工作，作為兼職檔案員，要出色完成檔案工作，必須具有良好的職業道德修養。部分兼職檔案員事業心不強，缺乏奉獻意識和敬業精神。高校各系部、各處室的兼職檔案員幾乎都是非檔案專業出身，他們沒有掌握檔案收集的工作方法，往往做不到嚴格按歸檔范圍進行收集；不具備對文件材料的價值鑒定能力，不能準確的確定文件的歸檔范圍，由于高校不重視對兼職檔案員的專業培訓，沒有對他們進行有意識的培養，他們的專業素質很難得到提高。

4.部門選擇兼職檔案員過于隨意，使檔案工作邊緣化

一個合格的兼職檔案員一般應具備相應的業務理論水平、政治素養和計算機操作能力，并不是任何人都可以勝任的。但目前大多高校兼職檔案員都是由各部門領導隨意指定，甚至還出現隨時換人的現象，直接后果是淡化了兼職檔案員的專業要求和檔案責任意識，致使檔案工作邊緣化。

三、高校兼職檔案員隊伍建設的改革措施

1.成立學校檔案工作管理委員會，定期召開全校檔案工作會議

提高部門領導檔案意識的最好辦法是讓他們參與其中，每年定期召開幾次例會，對前一年的工作進行總結，并布置當年檔案工作。有了這個管理平臺，促使部門領導提高檔案意識，學習檔案規章制度，積極支持兼職檔案員開展工作就變得順理成章了。

2.增強檔案意識，重視兼職檔案員的選配

對兼職檔案員的工作職責要明確，工作時間要給予安排，物質條件上要給予保證，要為他們配備專門的檔案柜和計算機存貯設備，只有學校領導重視了檔案工作，認識到檔案工作對高校發展的重要性，認識到兼職檔案員隊伍建設對高校檔案工作的重要性，才能把兼職檔案員的學歷層次、專業層次、職稱職務評聘、人才培養等方面納入正軌，使高校兼職檔案員隊伍建設得到保證。兼職檔案員的選配要注重以下素質要求：第一，有較高的思想政治素質；第二，有較強的法律意識，第三，要有良好的服務意識。

3.加強專業培訓，提升隊伍素質

兼職檔案員要從搞好檔案工作、提高檔案工作質量的角度來加強自身的業務學習。由于現代信息技術在高校檔案工作中的廣泛應用，計算機已成為檔案管理自動化工作中不可或缺的重要工具，它替代了傳統檔案的手工操作。這就要求檔案管理人員要不斷地加強學習，要學習掌握計算機和互聯網技術，以使自己有能力對高科技條件下產生的信息進行搜集、加工、整理，不斷提高檔案工作的現代化水平。

4.建立激勵機制，促進專業素質提升

為調動廣大兼職檔案員的工作積極性，要建立長效激勵機制以促進高校檔案工作的發展。應由高校檔案部門牽頭，對檔案工作進行評比，對各兼職檔案員的業績進行考核，獎優罰劣，在兼職檔案員工資晉升、評選先進、年度考核等，將其從事檔案工作的實績，納入考核評優范圍，重視且落實有關政策，并激勵他們從事檔案專業的學術研究，促進專業水平的持續穩步提高。

【參考文獻】

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